公司印章管理办法

XX公司印章管理办法第一章总则第一条为规范XX公司印章管理工作，以及印章使用的合法性、严肃性、安全性，防范经营风险，维护合法权益，依照《XX集团有限公司总部印章管理办法》{XX综字[2012]280号}，结合公司实际，特制定本办法。第二条本办法适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。第三条财务专用章、发票专用章按公司财务制度规定进行管理；合同专用章按公司合同管理办法进行管理；关联企业的印章按本管理办法专项条款的规定进行管理。第二章印章的分类和管理第四条本办法所指印章包括公司印章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。主要指以下几类：（一）公司行政公章、党委公章、党委办公章、纪委公章、纪委办公章、工会公章、团委公章；（二）公司各部门印章；（三）公司法人名章；（四）合同专用章、财务专用章、发票专用章；（五）公司各级专业机构、委员会公章。（六）关联企业印章。第五条公司印章由综合管理部统一归口管理。公司印章的管理范畴包括印章的刻制、颁发、启用、保管、使用、废止和变更等各环节的管理工作：（一）刻制。是指印章的刻制。（二）使用。是指按照规定新刻制公章的颁发、启用和保管。（三）废止。是指已经正式启用的公章的作废。（四）更换。是指印章根据需要进行变更。第三章印章的刻制和启用第六条印章的刻制：（一）下列印章由公司综合管理部统一到公安机关指定的印章承制点刻制：1、公司行政公章、党委公章、纪委公章、工会公章、团委公章、法人名章、合同专用章、财务专用章、发票专用章，公司级各专业机构、委员会的公章。2、公司各部门公章。（二）凡因工作需要并符合本办法规定配置印章或更换印章的，向综合管理部提出书面申请，按审批权限经主管领导批准后，由综合管理部予以刻制。第七条印章的启用：（一）公司的所有印章，均由综合管理部负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人（简称为印章专管员）。印章启用时由公司下发《关于公司启用有关____印章的通知》(见附件一)，注明启用日期、发放单位、使用范围和启用印模。综合管理部向印章专管员移交印章时，应填写《公司印章留样备案表》（见附件二）。（二）未经正式启用的印章不具有法律效力，不得对内、对外使用。（三）本办法施行后，由公司对已经刻制在用的印章统一发文确认正式启用，填写《公司印章留样备案表》（见附件二），未发文确认的将不再具有法律效力，不得继续使用。第四章印章的保管和使用第八条印章的保管及责任单位：公司印章由印章专管员保管，印章专管员所属部门为责任单位。（一）公司行政公章、法人私章（行政），公司党委公章、党委办公章、纪委公章、纪委办公章、团委公章，合同专用章，由综合管理部专职保管，责任单位为综合管理部。（二）工会公章、工会财务专用章、工会法人私章由工会委员交叉保管，并承担相应责任。（三）公司财务专用章、发票专用章、法人私章（财务）由资产财务部按财务制度规定保管，责任单位为资产财务部。（四）各部门印章暂由综合管理部统一保管，责任单位为综合管理部。（五）各专业机构、委员会印章暂由档案室管理员保管，并承担责任。（六）关联企业所有印章由档案室管理员保管，并承担责任。第九条印章的使用：（一）公司印章的使用基本原则：1、确有必要、方便工作的原则。2、权限审批和用印登记的原则。3、逐层审核和专人监印的原则。（二）审批权限：1、使用公司行政公章，必须根据用印文件内容经公司总经理批准。2、使用公司法人名章，必须经公司法定代表人批准；特殊情况下，可经电话请示公司法定代表人或由其委托的公司领导批准。3、使用公司党委公章，必须根据用印文件内容由公司党委书记或党委副书记批准。4、使用公司纪委公章，必须根据用印文件内容由公司纪委书记批准。5、使用公司工会公章，必须根据用印文件内容由公司工会主席批准。6、使用公司团委公章，必须根据用印文件内容由公司团委书记批准。7、使用公司财务专用章、发票专用章、法人名章（财务），按公司财务制度的规定执行。8、使用关联企业印章，必须根据用印文件内容由公司法人代表、总经理、董事长联签批准。（三）用印申请流程：1、使用公司印章时，必须填写“印章使用申请/审批/登记表”（见附件三），经部门负责人、分管领导审核，按审批权限经主管领导批准后，连同需用印的文件等一并交印章专管员，由其核对审批手续齐备后用印，并做好登记。2、重要文件，或涉及法律等重要事项的，或对应权限管理领导认为有必要时，应先经公司法律顾问审查后方可申请用印。（四）用印：1、严禁在内容填写不全的文件、手写文件，或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函上加盖公司印章。2、凡有公司对应权限管理领导签署的文件或发文批准书、业务报表、邀请函等，可直接加盖相应的公司印章，但印章专管员仍应填写“印章使用申请/审批/登记表”（见附件三）并留存复印件以完善相关档案，依据本条规定填写的单据无需审批人签字。3、除本条第2项规定的情况外，凡加盖公司印章的存根类介绍信（开具时必须按要求认真填写存根）、便函、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函等文件，均须填写“印章使用申请/审批/登记表”（见附件三）并经相应管理领导审批签字同意后，方可使用公司印章。4、“印章使用申请/审批/登记表”（见附件三）作为用印凭据档案由印章专管员留存，公司印章所用印的文件、资料、附件等资料由印章专管员根据相应规定留存。（五）遇特殊情况需在公司以外使用印章，须填写《印章借出使用（审批）登记表》（见附件四），由部门负责人签字，分管领导审核，并按审批权限报请印章主管领导批准后，履行借用手续。非公章专管人员携带外出时，用印人还应填写《印章交接单》（见附件五）办理交接手续后方可带出。（六）要做好印章使用情况的登记工作，具体经办人须按规定要求签字。第十条、印章专管员的职责（一）印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。（二）印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。交接工作时，应严格办理交接手续，填写《印章交接单》（见附件五），登记交交接日期、管理印章类别。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。（三）印章专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格按照本办法用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章专管员不予用印；经办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续的，印章专管员可拒绝用印并报告领导处理。遇到难以判定的情况，印章专管员应及时向主管领导报告。（四）印章专管员用印盖章位置要准确、恰当，加盖印章要端正、清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。篇幅超过两页以上的要加盖骑缝章。介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。（五）印章专管员不得擅自用印，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按公司人力资源管理的规定进行处罚。（六）印章专管员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。印章专管员离职时，须办理分管印章的移交手续并填写《印章专管人离职交接单》（见附件六）后方可办理离职手续。（七）公司各类印章实行用印登记制度，印章专管员应于每年度6月30前、12月31日前将该期间填写的“印章使用申请/审批/登记表”（见附件三）及用印资料档案全部移交公司档案室。第五章印章的废止、停用和变更第十一条公司、各部门因名称变更、印章磨损或机构撤并而废止或变更公章，须由印章颁发和启用部门核准后废止或变更，并负责制发文件告知各有关单位。更换印章的，仍需在公司综合管理部登记、留样。第十二条已经废止的公章应交回综合管理部统一保存或销毁，任何单位和个人不得存留和擅自使用已经废止的公章。第十三条本办法施行后，公司决定需要停用印章的，经总经理审核、报董事长批准后由公司综合管理部下发《关于公司停用有关____章的通知》（见附件七），将停用原因、时间通知公司各有关部门。第十四条印章丢失时，印章专管员应当及时向公司综合管理部书面报告，公司综合管理部应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。第十五条不得擅自刻制、复制、变更、注销公司印章印章，违反本项规定致公司造成的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任。第十六条废止、停用和变更印章的，原有印章统一交回公司综合管理部，由公司综合管理部负责封存或销毁。第六章罚则第十七条有关人员违反本办法，对加盖印章审核不严，不按规定程序使用印章，擅自将印章带出使用，造成丢失、盗用、仿制等，以及在非正式文件以外的其他纸张上加盖印章，给公司名誉、声誉造成影响，给企业利益造成损失、带来法律纠纷等等，公司将视情节轻重及其所造成后果是否严重，除给予经济处罚外，还将对有关负责人以通报批评、降职、免职、辞退、除名等行政处分，直至追究其法律责任。第七章附则第十八条本办法由公司综合管理部负责解释。第十九条本办法自印发之日起施行，以前类似的管理办法同时废止。XX公司二0一三年八月一日附件：附件一：《关于公司启用有关____印章的通知》附件二：《公司印章留样备案表》附件三：《印章使用申请/审批/登记表》附件四：《印章借出使用（审批）登记表》附件五：《印章交接单》附件六：《印章专管人离职交接单》附件七：《关于公司停用有关____章的通知》附件一：XX公司文件深中机___号关于公司启用有关____印章的通知各职能部门：根据公司《印章管理办法》第____条的规定，由于___________________，现公司已启用“___________印章”，该印章由公司_____部门管理，专管人员为_____。为实现公司各部门业务对接、规范我公司的对内对外管理，自_____年___月___日起，启用本通知附件的公章，原“_________印章”印章同时废止。特此通知。附件：新旧印章样式旧印章样式新印章样式XX公司年月日附件二：公司印章留样备案表NO:____________印章名称：___________________________章审批人：_______________________________刻制人：_______________________________启用时间：_____________________________配置及保管部门：_______________________印章用途：_____________________________印章专管员：_________________印章留样本留样印章自_________年____月_____日启用。印章领用凭据及承诺：本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于____年___月___日自公司综合管理部领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司《印章管理办法》使用印章、登录该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料；若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿对公司因此导致的全部经济损失并接受公司的相应处罚。印章专管员：_____________________年___月___日附件三：XX公司印章使用申请/审批/登记表印章:页码:第页盖章时间盖章内容概要盖章份数盖章次数使用人审核人批准人印章保管人备注附件四：印章外出使用审批单NO:____________1、部门名称：___________________________________2、外出印章名称：_______________________________3、使用日期：_____月____日4、用印事项：___________________________________5、外出使用原因：_______________