印章管理制度

1集团印章管理制度一、目的为了加强对印章的内部控制和管理，保证印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司利益，杜绝不法行为发生，在遵照《集团印章管理制度》的前提下，结合的情况，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于集团内各职能部门、各项目的印章管理。三、定义本制度所称印章主要指：公章、法定代表人私章、业务专用印章、其他授权人印章、部门名称章等。为方便日常工作需要而刻制，纯属部门内部使用的一般戳记章，如编号章、赠票章、付讫章等，不在本办法使用范围之内。1、公章：公司及具有独立法人资格的各成员企业向政府机关或相关机构登记使用的刻有本公司名称的印章。2、法定代表人私章：公司向政府机关或相关机构登记使用的刻有本公司法定代表人印章。3、业务专用印章：由公司向政府机关或相关机构登记使用后授权下属有关部门履行特定的职责和权力的印章（如：合同专用章、财2务专用章、发票专用章，人力资源部的劳动合同专用章等）。4、其他授权人印章：指根据公司授权，委托指定专门人员办理特别业务时所使用的个人印章，如出纳私章，审批人私章等。5、部门名称章：指刻有企业内部职能部门字样的印章。6、印章管理员：授权持有印章，并对印章日常使用负责，承担管理责任的人员。四、使用范围（1）公章：凡是以公司名义发出的信函、公文、合同（协议）、通知、介绍信、证明、各类报送报表或其他公司材料等；（2）合同专用章：○1合同专用章（不含工程、销售及劳动合同专用章）：用于除工程类合同、商品房买卖合同及其相关协议、劳动合同外的凡是采用合同书形式订立合同（协议）；○2销售合同专用章：仅用于商品房买卖合同及其相关协议的使用，不能超权使用此印章；（注：部分地方的商品房销售合同及其相关协议不能使用有“销售”两字的合同专用章，该印章也只能遵守这一使用原则，请项目销售中心负责人严格把关。）○3工程合同专用章：仅用于工程类合同；○4劳动合同专用章：仅用于劳动合同；（3）财务专用章：公司对外的现金、银行收付业务（预留银行印鉴、支票、汇票、业务委托书等）、以及其他外部业务（如工商部3门备案等用途）等；（4）发票专用章：仅用于领购或开具发票；（5）法定代表人私章：凡是注明可加盖法定代表人私章的文件；（6）部门名称章：该章是非经济类用章，仅用于该部门与集团内部各单位业务部门的文书来往，不得用于对外签订合同或补充协议、借贷款项和采购材料设备等，不得作为我方变更合同的依据。五、印章刻制与领用严禁未经许可自行刻制印章；本制度规范的印章必须在集团办公室行政管理部印章室完成备案后，才可正式启用。线上审批路径：登录集团门户》流程管理》按类别》职能中心》集团办公室》行政后勤类》公文档案》刻章审批需上传：《印章刻制申请表》（附件一）印章分类申请部门新成立公司公章、合同专用章（办理公司设立手续的过程向当地公安部门申请，并到其指定处刻制）综合管理部财务专用章、发票专用章综合管理部其他业务专用章及部门名称章，如销售合同专用章、劳动合同专用章、项目管理部章等印章，由有业务需要的各公司职能部门提出申请，部门负责人审核，集团办公室行政管理部印章室备案，报总裁批准后，由申请部门印章管理员按规定刻制。4其他：1、印章的刻制包括新公司成立或因业务需要的印章刻制及因原印章不适用、磨损等而需要更换的印章刻制。2、印章刻制须经授权审批。公章、专用印章、法定代表人私章应在公安机关指定的刻章单位刻制并备案，部门名称章如所在地公安机关允许备案的，也需备案。（公安部对办理刻制印章的手续未作统一规定，实际请依照所在地公安机关的有关规定）3、各部门应根据实际需求申请刻制印章，每名印章均明确授权使用范围并按要求使用，闲置印章应交回办公室统一保管或销毁。4、保证各种重要印章（如公司公章、财务专用章、合同专用章等）的唯一性，不允许就同一授权范围刻制多套印章。5、新印章刻制完毕后，应在二个工作日内将印章及公安部门出具的备案资料移交到相关授权印章管理员，填写《印章签收领用备案表》（附件二），经总裁审批。《印章签收领用备案表》原件交集团办公室行政管理部印章室存档，同步存档至办公室。六、印章管理1、印章管理员的界定：公章、法定代表人私章、（工程）合同专用章、财务专用章、发票专用章以及内各部门章由总裁制定专人管理。2、各部门、各项目负责人为该部门、该项目印章管理员的第一责任人。3、印章管理员的职责：5办公室负责统筹印章的管理、指导、监督工作。印章管理员的职责包括：印章的保管、使用以及承担相关的责任。印章管理员的印章清单及其联系方式必须报办公室备案。印章管理员务必在合理合法的前提下使用印章，用印时需校对审批表是否已经各审批人审核且签署，是否已在需盖章资料上修订完毕。若因不正当使用印章给公司造成经济损失或损害公司声誉，实行“谁批准，谁负责”、“谁用印，谁负责”、“谁授权，谁负责”等为原则追究相关责任人。其他：1、印章必须专柜存放。特别注意：公章、财务专用章、发票专用章等重要印章不得与空白票据同柜存放。2、印章必须存放在保险柜内保管，每次用印完毕应随时锁入保险柜，防止被盗用，禁止将印章置于办公桌上或未上锁的柜子等随意可拿取的地方。3、如发生印章丢失，立即报告领导，及时到当地公安部门办理注销登记，并声明作废。如丢失印章日后不再使用，将公安部门出具注销印章证明及有部门负责人签字的遗失印章报告交集团办公室行政管理部印章室备案；如丢失印章日后需要继续使用的，重刻印章并将公安部门出具注销印章证明、重刻印章备案证明及有部门负责人签字的遗失印章报告交集团办公室行政管理部印章室备案。4、办公室每半年（6月、12月）将对项目各类印章进行盘点检查，同时检查印章的管理及使用是否符合本办法的要求。对印章管理6混乱，使用不当的，视情节严重程度予以一定处罚或追究法律责任。七、印章使用印章不得随意使用，经办人员应提供审批依据，连同需盖章文件一并交印章管理员用印。1、使用原则①合同类（已录入ERP系统）：经办人员需打印完整ERP合同审批流程；注意：除强制要求加盖公章合同，一般合同（协议类）宜使用合同专用章（不含工程、销售及劳动合同专用章）：用于除工程类合同、商品房买卖合同及其相关协议、劳动合同外的凡是采用合同书形式订立的合同。②报建资料、申请表格或公司证明、函件等：经办人员需填写《文件签章审批表》（附件六），由项目负责人审批；涉及重要函件(如对政府承诺函）由项目负责人根据实际情况自行决定，是否需增加法务部意见或总裁意见。③除上述规定外，其他《文件签章审批表》，均由部门第一负责人审批；④凡文件中注明需加盖公司公章的，不允许业务部门以其他私刻的专用章代替。⑤财务资金部使用其保管的印章，按以下原则使用：A、开具银行结算业务：必须取得付款最终授权人审批文书；7B、证明公司收款业务：财务人员或收银员等在收到客户缴纳款项后,填开发票/收据的同时加盖对应的专用章；2、盖章要求（1）用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致。（2）不得在空白纸张、证件、表格等材料和未填好内容的介绍信、证明、合同上面加盖印章，也不得在有涂改痕迹，或使用易于涂改笔迹填写的各类材料上面加盖印章。（3）当因文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。印章管理员不得在无正文的页面上加盖印章。（4）介绍信、便函、授权委托书要求有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。（5）对外签署的合同或协议及其它需用公司印章的文本等，须签署日期并在骑缝处加盖印章或由授权人每页简签，对于合同或协议的签约代表（除要求法定代表人签署外）须由职能部门负责人或公司第一负责人签署。（6）需要加盖公章的证照复印件，在加盖公章前必须加盖或书写“本复印件仅限于XXXXX业务，只限使用一次，再复印无效。”（7）对于用于证明员工是否不涉及违法犯罪行为、生育证明、政审证明等文件，申请用印者需要就文件内容提供相关政府部门（公8安局、居委会）出具的证明文件。印章管理员应核对需用印资料与证明文件无误后方可加盖印章。相关证明文件由印章管理员留底与用印申请表归档存放。3、盖章登记“凡盖章，必登记”。经办人员需填写《盖章登记表》（附件五）后，印章管理员核对无误后，再进行盖章。其他：（1）对于需要由我方公司先盖章的合同，还需在签章审批表备注栏填写预计归还时间。印章管理员在《盖章登记表》（附件五）备注栏进行加注。经办人员在合同签署完毕以后须将原件一份交给对应公司财务资金部。（2）对合同类或其他重要文件盖章后，印章管理员必须将合同原件一份存档，如不能即时收取存档则需经办人在签章审批表的备注栏注明预计移交日期，并在预计移交日期前移交。否则印章管理员对该经办人所在职能部门以后提供文件拒绝用印。（3）已加盖公章的任何经济类或交易类合同、协议的原件（含先由我方盖章的合同或经办人外借公章加盖印章的合同），经办人员必须在五个工作日内将合同原件（预盖合同可提供复印件）移交对应公司财务资金部，未经网上审批的合同，还需同时抄送复印件给法务部对应的法务专员留存。（4）已盖章的文件若不能使用，必须及时交回印章管理员处销毁，印章管理员应将销毁情况在《盖章登记表》中进行备注。9八、印章外借原则上，印章不允许外借带出。若因工作需要确需将印章带出，应由使用部门提交申请，由经办人员填写《借用/延期印章审批表》（附件四），经有效终审人审批。注意：1.凡印章外借带出，有效终审人均为总裁；2.如公司公章外借带出，经办人员需一并填写《借用公章保证书》（附件九）。其他：1、每一审批只可外借一次，印章借出期间，印章临时保管人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用承担一切责任。印章外借必须提前7个工作日通知印章管理员，方便印章管理员根据情况再通知各有关部门做好紧急用印的需要。2、申请外借印章的用印事宜完成或已到计划归还印章日期应及时归还印章。3、印章借用应根据实际用印需要确定借用印章时间，最长不得超过五个工作日。如借用印章时间长于五个工作日的应详细列明原因。4、印章管理员取得《借用/延期印章审批表》后，应检查审批表中主管领导及最终审批人的签名与预留的签名样式是否一致，并与经办人就借用印章的名称、事由、归还时间进行核实。5、核实领取印章经办人与申请审批表中的借用印章保管人是否一致，核对领取印章人员的员工卡等身份证明文件。6、印章管理员与借章人应对借用印章当面检查确认，在《借用/10延期印章审批表》上印章式样栏处的“借用时印章印模”加盖借用时印章印模，并进行签收手续。7、印章管理员应对《借用/延期印章审批表》进行编号，与《借用公章保证书》一并归档保管。8、由于用印事宜未完成而未能在计划归还日期前归还印章的，应在经批准的归还日期前办理延期手续，填写《借用/延期印章审批表》，写明需要延期的原因及计划归还的日期。经原各审批人审批，交印章管理员备案。9、对于到计划归还日期未办理延期归还手续而尚未归还的印章，印章管理员应责令借章人归还，如不归还的，应逐级向集团办公室行政管理部负责人汇报，呈报集团总裁。10、印章归还时，印章管理员应认真检查归还印章的真伪性及完好性，并在借出时的《借用/延期印章审批表》的“归还时印章印模”处加盖归还时印章印模，同时与借出时的印章印模进行验印，准确无误后，双方签名确认，并填写归还日期；经办人需在归还印章时提交已签名确认的《借用公章保证书》到印章管理员处存档，如不能提交，印章管理员上报给经办人的部门第一负责人。11、若外借印章是用于加盖经济类或交易类合同的，在借用人归还印章的同时，将一份合同原件交给对应公司财务资金部。12、外借印章有损坏或遗失情况，借章人应在发现上述情况的第一时间向印章管理员汇报，配合查处，并由外借部门派专人跟办印章重刻的后续事宜。11九、印章交接1、印章管理员因事、病、休假等原因临时离岗的，应提前做好工作安排或是将其持有的印章移交由印章临时代管人代管，并办理临时交接，印章代管人不得保管同一间公司银行预留印鉴的所有印章。2、印章管理员要向代管人交代用印时的注意事项，并办理好交接手续。交接工作中，应严