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办公室常用公文写作格式杨彦青教学目的一、了解办公室常用公文的概念与特点二、熟悉办公室常用公文的写作结构三、能独立完成办公室公文的撰写公文概述通知报告请示简报公文概述公务文书简称公文，它是党政机关、人民团体、企事业单位在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书，是传达政令，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，联系公务、记载工作活动的重要工具。一、公文概念二、公文的特点作者的法定性文体的规范性语言的庄重性严格的程序性法定的权威性明确的公务性公文的特点三、公文种类1.2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国现行行政公文为：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共13种。2.公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。3.按内容及所限定的阅读范围程度，公文可分为秘密公文、普通公文。4.按时限要求，公文可分为紧急公文和常规公文。办公室常用的公文种类通知、报告、请示、会议纪要、简报（事务性文书）通知一、通知的适用范围通知，适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免或聘用干部。二、通知的类别1.批示式通知这类通知根据用途的不同，又可以分为批转式通知、转发式通知和发布式通知三种。（1）批转式通知，用于批转下级机关的公文。如：国务院批转国家土地管理局《关于加强农村宅基地管理工作的请示》的通知（2）转发式通知，用于转发上级机关和不相隶属机关的公文。如：确山组织部关于转发中组部《印发〈关于中国共产党党费收缴、使用和管理的规定〉的通知》的通知（3）发布性通知，用于发布规范性文件。如：中共确山县人力资源和社会保障局党组关于印发《确山县人力资源和社会保障局党的群众路线教育实践活动实施方案》的通知(四)任免通知上级机关对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘用。有的行政机关负责人的任免，除向规定范围发通知外，还要向社会公布。（五）会议通知会议通知的正文通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。三、通知的特点通知是常用公文中使用频率最高的文种。它有三个特点：使用范围的广泛性。1功能的多样性。2明显的时效性。3四、通知写作的基本格式标题：发文机关+事由+的+“通知”主送：正文：缘由和目的、通知事项、执行要求落款：署名、日期(一)发布性通知的写法1.标题如：中共确山县人力资源和社会保障局党组关于印发《确山县人力资源和社会保障局党的群众路线教育实践活动实施方案》的通知由发文机关+关于+发布(印发、转发、批转)+被发布文件标题+的+通知组成，也可省去发文机关名称。(一)发布性通知的写法2.正文发布性通知的正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。(一)发布性通知的写法2.正文如：《确山县人力资源和社会保障局党的群众路线教育实践活动实施方案》已经党组审议通过，现印发给你们，请结合实际，认真抓好贯彻落实。根据《中共确山县委关于在全县党员中深入开展党的群众路线教育实践活动的实施意见》（确发〔2014〕5号），现就开展我局党的群众路线教育实践活动，制定如下实施方案......(二)指示性通知的写法1.标题如：驻马店人力资源和社会保障局关于分解2014年度人力资源社会保障责任目标的通知由发文机关+关于+主要内容+的+文种组成，也可省去发文机关名称。(二)指示性通知的写法2.正文由缘由、执行事项、执行要求三部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。执行事项要具体明确、条理清楚。执行要求主要对执行事项的检查落实提出要求。(二)指示性通知的写法2.正文如：目前一些单位层层召开表彰大会，并借表彰会之机，巧立名目，滥发奖金实物，不仅浪费了国家资财，增加了财政负担，而且败坏了社会风气，为了加强廉政建设，节约财政开支，各级国家机关采取不同措施加以纠正。××市人民政府发出通知，要求各区、县原则上不再召开表彰大会。确需召开的必须报经市人民政府批准，凡经批准召开的县、区和各系统范围的表彰大会，可发奖状或口头表扬，一律不得发奖金、实物、纪念品等。各级财务部门和财会人员必须实行严格的财政监督。凡违反上述规定的，要追究领导责任，严肃处理。(三)告知性通知的写法如：今日，全国妇联为认真贯彻习近平总书记在全国妇联新一届领导班子集体谈话精神和党中央提出的“广大妇女要尊老爱幼、勤俭持家、自立自强、科学教子、树立家庭文明新风尚”要求，落实中央《关于积极培育和践行社会主义核心价值观的意见》以及中国妇女十一大对加强家庭文明建设工作的部署，全国妇联要求在全国各级妇联组织中广泛开展寻找“最美家庭”活动，县妇联为认真贯彻上级妇联组织关于寻找“最美家庭”活动通知要求，结合我县开展的家庭美德促进行动实际，决定在全县范围内开展寻找“最美家庭”活动。现就有关事宜通知如下：......正文主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。一般包括形成该事项的过程、原因、根据，事项的具体内容(性质、状态)。(四)任免通知的写法（１）标题。任免通知的标题，应写明发文机关和被任免人员的姓名，同时任免多人职务时，标题中一般只写排列在第一位人员的姓名，后加“等同志”概括。如《×××局关于×××等同志职务任免的通知》。（２）正文。任免通知正文分两部分，一是任免根据，二是任免决定。行文时要注意，任免决定包括了任职、免职和既免又任等几种情况。要区别情况，写清被任、免职务人员的姓名和职务。任免的原因，一般不需要展开说明或发表议论，以体现通知的权威性。（五）会议通知的写法会议通知的正文通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。结语：特此通知。以上通知请认贯彻执行。本通知从下发之日起开始执行。五、通知写作的注意事项1内容准确，要一事一通知。2讲求实效和时效。3语言简洁明了。节后复习题常用公文中使用频率最高的文种是（）A．通知B．报告C．请示D．函任免和聘用干部的公文文种为()A命令B、指示C、通报D、通知报告一、报告的适用范围和特点报告是下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问时所使用的一种陈述性公文。报告的特点：实践性1单向性2陈述性3报告的种类：工作报告：基本情况、成绩和经验、问题与不足、改进办法情况报告：情况或问题发生的经过、原因、责任分析、处理意见、应吸取的教训等答复报告：报告的原因、回答询问报告二、报告写作的基本格式(一)标题1.可以由发文机关+主要内容+文种构成。如：医保中心关于对县领导在县医院等四家医院就医医疗费的审核报告2.可以由主要内容+文种构成。如：关于解决医保中心办公经费的报告报告(二)正文1.缘由交待报告的起因、缘由或说明报告的目的、主旨、意义。一般用“现将有关情况报告如下”承启下文。如：根据《2012年度驻马店市医疗生育保险经办工作考评自查内容及标准》，对照我县医疗生育保险经办工作实际情况，逐条逐项进行自查，现将自查结果报告如下：注：答复报告开头要先引述来函文号及询问的问题，然后过渡到下文。如：前接×政发〔2004〕106号函，询问我县水质污染原因及治理问题，现将有关情况报告如下：报告2.报告事项将工作的主要情况、措施与结果，成效与存在的问题等分段加以表述。工作报告一般以“成绩、做法、经验、体会、打算、安排”为主。情况报告一般以“情况——原因——教训——措施”的结构来写。答复报告一般写答复的意见或处理结果。报告3.结束语工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”、“请审阅”、“以上报告，请审查”；答复报告多用“专此报告”。报告三、报告写作的注意事项1要正确使用文种。2要重点突出。3材料要真实。节后复习题报告属于？A、上行文B、下行文C、平行文报告分为那三种？A、工作报告B、情况报告C、请示报告D、答复报告请示一、请示的适用范围和特点（一）适用范围：请示是下级机关向上级机关请求指示和批准的上行公文。请示（二）请示的适用范围和特点请示与报告比较具有三大特点：请示属于呈批性公文，报告是呈阅性公文。请示必须在事前行文，报告则在事前、工作进程中和事后均可行文。请示要求一文一事，报告一文可写一事或数事。1、诉求性2、事前性3、单一性请示二、请示写作的基本格式(一)标题1.可以由发文机关+主要内容+文种构成。如：××学院关于建立计算机中心要求拨款的请示2.可以由主要内容+文种构成。如：关于免除医保手册和IC卡工本费调控的请示请示二、请示写作的基本格式(二)正文正文包括请示缘由、请示事项、请示要求三部分。1.请示缘由请示缘由一般是写请示问题或事项的原因、背景、理由。如：医保中心仅有一项收费，即医保手册和医保卡（IC卡）工本费，2002年底按照豫计收费〔2002〕1187号文件中“关于各市医疗保险卡（IC卡）及医疗保险手册收费最高不得超过15元”的规定，经物价部门核定按13元/套收费。医保中心经费本来就十分紧张，正常工作的开展已很难维持，如果将此项收费进行调控的话，医保中心将倒贴办公经费。请示二、请示写作的基本格式(二)正文2.请示事项将请示上级机关给予指示、批准或批转的具体问题及事情全盘托出，请求上级机关作出答复。如：鉴于以上特殊情况，恳请县政府、县财政免除对医保中心医保手册和IC卡工本费的调控。第四节请示二、请示写作的基本格式(二)正文3.请示要求请示要求是请示的结语部分，常用的结语有：“是否妥当，请批示”、“以上请求，请批复”、“特此请求”等等。如：请领导批示！第四节请示三、请示写作的注意事项1坚持一事一文。2避免多头请示。3不可越级请示。4不可请示和报告混用。5请示不得抄送下级机关6语言要谦恭。报告、请示均属于报请性上行文，使用的范围和频率都很高。报告是用来向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问请示是下级机关请求上级机关对某项工作或问题作出指示、答复或者批准的。请示和报告是两个不同的文种，注意区分。小结节后复习题请示的结构由以下选项的哪几部分组成()A、标题，写明制发机关名称、事由与文种B、主送机关C、正文，包括请示理由、请示事项及请示的具体要求D、制发机关名称与成文日期关于请示的特点，说法正确的是()A、请示的内容必须是属于本机关职权范围内无权或确实难以处理问题与事项B、使用范围广泛C、具有执行性D、有较强的时效性，强调及时快捷简报一、简报的概念简报就是各单位对近期发生的内部情况所作的简要报道。二、简报的特点简—语言简约、篇幅短小。真—准确反映事物的真相和本质。快—编写快、传递快。新—反映新情况、新事物。简报三、简报的写作格式简报由报头、报核(报体)、报尾三部分构成。（一）报头位置:占首页上三分之一，下用粗横线隔开主要内容:1.简报名称(在报头上方居中)2.期数编号(在简报名称下)3.编发单位(在编号下面左起顶格写)4.编发日期(在编发单位平行对称右侧写)例：会议简报第×期××区××局办公室编××××年×月×日简报（二）报核（标题+正文）标题1、单行标题：只有一个正题，是消息中心内容的概括或主旨的浓缩。例：人社局召开2013年度总结表彰会暨2014年度工作部署大会2、双行标题：正题+副题或引题+正题例：(正题)上海整治群租动真格(副题)中远两湾城55套群租房恢复原貌(引题)增高药吃了一年孩子却一点没长(正题)生产商被判退一赔一简报简报正文─倒金字塔结构1.导语以简明的文字将全文最重要、最精彩、最新鲜、最有价值的内容展现出来。一般包括6要素时间(When)地点(Where)人物(Who)事件(What)原因(Why)结果(How)2.主体具体、详尽地表述新闻消息的内容。（三）报尾位置：在末页下方，用横线与正文部分隔开内容：