公文格式及公文写作基础知识

公文格式及公文写作基础知识培训教案二○○八年六月一、规范公文格式的必要性•树立公司良好行政办公形象的需要•顺利开展工作、提高工作效率的要求•集团及公司要求二、公司公文管理机构海航集团办公室ext海航股份办公室各基地综合管理部各部门综合管理中心（室）三、公文格式文件依据•《国家行政机关公文格式》•《海航集团公文格式细则》（海航集团办〔2006〕828号）四、公文分类•文件式公文：通知、通报、批复、决定、决议、请示、报告•非文件式公文：函、命令（令）、会议纪要、工作简报、情况通报、学习与研究按发文单位标识：按行文方向：•上行文、平行文、下行文五、公文组成要素•文头（眉首、版头）份数序号、秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号和签发人。•主体（行文部分）标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期和附注。•文尾（版记）主题词、抄送单位、印发单位、印发日期和印发份数。文头介绍（见下页图示）•对外文件•内部文件•工作简报•函特急11.7厘米海航集团有限公司文件□海航集团办〔2003〕1号签发人：陈峰□三号楷体三号仿宋三号仿宋不加0或00左右各空一格上行文使用此文头发文单位标识紧急程度001机密★一年特急6.2厘米海南航空股份有限公司文件琼航办〔2007〕号下行文或平行文使用此文头发文单位标识秘密等级及保密期限工作简报第期□海航集团2003年月日□迎接新世纪拓展新天地－－海航集团2001年迎新晚会暨2000年度执行总裁基金奖颁奖典礼隆重举行左右各空一格按最高领导签发日期填四号黑体海南航空股份有限公司秘密琼航函〔2006〕×号特急海南航空股份有限公司关于×××××××××的函中国民航学院：×××××××××××××××××××××××1.7厘米文头要素介绍之份数序号、秘密等级、紧急程度特别提示：1.函的秘密等级或者紧急程度标在横隔线左下方顶格2.其他公文标在首页右上角3.秘密等级或者紧急程度之间空1个字（如秘密等级与保密期限连用时则不空格）文头要素介绍之发文单位标识文件式公文与非文件式公文在发文单位上的区别•文件式公文：公司名称＋文件•非文件式公文：会议纪要、情况通报、公司名称（函）。文头要素介绍之发文字号（文号）•文号定义：是指由发文单位编排的公文代号•文号的三个组成部分：单位代字＋年份＋序号。如：“琼航办〔2007〕号”•单位代字的两个层次：发文单位代字+主办公文的部门代字或公文类别的代字。如：“琼航办”、“琼航函”。•文号中年份左右为六角括号“〔〕”，非“[]”或“（）”等•部门名义制发的公文，发文字号中不加单位代字，只用年份和序号表示即可。如：〔2006〕2号。文头要素介绍之签发人•对公文负责的体现•发文字号和签发人左右各空一个字主体要素介绍之标题•空二行居中标识•标明方法一般由发文单位+事由+文种注：文种的选择要规范。•标题必须准确概括公文主要内容。•对内行文，发文单位可以省略；对外行文不能省略。•标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号•可加副标题，如：感受差距思考未来－－海航集团2006年年中情况通报会顺利召开主体要素介绍之主送单位•上行文主送单位一般只写一个•使用全称或规范化简称•一般不写具体某领导主体要素介绍之附件•在正文之后空一行左空2个字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称一般不加书名号。•公文如有多个附件时，使用阿拉伯数字标识序号，每个附件标识1行，序号对齐。如:附件：1．×××××2．×××××主体要素介绍之成文日期•标准成文日期标示为：二〇〇X年X月X日•具体日期用领导最后的批准日期•注意：规定“零”要写成“○”•对外请示、报告等文件，成文日期右空4个字•工作简报、情况通报成文日期标识在文头中发文单位名称的右侧、横隔线之上，发文单位左空1个字，成文日期右空1个字主体要素介绍之附注•附注应居左空2个字加圆括号标识在成文日期下一行•上行文和函应当在附注处注明联系人的姓名和电话如“（联系人：×××，联系电话：×××）”文尾要素介绍（见下页图示）•主题词•抄送单位•印发单位•印发日期•印发份数主题词：××××请示□抄送：×××××××、××××、×××××。□海航集团办公室2003年×月×日印发□□拟稿：×××核稿：×××（共印×份）□三号黑体三号华文中宋三号仿宋左右各空一个字左上角不标注（此页无正文）•公文标题用小标宋体字或华文中宋体字•密级、紧急程度、正文中的小标题、主题词”三个字、“【按语】”两个字用黑体字•签发人姓名、按语内容、图片文字说明用楷体字，副标题用楷体字加粗，•主题词中的词目用小标宋体字或华文中宋体字，•正文及其它部分均用仿宋体字。其他要求之字体•标题用二号字•按语用四号字•正文及其它部分均用三号字•表格可酌情用三号或小于三号字其他要求之字号•会议纪要文头中的会议纪要类型和会议纪要文号一行用三号黑体字。•工作简报、情况通报、学习与研究等其它非“文件式”文头中，期号、发文单位名称、成文日期均用三号黑体字。•公文中的数字、英文字体同其所在段落的中文字体。其他要求之字体、字号•上边距2.5厘米，下边距2.5厘米，左边距3厘米，右边距2.5厘米。•行间距：固定值30磅，段前和段后均设置为0行。表格中的行距可适当缩小。（具体请见后两页图示）其他要求之页面设置、行距页面设置：上边距2.5厘米，下边距2.5厘米，左边距3厘米，右边距2.5厘米。特别提示：此处不要选择，否则影响正常行距•公文超过1页时，应用半角阿拉伯数字在版心下边缘居中标识页码。其他要求之页码点击：插入－页码，进入页码选项•当公文用序号表示多层次结构时，第一层用一、二、……，第二层用㈠㈡……，第三层用1．2．……，第四层用(1)(2)……。㈠㈡1)(2从插入－符号中选择，而非自行添加括号。•规章、制度、程序等类型的公文，结构层次也可表示为第一层用12……，第二层用1.11.2……，第三层用1.1.1……，第四层用1.1.1.1……，超过四层用(1)、①或a等表示。其他要求之公文结构层次序号其他要求之数字•公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。•日期应当写具体年、月、日。其他要求之引用公文•公文中人名、地名、数字、引文要准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号。例：根据《关于重新下发〈海航集团公文格式细则〉的通知》（海航集团办〔2006〕828号）要求，公文写作中需要注意……•A4•双面打印•正式公函用红头函件纸打印，非正式领导函件以公司信纸打印。•左边距离上下¼处装订（装订样式见下页图示）•平订钉锯与书脊间的距离约8毫米其他要求之用纸、打印及装订海航集团文件海航集团安〔2003〕2号关于下发海航集团航空运输板块安全运行整顿措施的通知航空运输板块各企业、各管理部：12.7事故发生后，航空运输板块各单位按照集团航空安全委员会要求，迅速组织开展了安全自查、交叉检查和集中检查等工作，为了进一步彻底消除工作中存在的各种安全隐患，提高集团整体安全运行品质，根据安全整顿动员大会的会议精神，经海航集团航空管理委员会研究，并报请海航集团董事局批准，现下发《海航集团航空运输板块安全运行整顿措施》，并提出如下要求：装订样式公文写作一般操作流程•接到任务，充分领会领导意图（如：给奥凯航空贺电）•全面收集资料，了解相关背景信息（如多尼尔飞机在疆运行情况报告）•选择合适的文体•拟定框架•撰写初稿•修改完善公文质量要求•层次清晰•观点鲜明•材料得当•语言规范开头与结尾•凤头－猪肚－豹尾•公文开头的写作要求首先是要开门见山，一落笔就直接指向要处理的事件或要解决的问题。而且不能太长，必须简洁。公文开头的常见体式•根据式开头•就是在开头表明发布公文的根据，所根据的一是上级文件，二是领导指示，三是有关规章，四是现实情况。这类开头一般用“根据”、“遵照”、“按照”等介词领起，如：根据《国务院关于进一步调整国务院部门(单位)所属学校管理体制和布局结构的决定》(国发〔1999〕26号，以下简称《决定》)，除教育部以及外交部、国防科工委、国家民委、公安部、海关总署、民航总局、体育总局、侨办、中科院、地震局等部门和单位继续管理其所属学校外，国务院其他部门和单位原则上不再直接管理学校。为贯彻落实《决定》，现提出如下实施意见。公文开头的常见体式•叙述式开头运用概括叙述的方式，把公文所指向的主要事实作一个简要的交待，然后在事实的基础上展开主体部分的表达，例如：自1995年国务院召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会以来，全国各族人民积极投身到建设有中国特色的社会主义现代化建设事业中，各项改革和建设事业取得了巨大成就，涌现出了大批品德高尚、成绩显著、贡献突出的先进模范人物。为有利于调动全国人民建设有中国特色社会主义的积极性，全面完成党的十五大提出的各项任务，国务院决定，2000年“五一”国际劳动节前后召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会。现将有关事项通知如下：公文开头的常见体式•结论式开头•一开头就提出对某一事件或某一问题的基本认识，以此为前提布置有关工作，提出开展工作的方法、措施和要求，也是一种比较常用的公文开头方式。结论式开头或肯定成绩，或指出问题，或阐明原则，或亮明态度，开宗明义，一箭中鹄。例如：新中国成立50年来特别是改革开放以来，我国高等教育的改革和发展取得了令人瞩目的成就。在21世纪，高等教育肩负着伟大而又光荣的历史使命，应该也必须有更大更快的发展。但是，当前高等学校后勤服务模式落后、后勤社会化改革滞后、后勤负担沉重的状况，已经成为制约高等教育发展的“瓶颈”因素。因此，进一步推进并尽快完成高等学校后勤社会化改革，关系到今后我国高等教育工作的全局，具有重要而深远的意义，任务艰巨，时间紧迫。公文开头的常见体式•目的式开头•在开头提出发布公文的动机、缘由、目的，称为目的式开头。这种开头常以“为”、“为了”等介词作为领起。例如：为了严肃财经纪律，加强廉政建设，落实行政事业性收费和罚没收入“收支两条线”管理，促进依法行政，根据法律、行政法规和国家有关规定，制定本规定。——《违反行政事业性收费和罚没收入收支两条线管理规定行政处分暂行规定》，国务院2000年2月12日发布目的式开头也是公文写作中运用较多的一种开头方式，这跟公文的实用性强，每一篇公文总有一个明确的目的有关系。公文结尾用语请示：特此请示/妥否，请批示。通知/通报/报告：特此通知/特此通报/特此报告函：特此致函/为要（荷、盼）/希予协助，请即函告/特此函询，请复公文语言特点•简明准确：要言不繁、用最贴切的词语。如“11·21”东航飞机失事后，我公司发去慰问电，其中“如需任何支援”被改为“如需任何支持”。贵公司×月×日来函暨所附××定单一份均已收悉。•庄重平实：宜四平八稳，不宜采用诙谐、幽默等语气。•规范严谨：•领导称呼参照《人民日报》的方式，首次出现采用“单位+职务+姓名”的形式，再次提到可直接用姓名。•使用全称或规范性简称。（全称“海南航空股份有限公司”或简称“海航股份”）公文语言特点•公文用语要注意与国家政策口径保持一致，避免犯政治性错误。如台港澳地区为国内，不能称国外；公文中涉及台湾“政府机构”名称，参照国家级报刊格式，一律加引号；台湾官员行政头衔需加引号；也可不附行政头衔，直接称“某某先生”。•会议纪要须适当使用“会议指出”、“会议要求”、“会议强调”等句式，突出会议纪要的严肃性，不宜出现“某某领导说……”等句子。•会议类工作简报可按照会议议程来叙述，但要注意取舍、概括，并将口语转化为书面语。•周恩来总理1954年4月28日在日内瓦会议上发表的讲话，其中有一段被认定为公文语言的楷模：•我们认为，美国这些侵略行动应该被制止，亚洲的和平应该得到保证，亚洲各国的独立和主权应该得到尊重，亚洲人民的民族权利和自由应该得到保障，对亚洲各国内政的干涉应该停止，在亚洲各国的外国军事基地应该撤除，驻在亚洲各国的军队应该撤退，日本军国主义的复活应该防止，一切经济封锁和限制应该取消。公文常用用语1.开头用语，用来表示行文目的、依据、原