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商务差旅活动•一般商务差旅前秘书应做的准备工作需要了解的情况•上司商务旅行的目的、地点、时间、同行人员、商务活动参与者应该做的准备工作一、准备旅行计划二、制定约会计划三、为商务洽谈搜集资料，建立旅馆-旅行资料库四、预订车票、船票、机票五、解决行李问题六、安排差旅费七、选取、购置旅行用品•旅行计划应包括的内容：•1.日期•2.时间•3.地点•4.交通工具•5.具体事项•6.备注日期•启程到返回中涉及所有事项的日期时间•出发返回时间，各项工作或活动时间，就餐休闲时间地点•目的地、开展工作或相关活动地点、住宿地点交通工具（考虑目的地、费用、个人喜好等因素）•一是指出发、返回的交通工具；•二是指商务活动中使用的交通工具。具体事项•包括两个方面：•一是商务活动；•二是私人事务活动备注•需要提醒上司注意的事项旅行日程表•××总经理行程安排•上海——北京•2008年5月13日——5月15日5月13日星期二•上午•7:00赴虹桥机场（公司派车送达）。•8:40乘Mu5143次班机离沪赴北京。•10:20抵达北京（×××接机）•11:00住××宾馆606房间（已预先定房）。•12:00与××总经理共进午餐（在宾馆）。•下午•14:30与××总经理在公司会议室洽谈（需用的1、2、3号文件在您的公文包中）。•18:00与××总经理在公司共进晚餐。•5月14日星期三•上午•9:30赴××公司与××董事长洽谈（需用的4、5号文件在您的公文包中）。•11:30与×××董事长共进午餐（在该公司）。•下午•15:00拜访×××先生（由××先生陪同，礼品在您手提箱内）。•18:00在宾馆用餐。•5月15日星期四•上午•8:50乘CA1501次班机离开北京（机票已预定，由王秘书事先送交您）。•10:25抵达上海虹桥机场（××接机）。•(行程结束）安排旅行计划的注意事项•1、明确上司的旅行意图、目的的、旅行时间、到在目的后的商务活动计划。•2、了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差的有关规定•3、制定旅程表时，向相关部门索取旅行资料，了解当地交通工具运行情况，旅行路线、旅馆环境情况，目的地的货币、外汇管理规则，经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识•4、需要中转时，尽量选择衔接时间在2~4小时之间的班机，减少时间的浪费。•5、旅行计划按时间编排，简单明了，并留有余地•6、国际旅行时注意时差问题•7、建议多拟定几个旅行方案，供领导选择•8、复印多份：上司；上司家属；办公室存档；秘书二、制定约会计划约会计划内容：（1）目的地（省、市名，外国应包含国家名）（2）时间（日期、时间）（3）对象（xx公司、约会者姓名、联系方式等）（4）其他（备注、需要特别提醒的事，如需要带xx材料）。三、为商务洽谈搜集资料，建立旅馆-旅行资料库（1）准备各类相关文件（如：讨论的问题有关的信件、备忘录等）。（2）贮备旅行地点风土人情及各种礼节方面的资料。（3）收集一些交通图、时间表和飞机时刻表，旅馆介绍的小册子，旅行社的一些资料。四、预订车票、船票、机票•①旅行社订票•确认相关信息•②自己预定•订票，取票，确认相关信息五、解决行李问题•（行李分为托运行李、自理行李和随身携带物品）•（1）秘书人员帮助了解飞机可以免费携带行李的重量和大小（可通过航空公司的旅行手册，或者通过旅行社代办人员）。•（2）随身携带的行李：小提箱、公文包；从旁边打开有两格的公文包（衣服可放下面）•（3）准备行李的识别标签（便于辨认），但不能把上司的姓名和地址写在标签上。六、安排差旅费•1、申请预支差旅费•交通费、住宿费、餐费，其他的活动经费•2、差旅费携带方式•①信用卡•②个人支票•③旅行支票•④信用证个人支票•个人支票分为现金支票和转账支票两种。现金支票，可用于支取现金，也可用于转账。转账支票，只能用于转账，不能支取现金。旅行支票•旅行支票是一种定额本票，其作用是专供旅客购买和支付旅途费用，旅行支票没有指定的付款地点和银行，一般也不受日期限制，能在全世界通用，客户可以随时在国外的各大银行、国际酒店、餐厅及其他消费场所兑换现金或直接使用，是国际旅行都常用的支付凭证之一。信用证信用证，是指开证银行应申请人的要求并按其指示向第三方开立的载有一定金额的，在一定的期限内凭符合规定的单据付款的书面保证文件。七、选取、购置旅行用品•常用的旅行用品p184发挥旅行社的服务作用•（一）正确选择旅行社正规、有实力、能提供优质服务、能长期合作的旅行社。（二）旅行社可提供的服务1.票务2.制定旅行计划3.安排食宿4.提供信息5.安排观光出国商务旅行的准备•一、出国手续•1、撰写出国申请•2、办理护照•3、办理签证•4、办理《国际预防接种证书》（黄皮书）•5、办理出境登记卡•6、订购机票•7、办理保险•二、出入境手续•1、边防检查•2、海关检查•3、安全检查•4、检疫三、出行前的其他准备工作•了解外汇信息，办理兑换外币•检查相关证件•收集所到国的背景资料（文化、习俗、礼节等）办理出国申请一般包括：出国事由、出国团组的人数，出国路线（外国公司所在国名称），出国日程安排(出国时间、在国外活动时间、地点、回国时间)等。申请文书后面要附：出国人员名单(写清出国人员姓名、年龄、性别、职务、职称)以及外国公司所发的邀请函(副单)。办理护照1.护照的种类：外交、公务和普通三种。2.护照的办理：在国内，由外交部及其授权单位办理；在国外，由我国驻外使、领馆等负责办理。第一，携带有关证件（任务批件、政审批件、邀请书）第二，认真填写有关卡片和申请表；第三，拿到护照后，再认真检查核对。办理签证1.签证的种类签证也分为外交、公务和普通三种（有入境、入出境、出入境、过境签证、居留签证）。2.签证的办理因公出国的人员签证：通常由外交部或中国旅行社代办处，向有关国家驻华使馆（或驻华总领馆）申办；紧急时，也可向我有关驻外使、领馆发报，请其向驻在国申请，抵达时由机场移民局发给；因私：一般可通过中国旅行社签证代办处办理。办理健康证书健康证书即预防接种证书，惯称“黄皮书”。为防止国际间某些传染病的流行，世界卫生组织正式通过的《国际卫生准则》规定，入境者在进入一个接纳国的国境前，要接种牛痘、霍乱、黄热病的疫苗等。办理出境登记卡携带出国人员的护照、户口簿、居民身份证办理临时出境登记手续。凡出国超过六个月的（含六个月）人员，则要携带上述证件到其常住户口所在地的公安派出所办理注销户口手续。并将第一张“出境登记卡”换为第二张“出境登记卡”。•实训背景•公司王总经理月底要到天津出差，王总经理要求专职秘书小燕陪同他一起出差。•实训内容•按照实际情况演练陪同上司出差应做的工作。•（一）旅途中秘书的工作•1．负责携带、照看相关物品；•2．听从上司安排，及时与公司保持联系，协助处理相关事务；•3．照顾上司饮食起居，确保商务旅行的顺利进行。•（二）抵达目的地后秘书的工作•1、抵达目的地后，如果无人接站；对方公司派人接站•2、事前预订的酒店对于工作不便，•3、在酒店住下后，•4、一切安排妥当之后，在第一时间掌握领导到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。根据领导日程安排，随时通报公司及领导关心的业务进展情况；配合领导授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。根据情况及时与相关人员及领导沟通，及时调整日程安排；领导出差中留守秘书的工作及时向领导汇报出差期间公司内部事务及业务进展；出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发相关人员或存档；向领导认为有必要的合作方致感谢函。各种差旅费用报销；跟进业务后续事宜；出差结束后秘书的工作