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PPT使用技巧培训(中级1.深入认识PPTPPT的含义?POWERPOINT。EXCEL是强大的表格工具,PPT是演讲辅助工具,不是WORD的替代品。PPT的时间特性与空间构成2.PPT应用10大误区(一WORD搬家所谓WORD搬家,就是把一篇WORD稿的内容,整段地复制下来,不做或少做修改,直接粘贴在PPT中,一屏放不下就转移到下一屏。这是PowerPoint商务演示中最常见的错误之一,其错误的程度可达5颗星。微软推出OFFICE软件,功用目的各有不同,WORD是文字排版工具,PowerPoint是演示演说助手。WORD搬家的实质是拿PPT当WORD使用,有点关公战秦琼的意思。既然给听众(或者说是观众看到的东西和WORD里的差不多,还不如直接给大家看WORD!何必费此功夫?WORD的主体通常由文字叙述构成,有标题、有段落;有论点,有论据;有陈述、有案例。当然,做为阅读资料,这样的形式非常合适,读者可以完全自主控制,根据自己的需要,或快速浏览、或重点精读。但是,如果用WORD做演讲展示用(或者说把WORD搬到PPT中,观众只能随演讲者的进程而动,不能自己作主,却又不得不在字里行间穿行,找出有用的信息点,这实在是一件困难的事情。这样做太不顾及听众的感受,不专业、也不敬业!(二照“屏”宣科所谓照“屏”宣科是指在做汇报、演讲、展示时,演讲者照着屏幕上显示的文字宣读,没有自己宣讲内容,离开屏幕就没有办法进行下去。这是一种极不专业、极没有水准的做法。想想看,坐在台下的听众既不是不懂中文的外宾,更不是大字不识的文盲。他们一定会想,“我们又不是来听朗读的,我们认得那上面写什么,不要浪费大家的时间了,发材料回家自己去看就好!”微软的OFFICE软件中,常用的有WORD、EXCEL、PowerPoint,三者使用目的各不相同,各有自己的功用。PPT是演讲辅助工具,也可以称作展示助手。可以帮助演讲者更清晰、更准确地展示要表达的内容。特别是当需要图示、图表、声音、视频、动画来辅助演讲展录时,PPT则具备得天独厚的优势。所以说,PPT不是讲话稿,如果需要讲稿,就另准备一份WORD版的稿子。实际上,在重要的场合,这种做法是必要、也是必须的。记得在联想的时候,重要的会议、市场活动中,杨元庆的发言通常是宣读讲稿,而市场推广部门会根据这份讲稿做一份PPT演示稿,二者的结构相同,内容一致,但PPT图文并茂、重点突出、观点鲜明,可以更有效地传递演讲者的讲话信息。当然,你也可以把需要宣讲的部分写在备注中,放映的时候采用分屏播放的方式,直接看自己的屏幕即可,自己随讲随翻页,而不需要找其他同事在台下帮助翻屏了。(三滥用切换音效大屏幕每次翻到下一页,都会有一阵奇怪而熟悉的声音传遍整个会场。一会儿是呼啸而过的风声、一会儿是汽车的疾驰、一会儿又是打字机的嗒嗒声、一会儿又掌声雷鸣……虽然这是一次难忘的演讲,但记住的全然不是主题和内容,脑海中只剩下那些奇奇怪怪的声响。(四另起炉灶每当新建一个PPT文档,或是新加一页,总会有这样一些文本框提示出现——“点击此处添加标题”、“点击此处添加文本”。于是,也总是有这么一拨人,他们极不喜欢这样的提示,每当遇到,就有一种自己被鄙视、被愚弄的感觉。心里说,“我又不是傻瓜!干吗要你提示?!”于是乎,他们毫不犹豫地删掉这些框子,望着一干二净的版面想:“我要在一张完全崭新的白纸上作画。”而后,按下自建文本框按钮,仔细在PPT上画出属于自己的文本框,再键入自己的文字。这是PPT应用中非常严重的错误之一,而我每次讲课做调查,也总是几乎至少有1-2成多的学员会举手确认,表示自己正是这样做的。微软在PowerPoint的编辑页面中预置这样的文本框,不是认为用户傻、更不是因哦自己傻,而且一种规范,定义了这种版式规范后,可以许多方便,大大提高效率。常见的影响有以下4处:1.在大纲视图,如果全部都是自建文本框,则在大纲视图什么内容也不会显示;如果是在版式默认的文本框内输入文字,则在大纲视图的相应位置也会有显示,方便全局预览、也方便修改调整;2.在规范版式内的文字都可以统一进行字体、字号、颜色等格式修改,只要进入母板视图,改动一次,整个PPT的相应位置都会完成统一的改动,效率大大提高;3.规范版式内的文字信息还可以一次性导出到WORD文档,非常方便,而自己单加的文本框中的内容则不能;4.当我们设置超链接到某一指定的页面时,如果是应用规范的版式,则会看到标题文字的提示;否则只有编号,没有标题文字,用起来就很不方便。(五滥用动画在商务或政务活动的PPT演示中,动画功能的作用却在于“强调之强调”或“突出之突出”。所以,我一直主张慎重使用动画,动画最恰当的应用有三处:一是对于文字需要逐行提示出现时;二是图表的元素逐项显示时;三是需要突出某个要点时。其他多数情况下动画应用一定要慎重,不建议随意设置。(六胡乱放映理由一:很多人并没有意识到,放映也是PPT应用非常重要的一个环节;理由二:很多人不知道,PPT放映过程的流畅自如是专业性的重要体现;理由三:很多人不知道,PPT放映过种中有很多快捷键,只要按F1就可以看到全部快捷放映帮助。下面就来列举“胡乱放映”的真实案例:其一:如果要翻到下一屏,只会点鼠标右键“下一张”;其二:如果想要退出,只会点鼠标右键“结束放映”;其三:如果想要跳转到某一屏,只能是点右键通过“定位至幻灯片”去查找,有时候只有编号没有标题,只好退出放映,在编辑状态找到那一屏,再进入放映;其四:如果想要调出标记笔,只能在右键“指针选项”中去找;其五:如果暂进不想让屏幕上的内容被看到,就找个纸片,挡在投影仪镜头的前面;其六:……等等。以上无论哪种做法,都会破坏放映过程的整体性、连贯性,表现为手忙脚乱、不专业、没水准。(七滥用模板绝大多数的关于PPT模版的理解和应用距离专业规范都有非常大的差距,有的模版只是使用了一张带有公司LOGO的图片做背景,当“万用”模版。举个简单的例子,会议室大小不同,对于背景、色彩的选择就有不同的要求;面对关键客户投标用的模版与日常内部工作交流用的模版也有很大不同。1.封面页与内容页不要相同2.有专用的提纲模版提纲页在整个PPT展示过程中,是区分段落的重要标志,如果与其他内容页没有明显的区隔,则失去了其应有的过渡转换功能。而右图这个例子,专门设置了提纲页模版,将标题放置在修饰过图条上,效果非常明显。3.特殊类型的内容页均有特殊的展示模版。如下面的示例,循环图、流程图、表格、饼图都彩用了专门的设计,而非PPT默认提供的样式,非常新颖独特。4.对颜色的应用做出的明确的限定。在PPT的设计制作过程中,并非一种颜色都可以随随便便拿来用的,这也正是为什么有些人做出来的PPT总是那样赏心悦目,而另一些人的PPT则总是看不顺眼。色彩的应用非常有讲究,如何在一个色系中取色,如何处理色彩的冷暖,如何设置背景,如何设置前景等等,均需要仔细筹划。这一点在后面的课程会介绍在制作PPT如何选择颜色和色系。5.设计模版需考虑到不同环境、不同听众的要求。大型会场的PPT模版一定要求以大字为主,背景和前景的反差要鲜明,以确保最后一排能看清楚。再例如:一般商务应用的PPT模版通常要偏保守、稳重;而面向青少年,偏消费娱乐的则要求有个性、生动、酷等。3.PPT成功三原则关注目标、服务听众、结构化为什么要结构化?如何做到结构化?4.KISS原则什么是KISS?为什么KISS如此重要?如何做到KISSPPT的主要功能操作介绍1.高效实用的任务窗格CTRL+F1调用任务窗格任务窗的向导功能任务窗的流程功能2.PPT的舞台——“母板与模版”母板与模版的关系母板是一个系列的,比如底色和每页都会显示出来的边框或者日期,页眉页脚之类,设置一次,以后的每一页全部都相同,起统一、美观的作用。模板是一个专门的页面格式,进去它会告诉你什么地方填什么,可以拖动修改。模板一般给出一些广范性的框架信息或图表,以供编辑PPT文档者选用!PPT文档是模板信息的进一步具体化,模板里面只是提供泛泛的信息框架,而PPT文档需要具体到使用者相关的数据、信息资料!借用他人的优秀模板保存-演示文稿设计模板。幻灯片设计-浏览-找到需要的模板设计自己的模版添加设计模版删除设计模版应用多个设计模版保存自己的设计模版3.剪贴画的处理插入剪贴画剪贴画重新着色调整局部元素颜色旋转与翻转剪贴画4.图片的加工处理剪切矩形图片制作异型图片图片的压缩5.图表图示绘制组织结构图正确地绘制流程图柱形图、饼图的制作6.巧用动画动画特性详解本文动画的批级设置动画的时间选项设置7.多媒体插入MP3音乐插入视频插入带播放器的视频插入RM视频插入FLASH8.巧用超链接设置文字超链接设置动作按钮超链接设置图标链接9.PPT放映PPT放映要项与放映快捷键PPT分屏放映(双屏放映整体和局部布局1.要有一张标题幻灯片:告诉观众你是谁,你准备谈什么内容。2.每张幻灯片最多5-6个项目符号,并且每段的句子要短,这样才能使文字变大,容易辨认。3.准备一张结论幻灯片:准备一张结论性的幻灯片可以使你有机会在结束演讲之前再次强调你的信息。4.整套幻灯片的格式应该一致,包括颜色、字体、背景等。5.同一套幻灯片使用统一的横向或者竖向,不要混杂使用,因为内容会超出屏幕。6.每页幻灯片应注意尽量采用文字,图表和图形的混合使用。这样更能吸引听众。避免全文字的页面。7.不要每张幻灯片都塞满了信息:不要把整段整段的文字搬上幻灯片。如果这样,是对听众的不尊重。8.不要把ppt文件变为Word文件。幻灯片上只出现关键性的词语或短句,而不是你要说的每句话。