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第八章连续出版物管理系统8.1连续出版物管理系统分析8.1.1连续出版物及其特点ISDS对连续出版物所用的定义为：连续地、分期地并拟无限期地继续发行的出版物称为连续出版物。连续出版物包括学术团体的期刊、报纸、年刊（如年报、年鉴、指南等）、杂志、纪要、会议录、学会会刊以及专题论文丛书。连续出版物可以是印刷载体，也可以是非印刷载体，如缩微胶卷或平片、光盘、电子杂志（ElectronicJournal）等，其每一部分通常都有数字或年代标识。连续出版物的特点：①有固定的出版周期(每隔一定的时间间隔出版一期)，连续不断地出版；②有连续的年、卷、期编号,明显且连贯的标识系统；③基本延用一个固定的名称和固定的编辑出版单位。8.1.2连续出版物的管理系统的特点①连续出版物管理系统记录其题名、出版者、发行机构、出版周期、顺序号及其他属性常发生变化的数据信息。②由于期刊具有延续性、继承性和时效性，而且具有规律性的期刊往往包含着许多不规则之处。例如，期刊的出版周期的变更、刊史变更以及增刊、索引的出版之不规则等等。然而正是期刊的不规则性使计算机连续出版物管理系统的建立和完善更有意义。③连续出版物订购的周期性强，一般以一年为单位，数据量相对小且相对稳定，便于集中处理；除新品种订购外，其经常性的工作是续订、连续验收和登记；④连续出版物编目的种数非常稳定，一次编目，长年使用。但期刊也有它的动态性和易变性，由于刊名常常更动，出版日期也常变化，带来卷期、出版频率的变动。因此，编目也得修改、补充或另建新的记录，以把这些变动反映到书目记录中去，所以期刊的书目记录处于动态；⑤期刊主要反映某一学术团体、某一研究机构或某一学派的学术观点和成果，因此编目时，其记录除了反映形式和内容特征外，也要反映这些单位的有关信息，如机关名称、地址等；⑥期刊所登载的文章数量多、分布广，要依据索引、文摘等工具书辅助寻找，所以完整的记录中也常著录上该刊被索引和文摘的工具性期刊名。另外，期刊常常有增刊、补篇之类的附属连续出版物或合订本等。8.1.3连续出版物处理方法(1)订购包括选刊、查重、新订、续订、停订、排片、填订单、寄发订单等各种处理。(2）划到包括对各类期刊的验收、划到、催缺、盖章等各项工作。(3)装订包括两个阶段：第一阶段的工作是将送装订的期刊下架、排序、打捆、盖章、编号、填写装订单等；第二阶段的工作是对装订回馆的合订刊进行验收、登录、详细分类著录、作总括登录等。(4)编目编目上以整套连续出版物为著录单位。包括对期刊进行分类著录，对有变动的期刊在著录款目中进行说明；对新订或变名、改名的期刊才需作为新刊重新编目。(5)流通流通则既有现刊又有过刊。包括现刊送阅览室提供阅览，过刊送书库进入流通。由于连续出版物及其管理系统的这种特殊性使其在处理方法上①采访上以续订为主，整体工序上多采取采、编、流一条龙的处理方法；②验收时采用记到的方式，转年还要装订；③编目上以整套连续出版物为著录单位且只有新订或改名时才需编目；④流通则既有现刊又有过刊。考虑到系统的集成，连续出版物的过刊流通可并入流通管理，连续出版物的检索可并入公共查询系统。8.2连续出版物管理系统设计8.2.1基本功能1.编目由于连续出版物相对稳定，但存在改名、合并、分出及出版频率等变化，连续出版物的编目数据要能够准确揭示连续出版物的各种变化，在编目中充分反映其沿革信息，要使读者能够顺利向前追溯和向后追踪不同名的相同连续出版物。连续出版物的编目一般采取套录现有数据的方法，其编目要经常修正有关数据。(1)期刊编目作为连续出版物管理系统的一部分，系统应具有将MARC格式的记录传入编目数据库的能力。同时也具有将非MARC格式的记录转换传入编目数据库的能力。总之，所设计的连续出版物管理系统要具备接受、处理、转换通用的机读目录数据的功能，这样的系统才具备数据联网资源共享的基础。(2)期刊编目具有增加、编辑、删除记录的功能。当需要增加一个编目记录时，可以根据编目工作单或直接在屏幕上将信息填入规定的字段中；当需要对一个已存在的记录进行编辑时，可以根据检索途径，输入检索词，将对应的编目记录检出供工作人员进行编辑。同时在编目中，系统要支持期刊的变名、期刊的前刊名、后刊名、期刊的合并和各种期刊连接字段的使用。(3)查重是期刊编目中必不可少的一个工作环节，查重的准确率如何，直接影响编目的效率。工作人员不仅能根据编目模块所提供的一切检索方式进行查重，同时在增加／编辑编目记录时，查重过程也被激活，当索书号重复时，系统将提醒编目人员，并将与之对应的数据显示在屏幕上，供工作人员参考。(4)规范文档是在编目中常被使用的文档。规范文档具有查寻、规范功能，同时能增加和维护规范文档。2.采购期刊采购分为选刊和订购两部分。选刊：用来汇集和处理期刊获得过程中产生的信息，信息来自出版发行部门或书商提供的数据，或套录现有的标准数据源MARC数据，或来自读者通过公共查询模块输入的读者需求信息。并将这样的信息通过计算机处理以数据流形式进入本馆采购系统。原始数据可在选刊或订购时键入。订购：通过选刊后进行订购，工作人员输入书目信息以及各种财务及书商等订购信息综合产生一个期刊订购记录，而订购和续订程序将自动区分。当一个订购记录产生后，一个预报处理过程将被激活，去创建一系列的划到预报处理记录，以备划到模块所用；同时它还负责打印订购、续订单以及将数据同财务各报表建立联系，并输出一些统计表。期刊订购有几个特点：①期刊的订购有新订、续订、停订（包括停刊）的处理；②期刊订购的季节性很强，中文期刊大批量订购集中在每年10--12月，外文期刊集中在5--6月；③期刊的订购渠道多于图书，有邮局、出版社、编辑部、书店、代理商、赠送、交换及其他；④要求按年度打印期刊预订目录；⑤期刊订购具有连续性，故而数据变动小；由于具有连续性，所以订购库中应有一定的存储空间以便保留若干年的订购数据。期刊是连续性出版物，订购工作基本上一年一次，每年大部分的订购数据是不变的，可以重复使用，这是期刊在计算机应用上的优势。另外订购数据在订购以外的其他环节，如验收、编目、装订、流通等环节也要能重复使用，充分体现计算机数据的一次输入、多次多种使用的共享性强的优越特点。3.划到管理连续出版物的划到是连续出版物特有的一种验收方式。为了保证连续出版物的完整性，及时发现缺刊以便催缺或想办法补缺，采用划到的方法比较合理。现刊到馆后，到划到库进行查重，查询是否为新刊，是新刊，除进行新刊划到外还要作编目标识以示待编，不是新刊，可直接划到。①可按日期划到：通过设置屏蔽值的方式在日历牌上只留下有刊的日期，工作人员能够很快找到位置方便地划到；②按卷期划到：通过设置卷期数能够自动产生等量的卷期划到格，并允许插入新格，删除已有的划到格，划到第一期后自动产生后续卷期标号等；③当日划到日刊时可直接浏览划到。4.催缺是划到的后续手段，也是连续出版物业务自动化系统现刊管理部分的重要内容。催缺记录的创建和催缺次数是由程序内部根据系统参数文件自动创立，不需工作人员干预，而催缺单的打印是由工作人员决定的。5.装订管理装订也是连续出版物特有的工序，在划到的基础上将指定卷期合并成一个整体，以便形成新的入藏单位，进行典藏和流通。相应地，实物要下架打捆，送出装订。可按照年、季、月、册等自动装订。实物装订后需要根据装订数据进行验收，装订数据就是馆藏数据的前身。实物装订前就为其分配条码号，可以将条形码一并输出在装订书签上，由装订厂负责贴上，验收时直接输入条形码即可。产生一个装订记录，并同时记载了装订情况，给每一本合订本一个条形码号。当记录被产生后，一个装订划到处理过程被激活，并将对应于装订记录的划到数据库中的划到数据全部删除，并同财务数据库建立联系，产生了一个过刊装订划到的预处理记录，以备过刊划到所用，在一段时间后打印出期刊合订本登录簿。6.入藏管理入藏管理既可从事装订验收，又可作为连续出版物回溯建库的工具。入藏后的连续出版物已成为馆藏，其标志就是拥有了一个唯一的条码号、连接了一条书目、标有特定的卷期。连续出版物的回溯建库主要是过刊的建库，在编目的基础上，输入每一合订本的卷期并为其分配条码号就形成了旧刊馆藏。7.过刊流通和现刊流通过刊流通与图书流通基本相同，可纳入图书流通系统。现刊流通一般不在基本流通范畴，而将其单独列出一个模块，独立管理，独立运作。现刊流通模块分现刊流通管理、现刊流通查询、现刊流通统计、现刊流通参数设置四部分。现刊流通管理又分借出、还回、丢失处理、损坏处理等。8.目次管理期刊目次管理是期刊编目的延伸，通过建立与期刊书目记录相关联的期刊篇目记录，可以进一步揭示期刊篇章内容、主题慨念等，深化信息服务的层次。期刊篇目既是期刊书目的进一步细化和展开，也可作为信息开发的独立数据源之一。期刊目次管理既可单独通过检出期刊，确定卷期，逐条录入；也可与期刊记到结合进行，在记到后立即录入当前卷期的目次。9.统计由于连续出版物自成体系，涉及工序多，统计常常分设在各个模块，包括：①订购分类统计：专门揭示某一发行者、某一段时间、某个工作人员、某一特定标识订购连续出版物的种数、份数、金额；②订购分配统计：专门揭示某一发行者、某一段时间、某个工作人员、某一特定订购连续出版物的部门分配情况含种数、份数、金额；③装订统计：专门揭示某一批装订的连续出版物的种数、份数、金额；④入藏统计：专门揭示某一批装订入藏的连续出版物的种数、份数、金额；⑤现刊流通统计：专门揭示现刊流通的状况。10.经费控制经费控制在连续出版物的订购上显得尤其重要，在经费紧张时仍要保证重点连续出版物的订购，随时掌握经费使用情况既可对订购过程进行宏观控制，也可在经费确实不够时及时发现并设法迫加和调整经费。连续出版物系统一般按期刊类型对经费预先分块，随订随统计．随时可以看到经费使用数量和比例。8.2.2连续出版物管理系统中的数据处理1.数据类型由于连续出版物管理系统具有采、编、服务等功能，又有装订工作处理，自成系统。它的数据类型较为复杂，主要有以下类型数据：(1)订购数据。订购数据主要源于各种订单和统一目录等，主要有：订购发行处、编辑者、刊期、邮发代号、CN号、ISSN等以及其他一些代号、份数、价格、收款户名、开户行、开户帐号等等。订购数据的选取必须完整，它是图书馆方查阅订购情况的依据，也是期刊划到、订单打印、预订目录打印等的依据。接收数据即为划到数据，其来源于期刊的各种出版频率以及控制掌握这些规律的工作要求，主要包括出版频率、日期、卷期编号法、不规则变化特点、催缺标准等等。连续出版物管理系统主要用这些数据来控制和完成划到工作、期刊催缺工作，以及必要时向订购、编目人员反馈信息的工作。(2)接收数据(3)编目数据编目数据是期刊书目数据库的主要数据组成部分。这类数据取自于期刊有关特征的一切描述。应注意刊名改变情况、交替刊名和唯一性标识号ISSN或CODEN代码。编目数据的来源也可用ISDS数据或MARC(S)数据。(4）装订数据装订数据来源于每种连续出版物的具体要求，主要包括：装订样式、颜色、每个装订卷的期数、装订频率、装订日期、书脊要求以及其他有关装订的说明，由于连续出版物的书型和周期都有可能发生变化，装订数据也应及时变动以适应要求。装订数据主要用于打印装订通知单，以及合订本的馆藏数据。(5)典藏数据典藏数据需如实反映本馆所收藏的一切连续出版物的情况，主要应包括：每一种连续出版物的一切收藏情况，不管是装订成卷的还是单期的、缺期的、短缺的（可附带说明，便于追查）、遗失的、损坏的等，还有馆藏地点、登录号和条形码等。(6）流通数据同流通系统的数据特点相同。(7)分配数据由于期刊时间性强，期刊到馆后，马上通知有关单位或读者来查询。分配数据就产生于此，图书馆使用它完成服务任务。这种数据主要包括每种刊物的对口单位和个人的名称与地址，即每种刊物的流通地点。(8)资金数据资金数据包括订购、续订期刊的发票号、价格、装订费用及发票号、装订的状态，以及退款、补款等信息。2.连续出版物的数据格式连续出版物的数据格式主要有两种：①固定格式，固定长字段