操作手册_销售部

岗位操作手册XX公司用友ERP系统销售部岗位操作手册手册名称：销售部操作手册适用部门：销售部编写人员：版本号1.0编写日期2006年7月18日对口支持业务销售订单业务问题、操作问题发货单业务问题、操作问题销售发票业务问题、操作问题销售出库业务问题、操作问题技术财务部软件问题、错误提示计算机网络、硬件、系统故障岗位操作手册目录一、部门职责：.......................................................................................................................3二、部门岗位划分：...............................................................................................................3三、系统业务处理流程：.......................................................................................................4四、部门日常业务系统处理：...............................................................................................51、日常业务类型的界定：.............................................................................................52、普通销售业务日常处理：.........................................................................................53、特殊业务：.................................................................................................................94、帐表查询：...............................................................................................................135、权限管理...................................................................................................................146、月末结帐：...............................................................................................................15岗位操作手册一、部门职责：销售部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有：1、开发新的客户，进行客户资料的维护和更改，加强客户资源管理；2、及时录入销售订单，为生产部安排采购和生产做依据；3、根据客户付款情况，录入销售发货单；4、根据客户要求到财务进行开具发票；5、掌握客户欠款情况，催收货款；6、作好各种销售统计，为决策层提供分析数据。二、部门岗位划分：销售助理：系统内客户分类、客户档案、销售订单/销售开票通知单的录入、账表查询销售部经理：对于销售管理工作完成情况审核，进行月末结帐处理。销售业务员：进行订单录入、销售发货单录入、销售退货单录入。岗位操作手册三、系统业务处理流程：1、销售业务员根据客户具体要求签订销售合同，具体要求参见手工合同审批流程。2、销售助理根据已签定合同(或已中标项目)在销售管理模块中录入销售订单，如果所签的产品为特制的产品，在目前的销售管理模块存货档案中不存在，需要手工填写项目/存货增加申请单（一式两联，技术部、留底），申请增加项目/存货。3、技术部人员根据项目/存货增加申请单增加项目/存货；定义存货的产品结构，增加完毕通知销售助理。4、销售助理根据审核后的销售合同在销售管理模块中录入销售订单。5、销售订单需要进行打印，经过相关的手工内部审批处理(具体要求见手工合同审批流程)，所有手工审批完毕后，由销售经理在销售管理模块中审核销售订单。6、销售业务员根据客户的收款及信用情况，开具发货单，并通知财务开票；7、销售发货单审核自动生成销售出库单，仓库根据客户的提货单，审核对的的出库确认出岗位操作手册库。四、部门日常业务系统处理：1、日常业务类型的界定：普通销售、配套件销售、材料（半成品）让售、直运销售、委托代销业务（以后可能发生）。2、普通销售业务日常处理：基础档案填加：客户档案增加原则：客户分类+三位流水号客户编码：客户编码必须唯一。客户名称：可以是汉字或英文字母，不能为空修改客户：除了客户编码不能修改外，其他信息可根据实际情况作调整。删除客户：已经使用的客户不能删除、但可以通过并户的功能做变相处理。操作路径：【企业门户】—【设置】—【基础档案】—【往来单位】—【客户档案】1、销售订单：销售订货是指由购销双方确认的客户的要货需求的过程，用户根据销售订单组织货源，并对订单的执行进行管理、控制和追踪。销售订单是反映由购销双方确认的客户要货需求的单据，它可以是企业销售合同中关于货物的明细内容，也可以是一种订货的口头协议。销售订单对岗位操作手册应于企业的销售合同中订货明细部分的内容，但不能完全代替销售合同，没有关于合同中付款内容的描述。1.销售订单可以手工增加，也可以参照销售报价单生成。2.销售订单可以修改、删除、审核、弃审、关闭、打开，已审核未关闭的销售订单可以变更。3.已审核未关闭的销售订单可以参照生成销售发货单、销售发票。操作路径：【销售管理】—【业务】－【销售订货】－【销售订单】2、销售发货单：销售发货是企业执行与客户签订的销售合同或销售订单，将货物发往客户的行为，是销售业务的执行阶段。发货单是销售方作为给客户发货的凭据，是销售发货业务的执行载体。无论工业企业还是商业企业，发货单都是《销售管理》的核心单据。软件系统提供了两种业务模式，先发货后开票、开票直接发货。先发货后开票模式：岗位操作手册1）发货单由销售部门根据销售订单填制或手工输入，客户通过发货单取得货物所有权。发货单审核后，可以生成销售发票、生成销售出库单。2）开票直接发货模式：发货单由销售发票产生，发货单只作浏览，不能进行修改、删除、弃审等操作，但可以关闭、打开；销售出库单根据自动生成的发货单生成。先发货后开票的模式操作路径：【销售管理】—【业务】－【发货】－【发货单】1、销售发货单可以手工增加，也可以参照销售订单填制。2、销售发货单可以修改、删除、审核、弃审、关闭、打开。3、已审核未关闭的销售发货单可以参照生成销售发票。与《库存管理》集成，且选中是否销售生成出库单，则销售发货单审核时生成销售出库单；否则在《库存管理》根据发货单生成出库单。3、退货单:销售退货业务是指客户因货物质量、品种、数量等不符合要求而将已购货物退回本企业的业务。退货单是发货单的红字单据，可以处理客户的退货业务。退货单也可以处理换货业务，货物发出后客户要求换货，则用户先按照客户要求退货的货物开退货单，然后再按照客户所换的货物开发货单。岗位操作手册操作路径：【销售管理】—【业务】－【发货】－【退货单】1、退货单可手工填制。2、也可以参照原销售订单、原销售发货单填制。4、销售开票：1)销售开票是在销售过程中企业给客户开具销售发票及其所附清单的过程，它是销售收入确认、销售成本计算、应交销售税金确认和应收账款确认的依据，是销售业务的重要环节。2)销售发票是在销售开票过程中用户所开据的原始销售单据，包括增值税专用发票、普通发票及其所附清单。3)销售发票复核后通知财务部门的《应收款管理》核算应收账款，在《应收款管理》审核登记应收明细账，制单生成凭证。岗位操作手册1.销售发票一定要参照销售发货单生成；根据委托代销发货单进行委托结算时自动生成委托代销发票。2.销售发票可以修改、删除、复核、弃复、作废/弃废等操作。操作路径：【销售管理】—【业务】－【发票】－【销售专用发票】3、特殊业务：直运销售业务1)直运业务是指产品无需入库即可完成购销业务，由供应商直接将商品发给企业的客户；结算时，由购销双方分别与企业结算。2)直运业务包括直运销售业务和直运采购业务，没有实物的出入库，货物流向是直接从供应商到客户，财务结算通过直运销售发票、直运采购发票解决。直运业务适用于如大型电器、汽车、设备等产品的销售。岗位操作手册【系统选项】1)《销售管理》的直运业务选项影响《采购管理》的直运业务。2)设置－销售选项－业务控制－是否有直运销售业务3)设置－销售选项－业务控制－直运销售必有订单4)《采购管理》设置－采购选项－业务及权限控制－业务选项－直运业务必有订单显示《销售系统》相应选项，不可修改。1．用户录入直运销售订单。录入销售订单时选择业务类型为直运销售。2．直运采购订单必须参照直运销售订单生成，可以拆单不能拆记录，即每行销售订单记录只能被采购订单参照一次。3．直运采购发票参照直运采购订单生成，注意选择业务类型为直运采购4．直运销售发票参照直运销售订单生成，注意选择业务类型为直运销售【业务规则】1．直运采购发票和直运销售发票互相参照时：1）不可超量采购、超量销售。2）可以拆单拆记录。岗位操作手册2．直运销售发票不可录入仓库，不可录入受托代销属性的存货、“应税劳务”的存货。3．采购未完成的直运销售发票（已采购数量＜销售数量）；销售未完成的直运采购发票（已销售数量＜采购数量）结转下年。4．未复核、未记账的直运发票结转下年。委托代销业务：1）委托代销业务，指企业将商品委托他人进行销售但商品所有权仍归本企业的销售方式，委托代销商品销售后，受托方与企业进行结算，并开具正式的销售发票，形成销售收入，商品所有权转移。2）只有《库存管理》与《销售管理》集成使用时，才能在《库存管理》中应用委托代销业务。委托代销业务只能先发货后开票，不能开票直接发货。3）【系统选项】《销售管理》设置－销售选项－业务控制－是否有委托代销业务委托代销业务流程1.销售部门制订销售计划，销售人员按照销售计划，签订委托代销合同或协议。2.销售部门根据委托代销协议填制委托代销发货单并审核。3.销售部门通知仓库备货，根据生成的销售出库单出库。4.客户（受托方）对货物进行接收。5.受托方售出代销商品后，开据售出清单。6.销售部门根据客户的售出清单开据委托代销结算单。7.结算单审核后系统自动生成销售发票。8.销售发票传递到《应收款管理》，进行收款结算。岗位操作手册操作路径：【销售管理】—【业务】－【委托代销】－【委托代销发货单】委托代销的业务流程比较复杂，涉及到的单据有：委托代销订单、委托代销发货单、结算单等等。下图为这些单据的来龙去脉：1.委托代销出库单参照委托代销发货单生成。2.受托方如退货，参照委托代销发货单填制委托代销退货单。3.可通过委托代销调整单对委托代销货物的结存价税合计进行金额调整。4.可通过委托代销结算价调整功能，修改委托代销发货单的结算价，并可选择是否生成委托代销调整单，对结存价税合计进行金额调整。5.结算时，参照委托代销发货单填制委托代销结算单。6.委托代销结算单审核时，自动生成销售发票。7.因委托代销结算有误，可冲销或部分冲销原来结算的业务，填制委托代销结算退回单，结算退回单审核后生成红字销售发票。岗位操作手册4、帐表查询：销售管理系统提供了丰富的报表功能，可以从多角度对整个业务情况，主要报表【操作流程】1.进入要查询的账表功能，系统显示账表的过滤窗口；输入查询的过滤条件，包括分组汇总项、过滤条件、展开条件