工业进销存系统操作指南

1润衡财经软件工业进销存系统操作指南第一步：套帐管理——新增套帐（附：删除套帐，复制套帐）,切换套帐第二步：用户权限——增加用户——分配权限（附：用户与组的定义）第三步：系统初始化第四步：档案——产品属性——大类库——小类库——仓库表——地区表——客户档案——币种库——部门——人员——产品档案第五步：实务——生产管理——套料管理——替代品管理——生产计划制定——采购合同管理——入库单——调拔单——销售合同管理——出库单——当前库存——收发台帐——收付款凭证——成本计算——月末汇总——盘点表——各种汇总信息——综合查询一、如何建立新套帐润衡财经软件—进销存管理系统可同时管理99套帐，每一套帐都可以保存一套独立的进销存核算资料。正常使用时您只需要建立一套帐。不过如果有一些特殊的需要，比如需管理内部若干个独立核算的部门(个人)、统一对下属企业进行核算、需要一套帐学习操作，或者您是位会计师，需要为多家企业代理记帐，那么套帐管理功能将给您带来极大方便。系统为用户预设了几套不同行业的练习帐供客户参考练习。在系统菜单中选择“套帐管理”，套帐管理包括子功能：新增套帐删除套帐复制套帐1.1新增套帐2只要硬盘空间允许，您可以根据实际需要任意增加新的套帐。【如何操作】从[系统]菜单中选择“套帐管理”，单击“新增”按钮。系统会显示“套帐建立”对话框，您可以在套帐代码中选定所需的套帐代码，范围可以在1~99之间；并在套帐名称中输入所需的套帐名称，长度为20个字符或10个汉字；双击“确定”后，系统自动建立新套帐所有的结构，用户以后需要时可通过系统初始化来开帐。新增的套帐只有系统管理员(用户名：MANAGER)一个用户，其他用户只能由系统管理员根据工作分工和需要，增加用户并授以相应的用户权限，用户才能使用相应的系统功能来完成自身担负的工作。1.2删除套帐将系统中已不需用的或多余的套帐删除，用户必须确认所要删除的套帐是已经不需用的套帐，否则套帐内的数据一经删除无法恢复。【如何操作】从[系统]菜单中选择“套帐管理”，并用鼠标或Tab键在“套帐目录”区，选择所要操作的套帐，单击“删除”按钮。系统会出现“是否删除xx套帐？”的提示窗口，您选定或单击“是[Y]”，系统将删除该套帐；选定或单击“否[N]”，系统将退出删除操作。【注意】进行删除操作时，用户务必确定所选择的套帐就是要删除的套帐，套帐的内容已不需要，否则套帐一经删除，被删除套帐的数据无法恢复。当前套帐不能被删除。进销存管理系统要求至少应保存有一套帐的数据。1.3复制套帐增加新的套帐，并将当前套帐中的内容全部复制到新套帐中。【如何操作】从[文件]菜单中选择“套帐管理”，单击“复制”按钮。系统会显示“套帐复制”对话框，您可以在套帐代码中选定所需的套帐代码，范围可以在1~99之间，但不能与已有的套帐编号重复；并在套帐名称中输入所需的套帐名称，长度为20个字符或10个汉字；单击“确定”后，系统自动将当前套帐的全部内容复制到新套帐中。[复制套帐]与[新建套帐]的区别在于：[新建套帐]仅包含套帐的数据库结构而不包含数据，[复制套帐]不仅包含数3据库结构，而且包含数据。二、如何设定用户权限从[文件]菜单中选择“用户权限”。对使用本系统的工作人员进行注册管理，登记工作人员的姓名、标识，分配每个工作人员的使用权限等。由系统管理员(manager)根据本单位实际情况进行管理。系统还提供分组管理，按功能组分配权限，再将用户归属该组，同一功能组的用户权限相同。【如何操作】从[文件]菜单中选择“用户权限”，系统会出现“用户/组维护”窗口。屏幕左边出现已注册过的工作人员情况表，右边是用户管理区。首先，需要选择定义用户或者定义组别。定义用户：·用户号：用户在本系统内的编号，允许输入3位字符/数字。·姓名：输入用户的姓名，允许输入20位字符/数字或者10位汉字。·登录名：是用户用来登录本系统的用户代码，允许输入20位字符/数字或者10位汉字。·密码：用来校验用户身份的密码，允许输入8位字符/数字。定义组：·组号：功能组别在本系统内的编号，允许输入3位字符/数字。·组名：允许输入20位字符/数字或者10位汉字。然后，分配用户权限，有两种定义方法供用户选择。方法一：运用增加、移走按钮管理。·增加：在右框可供模块中，选定某些功能后，单击此钮，即将此功能赋予给用户。·增加所有权限：是一次性将可供模块中的所有功能都赋予给用户。·移走：与增加按钮相反，在现有模块中选定某一功能后，单击此钮，即将此功能从用户的权限中取消。·移走所有权限：是一次性将现有模块中的所有功能全部移走，即取消用户的所有权限。4方法二：运用组管理。在可供组中为用户选择归属的组别。三、如何自改密码每个操作员均可随时设置、更改自己的口令。为防止他人以自己名义登录进行非法操作，也需经常更改口令。【如何操作】用户以自己的名义登录，在[文件]菜单中选择“自改密码”，屏幕弹出一个“用户注册”对话框，要求输入原口令和新口令，新口令需要输两遍，确定后，口令被更改。注意记牢自己的口令。新增加的操作员是没有口令的，登录时可直接确定，进入系统以后再设定自己的口令，此时原口令也不输。四、如何进行系统初始化【如何操作】从[系统]菜单中选择“系统初始化”，系统会出现“开工准备”对话框。同时警告用户“系统开工准备将删除所有数据！”。同时，要求用户指定开帐日期；选择统计期间，即本单位每一统计期间划分的交割日或结算日。如统计期间是每月的26日至下一月的25日，用户应选择26，即统计期间的开始日期。系统已存在本年度核算所需基础资料时，用户还可以选择是否保留产品档案、客户档案、部门档案等相关资料。系统参数：让用户设置商品编码每级长度、数量位数(小数位数)、单价位数(小数位数)、营业税率和增值税率。4.1产品属性【如何操作】从[档案]菜单中选择“产品属性”，系统会弹出“产品属性维护”窗口。其中：·属性：可以输入2个字符(数字)或6个汉字；5·名称：可以输入10个字符(数字)或5个汉字；如：整件，部件，零件，他们之间的属性关系为整件由部件组成，部件由零件组成。则：整件属性为2，部件属性为1，零件属性为0。用户可以实现以下功能：·增加：新增加一条记录到当前数据库；·删除：删除当前选中的记录；4.2产品可按大类、小类归集汇总。4.2.1大类设置【如何操作】从[档案]菜单中选择“大类设置”，系统会显示“大类设置”对话窗口。其中：·大类码：可以输入3个字符(数字)；·大类名称：可以输入10个字符(数字)或5个汉字。用户通过按钮可以实现以下功能：·增加：新增加一条记录到当前数据库。·删除：删除当前选中的记录。4.2.2小类设置“小类设置”操作与大类设置操作相同可参考之。4.3仓库表用于管理储存产品的仓库。【如何操作】从[档案]菜单中选择“仓库表”，系统会弹出“仓库设置”窗口。其中：·仓库编号：允许输入4字符/数字。·仓库名：允许输入10字符/数字或多或5个汉字。·增加：新增加一条记录到当前数据库。·删除：删除当前选中的记录。·属性：选择“总库”或“车间”，可查看当前库存按产品汇总时，属性为“车间”的在产品不计入在内。64.4客户档案【如何操作】从[档案]菜单中选择“客户档案”，系统会弹出“客户档案维护”对话窗口。上半部分的数据窗口中显示客户的一览表，用户用刷新键从数据库中重读数据，窗口中即可列示已存在的客户资料。下半部分为相对应的客户详细资料。其中：·客户编号：可以输入6个字符(数字)或3个汉字。·客户名称：可以输入50个字符(数字)或25个汉字。·通信地址：可以输入40个字符(数字)或20个汉字。·邮政编码：可以输入6个数字。·纳税号：可以输入20个字符(数字)。·联系电话：可以输入14个数字。·地区编号：由用户从下拉窗口中选择所需的地区及其编号。·联系人：可以输入8个字符(数字)或4个汉字。·开户银行：可以输入30个字符(数字)或15个汉字。·银行帐号：可以输入20个字符(数字)或10个汉字。4.5地区表用于按地区分布管理客户。【如何操作】从[档案]菜单中选择“地区表”，系统会显示“地区管理”对话窗口。其中：·地区编号：允许输入4个字符/数字。·地区名：允许输入10个字符/数字或多或5个汉字。·增加：新增加一条记录到当前数据库。·删除：删除当前选中的记录。4.6币种表用于管理各种货币。【如何操作】从[档案]菜单中选择“币种表”，系统会显示“地区档案”对话窗口。其中：·币种：允许输入4个字符/数字。·汇率：允许输入10个数字。·增加：新增加一条记录到当前数据库。·删除：删除当前选中的记录。4.7部门用于管理企业所属部门的增加、删减等操作。【如何操作】从[档案]菜单中选择“部门”，系统会弹出“部门管理”对话窗口。其中：·部门编码：可以输入4个字符(数字)或2个汉字；·部门名称：可以输入20个字符(数字)或10个汉字；·增加：新增加一条记录到当前数据库。·删除：删除当前选中的记录。4.8人员用于管理企业所属人员的增加、删减等操作。【如何操作】从[档案]菜单中选择“人员”，系统会弹出“人员管理”对话窗口。其中：7·部门：指定人员从属的部门，用户从下拉窗口中选择。·人员编码：可以输入4个字符(数字)或2个汉字；·人员名称：可以输入10个字符(数字)或5个汉字；·增加：新增加一条记录到当前数据库。·删除：删除当前选中的记录。4.9产品档案用于管理产品品种的增加、删减和修改。系统支持给每一种产品分别定义不同的计价方法。【如何操作】从[档案]菜单中选择“产品档案”，系统会弹出“产品档案维护”窗口。其中：·产品编码：可以输入12个字符(数字)或6个汉字；·产品名称：可以输入10个字符(数字)或5个汉字；·条形码：由用户在系统设置处定义；·简码：可以输入10个字符(数字)或5个汉字；·大小类码：由用户从下拉窗口中选择，分别在[档案]中的大类库和小类库中定义；·计量单位：可以输入4个字符(数字)或2个汉字；·属性：有原材料、半成品和产成品三种选择；·计价方法：有计划成本法、先进先出法、后进先出法、移动平均法、加权平均法和无成本等六种计价方法选择。·标准入库价、标准出库价、零售价、调拨价和计划单价：根据实际情况输入。用户通过[操作]菜单和工具条可以实现以下功能：8数据刷新：刚进入到该窗口时，窗口内无任何记录，按下刷新按钮（或CTRL+F），窗口将显示已存盘过的产品档案记录。修改数据：这是一个开关，当它按下时，可对数据进行所有操作，包括：存盘、增加、删除操作；否则将不能进行存盘、增加、删除操作，而只能进行刷新、重取、打印、记录移动、返回等操作。快捷方式为CTRL+E。数据存盘：将当前编辑过的数据存盘。快捷方式为CTRL+S。增加记录：增加一条新的记录到当前数据库。快捷方式为CTRL+A。拷加记录：拷贝当前一条记录加到最后一行。快捷方式为CTRL+K。删除记录：删除一条已经存在的记录。快捷方式为CTRL+D。重取记录：指将当前记录从数据库中重新取出来，从而放弃了此前对该记录的操作。快捷方式为CTRL+R。此与数据刷新的重大区别在于：数据刷新是重新读取所有记录，而重取记录仅仅重读当前记录。定位查询：提供按代码和名称进行查询，以快速定位到用户所关心的记录上。在窗口中，对记录进行方便快速查询，能够筛选出符合条件的记录；当有符合条件时，定位查询窗口自动关闭，如果没有记录符合条件则不退出，重新输入条件查询记录。快捷方式为CTRL+Q。记录打印：将当前特定窗口中的数据以固定格式输出到打印机打印。快捷方式为CTRL+P。记录首：将当前记录指针移动到第一条记录处。上一记录：将当前记录指针移动到上一条记录处。下一记录：将当前记录指针移动到下一条记录处。记录尾：将当前记录指针移动到最后一条记录处。返回：退出当前窗口，返回到上一窗口。五、如何录入期初数据初次使用该软件系统时，应确定开帐日期，对于截止至开帐日期前的库存商品数量先进行盘点，并列出盘点清单，根据盘点清单清单录入。先选择“仓库管理”菜单中的“入库单”项、做新增入库单、日期须与开帐日期一致，入库类别选择