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總務/安全部文件銷毀工作指導書Prepareby:ChristinaChenDate:2008.12.24總務/安全部壹、依據貳、工作內容參、工作執行肆、工作評鑑伍、各項配合表單陸、各項表單填寫範例柒、緊急應變處理程序總務/安全部壹、依據一、依人事規章-無二、權責單位相關管理規定三、服務對象-全廠同仁總務/安全部貳、工作內容A、協力廠商聯絡人員名冊廠商名稱聯絡人電話手機地址振祥企業社鄧先生03-53511580928-565678永豐餘(股)公司林錦龍03-4861701#3180920-991266桃園縣新屋鄉永安村下庄子250號總務/安全部文件銷毀作業流程文件銷毀前兩週公告全廠各部門登記表繳交文件銷毀前三天再次公告待銷毀文件送至收貨碼頭廠商將文件裝載至貨車至永豐餘水銷每半年記錄保存貳、工作內容B、工作內容與頻率總務/安全部參、工作執行A、前置作業流程：1、聯繫貨車廠商以及文件銷毀的廠商，預定文件銷毀時間，並請貨車廠商報價單趟載運的價格，單趟載運金額為2,500元，費用以零用金報支。2、發全廠性公告，內容包含「清查期限」、「展延或銷毀紀錄一覽表」、「文件銷毀時間」。3、妥善保存同仁繳交的【展延或銷毀記錄一覽表】。4、文件銷毀前三天再次發公告提醒各部門清點待銷毀文件，並將紀錄表繳交至總務。總務/安全部參、工作執行B、貨車裝載運送流程流程：1、文件銷毀當天上午聯繫同仁，在九點前將待銷毀文件運至收貨碼頭，再由碼頭升降梯運到貨車車位。2、清點箱數，並開立【保稅放行單(B)表】。3、貨車廠商到廠後，將待銷毀文件運至車上。4、出廠運至「永豐餘水銷廠」。總務/安全部參、工作執行B、貨車裝載運送流程相關照片：待銷毀文件待銷毀文件送至收貨碼頭總務/安全部參、工作執行B、貨車裝載運送流程相關照片：由升降梯運至貨車車位文件運上貨車總務/安全部參、工作執行B、貨車裝載運送流程相關照片：保稅放行單(B)表繳至警衛室總務/安全部參、工作執行C、永豐餘水銷流程流程：1、至永豐餘大門警衛室換證，由警衛聯繫林錦龍先生到大門口帶路。2、貨車過磅後直接到水銷處將所有文件卸下。3、永豐餘員工將文件推往輸送帶上送至鍋爐內銷毀。4、銷毀後至管理處領取「過磅單」、「銷毀證明單」。5、至永豐餘大門警衛室領回證件後回廠。6、回廠後製作「年度文件銷毀作業報告」，內容包含照片、文件銷毀日期、地點，製作完成後列印歸檔到「NO.02空間規劃搬運管理」。總務/安全部參、工作執行C、永豐餘水銷流程相關照片：文件於輸送帶旁卸下由永豐餘員工將文件推至輸送帶上總務/安全部參、工作執行C、永豐餘水銷流程相關照片：文件緩緩輸送上水銷鍋爐文件運進鍋爐內銷毀總務/安全部參、工作執行D、注意事項1、事前需與各單位聯繫清楚，並在前三日撥電話提醒貨運行及水銷廠，以免發生問題。2、貨運至廠內會使用吊夾將文件夾起，作業期間小心人車安全。3、水銷廠內大型貨車眾多，故有許多視線死角，行走間需注意自身安全。4、水銷廠鍋爐溫度高且危險，拍照須小心。5、水銷時間為上午8：00~11：30，下午13：00~16：30，要注意控管時間，盡量在上午完成水銷。1.檢查工作內容落實程度及執行成果是否合乎標準。2.依據總務部『工作規範』建立各項記錄文件。3.各項記錄文件應確實存檔，以便日後查詢。肆、工作評鑑總務/安全部總務/安全部伍、各項配合表單1.【貨運報價單】2.【文件銷毀全廠公告】3.【展延或銷毀記錄一覽表】4.【保稅放行單(B)表】5.【永豐餘過磅單】6.【永豐餘銷毀證明單】7.【年度文件銷毀作業報告】總務/安全部陸、各項表單填寫範例(含支出憑證&PR申請單)【1.貨運報價單】總務/安全部陸、各項表單填寫範例(含支出憑證&PR申請單)【2.文件銷毀全廠公告】總務/安全部陸、各項表單填寫範例(含支出憑證&PR申請單)【3.展延或銷毀記錄一覽表】總務/安全部陸、各項表單填寫範例(含支出憑證&PR申請單)【4.保稅放行單(B)表】總務/安全部陸、各項表單填寫範例(含支出憑證&PR申請單)【5.永豐餘過磅單】總務/安全部陸、各項表單填寫範例(含支出憑證&PR申請單)【6.永豐餘銷毀證明單】總務/安全部陸、各項表單填寫範例(含支出憑證&PR申請單)【7.年度文件銷毀作業報告】總務/安全部陸、各項表單填寫範例(含支出憑證&PR申請單)【7.年度文件銷毀作業報告】總務/安全部陸、各項表單填寫範例(含支出憑證&PR申請單)【7.年度文件銷毀作業報告】總務/安全部陸、各項表單填寫範例(含支出憑證&PR申請單)【7.年度文件銷毀作業報告】總務/安全部陸、各項表單填寫範例(含支出憑證&PR申請單)【7.年度文件銷毀作業報告】總務/安全部陸、各項表單填寫範例(含支出憑證&PR申請單)【7.年度文件銷毀作業報告】總務/安全部柒、緊急應變處理程序1.若當日文件數量過多，以致於貨車裝載不下，若所剩數量不是很多，可使用廠內公務車一同載到水銷廠作銷毀。2.當日同仁於預定時間內無法即時將文件拉至收貨碼頭，請清潔阿姨協助搬運，儘速在時間內將文件裝載至貨車上。3.水銷時間為上午8：00~11：30，下午13：00~16：30，若上午趕不及作水銷，可於下午13：00作第一批水銷。