进销存管理

1.1二、供应链管理1.1.1（一）总体特征人性化：根据客户的要求，为客户进行仓储、配送、库存、包装、采购、销售等服务库存外包：也称VMI（供应商控制库存）库存，这种库存形式能更加准确地契合供给与需求，最终降低成品库存，提高在产订单和已完成订单的达成率，缩短补充循环的时间运输有序：保证货物准确、及时、安全地送达目的地，提高运输质量，降低运输成本支持直线订购模式：PS供应链支持创立于戴尔公司的“直线订购模式”，直线模式并不等于直销，直线模式的核心在于直销背后的一系列包括采购、生产、配送等环节在内的快速反应；在收到顾客个人化需求的定单后，立即向不同的供应商采购材料，迅速转入生产，再交给快递公司分发送货。在整个过程中，保证公司的实际材料库存量始终保持在最低水平，从而使产品的价格更具有竞争力虚拟企业：PS供应链通过供应商管理及代销商管理库存来建立一个协同的虚拟企业，将供应商与代销商视为企业内的部门，企业的生产与上下游单位有着密切的关系随需应变：重组是业务流程的根本性的重新构思和重新设计，从而在诸如成本、质量、服务、速度等这些当代至关重要的性能方面取得突破性的改进，PS供应链支持这种随市场经济变化而企业做出相应变化的情形标准化管理：经济全球化要求制定一些标准或者规则，条码是适应世界范围内商品标准化的要求而开发的供应链上的很好的系统集成WEB应用：PS供应链中的分销系统完全基于Internet开发，实现数据的集中及客户端的零安装1.1.2（二）应用价值数据分享：公司各部门及各地可以分享数据，合作伙伴之间可以在整个供应链上进行实时协作规范流程：优化内部管理，实现企业物流、信息流、资金流的集成处理，实现商务信息的协同处理降低库存：加强库存物资管理，提高物资出入库效率，增加库存物资的周转率降低成本：企业上下游的信息同步更新、协同合作，新产品设计、策划性采购、供需、产品促销及订单承诺等均能在线上完成，相对的为企业省下成本，根据统计约可节省超过20%的产品成本防止生产过剩：通过对分布在各地的产品及在途信息，鉴别出产品的数据分布及走势，从而指导生产快速装配：根据市场的要求产品配置系统可以做出及时的产品勾画，指导企业快速生产战略扩充：供应链管理本身就是一种不固定的经营管理方式，PS供应链完全支持链上的枝节点的变更订单跟踪：客户通过Internet随时可以查询订单的执行情况，可对订单作适当调整和完成订单的结算网上业务：实现网上业务谈判、网上下订单，以取代传统的FAX、EDI或EMALL的模式，可以通过因特网维护客户的资料，查询统计订单数据，实时监控物品贮存情况和物品去向，查询统计某一类物品在全国范围内的库存情况1.1.3（三）系统介绍1.采购管理1.1.3.1.1（1）系统概述采购管理能够帮助企业采购部门控制并完成采购物料从需求计划——采购计划——比质比价——订单下达——到货接收——〉检验入库——发票核销的全部采购过程。可以有效地监控采购计划的执行、采购价格的比较以及供应商交货履约情况，从而帮助采购部门选择最佳的供应商和订货策略，提高采购工作质量和工作效率，降低采购成本。本系统与生产、库存、应付、财务管理子系统均有良好的接口。系统入口从生产、库存等其他部门下达的需求计划开始，相关联的业务单据都支持合并生成或参考功能，许多信息可以自动形成，方便用户灵活使用，加强了业务的关联,最大限度的实现了系统内部数据共享。采购物品收货后可以直接转到库存管理子系统进行处理，并同时登记采购计划、采购订单、采购到货单。采购发票可以结转到应付系统，同付款单核销，采购发票与付款单支持多币种采购，支持国际采购业务。根据自定义生成凭证规则，能够自动生成记账凭证，无需财务人员重复录入。1.1.3.1.2（2）系统流程图1.1.3.1.3（3）功能特点■供应商档案供应商信息是采购业务中的重要基础信息，其中包括：供应商类型、地区、代码、名称、结算单位、开户行、银行账号、税号、法人、地址、邮编、电话、联系人、E-mail、信用等级、使用货币、结算方式、资信限额、付款期限、付款条件、合格标志、是否免检、采购员等等，如果以上这些信息还不能满足要用户需求，系统还提供了八个自定义项目，可以由用户扩展使用。通过供应商档案中的资信限额，可以在采购订单中提示你的采购额度是否超出限制；通过付款期限设置，可以在付款计划中建议你适当的付款日期。对于已经没有往来业务的供应商，可以设置成禁用状态，系统提供查询历史往来业务的功能。■货源清单在货源清单中，定义了每个物料的供应商、报价以及一些在业务中用到的重要数据。主要字段有：物料编号、供应商编号、优先级别、报价单号、价格类别、各数量段价格，采购比例，允差，唯一供应商还是多选供应商，是否免检，起止日期、供应商供方物料代码、审核等等。通过货源清单中的信息，收集了各个供应商的报价，这样就可以在采购计划和价格审批环节找到最合适的供应商，并且可以按照采购比例将采购任务分摊。在收货环节，通过采购允差设置确定供应商供货的数量是否符合要求。■余额初始为了方便企业对期初余额的处理，系统的初始都是利用单据进行初始，这样大大方便了企业的使用，期初单据的数据都记到初始期间的前一个期间。■多维账本应付账款是企业管理工作的重要内容，也是采购管理工作的重要组成部分。随着管理工作的细化，企业越来越希望随时掌握应付账款的情况，借以加强现金流的管理。企业不但希望知道自己与其他单位之间的应付账款有多少，更要求知道这些应付账款是由哪些部门、哪些人员的业务形成的。以往单一按照供应商统计的应付账款已经不能满足企业的管理需求。本系统的应付账款的统计查询提供以供应商、采购部门、采购员三者的任意组合为统计依据账本。企业通过多维账本不仅能够了解应该付给哪个供应商多少钱，更能清晰地了解到是哪个部门或者业务员形成的应付账款。■审批流程审批是企业加强各项工作管理的重要手段。尤其是重要的工作，不但要需要审批，而且可能需要多级、多人的联合审批。为了满足审批工作的形式多样的需求，系统提供审批流程定义功能，操作人员可以自己定义审批流程，以满足本企业审批工作的需要。每个单据的明细内容可以分配权限，在审批的过程中可以修改某些内容，系统能够将所有修改的痕迹保留下来以加强对企业业务发生过程的管理与控制。■采购请购单采购作业的第一步就是需求，需求确定了企业要买些什么？买多少？什么时候买？采购系统有三方面的需求来源，分别是：生产的建议采购计划、库存量不足的补库采购计划、其他采购需求。在确定了这三方面的需求后，通过合并下达功能，系统将一段时期内的需求汇总，并按照系统中定义的物料与采购员的关系，生成责任到人的采购计划。通过系统自动的形成，可以将数据串联起来，系统提供需求领用对比分析的功能，使企业中的请购行为的到有效的管理与控制。采购请购单可以归集存在于企业内的项目物资的请购要求，并且可以对项目物资的后续业务一跟到底，以确保对项目的独立核算与监控。■采购计划采购计划是请购单合并下达的结果，通过采购计划，可以对企业将要进行的采购有个全局的了解，这一点与需求归集阶段是不同的。采购计划还用于在采购收货时对无计划采购的约束，如果企业将物料的属性定义为计划控制，则在收货时如果该物料没有采购计划是不允许的。在采购系统中，采购计划既可以来源于一项或多项需求计划，也可以能过系统设置决定是否可以手工录入。对于企业的紧急采购计划，系统提供直接在系统增加的功能，一般这样的计划要设置审批流程来加强管理。■比质比价比质比价这个环节对企业在采购某些金额或数量比重比较大的物料时尤为重要，可以通过在物料属性中定义必须进行比质比价进入这个环节。审批者可以根据业务员提供的单价，以及物料不同来源的价格比较(指标准价，最高限价，最低限价，其他供应商报价以及其他渠道收集的价格信息)，历史价格情况，供应商信息，供应商资信信息，对采购活动进行批准。为了提高企业应用的效率，系统将比质比价这个属性付给物料，也就是说哪些物料需要比价采购使企业根据实际情况指定给物料的，而不是作用给所有的物料，这样就极大地提高了企业采购的效率，也有效的控制了重要物资的采购。■采购订单采购订单是企业与供应商的业务依据。即使双方不签订合同，企业输入并保存采购订单也很有意义，可以通过采购订单对供应商供货情况进行分析、跟踪。采购订单可以来源于价格审批单的审批结果，也可以通过一条或多条采购计划合并生成，一条采购计划也可以生成多条采购订单;同样地，通过系统设置也可以决定采购订单是否可以手工录入。系统提供了普通订单与寄存订单两种业务单据，普通订单可以处理一般的采购业务以及项目物资的采购业务；而寄存订单专门处理寄存物资的采购业务，这样一来采购业务就更加的清晰了。■采购到货单采购到货单是企业在收到货后的，没有质检入库前的单据。采购到货单可以来源于采购订单，也可以通过一条或多条采购计划合并生成。一条采购计划或采购订单也可以生成多条采购到货单。采购到货单同质检系统有良好的接口，可以直接生成请验单，质检系统检验完成后会形成企业规定的检验报告，并且可以反馈回到货单上；在得到检验报告后，系统提供退货、降低标准、换货等功能，企业可以根据当时的具体情况采取相应的措施来处理此次到达的物资。■采购入库单采购的理想结果就是按时收到货物。企业可能对有些物料定义为计划控制，对这些物料收货时，必须按计划收货，如果没有，可以不允许录入。货物到达后，系统可以判断货物是否要经过质检，依据是是否免检的供应商（供应商档案上），此物资是否需要质检（物料卡片上）；如果需要检验，那么在收货环节系统提供自动提交请验单的功能，然后到质检系统检验。质检系统检验完成后会形成企业规定的检验报告，并且可以反馈回收货单上；在得到检验报告后，系统提供退货、降低标准、换货等功能，企业可以根据当时的具体情况采取相应的措施来处理此次到达的物资。如果系统使用采购到货单，如果采购到货单已经进行了质检流程，那么采购入库单不必再执行质检流程。■采购费用企业在采购的过程中往往要发生一些费用，采购系统对费用的处理提供了两种方式：一、分摊到某一笔采购物资上；二、分摊到存货总成本上；可以说这两种方式各用千秋，第一种方式可以得到每一笔物资真是入库成本；第二种情况可以处理大宗的不间断的物资的采购业务。企业可以根据不同的物资采取不同的分摊方式，在系统中这两种方式不是互斥的，对某一物资，企业可以这次采购第一种方式，下次可以采用第二种方式；但是对一次采购的物资只能采取一中分摊方式。■采购发票采购发票业务是采购管理中的比较重要一环节，主要完成采购发票的输入、采购费用的分摊以及发票结转到应付的过程。采购发票的来源应该说是采购入库单，这一点可以在发票与入库单核销时体现出来，如果系统定义为发票记账的条件为核销后才能记账，则如果发票不对应入库单是永远无法记账的，企业可以通过这些设置，利用计算机非人性化的特点来加强对企业的管理。发票在整个采购业务链中起到承上启下的作用，承上与采购入库单进行核对到货数量，是采购业务中物的流动的终结；启下是采购资金往来的开始，是形成应付的依据，将来要与应付系统中的付款单进行核销，是付款的一个重要的控制点。■合作伙伴的管理针对第三方结算的情况，采购系统提供了合作伙伴的管理，系统提供对订单接受方的合作伙伴进行管理，合作伙伴包括：原料制造商、货物提供方、开票方、收款方，并且可以允许对不同的合作伙伴类型设置多个伙伴。■采购发票结转采购发票结转是采购同应付系统的一个接口，只有当采购发票结转到应付后，采购发票才能够在应付系统中，记账登记账本，计算账龄等一系列的资金的往来控制。当采购发票结转应付后，将不能修改。但不影响与采购入库单核销和费用分摊的过程。1.1.3.1.4（4）主要报表★应付款余额查询★暂估应付款余额查询★应付款明细查询★采购请购单查询、跟踪★采购计划查询、跟踪、回溯★价格审批单查询、跟踪、回溯★采购询价单查询★采购报价单查询★采购协议查询★采购订单查询、跟踪、回溯★采购到货单查询、跟踪、回溯★采购入库单查询、跟踪、回溯★采购发票查询、跟踪、回溯★