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3GFamily速达5000培训课程速达软件技术（广州）有限公司2008年3月第二节帐套初始化目录帐套初始化的重要性基础资料公用资料业务初始化账务初始化本章小结帐套初始化的重要性初始化的工作，看似繁琐，但非常重要。系统的初始化，涉及的相关数据浩如烟海，而且相互关联，一旦工作没有到位，日后很多其他的功能将没法使用。因此，在系统的实施初期，要充分认识到基础信息初始化的重要性与复杂性，通过集中组织人力物力，全面做好相关的初始化工作。如果初始化工作不能完成，将会导致基础数据的不完整，结果影响到相关功能的使用。基础资料公用资料业务初始化出纳账户初始数据银行资料账务初始数据库存初始化往来单位初始化固定资产初始数据币种出纳账户结算方式费用项目客户资料供应商资料货品资料会计科目地区资料存货类型往来单位类型货品类别单位组员工资料员工类型部门资料POS机器柜台资料POS班次自定义选项固定资产使用状况固定资产类别固定资产增加方式固定资产减少方式凭证摘要科目类别项目*注:库存初始化包括“货品库存初始化”、“估价入库初始化”、“委托代销初始化”、“发出商品初始化”等信息。初始化流程图设置库存价格仓库资料基础资料--会计科目会计是替企业经济活动中所有的收付及相关事项作账务处理，在处理的过程中，针对各会计事项之性质与内容，必须取以特别的名称，以为记账之标的，这个名称就叫做会计科目，会计科目也是各种分类账设立的标准及制表的工具。会计科目是财务部门做账的必备工具，本模块根据企业会计制度的规定为您提供了一套标准的会计科目。同时您还可以根据做账的需要保存新增一级科目和明细科目，便于您进行日常账务处理。操作说明（一）科目代码科目代码由两部分组成，第一部分为该科目的上级科目代码，该栏为灰色状态，表明不可以修改（下同）；第二部分则是本级会计科目编码，您可以随意定义，但其长度必须与系统初始设置的该级科目编码的长度一致。新增第一级会计科目时，则第二部分被隐藏，第一部分则可以编辑；科目名称科目名称，即为会计科目的全称，在实际使用时，我们在该输入柜录入会计科目相应的名称即可，长度为20位字符；科目助记名在实际使用中，我们可以通过录入会计科目的首字母等方式来帮助您能快速记住常用的会计科目，以便在编制会计凭证时能够加快速度；科目类型系统预先设定了相应的科目类型，请根据会计科目的实际属性选择；余额方向定义该科目的余额方向。余额方向的设置关系到该科目期初余额的计算，请务必设置正确。操作说明（二）货币核算货币核算包括三个选项：核算现金流量、期末调汇、核算外币。（1）核算现金流量对于参与现金流量核算的会计科目，用户必须在此定义，即单击该选项使其打勾（“√”）。如果用户不在此定义，相应科目产生的会计凭证不能参与现金流量数据分配，无法提供现金流量报表。在本系统将现金、银行存款、其它货币资金默认设置须核算现金流量；（2）期末调汇当会计科目核算外币时该选项变为可选状态，根据需要设置即可；（3）核算外币用于设定该科目是否有外币核算，如需核算，先单击[核算外币]前的单选按钮，再单击[币种]栏中的下拉按钮，从中选择您所需核算的外币币种，一个明细科目只能核算一种币种（这里的外币币种是您在币种资料中录入的或在此增加的）；您在此处对核算币种的定义将会涉及到今后的会计业务处理，如果定义为核算外币，则该科目发生业务时，系统将允许使用外币处理窗口（如凭证录入时），否则将只允许使用记账本位币处理。操作说明（三）辅助核算系统提供了货品、部门、员工、项目、数量、往来账等五个辅助核算项目。这样既可以简化科目结构，又可以提供多种分析途径，并实现多个项目的组合查询。例如：企业的往来客户单位有1000个以上，如果将往来客户设置成明细科目，那么，应收账款的二级科目至少达到1000多个，而如果通过辅助项目来进行核算也同样可以达到对往来单位进行管理的目的，并且可以大大提高操作效率；注意事项：•选择数量辅助核算时，还应选择对应的计量单位。•辅助核算项目应针对最低一级明细科目进行设置，否则无法满足您的要求。•账套启用后，如果对科目的辅助核算项目进行设置时，您无法录入该项辅助项目的初始数据；这种情况会造成总账与辅助项目总账汇总出的数据会出现不一致的情形，请您务必注意。凭证需要经过出纳签字才能被登账如果选择此项，则含有此科目的会计凭证必须经出纳签字后才能登账。系统将现金、银行存款、其它货币资金默认设置为凭证须经出纳签字。对于系统中的某些项目来说，每个用户都可能会用到不同的名称，因此我们提供了一个自定义的功能，可以让用户自己录入常用的名称。系统提供的这些自定义选项包括四类：运输方式、合同类别、项目类别、项目状态，用户可以任意定义自己常用的项目名称。基础资料—自定义选项基础资料--部门资料系统在编辑某些业务单据时需要选择部门，所以请在此录入部门资料，以后当您进行业务操作时（比如固定资产管理及工资核算时）就可以直接引用了。基础资料--员工类型员工类型是本系统中对员工进行分类管理以便于计算和分配工资费用而设置的实用性非常强的功能。基础资料--员工资料员工资料主要记录了员工的姓名、籍贯、学历、所属部门、联系方式等有关资料，这些资料，可以在日后发生的销售、采购业务中直接引用。“员工资料”可通过MS-EXCEL导入。操作说明计件工资标志系统提供了月度工资与计件工资两种工资录入方式，如果企业需要按照计件方式来计算工资，那么必须把“计件工资标志”设置为可选项。柜台业务员标志“柜台业务员标志”应用于POS销售模块。离职标志如某员工离职，企业不再为该员工发送工资，可于“离职标志”处对该员工设置为离职状态。业务员标志如果将“业务员标志”设置为可选状态，那么企业在填制业务单据时，就可以从“业务员”栏下选择相应的业务员。使用附加费标志“使用附加费标志”：需要计算工资附加费的员工，则必须选择该选项。基础资料--地区资料为了将企业的往来单位按照所在的地区进行相应地划分，方便企业对往来单位进行区域性管理，企业可根据自身的实际情况设置地区资料。“地区资料”为一种隶属关系，其地区从属关系可设五级。基础资料--往来单位类型企业之间进行业务交易，就存在对应的业务关系，我们通常所说的客户、供应商等就是往来单位的一种类型，可以通过往来单位类型功能在此增加企业所需的特殊类型，便于对往来单位进行日常管理。基础资料--POS机器当收银机与服务器连接时，一方面需要从服务器下载相应的基础资料，另一方面则在网络或单机模式下进行销售，并向服务器提交销售记录，这样就需要对POS机进行管理。用户在使用POS机之前，必须在后台系统中给每台POS机录入代码、名称及其所在的位置等资料，使每一个POS机器资料与一台POS机对应。当POS机第一次运行时，会在后台系统进行注册。（注册成功后会将机器的分配状态变为“已分配”）基础资料--POS班次如果收银员是每天轮流上岗的，还需要在系统中设置相应的班次，这样就可以方便收银员上岗或交接班时，在前台操作界面上进行班次选择。此外，也可以根据班次来查询POS销售情况。基础资料--柜台资料如果商场有部分柜台是通过出租方式进行经营的，可以通过系统的柜台管理来实现，除了可以设置这些出租柜台的名称、编码之外，还可以设置柜台销售额的提成点数。包括按时间段销售额提成和按销售额分段提成。基础资料--货品类别为更好地对货品进行管理，企业可以根据自身的实际情况，设置货品类别对货品进行分类管理。货品类别的从属关系可设五级。基础资料--存货类型存货类型的作用主要是将不同货品进行分类，并事先定义其会计核算方法，以便于以后对业务进行会计处理。此功能只适用于进销存系统与账务系统结合使用的情况，如果进销存系统与账务系统结合使用，那么，存货类型与出入库类型的设置非常重要。存货类型设置的好坏，关系到整个进销存系统、生产系统与账务系统的链接，因此，存货类型必须设置正确。如果二者没有结合使用则不必设置存货类型。（系统将此功能自动隐藏）基础资料--单位组系统将货品的计量单位分成业务单位和辅助单位，业务单位可以是一个单位也可以是多个单位，即一件货品可以采用多个计量单位来计量，各单位之间必须以其中的“基本单位”设置固定的比率，“辅助单位”仅为一个，它与“基本单位”可以具有比例关系也可以没有比例关系，“业务单位”中的每一计量单位都可以设置各自对应的条形码、参考进价、参考售价及各级别的批发价。通过“单位组”实现多计量单位核算，系统共提供三个计量单位，单位比率按照“从大到小”原则进行录入，基本单位的比率必须设定为1。基础资料--仓库货位仓库资料用来记录仓库的名称和位置。如果您需要录入货品的期初数量时，必须先设置仓库资料，同样，以后需要查询分仓库存情况，也必须预先设置仓库资料。MRP可用、DRP可用：选择这两个选项时，该仓库的货品将参与MRP运算以及DRP运算。公用资料--客户资料客户资料主要用来记录客户的常用信息。对于又销售企业的商品，又向企业供应商品的客户，系统通过特殊的选项进行管理，此类客户既可以在销售管理模块中被引用，也可以在采购管理模块中被引用，但是以客户作为主身份进行核算，账务处理时采用的会计科目为“应收账款”。操作指南—基本信息基本信息“基本信息”可以录入该往来单位的常用信息，这些信息包括该往来单位的所属地区、全称、跟踪部门、业务员、客户等级、联系人、电话、传真、邮政编码、地址、助记码等等。现金往来单位带有此标志的客户没有应收应付额发生，并只能在[现款采购]、[现款销售]中被引用，在业务与财务结合使用的情况下，此类往来单位将不作为会计往来核算科目的二级科目。同时核算供应商有些客户既向企业购买商品同时也向企业销售商品，因而具有双重身份，这时可以在确定其主身份为客户之后，还可以将其设为另一个辅助身份——供应商，这样便于实现特殊的业务处理，比如在采购模块的单据和销售模块的单据都可以选择这类双重身份的客户；但是“应收款单”、“往来核销”只可以按照客户的主身份进行业务处理。往来余额如果新增的客户资料在账套开账前已发生往来业务，并且账目还未结清，则需在“其他信息”页面的“往来余额”栏中录入应收/预收金额。如果是在创建账套时还没有发生业务，则“往来余额”栏为零；期初应收款余额在借方以正数表示，余额在贷方则以负数表示。操作指南--其它信息“其他信息”可录入有关该客户的附加信息，包括开户银行、银行账号、纳税号、信用金额、备注、E_mail等等，其中，“信用金额”是企业向该往来单位赊销的最大额度。当赊销额超过该额度时，每次销售开单系统都将给予提示；“默认发票类型”和“默认收付款方式”设置好之后，在编辑单据时，系统会自动选择默认的发票类型和收付款方式；“E_mail”则作为销售协同的一种方式，如果需要在业务处理完毕时向相关客户发送包含业务数据的邮件时，此处应设置该客户的E_mail。操作说明--供销货品“供销货品”页面可由用户定义该客户经常发生的采购或销售货品，此外还提供两个选项，由此可以设定是否在编辑单据时将该往来单位经常发生的货品自动代入单据中，当选项打勾时，系统即可将此页面中的货品编码、名称、规格、数量等数据自动代入单据中。操作指南--销售协同设置“销售协同设置”页面用于编辑企业与客户之间的协同方式，比如企业设置了该客户的E-mail，并且将“订单协同方式”设置为“邮件”，这样在销售订单编辑完成后，即可将单据信息作为邮件的附件发送给客户，从而达到业务协同展开的目的；如果采用亿商通方式，则需输入注册的账号，在系统中使用“即时沟通”功能，即可与对方随时在线联系，两种方式可以同时使用。（详细说明请查看在线帮助）公用资料—供应商资料供应商资料主要用来记录向企业提供商品的供应商的主要信息。同时，它也可以核算向企业销售商品的供应商，此类供应商既可以在采购管理模块中被引用，也可以在销售管理模块中被引用，但是以供应商作为主身份进行核算，账务处理时采用的会计科目为“应付账款”。（2）（3）（1）操作指南—基本信息基本信息可以录入该往来单位的常用信息，这些信息包括该往来单位的所属地