搜索
編號作業項目作業程序及控制重點依據資料1-1-1CS-101銷售預測作業一、作業程序：1.業務主管應預測未來一年市場變化對銷售之影響，提出銷售預測報表，以提供管理當局作為參考。2.了解及預測則由下列方面著手：(1)購買者之需求。(2)產業本身之未來發展。(3)是否出現新技術或產品。(4)潛在競爭者之實力。(5)供應商之供應狀況。(6)公司本身優勢與劣勢。(7)產業發展與競爭壓力。3.確定未來營業方向後，應考慮公司本身資源，擬訂未來之銷售預測，並適時修正。二、控制重點：1.預測是否兼具長、中、短期預測，並定期檢討修正。2.銷售預測的籌編其對基本假設及關鍵因素的考慮是否周全。一、依據資料：1.預算管理制度編號作業項目作業程序及控制重點依據資料1-1-2CS-102銷售計畫作業一、作業程序：1.每年底總經理室召開下年度預算會議，依據並參考當年度實際銷售情形編製銷售計畫，而銷售計畫之內容宜考慮下列各項：(1)評估公司內在條件之限制。(2)市場展望。(3)新產品開發計畫。(4)新客戶之開發計劃與舊客戶之淘汰。(5)廣告及其他銷售推廣計劃。(6)售價策略。(7)授信及帳款收回政策。(8)業務單位組織及人力需求。(9)銷售費用之計劃。(10)營業方面可能遭遇之困難及因應對策。(11)生產計畫。2.銷售計畫最後應定案為各種數量化指標（如產量或金額，並與各部門之預算相輔相成，以便為達成目標共同努力）。二、控制重點：1.計畫是否數量化並容易衡量。2.計畫是否適時作修正。3.銷售計劃及價格的擬訂與銷售方法的採行是否合理可行。4.對行銷費用的估計是否合理並與收入相配合。一、依據資料：1.預算管理制度編號作業項目作業程序及控制重點依據資料1-1-3CS-103訂單處理作業(一)報價及接單(二)信用調查及授信審核一、作業程序：1.業務人員接獲客戶詢價時，須了解客戶需求及交貨期及客戶以往交易條件向客戶報價。2.訂單經核可前，業務單位應查明客戶信用狀況，應先查詢庫存情形及生產作業能力，以確定能否如期交貨或與客戶洽商延期交貨或再討論交易內容。3.業務單位於接獲客戶訂單後，應再次確認訂購內容各項資料是否清楚，與報價資料是否相符。4.業務單位填寫「受訂通知單」呈權責主管簽核後，送相關單位生產備貨。5.需訂定合約者，其處理應符合公司相關規定。二、控制重點：1.業務員報價是否依公司規定辦理。2.訂單簽核程序是否依公司規定辦理。3.「受訂通知單」相關資料的填寫，是否妥當確實。4.庫存查對與生產技術之配合是否有效執行，而不致發生延遲交貨情事。5.業務單位對於交期進度應列入管控。一、作業程序：1.若為舊客戶，應先查閱客戶往來資料，有無不良記錄，並確認客戶額度否足夠。2.若為新客戶，業務人員將客戶相關資料建檔，給予客戶編號，而新客戶一律請客戶預付現金或開立即期票方可出貨，如客戶信用優良擬申請授信額度時，業務人員即填寫「客戶授信額度申請書」送授信人員審核及主管簽核，再由財務部開放信用額度後，方可交運出貨，若核定須由客戶提供擔保物者，由業務人員取得擔保品，送授信單位審核及辦理設定、抵押等作業，待完成後，送權責主管簽核，再由財務單位開放額度後，方可依交貨作業程序出貨。3.客戶申請保證額度時，如屬信用額度，則填寫「客戶授信額度申請書」，並由權責主管簽核後送財務部開放額度，以本票或銀行保證函保證一、使用表單：1.受訂通知單2.客戶授信額度申請書3.不動產估值表編號作業項目作業程序及控制重點依據資料1-1-4CS-103（三）更新記錄(四)訂單改廢者，業務人員應送交財務部統一保管。4.客戶如係申請抵押額度，則應將客戶所提供之定存單或所有權狀送授信人員辦理質權抵押設定手續；屬不動產抵押則應由授信人員填寫「不動產估值表」評估可授信額度。5.客戶之出貨金額未超過授信額度者，始可出貨。6.若出貨超過授信額度時，須由權責主管簽核或比照上述授信程序辦理申請變更授信額度。二、控制重點：1.客戶授信資料是否建檔，授信額度的訂定是否完整、確實。2.是否明確登記交易情形、財務及信用狀況。3.未辦妥手續或超過授信額度之銷貨是否依規定辦理。4.業務人員對於超出授信額度之客戶，是否遵照授信程序辦理申請增加信用額度。5.對於授信不佳之客戶或保證人，應由相關單位共同決定是否對其交易型態考慮變更。一、作業程序：1.客戶基本資料或交易條件如有更改應更新相關檔案。2.財務單位應將授信資料歸檔及整理。3.變更授信額度須比照授信申請程序辦理。二、控制重點：1.變更信用是否依規定申請。一、作業程序：1.受訂單之修正或作廢，須了解客戶更改訂單原因，並向權責主管報告，且經核准後，方可修正或取消訂單，並知會相關單位人員。二、控制重點：1.訂單修正或作廢是否知會相關單位人員．訂單修正或作廢之緣由及內容是否合理．修改日期若在出貨日期之前，即可修改，苦在出貨後，修改單價、數量或取消訂單時，則須注意是否將貨編號作業項目作業程序及控制重點依據資料1-1-5CS-104業務員管理作業物更換或辦理銷貨退回，發票有否隨即處理。2.銷貨訂單之改廢是否經權責主管適當核准。一、作業程序：1.設定個別業務員業績目標。2.業務主管應斟酌情形，與業務員檢討。3.設計訓練課程，使業務員有自信及能力應付客戶。4.強調自動自發及自我管理。5.業務員應根據實際拜訪或接洽客戶之情形填製報告書。6.定期分析各業務員別之實績。7.業務員應填製預定拜訪表，藉以安排日程及出差日期。二、控制重點：1.業務員目標之訂定是否合理。2.業務員區域之劃分是否恰當。3.拜訪或接洽客戶之報告書是否確實填寫，是否確實執行預定進度。4.有無浮報差旅費或交際費之情形。5.業務員是否積極、主動擴展業務。6.業務員與客戶往來是否誠信，對公司是否忠誠。編號作業項目作業程序及控制重點依據資料1-1-6CS-105交貨作業(一)交期管理(二)出庫一、作業程序：1.以客戶銷售訂單所載交貨日為交期管制基準。2.各訂單應依預定交貨日期順序排列。3.採購與生產日程之排定應配合交貨日。4.生產排程之編制應經權責主管核准。二、控制重點：1.交貨期的管制是否完善，。2.受訂交貨是否列出進度表控制，並檢討逾期未交貨之原因，提出改善對策。3.當產品完工入庫後，產銷人員應通知並安排出貨，對於客戶要求之交貨日期，若無法於預定日期完成，或無法依排程製造時，是否立即告知業務人員處理。一、作業程序:1.產銷人員依「受訂通知單」上出貨日期、貨品種類、交運方式等安排出庫日程及出庫事宜。2.倉庫人員於預定出貨日前，應編製「成品交運單」，將準備交運之貨品包裝妥當，並確認相關資料與訂單及發票相符後，預備交通工具及連繫貨運單位。3.貨品備妥後連同交運單及相關資料交由運輸公司確認簽名後處理。4.運輸公司將貨品、成品交運單及相關資料送至客戶簽認後，帶回成品交運單客戶簽收聯交由資材人員留抵及備查。5.成品交運單應由電腦連續編號控制並經權責主管核准。二、控制重點：1.貨品打包時，包裝是否符合訂單要求，嘜頭須填寫清楚。2.運輸工具及相關交運作業安排是否安全、確實。3.成品交運及相關作業間單據的開立是否完整，並能勾稽相符。4.倉儲與會計及業務單位間對貨物交運事務的處一、依據資料：1.營業管理辦法二、使用表單：1.受訂通知單2.成品交運單編號作業項目作業程序及控制重點依據資料1-1-7CS-106開立銷貨發票作業(一)開立發票(二)發票作廢申請理，其連繫是否完善而無脫節情事。5.成品交運單是否依電腦連續編號順序歸檔。一、作業程序：1.會計人員應依交易習慣配合主管機關規定開立時限，依相關之出貨單據或收款報告情形分別有下列開立方式：簽約款：即未出貨前，預先開立發票，但會計人員需收到預先開立發票之簽呈及權責主管核可後，方可開立。交運款：即出貨後，交運單確認無誤後，開立發票交由資材人員與交運單及貨物一併寄送客戶。驗收款：即出貨後，待客戶驗收完成，由業務單位通知會計人員開立發票。維修款及其它收入等：由申請單位填寫「發票開立申請單」呈權責主管核可後，送會計單位開立。2.開立發票時，須符合營業稅法規定。3.應定期審查有否己交運完畢仍未開立發票之訂單，並作即時處理。4.會計部門應定期編制營業收入與開立統一發票調節表。5.出貨、開立發票及記載應收帳款明細帳應分別由不同人擔任。二、控制重點：1.銷售發票開立時限是否符合營業稅法之規定。2.銷售發票的開立有無適當之根據，內容是否與成品交運單內容相符。3.應注意有無跳開發票且空白發票應適當保存。一、作業程序：1.若為當月份發票，則取回原發票並直接訂於存根聯上加蓋作廢章，始可開出新發票。2.若為己申報營業稅之發票，應附客戶簽章之證明書及原發票向主管機關規定辦理。3.發票作廢時，應註明原因，並依相關程序辦理。編號作業項目作業程序及控制重點依據資料1-1-8CS-107應收帳款作業二、控制重點：1.發票作廢是否取回原發票並適當保存。2.發票重開或免開之理由是否合理。一、作業程序：1.會計人員依據所開立之發票，編製銷售傳票，分別登入應收帳款明細表。2.無論現銷或賒銷皆以應收帳款加以控制。3.業務單位應定期寄發「對帳單」予客戶，以利核對及作收款之通知。4.會計人員應定期核對應收帳款明細帳及相關收款憑證是否相符。5.應定期編製「應收帳款帳齡分析表」及「應收帳款異常明細表」對己逾收款期限，尚未收款之客戶，應通知經辦之業務單位，查明未能如期收現原因，並著手進行催收。6.發生問題帳款時，應立即進行催收處理，呆帳沖銷帳款須經權責主管核准，並對該客戶資料結欠情形作成記錄，作為下次往來授信、收款之參考。二、控制重點：1.應收帳款與銷貨帳及銷售單據間應能合理勾稽。2.應收帳款/票據明細應定期與總帳調節。3.帳齡分析表及異常明細表應定期編製，並隨時與客戶核對欠款及作收款之通知。4.問題帳款的催收處理，應注意追索時效。5.確定備抵呆帳之提撥是否適當足夠，其沖銷是否經過權責主管核准。一、依據資料：1.營業管理辦法2.會計制度二、使用表單：1.應收帳款帳齡分析表2.應收帳款異常明細表編號作業項目作業程序及控制重點依據資料1-1-9CS-108客訴處理作業(一)客訴發生（二）責任判定（三）退貨處理一、作業程序：1.當有客訴問題發生時，業務員先了解事情發生狀況，並作成記錄。2.客訴原因若屬行銷事故而發生者，由承辦人員於報請權責主管核准後，立即處理。3.客訴原因若係因公司銷售產品之品質而引起，應轉由品管單位鑑定責任歸屬後再作適當處理。4.對於理賠案件，需詳加檢討並採取適當之改進措施，對於銷售事故應獎懲者亦應確實執行。5.客訴處理情形，應即通知客戶，若發生退貨情事，應依相關之銷貨退回處理規定辦理。二、控制重點：1.傾聽客戶抱怨應心平氣和，具有耐性。2.對客戶置疑事項，應有合理之說明。3.處理客訴案件時，態度是否能確保公司良好服務形象4.客訴案件的承接，責任判定及其處理是否迅速、確實。5.客戶所提之意見，應分析檢討，作為日後改進之參考。一、作業程序：1.當發生之客訴問題原因並不常見，須進一步研究，或貨品損壞情形非常嚴重需詳加分析者，應由品管單位詳加研究調查後，判定責任歸屬。2.若最後判定原因非屬公司責任時，應通知客戶，告知其原因及公司不理賠之理由，並請客戶簽認。一、作業程序：1.業務單位接到客戶退貨之通知時，應了解及確定退貨之原因，並經核准後，將貨品送至倉庫繳庫後，資材人員確認繳庫單無誤，依相關作業程序辦理銷貨退回。一、依據資料：1.營業管理辦法2.會計制度二、使用表單：1.銷貨退回及折讓證明單編號作業項目作業程序及控制重點依據資料1-1-102.應退回重修之製成品交售後維修小組進行重修，重修完畢後按一般作業程序入庫。3.業務人員接獲來自客戶之「銷貨退回及折讓證明單」時，業務人員應填寫公司內部銷貨退回及折讓單，將退回詳述其原因，呈權責主管檢核後，送會計單位入帳。二、控制重點：1.銷貨退回換貨處理程序是否作成適當記錄。編號作業項目作業程序及控制重點依據資料1-1-11CS-109售後服務作業一、作業程序：1.貨品交運後，屬定期維修部分，應排定維修服務日期，建立客戶