关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知

青岛市市政工程管理处文件青市政管字〔2011〕7号关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知各有关单位：根据山东省住房和城乡建设厅《关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知》（鲁建发[2010]24号）的有关规定，为进一步加强建设工程档案归集管理，从根本上解决档案流失问题，现将有关事项通知如下：一、依据《关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知》（鲁建发[2010]24号）中的《山东省建设工程档案移交合同书（责任书）》、《山东省建设工程档案预验收意见书》、《山东省建设工程档案合格证》要求，对列入市政工程档案接收范围的新建、改建、扩建的道路、桥梁（含加固）、涵洞、地下通道、海河坝、轨道交通等市政工程及中修以上养护维修工程，其工程档案归集按以下步骤和要求办理：（一）在核发建设工程施工许可证前，要求建设单位与档案室必须签订《山东省建设工程档案移交合同书（责任书）》，未签署合同书（责任书）的，不予办理施工许可证手续。1（二）在受理建设单位工程竣工验收备案申请时，必须把《山东省建设工程档案预验收意见书》作为必备要件，未取得验收意见书的，不予办理竣工验收备案手续。（三）在受理设施移交申请时，必须把《山东省建设工程档案合格证》作为必备要件，未按规定向市政管理处移交工程档案并取得合格证的，不予办理市政设施移交。二、各市政工程参建单位应严格执行《青岛市市政工程竣工档案编制验收报送工作规程》的规定，做好市政工程竣工纸质档案、电子档案及声像档案的编制、收集等各环节工作，确保市政工程竣工档案的完整、准确、系统，并及时归档、验收和移交。三、市内四区工程按照本通知要求执行，其他区市参照执行。四、本通知自发布之日起实行。附件：《青岛市市工程竣工档案编制验收报送工作规程》二〇一一年二月十五日2青岛市市工程竣工档案编制验收报送工作规程目录第一章总则………………………………………………………1第二章竣工档案报送工作程序…………………………………2第三章建设单位职责……………………………………………5第四章归档文件质量要求………………………………………6第五章纸质与电子文件的归档范围及整理基本要求…………8第六章声像档案的拍摄范围及归档要求………………………21青岛市市政工程管理处二0一一年二月3第一章总则一、为规范本市市政工程竣工档案的编制、验收和报送工作，根据《建设工程质量管理条例》、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328/2001）、《关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知》（鲁建发[2010]24号）及其它相关法律、法规和规定，制定本规定。二、在本市市内四区内的市政工程竣工档案的编制、整理、验收及报送工作应当按照本规程执行。三、本规程所指的市政工程包括新建、改建、扩建的道路、桥梁（含加固）、涵洞、地下通道、海河坝、轨道交通等市政工程及中修以上养护维修工程。本规程所指的市政工程竣工档案（以下简称竣工档案）是指建设工程建设活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子等各种载体的文件材料。四、竣工档案包括工程前期准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收综合文件、竣工图（含竣工测量资料），以及与工程纸质档案一一对应的电子文件和建设过程的声像资料。竣工档案必须真实地反映建设全过程，并按工程建设程序进行编制，达到完整、准确、系统的要求。第二章竣工档案报送工作程序一、建设单位在行政审批大厅办理市政工程施工许可证前，必须与我处签订《山东省建设工程档案移交合同书（责任书）》，作为办理建设工程施工许可证的必备要件。二、建设单位在工程建设过程中接受我处对工程文件编制、立卷工作的监督、检查和指导。按照《纸质与电子文件的归档范围及整理基本要求》和《声像档案的拍摄范围及归档要求》，及时编制、收集、整理竣工档案从项目立项到竣工全过程中形成的文件材料和声像材料，确保竣工档案完整、准确、规范。三、施工单位按归档范围及整理基本要求，对施工技术文件及竣工图进行整理，组成预立卷，送监理单位核查，是否完整、准确、系统。监理单位责任人还应对照施工单位填写的《设计变更文件汇总表》、《主要原材料及构配件出厂证明及复试报告目录》、《施工试验检测报告汇总表》、《工程竣工图纸审查表》内容检查，是否与文件材料实物一一对应，合格后责任单位在各表中签字盖章。四、建设单位按归档范围及整理基本要求，对工程前期、监理、施工、验收及竣工图五部分文件材料进行汇总整理，组成预立卷，（不打页码、不装订，用铁夹子夹成案卷），建立案卷目录和卷内目录，在组织工程竣工验收前15个工作日，分别提交我处档案室、质量监督科对工程纸质档案、声像档案进行预验收。预验收合格后，建设单位尽快组织相关单位完成竣工档案的排列、组卷、打页码、填写内封面、卷内目录、备考表及档案盒的内容。在案卷装订前，进行纸质档案的扫描工作，完成电子文件的编制，整理及配备电子档案各级目录，并在工程备案前将符合要求的纸质档案、电子档案、声像档案移交我处档案室。由我处出具《山东省建设工程档案预验收意见书》，作为工程备案的必备要件。五、对预验收档案不合格的工程，我处将整改意见用书面形式一次性告知建设单位，限期补充完善相关资料。对未取得预验收意见书的工程，不得进行竣工验收，不予办理工程竣工验收备案手续。六、建设单位在办理完竣工验收及备案后3个月内，将竣工档案验收时尚未形成的工程备案文件、审计文件等文件材料报送我处档案室，经审查合格后，办理工程竣工档案移交，由我处颁发《山东省建设工程档案合格证》，作为市政设施移交的必备要件。七、建设单位不能在规定时间内移交竣工档案的，必须及时申明原因，并填写《缓交工程竣工档案情况登记表》（见附件）。对逾期未报送竣工档案且未申明原因的建设单位，市政工程管理处将按规定予以处罚。4附件：《缓交市政工程竣工档案情况登记表》缓交市政工程竣工档案情况登记表编号（）建设单位名称法定代表人驻所地邮编工程名称工程地点工程负责人联系电话经办人联系电话备案日期档号该工程档案尚缺以下资料：尚缺的上述资料，须于年月日前移交青岛市市政工程管理处档案室。建设单位承诺：我单位如果不按时移交尚缺档案，愿接受青岛市市政工程管理处依照《建设工程管理条例》第五十九条、七十三条的规定，对单位及其负责人予以行政处罚。建设单位：法定代表人：（章）经办人：年月日本表一式二份，一份交建设单位，一份交青岛市市政工程管理处5第三章建设单位职责在竣工档案材料的收集、整理、立卷、验收、移交工作中，建设单位应履行下列职责：一、在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等问题提出明确要求。二、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。三、负责组织监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。四、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。五、在组织工程竣工验收前，应提请档案资料室对工程档案进行预验收；未取得工程《山东省建设工程档案预验收意见书》，不得组织工程竣工验收；六、对列入我处竣工档案接收范围的工程，竣工验收及备案后3个月内，向档案室报送一套符合规定的竣工档案。第四章归档文件质量要求一、归档文件材料应包括：从建设项目立项开始，直到工程竣工，形成的符合归档内容、有价值的建设工程文件材料。二、向档案室报送的档案材料应为原件。三、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。四、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。五、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：红色墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。六、工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章、手续完备。七、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mmх210mm）。凡小于A4幅面的，可由A4幅面纸以衬托法衬托，大于A4幅面的应折叠成A4幅面。八、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。九、竣工图的制作要符合国家规范要求，并加盖“竣工图”标志章。（一）工程施工过程中，完全按图施工，无变动者，可在原施工图上加盖“竣工图”标志章。（二）在施工过程中有一般性设计变动，能在原施工图上修改补充，且不影响图面质量的，可用碳素墨水笔对变更部位进行扛改或划改。采用修改施工图作为竣工图的方法时，应当注明变更依据及内容，修改、说明和注记应在适当空白处，不得与原施工图内容重叠，不能破坏原施工图的内容。如图纸局部变更图应按国家规范绘制，然后附在原图后。在修改过的施工图上加盖“竣工图”标志章。（三）凡是工程项目改变施工图结构、工艺平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应按国家有关规范重新绘制竣工图，加盖“竣工图”标志章。十、竣工图章的基本内容应包括“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图章中所列各项签署者应为第一责任人。竣工图章尺寸为：50mmх80mm。图例如下：6竣工图施工单位编制人审核人技术负责人编制日期监理单位总监现场监理十二、竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。十三、不同幅面的工程图纸，应采用手风琴式折叠法统一折叠成A4幅面（297mmх210mm）,图标栏露在外面。第五章纸质与电子文件的归档范围及整理基本要求第一部分：纸质与电子文件的归档范围市政工程竣工档案实行纸质档案与电子档案双套制归档，市政工程电子文件同纸质文件材料归档范围一致，纸质文件材料必须与所产生的电子文件一一对应。一、工程前期综合文件工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等过程中形成的文件：1、项目建议书（代可行性研究方案）及批复文件2、征地、用地审批文件3、规划选址意见书及附图4、建设工程规划方案审查意见书及附图（管网综合图）5、工程地质和水文地质勘察报告6、建设用地规划许可证及附图7、建设工程规划许可证8、规划方案变更审批文件及附图9、计划任务书及投资计划的通知10、工程项目初步设计及概算的批复11、有关行政主管部门（排水、园林、环保、地震、人防、消防等）审批文件或取得的有关协议12、市政工程施工许可证13、市政工程安全监督登记证14、市政工程质量监督受理书、市政工程质量监督计划书15、勘察测绘合同、设计合同、监理合同、施工合同及中标通知书16、验线申请表及附图17、市政工程设计说明书18、施工图设计文件的审查意见19、其它文件20、工程前期档案材料目录（见附表1）二、监理文件1、监理规划72、监理实施细则3、工程开工/复工审批表4、工程开工/复工暂停令5、不合格项目通知6、质量事故报告及处理意见7、工程竣工决算审核意见书8、工程延期报告及审批9、合同争议、违约报告及处理意见10、合同变更材料11、工程竣工总结12、其它文件三、施工技术文件施工单位在施工过程中形成的文件：1、施工组织设计2、施工图设计文件会审、技术交底记录3、设计变更通知单、洽商记录4、设计变更文件汇总表（见附表2）5、原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证书、出厂检（试）验报告和复试报告（须一一对应）6、主要原材料及构配件出厂证明及复试报告目录（见附表3）7、施工试验资料8、施工检（试）验报告汇总表（见附表4）9、施工记录10、测量复核记录11、隐蔽工程检查验收记录12、单位工程质量评定资料13、使用功能试验记录14、事故报告15、其它文件四、竣工验收综合文件建设工程项目竣工验收活动中形成的文件：1、单位（子单位）工程质量竣工验收记录2、工程竣工报告3、工程质量评价（检查）报告4、工程质量评估报告5、工程质量保修书6、市政基础设施工程竣工验收报告7、市政基础设施工程质量监督报告8、市政基础设施工程竣工验收备案表9、决算书及审计文件10、市政工程竣工移交书11、其它文