企业标准形式审查指南

企业标准形式审查指南本材料以《流程图绘制规范》为例，对企业标准形式审查中通常需注意的事项进行了总结。为对于分为部分的企业标准的形式要求，与单独的企业标准类似。更详细的形式要求，可参考《标准的编写》一书。公司标准化技术委员会QZ分会办公室编2Q/SZ责任公司企业标准Q/SQ101006—2013流程图绘制规范2013-03-20发布2013-04-01实施有限责任公司发布此处为标准的编号，首次发布的标准（如本标准），此处只有一行；换版发布的标准，有两行，第二行是代替的标准的情况。常见的问题为缺少“-QZ”。这个名称，一定要与文件名称一致，因为电子平台发布时，使用的是文件的名称，不是该名称。如果不一致，就会出现平台上列表的名字，与实际标准的名称不一致。我厂归口发布的所有企业标准的封面这最后一行都是一样的。常见的问题是，这一行中“青州卷烟厂”缺失。这一页叫标准的封面。对于标准来说，这一页连同下一页（前言），是必须具备的要素。其他还有两项，一个是标准的“名称“（就是这一页中部的“流程图绘制规范”），另一为标准的第一章“1范围”。它们是标准的四个必备要素。Q/SQ101006—2013I前言本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。本标准由有限责任公司标准化技术委员会分会提出。本标准由有限责任公司办公室归口。本标准由有限责任公司办公室起草。本标准主要起草人：詹三、刘二。本标准为首次发布。前言的正文第一行都是一样的，即标准起草依据的规则。第二行为标准的提出单位。标准的提出单位，不是必须的，即有时候有这一行，有时候没有。第3-5行，为标准的归口及起草信息，注意顺序不要乱了。最后这一行为标准的历次版本发布情况。案例文件是首次发布，对于首次发布的文件，都可以这么写：“本标准为首次发布”；对于换版发布的标准，写法为：“Q/SZ-QZ******—****的历次版本发布情况为：”对于换版标准，这里是标准的代替信息及与上一版本的变化对比，变化的对比，只说明技术性修改，编辑性修改，不必描述了。Q/SQ101006—201311范围本标准给出了流程梳理、设计的思路以及流程图符号、绘制方法等。本标准适用于程序流程图，不适用于ERP、MES等系统中的数据流程图。2术语和定义下列术语和定义适用于本文件。2.1流程为完成某一项目标和任务而进行的一系列相关活动的有序集合。注：流程由活动、活动间的逻辑关系、活动的实现方式及活动的承担者四个要素组成。3流程的梳理、设计流程梳理、设计遵循如下思路：a)根据本部门的职责，确定本部门承担的任务并据此确定流程的数量；b)结合组织机构、岗位设置等实际条件，确定每个流程从开始到结束分几个步骤执行，要完成哪些具体工作；c)确定各项工作之间的逻辑关系，各项工作之间以半成品实物还是以文件记录或其他形式衔接；d)绘制流程图；e)将绘制的流程图与部门及岗位职责进行比较，确保两者在任务的联结和相互关系方面一致。4流程图绘制4.1流程图符号绘制流程图采用的符号，以精简实用为原则，常用的流程图符号见表1。除非特别需要，应避免使用过多的流程图符号。流程图绘制规范这一行，必须要有。这也是不多的允许使用悬置段的地方审查到这一页，（以word2013为例），点击word菜单的【视图】，然后点选【导航窗格】每个术语或定义，至少占用三行：编号单独一行，术语单独占一行；术语的解释另起一行。注意，术语的编写不同于条的编写。术语的解释只允许写是什么；对于包括***，例如***等的描述，可作为术语的“注”或“示例”来写。类似这种形式的，叫“列项。列项必须有引语，也就是引出各个项的那句话（流程梳理、设计遵循如下思路：）各个分项，除了最后一项外，其余各项末尾以分号结束。每个表，均要明确提及（否则要考虑后续的表有无存在的必要）。Q/SQ101006—20132表1流程图符号流程图符号含义使用说明举例开始/结束符号，表示流程的开始和结束直接在图上标记“开始”和“结束”字符，也可以标记流程的第一个活动或最后一个活动开始表示流程中一个普通活动，如“编制计划”在图上用一个动宾词组（如“编制计划”）或动词（如“批准”）标记活动主题，以精简达意为原则编制预算表示用于标识分支判断（多选一）的情况在菱形标志框中说明判断的内容。仅应有一个进口，最多可以有三个出口分支；每个出口分支上，应明确表明条件。审核否是文档，表示在流程的各个环节应输出的文件、单据等。在图上标记“文件、单据”等的名称付款申请单表示预先设定好的流程在图上标记流程的名字预算管理流程离页引用流程图在一页中容不下时，设置接点，在下一页中用同样的符号对应引用上页的连接A连接线，用来连接流程图中的两个环节从前一活动指向后一活动，表明活动的先后次序编制月度计划审核4.2流程图绘制软件考虑到流程图修改及软件兼容性，流程图应采用MicrosoftVisio软件（2003或以上版本）制作。4.3使用MicrosoftVisio软件绘制流程图（以MicrosoftVisio2003为例）4.3.1启动MicrosoftVisio2003每个表，均要有编号，尽量要有标题，就是给表取个名字。表的编号和名称，在表的正上方位置。Q/SQ101006—20133安装好MicrosoftVisio2003之后，在WindowsXP操作系统环境中，可以按照【开始】-【所有程序】-【MicrosoftsoftOffice】-【MicrosoftOfficeVisio2003】启动软件（见图1）。图1启动MicrosoftVisio20034.3.2选择流程图绘制环境启动后，可以从主窗口右侧直接选择“跨职能流程图”，也可以在任何时候按照【文件】-【新建】-【流程图】-【跨职能流程图】打开流程图绘制环境（见图2）。图2进入MicrosoftVisio2003流程图绘制环境4.3.3初始化流程图框架参数每个图，均要有编号，尽量要有图题，就是给图取个名字。图的编号和名称，在表的正下方位置。Q/SQ101006—20134在跨职能流程图对话框中，“带区方向”选择“垂直”；根据需要设置【带区的数目】（最大为5，可在框架生成后再添加）（见图3）。图3初始化流程图框架参数4.3.4添加职能名称和各环节活动双击“进程名称”，修改为流程的名称；双击“职能”，修改为部门名称。从左侧导航栏“基本流程图形状”中选择“开始”及其他所需的图标，绘制完成流程图（见图4）。其他详细操作可参见MicrosoftVisio2003帮助。图4流程图绘制窗口5流程图审查Q/SQ101006—20135为确保流程图正确，绘制完流程图，应进行审查。审查时可从以下方面着手：──流程是否畅通，流程图所示的各活动环节是否确属关键性流程环节、覆盖流程的全部过程；──流程的边界及各要素分工是否明确；──流程是否体现岗位职责要求；──流程图符号使用是否符合统一规定；──流程图与相应标准文件的叙述是否一致；──流程图是否直观、容易阅读。TCS标准编写模板是一个非常方便的标准编写工具。在编写标准时，要尽量使用标准编写模板工具条的菜单生成标准的各项条款格式。另外，上文说到的【导航窗格】，这个窗格中显示的同一层级的内容，其句式应该是一致的，如均使用名词，或均使用动词，或均使用主谓句式，或均使用动宾句式，等等，如同我们曾经学过的排比句一样（如下针对本案例文件的截图）在这里补充下列项的规范：列项是出现在段这个层次下边的，常出现的问题是出现的无标题条的之下，这一点要注意，虽然不影响阅读，但尽量避免。Q/SQ101006—20136Q/SQ101006—20137Q/SQ101006—2013有限责任公司企业标准流程图绘制规范Q/SQ101006—2013A—2013/02013-03-20发布2013-04-01实施发布、实施日期，要与封面的一致注意这个标识，换版修订时要修改大写英文字母，部分修改时只修改斜杠后边的数字