材料设备采购管理制度

1材料（设备）采购管理制度第一章总则第一条为做好建设项目材料设备的供应工作，确保工程质量和进度，减少流通环节费用，降低材料成本，加强对材料设备采购环节的控制，结合公司的实际情况，特制订本管理制度。第二章采购产品分类第二条战略性采购指采购总金额大，使用频次较高，对建筑产品质量和成本影响大，较易采购，可分长合作和批量购进，适合与供应商形成长期、稳定、互信的合作关系，并可在特定产品和服务需求范围内对其采取有条件的非竞争性采购方式的材料或设备。随着与供应商的合作进展由优秀供应商发展为战略合作伙伴。如钢材、商混、涂料、电梯、卫生洁具、电线电缆、给排水管材等。第三条招标或邀标采购采购单项金额或总金额大，竞争充分易采购，采购金额在50万元以上的工程材料、设备。第四条议标或直接委托指可提供同质量工程服务和产品的供应商很少，无法形成有效竞争，包括行业垄断性项目、市场竞争不充分的行业或已有设备、材料、配件的重复购进，涉及金额较小的材料设备。如有线电视、电信宽带、健身器材等。第五条直接采购总金额较小的急需物资，不便于进行招标或比质比价采购的物资（一般不超过5万元），或近期通过招标或议标采购过的、价格基本保持平衡的材料（设备），包括紧急采购、追加采购、现款采购。第三章采购计划管理2第六条采购计划管理的目的为了保证项目所需材料按期到场，采购主管根据合同预算部提供的《建设工程甲供材料(设备)预算总表》和工程项目部提供的《项目材料（设备）进场总计划》及档次定位说明制定材料采购计划，采购计划分为年度采购计划和月度采购计划。第七条计划管理职责（一）项目施工合同签订后成本预算部提供《建设工程甲供材料(设备)预算总表》；（二）项目开工后工程项目部提供《项目材料（设备）进场总计划》及档次定位说明。（三）工程项目部每月28日前提供次月《项目材料月进场计划》（施工单位每月22日将材料进场计划报监理单位审核，25日前报甲方工程项目部）。第八条控制程序及方法（一）制定计划1、材料部经理每年年底按照工程项目部提供的每个项目的《项目材料（设备）总进场计划》要求，依据《材料采购周期表》制定《×××年主要材料（设备）采供计划》，初拟采购时间、采购形式；2、每月根据工程项目部提供的《次月材料进场计划》和《×××年主要材料（设备）采供计划》制定《材料部月采购计划》，明确采购时间、采购方法、采购负责人，报公司主管领导批准；3、因设计变更或其它原因发生的计划外急需采购的材料（设备），由工程项目部填写“急需物资申购单”，经工程部经理及主管工程副总审核，公司领导审批后由材料部经理按照紧急采购程序进行加急采购。（二）计划的督促实施1、通过周例会的形式检查督促月采购计划的实施。每周一开周3例会，将月计划分解到本周并明确责任人；开会同时检查上周工作完成情况。2、通过绩效考核办法对个人计划完成情况进行绩效打分，得分和个人的绩效工资挂钩，以督促部门计划的按时完成。（三）计划的变更1、变更原因：工程项目部施工计划变更；设计材料变更；2、材料部经理接到以上变更后，对相应采购计划进行调整，调整后报公司领导审批，获批后实施。附件：材料采购周期参考表1、电气类采购周期序号材料名称订货周期供货周期合计采购周期1电线电缆招标20日7-15日27-35日2高低压柜招标30日40日70日3配电箱招标30日40日70日4桥架母线20日30日50日5景观灯具30日20日50日2、设备类招标采购周期序号设备名称采购周期1电梯3个月2水泵水箱2个月3大型设备3个月4户外用品1个月5其它设备1个月3、土建类材料采购周期及供货、安装周期。序号材料名称订货周期供货周期（天）合计采购周期（天）1钢材53-58-102水泥35843瓷砖3030604防火门4540855人防门3030606入户防盗门4040807运动设施152035注：以上材料如采购金额加大则相应增加时间。第四章供应商选择与管理第九条目的供应商是采购的必要资源，供应链是公司良好运行的重要资源，合格的供应商是材料供应的保障，为了保证采购最终选择的供应商是合格的，必须把好供应商选择关，做好供应商管理。第十条职责（一）材料部采购人员负责寻找供应商，考察供应商；（二）工程部相关专业工程师负责提供供应商评价的部分内容；（三）材料部经理负责供应商信息库管理、供应商评价的动态管理。第十一条控制程序和方法（一）供应商寻源1、采购人员通过网络、他人推荐等渠道寻找供应商，并对供应商按照以下初选条件筛选并登记；2、材料部经理接受来自各种渠道供应商的报名，并进行初审。（二）供应商筛选1、供应商筛选条件：以下条件是公司选择供应商的基本条件，符合以下条件，初审通过；（1）《企业法人营业执照》在有效期内，执照年度审核已完成；5组织机构代码证注册时间同《企业法人营业执照》在有效期内，年度审核已完成；（2）《税务登记证》注册时间同《企业法人营业执照》在有效期内，年度审核已完成；（3）《授权书》生产企业对销售企业的委托范围须明确；（4）特种行业需有《特种行业生产许可证》，与生活饮用水有关的产品须有《中华人民共和国卫生部颁发的卫生许可批件》；（5）工程业绩：在本地至少有2个以上类似公司项目的业绩，新产品除外；（6）注册资本：注册资本大于所采购材料设备的数量的价款。2、采购人员负责供应商的筛选，筛选后填写“供应商基本情况调查表”、“供应商报名登记表”。（三）供应商考察1、供应商考察程序（1）确定供应商考察内容见后面条款，考察主要指标（详见附表一《供应商考察报告》）；（2）成立供应商考察小组（由材料部经理牵头工程部配合）实施考察；（3）材料部经理填写《材料设备供应商考察记录表》；（4）报公司领导批准后成为合格供应商。2、供应商考察内容（1）产品审核◆初审：审核产品证书是否有效、真实；○产品《检测报告》（CMA）○《质量合格证》○中国质量认证中心（CQC）○《中国国家强制性产品认证证书》（CCC）6◆审核产品参数、性能、功能必须符合我公司需求材料设备的参数或技术要求；◆索要样品，检验样品是否符合我公司要求，通过样品检验初审供应商产品质量是否符合我公司要求；（2）公司审核◆对初选中的公司资质文件真实性和有效性进行审核；◆对公司实力和信誉进行调查：○供应商本地办公地实地考察；○审核银行资信证明；○调查公司及产品荣誉、资质证书；○调查公司规模行业排名；产品行业排名；○公司年销售额、本地年销售量、销售额；○公司背景、发展历程、管理水平、技术力量等；○合作经历、业内口碑；○有必要时需进行工厂实地考察。（3）业绩实地考察◆考察数量：至少考察2个以上与本公司项目类似工程实例。新产品可例外；◆考察内容：检查产品外观、产品使用状况；调查供应商售后服务情况；调查供应商的实力和信誉。要提前制定考察内容表，见《供应商基本情况调查表》；◆考察方法：供应商提供业绩表，标明地址、联系人、联系电话。可自行考察，通过其他业主或供应商同行；可明察可暗访，也可由供应商牵头材料部经理与工程部相关专业人员到其推荐的样板工程实地考察，通过几家供应商的样板工程对比进一步了解各供应商的实际情况；◆考察时要及时记录使用人反映的情况，包括正面的和反面的内7容。3、战略合作伙伴考察内容：寻找战略合作伙伴，除考察以上内容外，还需详细考察以下内容：（1）工艺过程层次审核。主要针对那些质量对生产工艺有很强依赖性的产品。必须深入到供应商的生产现场了解其工艺过程，确认其工艺水平、质量控制体系及相应的设备设施；（2）质量保证体系层次审核。对供应商质量体系和过程，参照9ISO9000标准或其他质量体系标准而进行实地审核；（3）公司层次的评审◆供应商质量管理体系◆经营管理水平◆财务与成本控制◆计划制造体系◆设计能力（4）对公司标准合同中材料款支付条件的认可。◆材料款支付方式：预付款限额控制◆材料款支付进度：首次验收后付款总额按进度控制◆保修款：保修款一般不低于合同总价的5%（四）供应商选择判断简便方法：对一些供应量不大，产品同质化程度较高的供应商还可采用以下简便方法选择:1、直观判断：依靠长期采购工作的经验，从公司规模、办公环境、员工素质、合作伙伴等几个方面得出结论；2、等位比较：利用同等规模的合作供应商作为参照物比较，或者根据合格供方库内的商家从几方面（注册资金、注册时间、主要业绩、用户反馈意见、销售量、销售金额）比较。（五）选择合作供应商1、投标单位的选择8（1）投标单位选择要求◆公司规模相当、所供产品质量在同一个档次，价格基本在同一个水平◆投标积极性高，中标欲望强烈。（2）选择方法，如下表：规格多规格少数量大生产厂家或有实力的经销商生产厂家数量少有实力服务好的经销商灵活的小型经销商大型设备生产厂家或有实力的经销商生产厂家2、比质比价单位选择（1）选择标准：根据设计技术定位的档次标准，质量标准选择同等档次的供应商，即质量、品牌、公司规模档次相当的单位；（2）选择方法见下表：规格多规格少数量大有实力服务好生产厂家或有实力的经销商数量少经营灵活的服务好的灵活的经销商（六）供应商管理1、进行供应商信息收集汇编：建立各类建材的供应商、生产商信息库。内容包括：公司名称，供应物资名称，规模，联系方式，业绩等；2、建立合格供应商档案。即经过公司领导批准的合格供应商的详细档案。内容包括：公司名称，资质资料，营业执照，产品样本，主要业绩，客户反馈信息，考察记录等。档案还应收录《供应商合作情况记录》，该记录由采购员进行填写并涵盖以下内容：合同签订时9间、首次供货情况、供货结束情况、供应商是否按照合同要求进行供货、供应商的优秀事件、供应商的不良表现、供应商评审结果。该《记录》从合同签订之日起开始起填写，在供货期结束后填写完毕；3、供应商分级管理：（1）分级：根据管理需要，将供应商分为四个等级：A级-优秀供应商、B级-合格供应商、C级-试用供应商、D级-不合格供应商。《合格供应商名单》是指A、B二个等级的供应商名单。分级标准为：◆优秀供应商：在给本公司组织供货的同时能够积极响应我方的要求，对产品的售前、售中、售后都能够给予积极的配合，对临时出现的各种特殊问题能够及时的解决，保证及时供货，积极配合我方工作的。连续与公司合作且在连续两年在供应商评价中定为合格的单位。◆合格供应商：通过考察，有供货实力，满足公司要求，经公司领导批准的合格供应商。集中评审得分为：60≤得分﹤80。◆试用供应商为新录入供应商档案的供应商，还未对其作进一步的考察。◆不合格供应商：多次发生质量问题，多次退货；延期供货，没有应急能力，有违约、单方面终止合同行为发生的。（2）优秀供应商待遇：对于合作良好的供应商，即为优秀供应商，在以后的合作中重点考虑选择，招标时允许直接参加投标，并作为本公司长期合作伙伴；（3）不良合作的处理：对于有不良合作记录，有违约行为，单方面终止合同的供应商，根据程度可能被评为不合格供应商，被取消合格供应商资格；（4）供应商级别实行动态管理：每半年对该期内发生业务的合格供应商集中评审一次，根据其评价结果实施升降级处理，被降级的供应商，要发出警告通知。104、合格供应商评审制度:（1）评审频次：每年十二月份对供应商集中复评一次；（2）评审对象：评审对象为合格供应商名单中的在合作供应商，评价阶段内未合作供应商不评审。未合作供应商每年对其资质情况进行了解、收集，资质齐全者继续列入合格供方库，否则取消其合格供应商资格；（3）评审内容：产品质量、供货及时性、与现场的配合、售后服务等；（4）评审依据：从工程管理部收集的信息、成本预算部采购主管掌握的信息；（5）评审标准：见本文附件；（6）评审方法：◆整理评审名单：由信息管理员从合格供应商库中汇总本年度合作供应商，编制合作供应商评审名单，制作成《供应商年度评定结果汇总一览表》；◆信息收集：评审前由材料部经理向工程部发放《材料设备供应商评价表》，收集工程部对供应商的评价信息；同时材料部经理根据实际情况填写《材料设备供应商评价表》。评审信息整理完成后进行统一评审；◆评审形式：由材料部经理组织评审，参加人由材料部相关人员和工程部各专业负责人。◆评审办法：材料部经理根据项