搜索
摘要：提出了基于工作流管理的OA系统模型，并用Petri网描述了公文审批的工作流程，论述了采用基于B／S结构体系的优势，最后实现了OA系统的开发和应用。现代的观念认为：办公实际上是在人与人、人与部门、部门与部门之间，实现信息的共享、交换、组织分类、传递及处理而进行的各种活动的协调，从而达到企业整体目标的过程。随着社会的进步和现代科学技术的发展，信息量日益增加，在这种情况下，机关办公要想得到好的整体效果其难度日益增加［1］。造成这种困难的原因主要有：一是要处理信息的巨量化；二是难以表述这些巨量化信息变化的快节奏；三是在这种形势下还要求更高的处理速度，有时甚至要求“即时”处理；四是各工作岗位及工作部门之间信息交接量与交接速度的上升；五是部门之间随着外部环境的变化而使得工作流程发生变化。这就对现代OA系统提出了更高的要求，要求人们通过理论研究和技术手段，不断改进OA系统，依次来提高机关办公的整体效果，并使得现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享、交换、组织、传递、监控功能，从而提高政府的管理、决策水平和手段，规范并大力提高政府部门整体运作的自动化程度和信息化程度。本文对OA系统的工作流模型进行了研究，对批文工作流程进行Petri网分析，同时结合Web技术研究OA的B／S结构，将研究结果运用于OA系统的开发和解决上述问题。实例证明该模型是可行的。1OA系统工作流模型工作流是指整体或部分的业务过程在计算机支持下的全自动或半自动化，它由一系列趋同于同一目标的活动组成，并与工作流执行者（人、应用）交互，推进工作流实例的执行，同时监控工作流的运行状态。工作流管理（WorkflowManagement）是工作流中活动的协商、控制和通信。工作流管理系统（WorkflowManagementSystem，WFMS）是管理工作流流程的一系列软件，包括定义、测试、分析、仿真、集成、使能、监控、跟踪等内容［2］。近年来，由于WFMS可以作为实现工作流程自动化的应用平台、信息管理系统的开发平台和应用系统的集成平台［3］，因此引起了国内外许多学者的广泛注意和研究兴趣。作为OA系统关键技术之一的工作流技术可以为提高综合办公能力、层次组织管理以及协作的多样性等提供先进的手段。运用工作流技术，可以提高效率，节约成本。工作流建模是工作流技术中很重要的组成部分。通过一系列的过程定义，利用操作、事件、触发条件等过程因素，构造工作流模型，从而实现对现实流程的关系抽象［4］。在这一工作流建模过程中，只有保证工作流模型和系统目标同构，才能完全发挥工作流模型对过程开展的指导作用。图1为OA系统的工作流模型。工作流系统中主要部件和数据的作用如下：（1）过程定义工具被用来创建计算机可以处理的业务过程描述。它可以是形式化的过程定义语言或对象关系模型，也可以是简单地规定用户间信息传输的一组路由命令。（2）过程定义为实现某工作目标而要完成的一系列步骤的描述。它包含了所有使业务过程能被工作流执行服务执行的必要信息。这些信息包含起始和终止条件、各个组成活动、活动调度规则、各业务的参与和需要做的工作、相关应用次序和数据的调用信息等。过程由活动和相关数据组成。（3）活动是过程中的每一个步骤。活动可以是程序活动或过程活动，活动通过分配给能够执行活动的用户执行。（4）数据流是活动中间交换信息和映射。工作流管理系统（WFMS）使用这些数据确定工作流实例的状态转移，例如过程调度决策数据、活动间的传输数据等。工作流相关数据既可以被工作流引擎使用，也可以被应用程序调用。（5）控制流是活动间的执行顺序，包含被工作流执行服务（WES）和引擎管理的系统数据，例如工作流实例的状态信息、每一活动的状态信息等。（6）工作流引擎负责解释过程定义，并进行过程实例化和过程执行控制、任务调动、日志维护、通过应用程序接口（API）调用应用程序、提供监督和管理功能等，还提供与工作流参与者之间的接口。在OA系统的办公业务流程中，公文的审批和会议管理工作等都可以作为较典型的工作流过程实例。2工作流Petri网的描述Petri网是当代德国数学家C．A．Petri定义的一种通用模型，用以描述存在于条件与事件间的关系。它是一种可用图形表示的组合模型，具有直观、易懂和易用的特点，很适合工作流的表达。工作流是由一组相关活动构成，活动是完成一项任务所要进行的多个操作的统称［5］。各个相应的部门所完成的活动就称之为任务，每项任务包括任务的内容、任务的状态、任务的执行结果。Petri网中控制流极为重要，它控制流程的走向。控制流的结构分为顺序结构、并行结构、或条件结构、循环结构等，如图2所示。对OA系统中的公文审批流程采用图3表示。它有公文起草、公文校核、公文审批、公文修改、公文核发、公文打印、公文分发和归档等组成，能够满足公文审批的需求。对应各个过程有公文撰写员、校核员、审批会签人员、核发员、打印员和分发归档员等人员岗位。对该流程可以进行Petri网的描述（见图4）。先定义位置N用圆表示，跃迁M用矩形表示。N1代表公文撰写员，N2～N7分别表示校核员、审批会签人员、核发员、打印员和分发归档员等；而M1～M8分别代表公文起草、公文校核、公文审批、公文修改、公文核发、公文打印、公文分发和归档等，其中M3和M7表示审批会签人员。N0表示公文归档处理。系统根据用户的角色和审批权限决定工作列表，和审批有关的操作主要提交审批申请、同意和不同意等，以此决定公文的数据流向。采用这种工作流的设计思想，可以体现办公的自动化和高效率，也可以满足用户变化的需求。3OA系统的B／S结构软件体系结构的设计是整个软件开发过程中的关键点。对于应用系统软件来说，特别是一些较为复杂的软件系统，没有一个合适的体系结构而要有一个成功的软件几乎是不可想像的［6］。不同类型的系统需要不同的结构体系，系统的设计往往很大程度取决于体系结构的选择。本文采用基于B／S网络结构体系，来开发OA系统。图5显示系统的B／S体系结构。B／S结构将OA系统中的三要素（数据、功能、行为）分离，形成前端客户层，负责可移植的逻辑表达；中间的应用层，允许用户通过将其与设计应用隔离而共享和控制业务逻辑；后端的设计隔离和服务层，提供对专门数据服务的访问，处理客户端与数据库间的数据流。与C／S结构体系相比，其优点在于：（1）不必开发专用的客户端软件，在用户端不需要增加任何代码，用户只需使用现行的浏览器，其操作十分方便，简单易学，界面统一，降低了用户学习新知识的难度，用户易于接受，这样既节省了开发时间，也减少了系统出错的可能性，降低了维护费用。（2）网络应用系统跨平台，兼容性好，保护原有的软硬件设施，原来的网络、操作系统、数据库都可以很容易地加以利用，可以使系统在最短的时间内发挥效益。（3）技术上相对成熟，投入费用少，系统维护简便，简单易用，见效快，回报率高。应用Web技术，OA系统只需在服务器上集中实现和配置的维护、管理，大大降低了用户用于软件系统维护和升级的难度和费用，使办公自动化更加容易实施，用户投资风险小。（4）系统运行稳定、安全、可靠，并可进行扩展。（5）软件移植容易，并可以进行严密的安全管理。另外，B／S层次分离的优势体现在界面风格统一为浏览器，并具有统一的语言格式、统一的传输协议，系统管理简单，能够优化资源，可支持异种数据库和方便信息发布等。4OA系统的功能简介OA系统作为现代化的办公系统，不仅要有办公事务处理的功能，而且还必须具有办公业务的管理功能（如对公文流转的支持等），以及人力资源的管理等诸多功能，以增强OA系统办公处理能力。OA系统的设计内容包括如下几个模块：日程安排、备忘提醒、公告板、自我工作、项目管理、客户管理、人力资源、办公用品管理等，支撑模块有资源库、系统管理、用户管理、系统日志等。各个模块定位明确，相互依赖。其核心为两大模块：自我工作和项目管理。自我工作模块实际依托的是工作流技术，是工作流技术的具体体现，它针对办公的业务流程，详细的记录和反映整个工作全部过程。整个OA系统的功能结构见图6。OA系统的各个模块各自独立，又相互依存，组合成一个完整有机的整体。公文管理模块主要包含撰写、收文、发文、传阅和归档，可对文件的会签和审批过程进行跟踪、全程催办和统计；个人信息管理包括日常安排、重要提醒和提供邮件服务等，帮助安排和处理个人事务和日常工作，采用多种形式及时提醒个人重要事务，如参加会议、重要约会时间等，它具备电子秘书的功能，使自己能够合理地安排工作时间；项目管理模块可以进行多重任务的规划和设立，进行项目管理的多种管理工作，如项目的交流、项目的预算、费用的统计，对项目工作的进展进行跟踪管理，并具备进行项目协调的功能，可以对项目参与者进行管理，发挥团队作用；自我工作模块主要基于工作流技术来完成工作的全过程，从一项工作的确立，涉及各个工作步骤流转直到工作结束的整个过程，它可以选择下一步工作的接管人，添加必要的工作附件，办理人员可以查看工作附件，并填写自己的办公意见等；会议管理主要组织制订与审批会议计划、预定会议室、确定参加人员和安排、发送会议通知，以及记录会议纪要；公共信息具有提供公告栏、综合信息、人员外出、电子讨论和信息快报等功能；人力资源模块提供人力资源管理功能，可以方便地了解掌握关于员工的多种信息、编排员工培训计划，合理进行人力资源的规划、人事档案管理和政策法规文件管理。用户管理主要授权用户登录系统，设置账号和权限等，系统管理主要功能管理员对系统栏目编辑，选择公文流转部门，设置用户LOGO，还可运行其他Web应用程序等；资源库模块提供各种文档资料，供用户查询和阅读，也可发表自己的意见，常用文档可以收入自己的文件夹，但文件分机密等级，查阅、修改等均根据权限确定。为了实现OA系统的多项功能和维护数据流，需进行基于网络的数据库开发，首先必须建立基于网络数据库的开发环境，在此基础上才能进一步开展工作。系统平台配置要求：服务器端：网络操作系统Windows2000Server中文版，网络协议TCP／IP，Web服务器MicrosoftIIS5．0，数据库系统MicrosoftSQLServer2000。客户端：Microsoftwindows98中文版或Microsoftworkstation4．0、IE5．0中文版。开发工具：ASP4．0、MicrosoftVisualInterDev6．0和MacromediaDreamweaverUltraDev4等。5结语本文研究基于工作流管理技术和采用B／S结构的OA系统，能够将办公等诸多项工作集成在一起，通过Internet／Intranet进行办公业务处理，提供数字化办公环境。采用SQLServer2000数据库作为后台支撑，设计开发了OA系统。系统提供规范、灵活的办公流程管理，具有功能齐全、使用方便、安全性好、可靠性高等特点，并已得到实际应用。科学化的管理需要依靠现代化的办公工具，智能化决策、无纸化办公已经成为政府部门和企业现代化管理的趋势，而办公自动化系统将在现代化的管理中发挥越来越重大的作用。参考文献：［1］陆侗，胡奖荣．办公理论与协同OA的模型研究［J］．北京机械工业学院学报，2000，15（1）：35－41．［2］KimY，KangS，KimD，etal．WW－FLOW：Web－basedworkflowmanagementwithruntimeencapsulation［J］．IEEEInternetComput－er，2002，4（3）：55－64．［3］尹建伟，陈刚，董金祥．柔性工作流动态行为建模方法［J］．计算机辅助设计与图形学学报，2002，14（10）：1－7．［4］LIUK，ONGT．Amodelingapproachforhandlingbusinessrulesandexception［J］．TheComputerJournal，1999，42（3）：206－223．［5］谭支鹏．工作流技术在MIS系统设计中的Petri网分析［J］．小型微型计算机系统，2002，（2）：192－194．［6］张友生，陈松乔．C／