大学生时间管理

第四讲大学生时间管理主要内容时间的重要性：生命倒计时时间管理理论：杜拉克时间管理模式紧急/重要20/80原则时间管理方法人生70古来稀（您计划活____岁？）我的生命已用去天我的生命只剩下天签名：年月日让我们做一项残酷的活动：生命倒计时！！！Weallhavethesametime...时间面前人人平等一天1,440分钟一周10,080分钟一年525,600分钟02468101214161820三维柱形图120188556433睡觉工作文体打扮旅行吃饭聊天等人生病假设一个人寿命为72岁现在是周一晚上，你要计划未来5天的日程，这五天要做的事情有：1．你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生2．星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡3．你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话4．下个星期二，你要参加一次业务考试5．明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的学习有密切关系6．明晚有一场演唱会7．你在图书馆借的书明天到期8．外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李9．你要在星期五交活动策划书之前把它复印一份10．明天下午2点到4点有一个例会11．你欠某人200元钱--他明天也将参加那个例会12．你明天早上从9点到11点要听一场讲座13．你的老师给你电话，要你尽快与他见面14．你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗15．你想好好洗个澡16．你负责的部门将在明天下午6点钟开会，预计1小时17．你身上只有5块钱，需要取钱18．大家明天晚上聚餐19．你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录20．这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时21．你收到一个朋友的信1个月了，没有回信，也没有打电话给他22．周日早上要参加演讲比赛，准备时间要15个小时，且只能用业余时间个人目标金字塔人生终极目标长期目标短期目标每日目标中期目标10年以上5至10年1至5年每天2至5个目标设立你的目标•目标要符合自己的价值观。•了解你目前的状况。•设定具体的目标。Specific:具体的Measurable:可衡量的Achievable:可达到的Realistic:现实的Time-bound:有时间限制的时间管理理论It’snotenoughtobebusy,thequestionis…Whatyouarebusydoing?光忙是不够的，关键是你在忙着干什麽？Keepsatimelog做时间记录杜拉克时间管理法现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。——记录时间；——分析时间；——管理时间。如何做？Completeitattheendofeachhour每个小时结束时填写表格Doit5days…thenstop!连做5天不要停！Keepitprivate…andbehonestwithyourself.不要给别人看，对自己要诚实Ataskis…一项任务是IMPORTANTifdoingithasahighbenefitandvalueforachievingthegoalsofyourjob.重要----如果做它能为达到工作目标增加很大的好处及价值URGENTiffailuretocompleteitnow,orassoonaspossible,willcancelorreducethebenefitofdoingitatall.紧急----如果现在完不成，或不能尽快完成，将完全抵消或减少做这件事的好处做好时间管理緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩????ACBD时间分配原则：做好时间管理紧迫的事不紧迫的事重要的事复习考试限期完成的工作紧急状况迫切的问题计划好的会议做计划，长远规划提升自己的能力问题之调查运动锻炼人际关系的建立准备工作预防措施抓住新机会不重要的事干扰、某些电话有些不速之客到访某些会议有些无谓的请托有些临时的邀约某些信件、报告迫在眉睫的事符合别人期望的事有些交际应酬有些文件之处理自我干扰个人嗜好的沉迷闲聊天找东西等人忙碌琐碎的事•短期行为重点•可能出现危机•看不到长远目标•觉得是牺牲者，失控•人际关系淡漠或崩溃•远景，长远规划•生活工作平衡•自律•控制性强•很少出现危机•完全无责任心•失去工作•事事依赖别人•事事需要指示•压力•自我爆炸•危机•救火ABCD做好时间管理通常我们的时间分配：A.45%B5%D15%C.35%做好时间管理明智的时间分配：AB•重要的事情著重在计划•计划著重在做•做著重在检查•检查著重在调整行为给重要的工作留大块儿的时间直截了当处理紧急事务控制花在不重要事务上的时间，即使它们很紧急PlanYourWork,WorkYourPlan计划你的工作，工作你的计划Failuretoplan，istheplanforfailure!计划失败了，就是计划着失败！做好时间管理时间管理原则：80/20原则80%的价值来自20%的因子;其余20%的价值来自80%的因子。意大利经济学家兼社会学家维弗列度.巴莱多（又称巴莱多定律）此原则决定事情的重要程度80/20举例说明80%的结果来自投入的20%的时间80%的价值集中在20%的项目上80%的财富集中在20%人手中80%的工作失误来自20%的管理不当80%的看报时间都花在20%的版面80%的病假来自20%的同学时间管理的原则：80/20原则将一天要做的事情全部列出上课做英语作业例会吃饭睡觉休闲娱乐运动准备社团工作总结阅读专业资料处理应急事项接听电话并处理老师召见聊天等沟通关系时间管理的原则：80/20原则事情价值分类价值80%的事情价值20%的事情上课例会准备工作总结并汇报接听和打出不太重要的电话撰写计划，预算费用报告聊天处理重要及紧急事项玩游戏阅读专业材料四处溜达……等时间管理的原则：80/20原则时间和精力分配价值80%的事情价值20%的事情上课例会如无必要可以取消18:00-20:00准备计划和预算报告使用短信不用接听20:00-22:00准备工作总结减少闲聊时间阅读材料30分钟休闲娱乐时间控制留1小时处理重要及紧急事项没事别四处溜达等任何有效的时间管理系统都包含以下四个步骤：1确定你的目标2对你的目标按优先级排序3明确你的任务4对任务按优先级排序我们试试看：下周5天怎样做？时间管理工具1.甘特图2.工作计划表3.“不处理”清单4.索引卡／即时贴法5.盘点法6.名片整理法表明:强调:20世纪提出的图表系统法,后以他的名字来命名的管理图表,它被认为是管理工作上的一次革命,社会历史学家视为－－－－20世纪最重要的社会发明工作计划中各“事件”之间在时间上的相互关系时间和成本在计划和控制中的重要性1、甘特图甘特图(Ganttchart)是本世纪初由亨利•甘特开发的,内在思想简单,基本是一条线条图,横轴表示时间,纵轴表示活动(项目),线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况.它直观地表明任务计划在什么时候进行,及实际进展与计划要求的对比.管理者由此极为便利地弄清一项任务(项目)还剩下哪些工作要做,并可评估工作是提前还是滞后,亦或正常进行.是一种理想的控制工具.甘特图简介甘特的思想甘特的贡献把总的计划目标看成——人们能够了解和执行的,具有相互关系的一系列计划或各项事件。体现一个既简单又基本的控制原理——从计划中选取关键内容并予以密切注视。ABCDE任务一月二月三月四月五月六月七月Ⅰ甘特图ABCDE任务一月二月三月四月五月六月七月213457986Ⅱ.带有分项目的甘特图ABCDE任务261345798一月二月三月四月五月六月七月Ⅲ.带有分项目和分项目网络的甘特图甘特图NO任务名称持续时间担当人员1测量阶段40天a进行培训4天胡伟b完成测量系统分析3天张兵c收集数据30天李小兵等d分析过程现状3天李小兵2分析阶段9天李小兵等a图示数据2天李小兵等102030102030102030九月十月十一月d制订改进计划3天a实验设计1天项目组成员王刚等b进行试验15天小组成员3改善阶段16天4控制阶段长期a操作程序标准化3天李林b统计过程控制长期生产线人员b分析数据2天李小兵等c确认关键的X’s2天项目组成员2、工作计划表列出一张工作计划表，应该包括以下各类：确立工作目标；注明工作目标的排序；描述完成目标的各种途径；选定最佳人选；将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；编排月/周/日的工作次序并加以执行；目的：明确工作目标，清晰目标排序，时间期限压力。3、“不处理”清单列出一张“不处理”清单，应该包括以下各类：低优先度的项目。除非你已完成所有更高优先度的事可以合理授权给其它人的任何事其它人所提的不适当或欠思虑的工作要求任何即使忽略也不会有什么不良后果的差事所有你替其他人做，但其实应该是他自己该做的事目的：计算可节省时间、减轻压力，感觉被“释放”4、索引卡／即时贴法方法将每一项工作写在一张索引卡片上把卡片摊在平面上根据重要性或必要性排出顺序好处直观，易于调整5、盘点法检讨每天所做的事，获得经验教训，将其应用于未来。重点是评估每天活动的相对生产力。关注结果而非价值。运用回馈协助行为改变。6、名片整理法分成工作、公司等几个项目来整理名片。整理名片时，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，这样较容易翻阅找寻。立刻在收到的名片上写“当事人”的资料。与公司主管会面时，在对方名片上书写秘书小姐的芳名。名片上除“个人资料外”，另记录其他资料以加深印象。５０／３０／２０方程式“被动”性的工作（５０％）是指沿用旧的方法去处理的工作﹕每天的例行任务。“主动”性的工作（３０％）是指针对旧的工作﹑任务﹐使用改变了的做法﹐谋求更佳成绩。“突破”性的工作（２０％）包括任何惯性工作之外的职业行为。我们应做这样几件事情1．计算我们的时间，像一个吝啬的守财奴一样，清点自己的财富；2．了解自己的模式，用流水帐记录每一笔时间支出；3．保护我们的时间，找出生活中的时间小偷，把它们拒之门外；4．投资我们的时间，找出可以令时间增值的机会。注意：你需要不断更新你的安排锯用久了会变钝，锯齿不再能锯断木头。人也需要不断从生理、心智、心灵、社交\情感四个方面提高自己并平衡发展，才能更好地加强所有习惯的有效性，以百倍的信心迎接工作和生活的挑战。不断更新的4方面生理(身体)更新:我们通过适当的营养、运动、休息及压力管理来强化身体，包括：掌握自己的健康现状例行的运动持续适合自己的运动一以蔬菜、水果、谷类等饮食为主（健康食品）用正向方法来舒缓压力得到好的睡眠和休息良好的生活习惯对健康有长期的贡献不断更新的4方面心灵(精神)更新心灵活动提升启发我们，它帮助我们发现及了解我们的使命及目标。它强化我们对使命及价值观的认同。包括：创造、检视及改善你的使命宣言看、听、观察自然世界阅读文学巨著（能独特地解释不变真理的作品就是巨著）读自传（这些伟人是心灵价值上的良好示范）欣赏音乐及艺术（伟大的音乐及艺术是心灵价值最纯洁的表现）建立正直的人格培养丰富的个人生活不断更新的4方面心智更新：当例行活动变得一成不变或缺乏挑战时,我们的心智会变得迟钝,学习新事物能使我们更进步,由不断挑战的心智中,我们发现自己增加了解决和面对问题的能力。包括：读书（书能开放和扩展心智）、写日记培养嗜好（许多嗜好可以刺激脑力，放松及成就自我）收集名人名言录（伟大人物的情操可以振奋我们的心智）持续进修（对心智帮助巨大）倾听令人振奋的音乐（许多作曲家的经典作品可以陶冶心智）写诗或写作（能够以独特的方式表达自我）不断更新的4方面社交\情感更新与新人接触及深化现有的人际关系让我们强化社交面向,在别人的情感帐户上存款，可以发展社交\情感面向，包括：参加聚会、保持沟通、倾听了解、当你的情感帐户发生提款时诚挚的道歉建立新的友谊，开放自我以及扩大友