办公室物品管理制度

固定资产及办公用品管理制度第一条为加强公司固定资产及办公用品管理，控制费用开支，规范公司固定资产及办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有效利用的原则，根据公司实际，特制定本规定。第二条本制度适用于固定资产、低值消耗品和耐用消耗品的管理。第三条办公用品按性质分为固定资产、低值消耗品和耐用消耗品三类。1、固定资产包括：电脑、手机、固话、空调、打印机、办公桌椅、文件柜等价值较高的物品；2、低值消耗品包括：笔芯、铅笔、笔记本、记事本、固体胶、胶带、回形针、订书针、复印纸、档案袋、档案盒、印油、印泥、工具刀、文件夹、文件框、记号笔墨水、橡皮、口取纸、粘贴纸等；3、耐用消耗品包括：圆珠笔、中性笔、记号笔、白板笔、卷笔刀、笔筒、计算器、订书机、打孔器、起钉器、直尺、长尾票夹、票据夹、剪刀、印台、黑板擦、U盘、手机、电话机等。第四条办公用品管理部门1、公司办公用品统一归为行政部进行管理。行政部定期根据库存情况进行购买。2、行政部负责公司办公用品的采购计划、验收入库、保管、发放与统计等管理工作，各部门主管对本部门的办公用品使用情况进行监督和管理。第五条办公用品购买细则1、为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都由行政部统一负责。各部门一律不准擅自购买。2、需要增加办公设备或用具的，应由部门负责人提交综合管理办公室审核并签字，审批之后由行政部进行购买。3、对于公司名片、工作证都需按照固定格式进行统一印制，任何部门或个人不得擅自进行印刷或使用未经批准印刷的名片。4、需采购物品申请部门负责人提前一个工作日把采购申请单提前至行政部。第六条办公用品的采购规定1、在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店采购或者订购的方式。2、办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、办公桌椅、批量办公用品等，要做到货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；否则公司将追究采购员工的责任。3、订购单：行政部需对购买的办公用品制作采购明细，采购人员不得随意增加采购品种和数量，凡未列入采购计划或未经领导审批的物品，任何人不得擅自购买，否则，财务不予报销。4、采购付款：采购物品需要付款时必须提前三个工作日填写《采购申请单》，综合管理办公室审批后方可进行资金支付，任何部门与个人无权要求财务人员先行支付后再审批。第七条办公用品的验收及入库1、所购买办公用品送到后，行政部应按购货清单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题，做好物品的入库登记。清点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整清单，使两者一致。2、购买的办公用品需要供应商提供发票。第八条办公用品的管理1、办公用品由行政部统一保管，并指定保管人，要做到分类存放，摆放整齐，清洁有序。防止办公用品受潮、发霉、丢失，保证办公用品的使用功能。2、对于固定资产实行保管责任制，由直接使用人承担保管责任。由于个人工作失误，而造成办公用品重大损耗，公司将根据过失程度，对责任人进行处罚。3、采购人员应将所采购的物品交行政部进行办理登记入库手续，并填写入库单。4、员工领用办公室用品需到行政部填写办公室物品领用表后领取。行政部门人员需严格把控。第九条办公用品的领用1、办公用品到行政部领用，必须在《办公用品领用表》作好登记。2、新入职员工每人按标准配备：签字笔一支、记事本一本由行政部统一办理。3、公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。行政主管不得超标发放办公用品。4、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。笔记本、签字笔芯、圆珠笔芯、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。5、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。6、对新入职员工应在入职后即可办理工作证，正式录用员工根据实际需要定制公司名片。第十条办公用品报废处理1、公司对固定资产的报废是先审批管理，对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。2、对简单的可以自行处理，对有保修服务的，且在保修期内，不得擅自处理。3、对没有维修价值的固定资产实行报废处理，需到行政部《资产报废登记表》进行登记并写明报废原因。第十一条印刷品与纸张管理1、行政部根据文件需要打印公司的相关文件，做好打印、复印文件的登记整理工作。2、公司严禁私自打印个人资料以及一切与公司无关的资料，如有违反，根据情节轻重给予罚款处理。3、文印人员应爱护各种设备，节约用纸，降低消耗，对设备应按照规范要求进行操作、保养，如发现故障，应及时报请行政部请维修人员进行修理，以免影响正常工作。4、各部门在进行工作文件报废时，需要做好撕毁处理，办公电脑及重要电子文档需要设置密码，做好文件的保密工作。第十二条电脑的使用与管理1、行政部应建立完整的《电脑使用登记表》和使用责任制，实行责任到人的管理制度，原则上员工的电脑只能自己使用，否则，电脑损坏员工自己负责。2、如员工在使用电脑过程中，因质量问题而损坏，则及时上报行政部，行政部应及时联系供应商对其电脑进行维修及更换。3、员工应遵守公司的保密制度，输入电脑的信息属于公司的机密文件，未经批准不得向其他人员提供、泄露，否则追究其法律责任。4、严禁员工在公司看电影、视频、玩游戏、进行股票交易、浏览股票行情等与工作无关的事宜。5、电脑以及其他电器应按规定进行使用，下班前工作人员应关闭电脑方可离开，最后离开的人员应检查部门的门、窗、灯是否完全关闭。第十三条复印机使用规定1、公司复印机主要用于复印非保密性资料，未经部门主管及主管以上管理者同意，禁止员工复印属于公司机密的重要文件，违者将被追究责任。2、未经允许，员工不得复印与工作无关的私人资料。3、使用复印机应严格按照操作规范进行，如在使用过程中遇到问题或故障，要及时向行政部反映，以便请专业人员进行维修，任何人未经许可不得私自拆卸，以免造成设备损坏。4、员工应自觉按照节约费用的原则使用复印机，避免浪费。5、行政部负责复印机的日常管理和维护。第十五条处罚办法1、对于故意损坏办公物品及办公设备的要查找责任人，按购买价赔偿并追罚200元；2、对于不慎丢失和损坏办公物品的，根据财务部核算的成本，责任人承担该物品80%的赔偿。3、如果找不出责任人，由部门全体员工承担。4、对于自然损坏的，报行政部，由行政部安排维修或报废处理。第十六条本制度解释权、修订权归公司行政部，自总经理签发之日起执行。