天华宾馆办公自动化系统功能介绍

服务热线：0579-82169196传真：[phone]服务热线：0579-82169196传真：[phone]服务热线：0579-82169196传真：[phone]信息技术的发展，特别是国际互联网Internet的日益普及，使其成为不同地域信息交流的理想平台，同时，基于Internet的网络应用软件也开始扮演重要的角色。宾馆酒店业信息化系统的应用处于较为领先的水平，目前宾馆酒店行业的管理软件应用主要应用于前台的业务系统（如预定、帐务、客房中心、餐饮收银等）和后台的财务应用（如财务、仓库、成本等），以及后台办公业务系统。改变传统办公模式，将办公业务的处理、流转、管理过程电子化、信息化，从而实现办公自动化，最终实现全方位的无纸办公，成为未来发展的必然趋势。天华宾馆办公平台是天华科技在深入理解宾馆业务的基础上，专门针对宾馆后台办公业务开发的应用软件。B/S架构：B/S（Browser/server）架构，或称浏览器/服务器架构，它是随着Internet技术的兴起，对C/S架构的一种变化或者改进的架构。用户工作界面是通过WWW浏览器来实现。特点优势客户端不需安装任何软件，使用IE浏览即可。客户端研发费用可完全避免客户端零管理，无需另外安装软件缩短产品开发和项目实施周期使用简单，懂得上网即可操作使用软件所有数据都运行、存储于服务器端。集中管理、统一维护、分类有序存放信息和数据系统维护、升级、扩充只在服务器端过行与Internet的一致性有良好的扩展性，可与企业的已有系统和Internet(如企业网站)无缝集成，实现企业资源整合，可以随时随地进行查询、浏览、业务处理。客户受益点：从前面对B/S架构的描术来看，全面应用B/S架构的天华办公平台，客户可以获得多方面的受益：建设周其短投入费用低使用、管理和维护方便跨平台运行、与其它系统和Internet无缝集成良好的复用性和可扩展性B/S架构是最适应Internet时代需求的架构，可以通过天华办公平台，借助Internet和其它各种已有的网络，方便地实现远程办公和异地协同办公功能，从而在广域范围内实现企业一体化管理。服务热线：0579-82169196传真：[phone]（一）产品系统架构图天华宾馆办公系统客户档案工作流程信息平台技术中心客户档案联系人合同管理项目管理大堂助理日记工程部日记销售部日记安全部日记值班经理理日记OA权限审批表OA开通审批表水果鲜花任务单每月计划总结…通知团队接待任务单会议纪要工作联系单备忘录会议接待任务单VIP接待单收文处理美工横幅任务单审批报告宾馆文件公告管理信息管理下载中心资源管理档案管理注册管理访问控制群组设置资源设置人员权限流程设置帮助内部论坛员工交流个人办公短信平台（二）B/S架构与C/S架构的对比对比项目B/S架构C/S架构数据一致性和实时性对于B/S结构的软件来讲，其数据是集中存放的，客户端发生的数据都直接进入到中央数据库，不存在数据一致性的问题。管理者可以实时看到当前发生的所有业务，方便了快速决策，有效地避免了企业损失。对于异地经营的架构中，采用区域级服务器并进行数据同步。同步的问题，会导致数据无法一致，不能看到各机构的实时数据，看到的都是事后数据，不能用于公司及时决策。维护和升级优点：B/S架构的软件只需要管理服务器就行了，所有的客户端只是浏览器，根本不需要做任何的维护。对比：管理人员需要对所有客户端和服务器进行维护，如果几百甚至上千部电脑之间来回奔跑，效率和工作量是可想而知的。服务热线：0579-82169196传真：[phone]服务响应及时性优点：B/S架构的软件应用都集中在公司服务器上，客户端并没有任何程序，一个地方更新则全部应用程序更新，可以做到快速服务响应。对比：需要对每个客户端进行程序安装与升级，时间周期长；客户端的维护量比较大，响应自然就慢。硬件投资保护优点：B/S架构的软件。随着服务器负载的增加，可以平滑地增加服务器的个数，然后在各个服务器之间做负载均衡，有效地保护了原有硬件投资。对比：C/S架构软件的一般解决方案是购买更高级的服务器，原服务器放弃不用；当然也可以采用负载均衡系统，但这个的投入成本非常高，这是由于C/S软件的两层架构造成的；同时对客户端硬件要求比较高；实施成本、培训成本上优点：B/S架构的实施成本低，客户端不用安装任何的专门的软件，只要能够上网就行，客户端不需要维护。可快速部署到各分支机构以及跨地域远程协同办公。对比：C/S需要专门的实施团队，需要安装客户端软件、进行客户端设置、培训实施周期长，成本高，需要专业管理人员。可扩展性优点：B/S架构的软件可扩展性功能超前，远程移动办公、协同办公、网络传真、网络电话、网络视频、短信等都可以通过扩展来实现。对比：C/S不易扩展性制约了用户以后的需求与发展（三）天华宾馆办公平台的整体亮点天华宾馆办公平台的整体优势1．充分研究宾馆酒店办公业务，为宾馆酒店量身定制的办公平台解决方案。系统处理日常工作中各部门间的信息往来，如通知、工作联系单、备忘录，相关部门的工作日记，销售部的团队会议接待单发放和跟踪，各部门工作计划总结，宾馆文件发放，收文处理等，并有完整的电子档案系统。2．完善的安全机制。系统对人员权限控制和分配进行严格的管理，管理员可根据需要设置操作人员的数据库权限，片区权限，设置不同文件类别的拟稿权限，设置文件的查看、修改、删除权限。3．突破地域限制，只要能上因特网就能随时随地开展工作，出差在外也能随时处理公司的办公事务。4．系统具有良好的可扩展性及兼容性，灵活地进行模块扩展。5．将日常管理纳入系统中，使难以协调的事务管理趋于理性、科学、轻松，系统在充分发挥计算机作用的情况下，保留传统办公的习惯，使系统更易使用。(四)系统核心功能模块概述1.工作流程模块介绍服务热线：0579-82169196传真：[phone]工作流程管理是天华宾馆办公平台的处理宾馆办公业务的核心模块。操作员根据管理员分配的权限进行操作。下图是某个通用文件收发文流程示例。管理员可以设置每个不同文件类别的流程，以及每个流程每个步骤的相关的功能设置。通常的发文管理一般包括拟稿、审核、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。通过使用发文管理，实现企业内部文件发文电子化，用电子文件代替手工文件，解决文件传递慢，信息不及时、不同步，不易于查阅等问题。通过发文管理，可进行文件的输入、部门领导审稿、相关部门会签、领导签发、办公室编号打印、电脑分发传阅等操作。根据不同的文件形式，可灵活设定文件流程，对流程中的每个环节，可根据需要设置人员，并对文档在整个流转过程自动进行跟踪。文档转结束后，可把电子文件进行归档，统一归入企业的电子档案库。收文管理模块是针对本单位或外单位的来文进行登记、拟办、批办、承办、催办、查办等过程，最后归档到档案管理数据库。日常的收文管理流程完全用计算机自动实现，收文人员在接收到本单位或外单位的收文后，经过录入或扫描等预处理过程，将来文的相关要素输入到电脑，完成收文登记过程。可以由拟办人员形成拟办意见，送相关人员快速阅批文件，最终形成办理意见，交相关人员办理，并可登记办理结果。工作流程模块内容天华宾馆办公平台的工作流程管理涵盖了宾馆办公业务的主要文件流程模块，其中常见的模块如下所示。服务热线：0579-82169196传真：[phone]通知VIP接待任务单备忘录/内部通函文件更改申请单工作联系单水果鲜花任务单会议纪要办公系统开通审批表会议接待任务单办公系统权限调整审批表团队接待任务单美工室横幅任务单大堂助理日记收文处理值班经理理日记工作计划/工作总结安全部日记宾馆文件销售部日记员工交流工程部日记审批/报告……文本编辑器工作流程各模块中，可以选择不同的文本编辑器，比如，纯文本方式，带HTML的WEB编辑，也可以选用Word编辑器直接嵌入IE中编辑。支持电子文本格式文件和扫描图像格式文件。自定义流程不同的文件可能会以不同的方式完成它的流转过程，这个过程就是流程。流程是由不同的节点（或称步骤）组成。不同的节点可有不同的操作功能，比如某些节点用户可修改原文档的内容，有些节点需用户审批意见。管理员可以设置流程的组成和功能。在文档的流转过程中，根据流程的设置自动流转，有权限的用户，可以执行特殊的操作，比如，收回（提交人员收回已提交的文档），退回（在步骤中的人员把文档退回到上一步），否决（文档不再流转，直接进入结束状态）。文档流转状态用户可随时查看当前文档的流转状态，包括各步骤的处理人员，处理状态，下一步骤名称，提交人员和提交时间。工作流程的基本操作示例(1)新建文件时，选择文件类别（由管理员分配可用的文件类别）服务热线：0579-82169196传真：[phone](2)可以选择Word作为文本编辑器(3)选择流转节点的人员(4)查看文档的流转记录服务热线：0579-82169196传真：[phone](5)可以查看相关的审批记录和传阅记录办公平台部分功能模块介绍：(1)通知服务热线：0579-82169196传真：[phone](2)备忘录(3)工作联系单(4)大堂助理日记服务热线：0579-82169196传真：[phone](5)值班经理日记(6)工程部日记(7)安全部日记服务热线：0579-82169196传真：[phone](8)销售部日记(9)会议持待任务单(10)团队接待任务单服务热线：0579-82169196传真：[phone].档案管理：档案管理模块实现对宾馆各种档案和资料进行分类管理、归档保存，完成档案的组卷、拆卷、移卷、封卷、注销、借阅、全文检索、统计等管理功能。对工作流程管理模块中送过来的各种类别的文档进行归档工作，实现文档一体化,节省手工操作，从而大大提高档案建立的工作效率。案卷查阅案卷分类设置：3.客户档案管理建立企业的客户管理数据库，把客户的资料集中管理。包括单位客户档案资料、联系人管理、合同协议管理项目管理。通过客户档案的建立，定期对关键客户进行访问，提高客户的满意程度，培养忠实客户。服务热线：0579-82169196传真：[phone].资源预定资源预定模块可以对宾馆的会议室和包箱等资源进行预定管理，比如会议预定、婚宴预定。当有几个部门可以同时对资源进行分配时，有时会造成重复预定，引起不必要的纠纷。使作资源预定管理模块，可以对不同的资源进行长期的预定，在预定时，可先查看之前有无已经确认的预定，如果有预定但没有确认的预定，系统提供重复预定功能，这样可避免当预定取消时造成不必要的浪费。服务热线：0579-82169196传真：[phone].公共信息平台公共信息平台可以对宾馆的共享信息进行分类管理。企业动态：收集企业的最新动态信息，如新增经营项目，服务项目；最新的管理动态信息。规章制度：用于发布企业的各项相关规章制度。比如企业相关的政策法规信息，本单位内部制定的各种规章制度，以方便企业领导和员工查询。常用信息：由指定人员收集各部门需要的常用信息输入电脑，如时刻表，常用电话、风景名胜等信息，以便信息共享。内部论坛：通过内部论坛，人们可以讨论和共享他们的想法和思想。一个用户可以简便地浏览论坛主题及其它人撰写答复。用户可以新建自己的主题也可以针对其它人的意见进行答复。内部论坛可以看作是非正式的会议场所，工作组的成员在这里分享意见和想法。正如真正的会议一样，工作组的每一个成员聆听他人的的发言，并发表自己的意见。但是，与会议不同的是，与会者不需同一时刻在同一房间才能共享信息，人们可以在他们方便的时候参与论坛讨论。6.公告管理通过公告管理模，管理员可以发布通知、通告和消息，并可方便地浏览公告板。公告的发布，公告的发布可设定发布范围，不在发布范围内的用户将看不到此公告信息，可设定提醒功能，当用户登录时，系统会自动显示公告内容。7.个人信息平台个人信息平台主要包括电子邮件、日程安排