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苏州柯创电子材料有限公司文件编号WI-SEHS-04-01安全文件与档案管理制度版本号第一版发布日期2019.01.01修订号A实施日期2019.01.01页次5安全文件与档案管理制度文件编号：WI-SEHS-04-01版本：A2019.01.01发布2019.01.01实施修订履历表版本修订日期变更内容制/修订者A2019.01.01新版首次发行1目的对安全生产标准化管理体系所要求的所有文件与档案予以控制和管理，以确保在安全生产标准化管理体系运行中起重要作用的各个场所都可获得并使用适用文件的有关版本，建立主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全记录档案，并加强对安全记录的有效管理，特制定本制度。2适用范围适用于公司对安全生产标准化管理体系所要求的所有文件和档案（简称体系文件）进行控制。3术语3.1本管理制度使用的安全生产术语均符合《企业安全生产标准化基本规范》中的定义。4职责4.1工厂总经理4.1.1负责安全生产标准化文件的批准和发布。4.2EHS4.2.1负责组织安全生产标准化管理体系文件的编制及档案的标识、发放、保管、更改、回收、作废管理。4.3各部门4.3.1负责本部门与安全生产标准化管理体系有关的所有文件及档案的部门管理和控制。5管理程序5.1文件编制、发布5.1.1公司安全管理文件包括职业健康安全生产规章制度、安全技术操作规程等，各部门负责做好对从业人员的培训和宣贯。5.1.2各部门在对安全生产管理提出规范或要求时，经由本部门主要负责人批准后，可组织编写文件或制度，文件编制部门同时负责组织文件的审核、批准、发放和更新。5.1.3各部门安全管理文件发布前应组织相关人员进行评审并得到本部门负责人审批，方可发布实施。5.1.4公司级安全管理文件发布前应组织相关部门进行评审并得到工厂厂长审批，方可发布实施，以确保其充分性和适宜性。5.1.5职业健康安全文件由安全管理部门负责组织相关职能部门起草编制，各部门负责人会签后报工厂厂长审核批准，安全管理部门负责发放并登记。5.1.6第三层文件由各职能部门负责编制（若内容涉及到其他部门的工作时，应经有关部门会签），部门第一管理者批准，重要的应报主管审批，各管理部门负责发放并登记。5.2体系文件的标识及发放5.2.1安全生产标准化体系文件分为制度、规程、和记录三大类；5.2.2体系文件标识的含义5.2.3制度文件：WI-SEHS-XX-YY：WI代表苏州工厂本地文件,S代表苏州；EHS代表EHS部门的文件；XX代表安全标准化要素，如01代表第一要素；YY代变公司安全生产标准化制度文件序号；如WI-SEHS-01-02代表诺兰特安全标准化体系文件第一要素第二份文件。5.2.4记录文件：XX-AR-YY：X代表安全生产标准化一级要素编号；AR代表公司安全生产标准化记录文件代号；YY代变公司安全生产标准化记录文件序号；5.2.5规程文件：XX-AS-YY：XX代表安全生产标准化一级要素编号；AS代表公司安全生产标准化规程文件代号；YY代变公司安全生产标准化规程文件序号；5.2.6各部门领取书面文件时，需填写发放记录。文件下发后，各部门应将文件内容传达至全部相关班组，并督促其做好对员工的培训和贯彻。5.3文件评估5.3.1安全管理部门每年组织对安全生产法律法规、标准规范、规章制度执行情况和适用情况进行检查、评估，形成评估报告；5.3.2生产部门应每年组织对安全技术操作规程执行情况和适用情况进行检查、评估，形成评估报告；5.3.3生产部门应每年组织对设备操作规程执行情况和适用情况进行检查、评估，形成评估报告；5.4文件修订5.4.1在下列情况时应及时对相关规章制度或安全操作规程进行修订：5.4.1.1当国家法律、法规、规程、标准废止、修订或新颁布时；5.4.1.2当企业归属、体制、规模发生重大变化时；5.4.1.3当生产设施新建、扩建、改建时；5.4.1.4当工艺路线和装置设备发生变革时；5.4.1.5当上级安全监督部门提出相关意见时；5.4.1.6当安全大检查、风险评价过程发现涉及到规章制度层面的问题时；5.4.1.7当分析重大事故和重复事故原因，发现制度因素时；5.4.1.8其他有关事项。5.4.2安全管理部、生产部等部门根据评估情况、生产安全事故案例、绩效评定结果等，每年对安全生产管理规章制度、操作规程进行一次修订，确保其有效性和适用性。5.4.3生产部在新工艺、新设备投运前应完成安全技术操作过程、设备操作规程的制定。5.4.4对安全管理文件进行修改时，应填写“文件修改申请单”，向文件归口管理部门提出修改意见，说明修改原因；对重要的修改(如技术参数)还应附有充分的依据。文件归口部门将批准修改的文件内容以“文件修改通知单”的形式，按文件的原发放范围发放，“文件修改通知单”应经原审批人（或接替人）审批后生效。各文件使用部门应及时就更新内容对相关从业人员做好宣贯。5.4.5各部门应建立“受控文件清单”，对本部门使用的所有受控文件实施动态管理。5.4.6凡有时效性的受控文件，到期自然作废，各有关单位要及时做好“受控文件清单”的更新。6.档案管理6.1安全档案资料管理范围6.1.1安全生产文件；6.1.2安全生产会议记录；6.1.3隐患排查治理档案；6.1.4安全教育培训记录、6.1.5特种作业资格证件及相关人员安全资质证书；6.1.6安全检查和整改记录；6.1.7职业健康管理档案；6.1.8安全活动记录；6.1.9法定检测记录；6.1.10特种设备、安全关键设备设施档案；6.1.11相关方档案；6.1.12应急预案培训与演练记录资料；6.1.13事故管理档案；6.1.14标准化系统评价报告；6.1.15设备维护和校验记录、技术图纸等；6.1.16“三同时”相关资料；6.1.17消防验收报告、消电检资料；6.1.18高压电气设施、防雷检测报告；6.1.16其他相关安全管理资料等。6.2立卷归档6.2.1文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档案的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用。6.2.2应根据文件资料的重要性，档案按时间整理，分类归档。6.2.3各部门在每年定期对上年度的文件资料进行归档，统一保存。6.2.4各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明，编写页码，填写卷内文件资料目录。6.2.5不同价值，不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。6.2.6需归档的安全管理文件、资料，由档案形成部门按规定收集、整理后，按时移交给公司档案室，由档案人员进行集中管理。归档文件材料必须完整、准确。6.3档案借阅6.3.1文件资料档案借阅，必须借阅手续，借阅当案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续。6.3.2借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人。6.3.3归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销。6.4档案保管6.4.1档案应入柜上架，科学排列，避免暴露和捆扎堆放。6.4.2应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏。6.5档案资料保存形式和期限6.5.1以下资料应永久保存；6.5.1.1安全技术资料；6.5.1.2政府部门安全批文和验收报告；6.5.1.3安全事故档案、员工职业健康档案，；6.5.1.4建筑设计图纸、设备档案；6.5.1.5其他安全生产记录，利于在以后安全工作中进行统计、参照、学习和研究的，以及可能在法律纠纷中作为证据使用的。6.5.2安全生产会议、安全活动、安全培训、应急演练、隐患排查治理等基础资料记录，保存期限不少于三年；6.5.3其余相关档案材料，依据安全管理需要及有效期限，结合生产实际情况进行保存，档案室类档案保存场所允许情况下，可适当延长档案保存年限，原则不超15年。6.6档案保密6.6.1档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。6.6.2不得传播、议论有关机密问题。6.6.3档案资料不准带到公共场所。6.6.4发现有关泄密事件，应立即报告及时追查。6.7档案销毁对于过期并失去保存价值的文件资料，经相关领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录。6.8兼职档案管理员职责6.8.1认真执行档案管理各项法规制度，积极参加档案法规、条例的学习与宣传，并认真贯彻执行。努力提高业务技能，掌握现代档案管理知识，并利用到档案工作中。6.8.2掌握档案管理现代化知识，提高业务技能和操作水平。逐步实现档案管理的规范化、标准化。6.8.3对移交的资料应及时进行鉴定、分类、编目、保管、统计、利用，科学、合理地编制检索目录。6.8.4做好接待、登记、查询、调档等服务工作，维护档案的完整、准确与安全。6.8.5遵守档案管理中的各项规章制度，认真做好本职工作，提出档案管理合理化建议。6.9档案存放管理要求6.9.1为有利于档案的长久保存，尽可能限制档案霉腐菌的生长繁殖，档案存放的温度湿度要控制在适宜的温湿度。6.9.2档案存放要做到防虫、防霉、防污染、防火、防盗、防尘、防光直射、防有害气体、防水，要采取相应的措施。6.9.3档案存放要设专人负责管理，确保档案安全。7.附则本制度自发布之日起实施。