水运工程文件档案编制要求

1水运工程文件档案编制要求由于水运工程施工企业来自全国不同地区，而国内不同地区和我省部分地市的城建档案管理规定存在不同程度的差异，为加强水运工程施工资料文件的归档整理工作，建立完整、准确的水运工程施工资料档案，根据交通运输部《关于印发水运建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发〔2009〕225号）、《港口工程竣工验收办法》（交通部令2005年第2号）、《航道工程竣工验收管理办法》（交通部令2008年第1号）、《水运工程质量检验标准》（JTS257-2008）及财政部关于财务决算的有关规定，并结合我省水运建设项目的实际情况制定水运工程资料整理的要求。一、基本规定（一）参与水运建设项目的业主、设计、监理、检测、施工等单位必须高度重视，成立竣工资料编制小组，及时收集建设过程中的各种有关文字材料、技术数据及各项检测资料，要坚持实事求是的科学态度和认真负责精神，确保原始记录的真实性、可靠性，不允许涂改、重新抄录，严禁伪造。（二）合格的水运建设项目文件材料档案，是真实反映项目建设过程和建设成果的记录及载体，工程竣工的必备条件，也是评定工程项目等级的必要条件之一，因此，凡竣工档案验收不合格的工程财务不予结算，不能进行竣工验收，工程不能交付使用。二、参建单位职责（一）建设单位职责1、水运建设项目文件材料立卷归档工作实行项目法人(建设单位)负责制。水运建设项目文件材料资料的编制和归档，项目法人(建设单位)为第一责任人。项目法人(建设单位)应把水运建设项目文件材料编制归档工作作为工程建设的重要组成部分，纳入项目管理工作。2、项目法人(建设单位)应在招投标和制订有关合同时，应设立专门条款，明确有关方面对项目文件收集、整理、归档和移交的责任，并有相应的检查、考核措施。3、项目法人(建设单位)应督促各参建单位必须建立竣工资料整理、归档的管理责任制，确定一名领导分管档案工作，配备素质较高的档案专、兼职人员负2责建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，保证项目文件材料立卷归档的及时、完整、准确和系统，且与工程建设同步。(三)监理单位职责1、监理单位不但要按本要求完成责任范围内监理文件资料的编制工作，而且还要督促、并定期检查各施工单位水运建设项目文件材料的编制工作。对施工单位水运建设项目文件材料的完整性、准确性及编制质量负监理责任。2、建立和落实水运建设项目文件材料资料整理、编制的责任制。水运建设项目文件材料初验前，总监及整理编制水运建设项目文件材料的监理人员均不得离开本项目岗位。3、施工单位在报请初验水运建设项目文件材料前，监理单位必须先进行审查、经审查合格后，方能签认。未经监理单位审查签认的水运建设项目文件材料，不得进入初验程序。(四)施工单位职责1、施工单位整理编制的“施工文件”是水运建设项目文件材料的主要部分，它记录和反映了工程实施的全过程，形成了大量的技术资料，对今后工程使用、管理、维护及改扩建的有着极其重要的作用。对此，各施工单位的主要领导必须引起高度重视。水运建设项目文件材料初验前，各合同段项目经理、总工及整理编制水运建设项目文件材料的经办人员均不得离开本项目岗位。2、建立和落实水运建设项目文件材料资料整理、编制的责任制，合同段项目经理为本合同段水运建设项目文件材料编制的第一责任人。将施工阶段形成的行政管理文件、技术管理文件、质检资料、试验资料等的收集整理及存放工作落实到专人负责。3、施工过程中，对已办理分项、分部或单位工程中间交工验收的，必须在30天内，按本要求编排目录，将资料整理后，分类存放。定期开展施工资料整理、编制及存放的自查工作，并将自查情况向监理工程师提交书面报告。做到每完工一项，工程资料就完成一项。4、工程项目凡实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集，然后由总包单位进行汇总，并负责对分包单位的文件材料进行审核把关；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集其承包工程建设项目3全部文件材料。三、文件材料的收集和整理（一）收集范围水运建设项目文件材料的收集工作，按照“谁形成谁负责”的原则，由项目文件材料的形成单位或部门负责，编制应做到内容完整、整理规范、立卷组册科学。具体收集范围及归档单位按《关于印发水运建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发〔2009〕225号）中的《水运建设项目文件材料收集归档范围》执行。为严格按《水运建设项目文件材料收集归档范围》编制水运建设项目文件材料，既做到整理规范和内容完整，又便于操作，本要求对归档文件内容进行了细化，并就组卷分册也作了明确的要求，详见“水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表”。四、文件材料的质量要求（一）收集归档的项目文件材料应为原件。其中项目立项审批等文件，如原件保存在项目主管单位，项目法人(建设单位)可收集复印件归档保存；如供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件，应在复印件上加盖销售单位正式公章并注明原件存放处后归档保存。（二）收集归档的文件材料应能够全面、准确地反映工程建设的实际过程。其中勘测资料、施工记录应是现场原始记录，填写内容规范，相关签署手续完备。（三）项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张优良，格式统一；禁止使用圆珠笔和铅笔等易褪色笔书写、签批；如是热敏传真件，需复印保存，复印件应清晰。（四）数码照片在刻录光盘保存的同时，还应冲印出纸质照片连同说明一并归档；长期存储的电子文件应使用不可擦写光盘保存。（五）项目文件材料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸可以按297mm×210mm或297mm×420mm折叠；底图不折叠，平放在专用底图柜内，大于1号的底图也可卷放装筒。（六）施工资料文件的内容及其格式必须符合《水运工程质量检验标准》（JTS257-2008）、《水运工程施工监理规范》（JTJ216－2000）及国家、行业有关4技术规范、标准和规程。（七）竣工图编制要求1、竣工图由施工单位负责编制。编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认可；如项目法人(建设单位)规定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，应明确施工单位和监理单位的审核和签字认可责任；工程总平面布置图及综合管线竣工图由项目法人(建设单位)负责或委托有关单位编制。竣工图章示例：注：①本图尺寸单位为mm；②图章内容除签名、日期外，其它均为刻制；③图章刻制字体为宋体，字符高宽比为1∶0.8；④图章的第一、二行字高为4.5mm，第三、四行字高为3.5mm；⑤图章中的“XX”项目表示水运建设项目名称，如：澜沧江五级航道一期工程；“**”工程表示单位工程名称。2、竣工图应完整、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。凡设计图涉及的内容，竣工图均应反映，不得遗漏。4、竣工图的图面要求布置合理、完整、清晰、各项数据真实准确；图纸的文字、数据、线条必须采用计算机绘制。隐蔽工程的高程，各部尺寸和地质情况，必须标注清楚。5、一般性的图纸变更，且能在原图上作修改补充的，可在原施工图上做修改、说明后，作为竣工图；总平面布置、结构形式、工艺及其他重大变更，不宜在原施工图上修改、补充的，均需重新绘制竣工图；重新绘制竣工图，且图签能5全面反映签署情况的，可不另加盖竣工图章。重绘图纸在原施工图号前缀“竣”字。6、图纸绘制的标准执行《港口工程制图标准》JTJ206-96。五、文件材料档案编号（一）水运建设项目文件材料是以单项工程为单元，按照《交通部科学技术档案分类编号办法》（〔87〕交办字315号）中可确定的水运工程类目进行分类。（二）档案分类号，按水运工程类目水运建设项目文件材料分为五级类目。第一至三级类目固定不变，其中第一级分为七类：SY（水运）、GK（港口）、HD（航道）、HW（航务）、JL（救捞）、CJ（船检）、GJ（港监）；第二、三级分类根据第一级的性质各有不同，具体见《交通部科学技术档案分类编号办法》；第四级类目为建设项目代号，项目代号用水系名称+“下划线”+建设项目汉语拼音第一个字母组成（例如：如澜沧江五级航道工程填写LCJ_WJHD；如金沙江水富港为JSJ_SF）；第五级类目按水运建设项目文件材料材料形成的先后分为五部分：综合文件、决算和审计文件、监理资料、科研及新技术资料和施工资料，分别用1、2、3、4、5表示。（三）档号，档号由档案分类号和案卷组册顺序号等组成。档号形式如下（以航道工程为例）：HD5·1·××·☆－¤·◎－※“HD5”：HD为一级类目（航道），5为二级类目（工程类），具体的详见《交通部科学技术档案分类编号办法》中一级类目下的分类；“·”及“－”：类级符号或层次的区别符号；“1”：三级类目（航道基本建设，包括新开辟航道工程），具体的详见《交通部科学技术档案分类编号办法》中二级类目下的分类；“××”：四级类目（建设项目代号，见前一章）；“☆”：五级类目（文件材料的五大部分）；“¤”：册号；“◎”：分册号；6“※”：案卷顺序号。案卷顺序号不编虚位，从“1”开始编写（即“1”不编为“001”）；一至五部分水运建设项目文件材料以盒为单元编写顺序号。例如：云南省澜沧江五级航道建设工程航道维护基地（假定在第二册）工作码头（假定在第一分册）质量评定资料（假定在12卷），该案卷在第5部份，则档号为HD5.1.LCJ_WJHD.5－2.1－12）六、案卷的构成及质量要求（一）术语1、案卷：由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位，由案卷封面、卷脊、卷内文件目录、卷内文件材料及备考表组成。2、卷内文件目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。3、备考表：说明案卷内文件材料状况的表格。4、档号：由分类号和案卷号组成。（二）卷内文件的排列1、立项审批文件批复在前，请示在后，报批过程中有关审查文件材料依次排列。2、设计审批文件批复在前，请示在后，相关审查文件材料依次排列。3、工程准备阶段文件材料按照审批及协议事项办理程序依次进行排列。4、项目实施阶段文件材料排列工程管理文件材料按照问题结合时间依次排列；会议纪要按时间进行排列，如属专题会议，按照专题分别进行排列；招投标及合同文件按专业依次排列。各合同段施工管理文件材料，按工作程序结合问题的重要程度依次排列；原材料质量保证文件按产品种类或使用部位分别依次排列；按各单位、分部、分项分别整理组卷的文件材料，依照施工工序，按开工批准、工程质量检验报验、各项施工原始记录、试验检测及工程质量控制、安全管理、事故处理等往来文件材料，依次进行排列。监理工作活动中产生的依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管理文件、旁站监理记录、监理日志等，按照监理工作内容结合问题的重要程度依次进行排列；平行检验及独立抽检记录7按照单位、分部、分项工程依次排列。计量支付文件及计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。设备文件材料按依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维修、随机图纸等顺序依次排列。施工图(完工图)及竣工图按专业或单位工程结合图号顺序依次排列。5、试运行及竣工验收阶段文件按照各专项工作程序依次排列。（三）案卷资料的页号1、案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。2、页号的位置：双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯数字逐页编写页号。3、卷内目录、备考表不编页号。4、每案卷内资料的页号，要求按流水顺序号编写，从“1”开始编号。5、页号暂用铅笔编写，待资料审定成形后，再用打码机打印。6、已装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其他文件材料组成一卷的，将该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号。（四）卷内文件目录的编制1、顺序号按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1起依次标注。2、文件编号：发文机关文书部门的发文号或图样的图号。若文件材料上有则填上，没有就空着。3、责任者：填写文件材料直接形成的单位或部门，可采取通用的标准简称。4、文件材料题名：（1）、原文上有标题的，填写卷内文件材料标