财务报销制度及报销流程

财务报销制度及报销流程第一章总则第一条目的为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条原则本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为借支款项、日常办公费用、其他费用支出等，以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。第三条适用范围本制度适用公司全体员工。第二章借支管理规定及借支流程第四条借款管理规定(一)出差借款：出差人员凭审批后的《借款单》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。(二)其他临时借款，如业务专项借支，借款人员应及时报账。(三)各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。(四)借款销账规定：1、借款销账时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账；2、借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。第五条借款流程(一)借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。(二)审批流程：主管部门经理审核签字→财务审核→总经理审批(三)财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。第三章日常费用报销制度及流程第六条日常费用主要包括差旅费、交通费、办公费、低值易耗品、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。第七条费用报销的一般规定（一）经办人报销费用、支出时，应取得真实合法的原始凭证。以下凭证视为合法凭证，准予报销：1、税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务法票；2、财政机关批准并统一监制的行政事业性收据（邮政、银行、铁路的各类带印戳的收据、支出证明单）。3、加盖销货单位或提供劳务单位发票专用章或财务专用章，且清晰可见。4、发票抬头要求填写我单位名称。且票面金额大小写一致、内容填写完整。(二)填写报销单应注意:1、根据费用性质填写对应单据；2、报销单应使用蓝黑碳素笔严格按报销单据要求项目认真写，注明附件张数；3、金额大小写须完全一致（不得涂改）；4、简述费用内容或事由，要求与取得发票相符。(三)按规定的审批程序报批。(四)报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款或注明银行转账。(五)报销时间的具体规定1、财务报销：公司财务部每周周四为财务报销日；经总经理审批后，每周周四财务安排现金报销款项。偶遇节假日等特殊情况财务另行通知。2、非日常报销的其他事项不受以上的时间限制，可随时办理。第八条费用报销的一般流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→若需批准，附批准后的清单→部门主管人员审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。第九条交通费报销制度及流程交通费指为满足公司的生产经营需要，为公司办理相关的事宜而发生的市内交通费用，包括公交车费、地铁车费、打车费等。(一)费用标准：(1)原则上外出办事，主要以地铁或公交的方式。除非特殊情况，才可乘坐出租车（需提前口头汇报上级领导批准），并在票上注明原因及往返地点。(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。(二)报销流程1、员工整理交通车票（含因公公交车票），按规定填好《出差费报销单》。2、审批：按日常费用审批程序审批。3、员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。第十条差旅费报销制度及流程员工因工作需要，离开员工办公所在市行政区域处理公司事务属出差。出差费用包括：本市及他市的市内交通费；往返本市到外市的火车、飞机、客车、轮船等费用；自驾车出差路桥费、停车费等；外地的餐费、住宿费等。（一）出差借款流程:1、出差申请：员工出差可向公司借支所需差旅费用，填写“借款单”，履行相关借支审批手续，借支数额应当与所处理的公务和出差的时间相适应。2、借支差旅费：出差人员将审批过的“借款单”交财务部，按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。3、返回报销：出差人员应在回公司后二个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用实际发生情况填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；如因特殊情况不能办理报销，应由本人出具书面材料说明延缓报销理由，由部门负责人签字证明，并注明最后报销期限，如超过一个月不报账，财务将不予报销并从其工资中扣回借款。原则上前款未清者不予办理新的借支。（二）报销程序：报销实行“谁借支，谁报销”的原则。各经办人将发票等原始单据分类续时贴在粘贴单上，按项目填好“差旅费报销单”或“费用报销单”。根据各授权范围，具体经办人由本部门负责人审核同意后交财务部，经财务部审核签字后统一交由总经理审批，由出纳按规定时间支付。（三）、报销标准：公司全体员工的出差补贴实行全额包干制，具体包干标准详见附件。（四）、相关说明：1、出差期间发生请客送礼等业务招待费用，须事先请示高层领导同意，经审批签字后报销。2、出差人员市内交通费尽量选择公交、地铁、在无公交路线或负重等特殊情况下可打的（需提前口头汇报上级领导批准），并在票上注明原因及往返地点。3、操作层员工与管理层员工一起出差时，由带班管理人员控制各项开销，不得超过出差补贴标准，费用报销时凭发票报销。4、住宿费、市内交通费必须凭发票据实报销，无发票、虚假发票不予报销，丢失发票须出示相关证明材料，有同行人或部门负责人签字证明，报财务特批。报销凭据必须是出差地实际发生的票据，费用包干部分凭发票报销（发票金额大于费用包干标准的按标准报销，发票金额小于费用包干标准的按实际金额报销）。5、出差天数以离汉之日（含）起至回汉之日（含）止；住宿补贴按实际住宿天数计算，每日12点后出差的，按半天计。6、开车出差且当天不能返回的，实行每天住宿、生活补贴包干，不享受交通补贴。第十一条办公费、低值易耗品等报销制度及流程（一）管理规定：为了合理控制费用支出，此类费用由公司行政部统一管理，集中购置，并指定专人负责。(二）报销流程报销人先填写费用报销单，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。第三部分其他费用支出财务报销制度及流程其他费用支出主要指因业务需要向对方单位开具支票、贷记凭证、网银转账以及大额现金支付的情况。第十二条其他费用支出报销财务制度及流程。(一)填写暂支申请：按公司规定填写《用款申请单》并报批。若为支票支付，写清楚支票抬头，金额，用途等；若为贷记凭证（或者网银转账）支付，要求写清楚收款单位名称、收款单位开户行及账号、金额、用途等;若需提前借款，应按借款规定办理借支手续。(二)报销标准：相关的合同协议及批准生效的用款申请单。(三)结账报销：（1）财务部根据审批后的用款申请单付款；（2）经办人凭发票等资料，按规定填写报销单。第四部分附则第十二条报销单据样本、报销流程图，见附件；一切表单以财务部提供为准。第十三条报销人由于无票，用其他发票代替报销事项发票的，请按发票项目填写报销单，真实发生项目请填写《费用报销说明清单》。第十四条本制度为暂行财务制度，解释权归公司财务部。第十五条本制度经总经理核准后生效。附件一、各报销单据样本附件二、费用报销流程图附件三、出差费用及交通工具标准附件四、出差审批单附件五、费用报销说明清单附件一：附单据样本一：费用报销单样本二：差旅费报销单样本三：用款申请单附件二：公司费用报销流程图流程图说明权责部门相关表单文件相关人员根据公司费用报销费用标准，整理好需要报销的发票或单据，并进行整齐粘贴。相关部门人员报销发票报销单据财务费用报销制度借款单相关人员必须按照财务规定的要求和规定的时间填写《费用报销单》，不得涂改，不得用红色笔和圆珠笔填写，并附上相关报销发票和单据，若属于出差的费用报销，必须附上经批准的《出差申请单》。相关部门人员报销发票报销单据财务费用报销制度借款单《费用报销单》及相关单据准备完成后，相关人员直接递交给直接主管签字，直接主管必须对以下方面进行审核：1、费用产生的原因及真实性2、费用的合理性3、票据及单据的规范性若发现不符合要求，立即退还给相关报销人员重新整理提报相关部门主管费用报销单报销发票报销单据财务费用报销制度借款单出差审批单部门主管审核后，将报销单据提交给财务部，由会计人员进行报销费用的确认，主要包括以下内容：1、产生的费用是否符合报销标准，2、财务是否能及时安排此费用，3、单据和票据是否符合财务相关规范要求。若发现不符合要求，立即发回相关部门，重新整理提报。财务部费用报销单报销发票报销单据财务费用报销制度借款单出差审批单财务部对审核符合要求的报销单据统一呈总经理进行批准签字，若总经理发现不符合要求的，立即退回给财务部，由财务部后继跟进处理。总经理费用报销单报销发票报销单据财务费用报销制度借款单出差审批单财务部出纳根据审批好的单据，准备好报销款项，给付款项时，相关报销人必须在报销单据上进行签字确认。财务部出纳费用报销单报销发票报销单据财务费用报销制度借款单出差审批单报销单据整理粘贴填写《费用报销申请单》直接主管审核财务部审核总经理审批出纳支付款项NGNGNG附件三：出差费用及交通工具标准一、实行限额内实报实销，具体标准如下：（1）住宿标准（暂定）项目一类城市二类城市三类城市经理级以上人员450330280其他员工350250200（2）伙食补贴（暂定）项目一类城市二类城市三类城市所有员工12010080二、车船费实行实报实销制度，交通工具如下：项目飞机高铁火车汽车出租车头等仓经济仓一等座二等座硬卧硬座总经理√√√√√√√√部门经理☆☆√☆√√☆其他员工☆☆√☆√√☆备注：√不需审批，☆需审批三、分类标准：1、一类城市：北京、上海、深圳2、二类城市：省会城市3、三类城市：除1和2的其他城市附表四：出差审批单填表日期：年月日姓名部门岗位出差事由出差期间职务代理人姓名：职务：出差目的地申请交通工具是否要公司派车接送计划出差时间从年月日起到年月日止申请人部门主管/经理行政人事部总经理实际出差时间从年月日起到年月日止备注说明：1、出差人员必须填写本单，逐级审批，人事行政部备案后，方可出差；2、表单一式两联，一联人事行政部留存，一联出差人留存（报销时使用）；3、交通工具，详见《出差费用及交通工具标准》。出差审批单填表日期：年月日姓名部门岗位出差事由出差期间职务代理人姓名：职务：出差目的地申请交通工具是否要公司派车接送计划出差时间从年月日起到年月日止申请人部门主管/经理行政人事部总经理实际出差时间从年月日起到年月日止备注说明：1、出差人员必须填写本单，逐级审批，人事行政部备案后，方可出差；2、表单一式两联，一联人事行政部留存，一联出差人留存（报销时使用）；3、交通工具，详见《出差费用及交通工具标准》。附表五：费用报销说明清单报销部门报销人报销日期附件张数共张发生日期项目摘要张数费用金额原因说明合计预算金额实报金额注：1、此单只作为费用说明用，不作为记账的附件，会计应单独保存；2、由于无票单据报销人使用其他发票冲抵时，请填写此单据。费用报销说明清单报销部门报销人报销日期附件张数共张发生日期项目摘要张数费用金额原因说明合计预算金额实报金额注：1、此单只作为费用说明用，不作为记账的附件，会计应单独保存；2、由于无票单据报销人使用其他发票冲抵时，请填写此单据。