行政办公管理制度

行政办公管理制度汇编二零零捌年2目录第一章前言第二章日常办公纪律及常规事项处理第三章办公用品管理规定第四章计算机使用管理规定第五章车辆管理规定第六章文件管理制度第七章信息档案资料管理制度第八章印信管理规定第九章证照管理制度第十章证明函管理制度第十一章保密制度第十二章财务报销管理规定第十三章员工奖惩管理制度3第一章前言纪律或有秩序的行为是在竞争的环境中为了圆满达到公司的目标所必需的，亦是为了公司保护其员工未来利益所必需的。公司期望员工理解并以自律的行为无条件和负责地接受纪律为工作的必需条件。员工应把实现该期望作为己任，通过提倡纪律,强调“自律”以防止成员的偏差行为。本制度将根据实施情况与公司发展变化不断作出修订调整；公司遵循以下行政管理原则平等：全体成员不分民族、宗教、信仰、学历、年龄、性别、伤残、资格及职务的高低，在制度面前人人平等互尊：相互尊重，团结一心，为公司的发展贡献一份力量。诚信：诚实、守信，言行一致，是员工行为的基本准则。自律严于律己，从一点一滴做起，你才会有所收获。宽容：宽以待人，体谅他人，虚心接受他人对自己的批评。第二章日常办公纪律及常规事项处理一、出勤、请假、旷工与加班1、工作时间规定杭州8：30～～17：30中午一个小时午休时间；台州、江苏、天津、青岛、舟山8：00～～17：00中午一个小时午休时间；2、员工上下班需用打卡钟打卡出入，不允许代打卡，代打一次扣款20元。3、迟到一次按半日工资额进行扣除，一次以上将扣除全勤奖100元。4、部门经理/主管级可自行安排上下班时间，若不能准时到公司，应提前一天将去向告知指定下属。5、请病假提供医院证明的2天以内不扣工资；2天以上扣除基本工资50%，无4医院证明的病假按事假计；请事假按基本工资的每日工资额进行全额扣除，请事假、病假者均扣除全勤奖100元。6、员工无故旷工者罚款100元且扣除全勤奖100元.7、加班规定：加班员工必须做好相映的考勤工作，填写加班单。一般员工，部门有计划的加班安排，可选择享受调休或加班补贴，加班补贴的标准为基本工资/当月额定工作日；选择调休常规要求为当月结清，因特殊原因无法调休的可推迟调休，但不得超过一个季度；计划外的自行加班安排，不享受调休或加班补贴；法定节假日加班按国家规定给予补贴；假日期间的出差，不享受加班待遇。总监/部门经理级加班，只享有调休，不享有加班补贴。8、每个分公司的前台必须监督员工考勤，按照规定的员工考勤表做好考勤纪录，每月5日前必须将上月的员工考勤表传至总公司前台.9、员工下班后,如没有加班或其他特殊情况不得在公司逗留,如有特殊情况须向前台说明情况.注：请事假、病假、加班或调休的员工，必须填写取相关单据交与个部门经理审批，审批通过后将相关单据交于前台。如来不及填写相关单据者,必须口头或短信通知上级主管或主管部门,办事完毕后及时补上相关单据,如没有口头或短信通知上级主管或主管部门且办事完毕后未及时补上相关单据者,一律作为旷工处理.员工考勤格式见附件：员工考勤表/请假单/出差单/加班单/调休单二、上班纪律1、上班时间不得在电脑上玩游戏、看电影，网上聊天、播放音乐、私人电话聊天；午休时间不得在电脑上玩游戏、看电影，私人电话聊天；上述行为若发生一次，直接经理向员工提出口头/书面警告并按50元/次进行罚款并按奖惩条例记过处理;警告三次以上仍发生上述行为者将重罚300元。如工作需要联系的请用统一申请的MSN.2、除洗手间过道、总经理办公室外，其他办公场所严格禁止吸烟。若发生按20元/次进行罚款。3、办公场所保持安静，上班时间不允许大声喧哗，讨论问题应至会议室或放低声音，不允许以此为由影响别人工作。4、上班时间不允许串岗，聚众聊天、吃东西。5、上班时间不允许接待私人访客。56、上班时间自己离开办公桌，要告诉前台秘书或同事，或在桌上留言，讲明去何处及估计何时回来。7、办公室内部员工不允许谈恋爱,一经发现均开除8、工作场所清洁1）员工负责自己办公区域的清洁。2）公司清洁工负责公共场所的清洁，每天上午清洁一次。3）清洁工离开后各部门的清洁由部门负责，必须保持清洁状态。三、常规办公事项须知1、办公名片/宣传资料/各类单据管理1）公司办公名片/宣传资料/各类单据由设计部负责设计、联系制作；2）需要办公名片/宣传资料/各类单据的部门主管提出申请经同意后交设计部安排制作,设计部询价填写询价单后经财务主管签字批准后联系制作；4)美工联系制作是需与对方签订广告印刷合同,交与行政部盖章后生效.3）按照办公用品管理方式领用。询价单/广告印刷合同见附件:询价单/广告印刷合同2、办公文印管理1）至办公室盖章必须部门主管批准并登记；2）传真接受和发送文件应登记；前台收到的传真应立即递交相关人员，其他传真机收到文件同样处理。接受传真部门或人员应要求对方注明接受人。3、会议室的使用1）欲使用会议室的部门，提前在前台登记，按先登记先使用的原则处理。2）遇有同时使用情况时，双方可通过协商办理。3）临时使用通过前台协调处理。四、公司内部论坛、周报和会议1、公司内部论坛1）外界人员不得进入公司内部论坛，公司员工录用后由人事部统一申请用户名和密码后方可进入；如有员工请辞，人事部因及时将该员工用户名删除；2）公司内部论坛由专门人员定期维护。2、周报1）公司员工需每周递交周报，部门员工直接向该部门经理发送周报，报告一周工作进度；各部门经理直接将周报发至信箱：[e-mail]，报告工作进度，见附件填写。公司依据该周报直接评定对该员工的成绩，漏交者视为该周无成绩。63、会议1）部门会议由部门经理安排其部门人员做好会议纪要2）公司会议由行政部安排专员做好会议纪要会议纪要格式见附件：会议纪要周报格式见附件：周报格式五、上下班安全、用电检查1）每天下班后员工负责检查自己工作场所，关闭使用的电器、收好工具。2）本部门经理负责检查部门办公场所的安全。3）行政秘书负责关闭所有公共场所的电器，如有员工加班，需与加班员工做交接，由加班员工负责。4）空调使用规定：夏天气象预报最高达到27摄氏度以上开启；冬天气象预报最低温2摄氏度以下开启；第三章办公用品、设备的管理规定一、办公用品1、办公用品由公司行政部门统筹、负责采购、保管。2、申购方式员工因工作需要常用办公用品至前台申领；常用办公用品每月申购三次，将申购单交行政办公室批准；无备货之非常用办公用品由使用部门提出申请交行政办公室批准；3、采购方式非常用的办公用品采购前应进行询价；价格变动敏感的常用办公用品每季度应询价一次调整；经批准的申购单由行政部门安排采购；每季度前台应向行政部门报告询价调价状况。4、领用方式常用办公用品须办理领用手续；非常用办公用品办理领用手续并登记员工工具卡；在领取新的非消耗性办公用品时，必须以旧换新；前台每月报告办公用品的消耗情况。5、员工工具卡在册物品在员工离职时需交还公司。76、员工工具卡在册物品遗失的，员工需负责原价赔偿损失。二、设备1、设备由公司行政部门统筹/负责采购、登记，使用部门/公用设备由指定责任人负责保管。2、申购方式部门/员工因工作需要增添设备应向行政部门提出申请批准立项:用途说明、性能、基本价位等信使用的职能部门/委托相关部门询价、评息估；确定资金预算进入核准程序：不核准预算：1）项目成本过高需调整项目2）预算价格不准重新进入询价、评估；核准预算进入资金计划；由行政部门根据资金状况安排顺序；资金批准进入采购程序3、采购方式经批准的申购单由行政/委托其他部门采购；4、领用保管方式行政部门秘书负责对设备办理登记、入库、领用手续；设备由使用部门的主管/指定保管责任人领用并负责保养维护；设备更换保管责任人或存放场地要及时通知行政秘书进行变更；行政秘书每季度报告在册设备情况行政部门主管不定期抽查在册设备的使用保管状况；对不符合记录状况，设备使用保管不当的情形按奖惩条例办理。附：办公用品分类目录（常用、非常用、员工工具卡等类）办公用品/设备请购单/办公用品领用表和价格季度报表/办公用品库存月报表/员工工具卡等第四章计算机使用管理规定1.公司计算机使用责任1）公司的计算机设备做到专人管理、专人使用，部门公用的计算机由本部门员8工使用，未经使用者许可其它员工不得使用。2）专人使用的计算机管理责任人是使用人3）部门公用计算机管理责任人是部门主管4）公司分配给员工的电脑，包括电脑上安装的系统和各种办公应用软件属于公司财产。员工因私人使用造成电脑的软件和硬件的损坏，员工应负责赔偿。2、未经网络管理员许可，下述为违纪行为：1）使用者随意拆装、移动计算机设备及外部设备（例如打印机、扫描仪等）；2）使用者擅自增加或删除计算机系统上所安装的应用软件和数据资料；3）私人的光盘、软盘在公司的计算机设备上使用；4）下载软件/程序；网络管理员定期进行硬盘清理，删除不必要的文件网管在检查电脑时发现上述现象必须立即向部门主管及行政部门主管同时提出报告。3、使用纪律1）员工不得用公司的网络浏览与工作无关的网站，以免造成公司网络的速度下降，病毒侵袭、网络瘫痪。2）上班时间在网络上搜索资料注意不能同时打开多个页面以合理利用通路资源，避免堵塞，提高上网速度第五章车辆管理规定为了加强公司行车管理，确保行车安全，提高办事效率，节约用车成本，特制定本办法。一、车辆使用范围1、联系、办理业务需要。2、接送公司客户。3、其他紧急和特殊用车。4、个人用车。二、驾驶员管理1、坚持行车安全检查，行车前检查车辆，发现问题及时排除，确保车辆运行。2、安全驾驶，正确执行驾驶操作规程，听从交通管理人员的指挥，行车时集中9精力驾驶。3、出车回来后，填写行车记录，车辆用毕后，车辆停泊在指定位置，锁好方向盘、门窗等。4、驾驶员因违反交通法规造成的罚款、伤害、损失责任由驾驶员负责；5、严禁酒后驾车。驾驶员酒后驾车按100元/次扣当月工资，酒后驾车肇事，驾驶员承担全部责任；6、驾驶员必须严格遵守车辆使用和管理办法；7、做好车辆的维护、保养工作，保持车辆常年整洁和车况良好。8、认真填写车辆档案资料，对车辆事故、违章、损坏等异常情况及时汇报，写好情况汇报。对车辆运行里程和耗油情况进行统计分析，提出报告和降低成本的建议。注：驾驶员包括专职与非专职的驾车人第六章文件管理制度第一节总则一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。三、公司全体员工都应发扬实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司行文文件由行政管理部统一发放、传递、用印、保管和立卷归档；部门文件由部门统一发放、传递、用印、保管和立卷归档，第二节文件分类一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。10二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。六、批复。答复请示事项用“批复”。七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。第三节文件格式一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部份组成。二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。三、发文字号包括代号、年号、顺序号。四、公司发文代号分为二种：①“思拓发”、②“思拓xxx发”。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。发