关于印发《视频会议系统管理制度》的通知

**文件**发〔2016〕1号签发人：***关于印发《视频会议系统管理制度》的通知各所属企业：为规范视频会议系统的管理，充分发挥视频会议系统的功效，确保该系统的规范、高效、稳定运行，提高会议效率，降低会议成本，经**研究，特制定《视频会议系统管理制度》，现将该制度正式印发给你们，请你们结合实际,认真贯彻执行。***二○一六年*月*日视频会议系统管理制度一、目的为了正确、规范的使用视频会议系统，保证视频会议系统的正常运行，提高会议效率及质量，特制定本制度。二、设备管理（一）视频会议系统主要由摄像机、主机、话筒、电视机、支架等设备构成。（二）视频会议系统设备是会议专用设备，严禁挪作他用。（三）视频会议系统的各项设备参数是已经设定好的，与会人员在使用时不得随意更改。（四）视频会议系统设备由各单位指定专人进行保管和维护；**信息化部提供技术保障支持，如发现设备、软件及线路等出现故障，应及时联系进行设备维修、软件调试及故障排除。三、会议管理（一）为降低成本、提高效率，凡是适合以视频会议方式召开的会议、培训、工作沟通等，原则上应通过视频会议系统实施。（二）在召开视频会议前，会议召集方要提前通知参会单位、参会人员、明确会议主题和议程等。（三）各参会单位在接到视频会议通知后，应提前半小时进行会议联通、音频、视频等效果调试，确保视频会议系统的正常使用，如发现问题要及时排除，如果不能排除应及时同总部信息化部联系，调试完毕后须将话筒调至关闭状态，以免分会场声音传至主会场，影响会议整体效果。（四）视频会议应在会议室召开，如遇特殊情况需要通过电脑、手机等软终端接入会议的，应保证开会地点环境良好、无噪音。（五）视频会议进行过程中，各参会单位应保持会场安静，会议中如需要发言时，方可打开话筒进行发言，其余时间各分会场均应关闭话筒。四、其他（一）使用视频会议系统必须严格按视频会议系统操作规程（详见附件）操作，凡因不按操作规程使用，导致影响会议正常举行或设备损坏的，由相关人员承担责任。（二）视频会议设备放置环境要做到干燥、防水、防尘并保持温度不要过高。（三）会议结束后要及时将各项设备电源关闭。附件：视频会议系统操作规程视频会议系统操作规程一、开机（一）检查网线是否已经连接，视频设备、电视电源是否插入电源插板。（二）打开电视遥控器电源开关，在将视频输入信号切换到与视频会议终端相应视频源HDMI。（三）打开视频会议终端遥控器电源开关，启动后终端指示灯为蓝色，摄像头进行自检（大约1分钟左右），听到视频会议终端发出的声音，看到会场图像，并在主画面的下方可以看到终端的IP地址。（四）检查话筒连接线并将麦克风放在合适的位置。二、加入会议（一）呼叫对方的会议号，每个视频会议室都分配有专用的会议号（号码为***短号，比如***，实际会议号以通知为准）。（二）呼叫完成后，等待主会场进行点名，配合主会场进行声音图像测试，如声音大小不合适，通过调节电视机音量达到最佳效果。（三）在不需要发言的时候将终端话筒静音，防止会场嘈杂（话筒静音状态为红色，电视左下角可以看到对应的静音标志），在需要发言的时候将话筒打开即可。（四）点名发言完毕后不要再对视频会议终端进行任何操作。三、关机（一）首先关闭视频会议终端电源，再拔掉视频会议终端的电源插头。（二）关闭电视机，再拔掉电源插头。四、注意事项（一）会议结束后视频会议终端必须先关终端设备开关，再拔电源插头。（二）视频会议终端尽量不要随便搬动，频繁拔插设备上的连接线。（三）摄像机禁止用手掰动，禁止擦拭镜头。（四）视频会议终端和摄像机不用时用布遮住，做好防尘，防水。（五）注意避免视频会议终端和摄像机直接阳光曝晒。（六）保证会场环境，避免太潮湿。