档案管理规定

——因为专注所以专业公司档案管理规定为规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。特制定本规定。一、档案收存的范围1、公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；2、公司收到的公文，如政府职能部门及上级公司发来的与本公司有关的通知、条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；3、本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；4、公司领导的批示、指示等；5、重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；6、反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；7、公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；8、本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；9、本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；10、本公司发布的各类广告、宣传材料；11、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；12、外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；13、财务档案资料；14、各种实物档案；——因为专注所以专业15、其他具有利用和保存价值的文件资料。二、档案编号1、红头文件编号按照公文写作要求编写：“××字【年份】×号”。例“苏利字【2015】1号”表示江苏利维能2015年第一份红头文件。2、其他文件编号统一由“公司简称-年份-类别-保管期限-件号”组成。3、档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。4、档案分类编号表详见附件一。三、档案的归档与保管（一）归档要求1、归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印件和正式稿和附件等必须齐全。2、一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，综合管理部以复印件归档。3、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。4、电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。5、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。（二）归档时间1、即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：——因为专注所以专业1)法律性文书；2)公司规定的密级文件；3)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；4)合同、协议书等正本及过程资料；5)重大专项活动在立项时建档，项目完成后成卷并及时归档；6)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；7)个人档案随机立卷并归档。2、定期归档1)一般文件资料应分级、分类按时间先后编号存放于档案盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。原则上一年成卷，年终归档。2)人事综合档案年初立卷、年终归档。（培训、薪资、社保等档案资料）3)部门应在每月底前整理归档当月文件，填写档案移交清单交综合管理部。4)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交综合管理部。3、电子声像档案的归档1)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。2)电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。3)每年3月底前各部门向综合管理部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，综合管理部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。（三）档案保管1、设档案室。档案实行由综合管理部统一管理，部门分类管理的二级管理体制。建立《档案目录》（详见附件二）存于档案盒内，对档案盒加以标识，便于查阅。——因为专注所以专业2、人事、财务档案由部门直接管理。人事档案分综合与个人二类建档；财务档案资料由财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管。3、综合管理部职责：1）设专人负责收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案；2）负责档案分类及编号的增补、修订，档案编号的发放与保管工作。各部门签订合同前须向综合管理部申请合同编号；3）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。4、其他部门职责：1）各部门设专（兼）职档案管理员负责对本部门档案资料进行采集、建档；正本交综合管理部管理，副本留部门使用；2）每月30号前向综合管理部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档。四、档案交接及移交（一）部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，综合管理部见证。（二）档案移交的流程1、经办部门检查文件或档案，填写《档案移交清单》；2、综合管理部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；3、档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在《档案移交清单》上签字。五、档案借阅(一)借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅申请表》。借阅档案原件只限在公——因为专注所以专业司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；(二)档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；(三)借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；(四)借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。六、档案销毁(一)对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门负责人和分管领导鉴定，最后报总经理批准后，方可销毁。(二)执行销毁任务时，必须由内控部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门负责人、分管领导和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。——因为专注所以专业附件一：档案分类编号表编号组成：公司简称（JES）-年份-类别-保管期限-件号1、合同类：2、会议纪要：类别会议纪要HY总经办公司例会其他会议代码010203例“JES-2015-HY-01-10-001”表示：江苏利维能电池系统有限公司2015年度10年保存的第一件总经办会议纪要类别采购类合同CG研发类合同综合类合同设备采购物料采购固定资产采购办公用品采购其他代码SWGBQYFZH例：“JES-2015-CG(S)-Y-001”表示：江苏利维能电池系统有限公司2015年度永久保存的第一件设备采购合同——因为专注所以专业说明：①江苏利维能电池系统有限公司英文简称为“JES”②年度是指归档文件形成的年度。③类别用大写拼音字母和阿拉伯数字混合编制。拼音字母为档案的类代号，阿拉伯数字为类别号。如“HY01”表示“总经办会议纪要”④保管期限按照永久、30年、10年编制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。⑤件号（即文件的排列顺序号）规定为三位数阿拉伯数字标注，如“001”表示该档案盒内的第一件文件；“002”表示该档案盒内的第二件文件，以此类推。——因为专注所以专业附件二：档案目录件号文件编号文件标题日期页数保管期限备注