ERP系统物料编码原则

目录第一部分产品编码原则建议……………………………………………1第二部分产品数据整理格式……………………………………………11第三部分厂商代号编码原则建议及数据整理格式……………………12第四部分客户代号编码原则建议及数据整理格式……………………14第五部分其它数据整理格式……………………………………………16第六部分ERP系统编码原则参考范例…………………………………17第七部分部份行业物料编码参考范例………………………………….22第一部分物料编码原则建议说明：以物料的编码为主线讲解编码的原则，但所讲编码原则同样适用于系统的客户编码、供货商编码、职员编码、部门编码、单位编码、仓库编码、各种类别编码和其它需要编码的任何项目等。一、物料编码的意义物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其它有1关事项的一种管理工具。二、物料编码的原则1、简单性编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理，如果编码过于繁杂，则违反了编码之目的。因切此物料编码在应用文字元号或数字上应力求简单明了，这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续，并可减少其中的错误机会。物料相当单纯时，只要将物料简单分类为几项即可，物料分类项目多了，就显得很不方便。若物料相当复杂时，就要将大分类再加以细分，这种分类展开也称为多级分类。2、分类展开性物料复杂，物料编码大分类后还要加以细分，如果采用阿拉伯数字十进制，则每段最多只能由十个细分的项目，如果采用英文字母，则每段有26个细分专案，然而细分专案太多，就难于查找，而细分项目太少，则分类展开太慢，分类细分项目通常以五至九个较佳。例如采用阿拉伯数字十进制，有十八个项目时，其分类展开可以利用下列方法。需要分类的项目第一种分类方法第二类分法第三类分法11110010121202023130303414110451522105616220672212307822330892344109102442101125431112265512133316611314326214153363151634771617358817183699183、完整性在物料编码时，所有的物料都应有物料编码可归，这样物料编码才能完整。若有些物料找不到赋予之物料编码，则很显然物料编码缺乏完整性。新产品新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。因此每当有新物料产生，即应赋予新的物料编码，并规定新的物料没有编码，采购部门不得从事采购，即使没物料编码的新物料采购进来了，仓2库部门或会计部门发现物料订购单缺少物料编码，即应请采购部门补填物料编码，否则不予入库、不予付款。这样才能确保物料编码的完整性。4、单一性物料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料，同一种物料只能找到一个物料编码，而绝无一个物料有数个物料编码，或一个物料编码有数项物料，一般地，只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码，举例，如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须取不同的物料编码。例：3000A,3000B,3000C三个编码分别表示三种不同加工状态的物料。5、一贯性物料编码要统一而有一贯性，如以年限分类为标准时，就应一直沿用下去，在中途不能改变用籍贯或姓氏别来分类，若要这么做必须要分段或分级进行。6、伸缩性物料编编码要考虑到未来新产品发展以及产品规格的变更而发生物料扩展或变动的情形。预留物料的伸缩余地，并不能仅就目前物料的现状加以物料编码的安排，否则他日新物料产生时，就有新物料无号可编的情况。7、组织性物料编码依其编码的系统，作井然有序的组织与排列，以便随时可从物料编码查知某项物料帐卡或数据。物料编码的组织性，对物料管理可以省掉不必要的麻烦。8、适应计算机管理计算机的应用已经比较普及，因此在编码时一定要考虑录入的方便性,如编码尽可能短、少使用其它符号，如‘#’、‘-’、‘*’等。9、充足性物料编码所采用的文字、记号或数字，必须有足够的数量，以便所组成的个别物料编码，足以代表所有个别物料，以及应付将来物料扩展时的实际需要，以免遇有特殊物料时无号可编。否则物料系统被破坏，费时误事。10、易记性在不影响上述九项原则之下，物料编码应选择易于记忆的文字、符号或数字，或赋予暗示及联想性。但这原则是属于次要原则，若上述九项原则俱全而独缺乏此项原则的物料编码，仍不失为优秀的物料编码。三、物料编码的方法目前工商企业所采用的物科编码方法，主要有下列几种：．阿拉伯数字法．英文字母法．暗示法3．混合法1、阿拉伯数字法阿拉伯数字法，是以阿拉伯数字作为物料编码的工具，采用以一个或数个阿拉伯数字代表一项物料。这种方法容易了解，只是需另外准备物料项目与数字的对照表，又要记忆对照项目，因此有关人员必须经过一段时间的训练与适应才能运用自如。以阿拉伯数字做物料编码的，较常见的有下列几种：连续数字编码法分级式数字编码法区段数字编码法国际十进制分类法1)连续数字编码法连续数字编码法是先将所有物料依某种方式大致排列，然后自1号起依顺序编排流水号。这种物料编码方法可做到一料一号，只是顺序编码除显示编码时间的先后，往往与所代表项目的属性并无关联。因为新购物料无法插入原有排列顺序的料号内，例如：1078为3/8“×3/4”之六角铁制带帽螺栓，而新购的六角铁制带帽螺栓为3/8“×1”,其物料编码无法插入（因过去没有库存或采用这种物料，故无编码），故只好编以最后一个号码8974。两种物料本应排在一起，现在物料编码相距如此遥远，在物料管理、仓储管理上很不方便。2)分级式数字编码法分级式数字编码法是先将物料主要属性分为大类并编定其号码。其次再将各大类根据次要属性细分为较次级的类别并编定其号码，如止已继续进行下去。在分级式数字编码法中，任一物料项目只有一个物料编码。表二为三种属性的阶级式数字编码法，共可组成36个（3×4×3）编码，这种方法的优点一方面显示编码的规律性，一方面达到一物料项目仅有一编码的目标，其缺点是无用空号太多，一方面显得浪费累赘，另一方面常导致物料编码位数不够用。来源（大类）材料（中类）用途（小类）1=自制1=非铁金属1=零部件2=外购2=钢铁2=包装用料3=委外加工3=木材3=办公用品4=化学品（表二）3)区段数字编码法区段数字编码法介于连续数字编码法与分级式数字编码法之间。使用位数较级次式数字编码法更少，而仍能达到物料编码的目的。例如有64项，分为5大类，其情形如下：A类12项4B类10项C类17项D类15项E类10项合计64项上述情形，如用阶级式数字编码法必须3位数，但如改为区段数字编码则仅需二位数即可，其情形如下：类别分配编码剩余备用编码A类12项（01-20）8项B类10项（21-37）7项C类17项（38-61）7项D类15项（62-83）7项E类10项（84-99）6项4)国际十进分类（U.D.C.）这种方法于1876年美国杜威M.DeWey首创，其方法新颖而独到，可以无限制展开，颇受欧洲大陆各国的重视。1895年的国际图书馆学会决定杜威的十进法为基础，作更进一步发展，其后经众多数学专家的确究与发展，最后完成所谓国际十进制分类法（UniversalDecimalClassification），目前已有许多国家采用为国家规格。所谓国际十进制分类法是将所有物料分类为十大类，分别以0至9之数字代表之，然后每大类物料再划分为十个中类，再以0至9之数字为代表，如此进行下去按金字塔Pyramid形态展开。其情形如下：6应用科学62．工业技术621．机械的工业技术621．8动力传动621．88挟具621．882．螺丝、螺帽621．882．2各种小螺丝621．882．21金属用小螺丝621．882．215丸螺丝621．682．215.3平螺丝采用国际十进分类的物料编码，如编码编至三位数字之后仍须继续延长时时，即应加以“.”符号以表示划分，国际十进分类法可无限展开，任何新物料之产生均可插入原有物料编码之系统而不混淆原有之物料编码系统，国际十进分类法所能运用之符号只有十个（0-9），故使编码趋长而又无暗示作用，实在美中不足。2、英文字母法5是以英文字母作为物料编码工具的物料编码法。英文字母中I、O、Q、Z等字与阿拉伯数字1、0、9、2等容易混淆，故多废弃不用，除此之外，尚有23个字母可利用。如以A代表金属材料，B代表非木材，C代表玻璃。以AA代表铁金属，以AB代表铜金属......，英文字母在我国已经相当普遍，是可用的物料编码方法。3、暗示法：暗示编码法是指物料编码代表物料的意义，可自编码本身联想出来。1)英文字母暗示法：从物料的英文字母当中，择取重要且有代表性的一个或数个英文字母（通常取主要文字的第一个字母）做为编码的号码，使阅读物料编码者可以从中想象到英文字文字，进而从暗示中得知该物料为何物。例如：VC=VariableCapaciter(可变电容器)IC=IntegratedCircuit(集成电路)SW=Switch(开关)ST=SteelTube(钢管)BT=BRASSTuber(黄钢管)EP=EarPhone(耳机)2)数位暗示法：直接以物料的数字为物料编码的号码，或将物料的数字依一固定规则而转换成物料编码的号码，物料编码的阅读者可从物料编码数字的暗示中得悉该物料为何物。物料编码代表的意义：例1：××××××××××——————————类小类形式长度厚度例2：电阻值的编码编码电阻值0050.5Ω0505Ω10010Ω101100Ω1021,000Ω10310,000Ω104100,000Ω1051,000,000Ω例3：钢筋直径的编码编号钢筋直径1212mm1616mm61919mm2525mm例4：钢球轴承轴径之编码，其编码为轴经（限于轴经20mm至200mm）mm数的五分之一。编码轴径0525mm0630mm0735mm4、混合法混合法物料编码系联合使用英文字母与阿拉伯数字来作物料编码，而多以英文字母代表物料之类别或名称，其后再用十进制元或其它方式编阿拉伯数字号码。这种物料编码方法较十进制元采用符号较多，故有不少公司乐于采用此种方法。例如：M=金属物料MB=螺栓、螺丝及帽MBI=带帽螺栓MBI-100=六角铁制螺栓带帽MBI-106-6=3/8”x3/4”六角铁制螺栓带帽MBI-106-8=3/8”x1”六角铁制螺栓带帽MBI-106-8=1/2”x1”六角铁制螺栓带帽第二部分产品数据整理格式产品数据整理格式7产品代号产品简称产品类别标准库位基本单位购制区分标准厂商产品经理标准单价BOM结构整理格式母件代号子件品号标准用量子件损耗代用料1代用料2代用料312第三部分厂商代号编码原则建议文件名称厂商代号编码原则文件编号页数1/1页状态1生效日期制作审核批准1.厂商代号编码原则如下:□□□□□(共5码)流水码（用于区分相同客户简称码）厂商简称码(若简称超过两位,则取前2位简称的拼音字母大写)物料类别码.2.编码原则定议:第1码:物料类别码A－原料、色粉类;B－包材类.第2、3码:厂商简称码.例如：同益化工──TY；华富──HF；恒中──HZ；奇通──QT…….第4、5码:流水码.说明：当前３位代码相同时，以流水码区分．整体编码举例：例：一原料厂商名叫“华丰”，其厂商代号编码为：AHF01.一原料厂商名叫“恒丰”，其厂商代号编码为：AHF02.编号﹕A-0213第四部分客户代号编码建议文件名称客户代号编码原则文件编号页数1/1页状态1生效日期制作审核批准1.客户代号编码原则如下:□□□□□(共5码)流水码（用于区分相同客户简称码）客户简称码(若简称超过两位,则取前2位简称的拼音字母大写)区分国内和国外客户码.2.编码原则定议:第1码:区分内和国外客户码.A－