大庆市建设工程文件归档整理指导意见

1大庆市建设工程文件归档整理指导意见第一条为了统一建设工程竣工档案的编制与报送工作，贯彻落实省住建厅关于建设、施工、监理等单位从事工程建设档案的工作人员应当参加岗位培训并持证上岗的要求，加强建设工程档案的管理，促进工程建设水平的提高，根据《建设工程质量管理条例》、《黑龙江省城乡建设档案管理办法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《黑龙江省建筑工程资料管理标准》、《建设工程文件归档整理规范》、《城建档案业务管理规范》和《关于贯彻落实〈黑龙江省城乡建设档案管理办法〉的通知》（黑建规〔2012〕29号）等有关规定和标准，结合我市实际，制定本指导意见。第二条在本市城市规划区内新建、改建、扩建的市政基础设施工程；公用基础设施工程；交通基础设施工程；工业建筑工程；民用建筑工程；风景名胜、园林绿化工程；环境保护工程；水利、防灾工程；人防、军事工程；地下管线工程及县（村）镇建设工程，其竣工档案的编制、验收及报送工作适用本指导意见。本指导意见所称竣工档案，是指建设工程的准备、监理、施工、竣工验收等阶段所形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子等各种载体的文件材料。第三条大庆市城乡规划局负责全市城建档案的管理监督和指导工作，其所属的大庆市城乡建设档案馆（管理处）是市城乡建设档案管理部门，负责本市行政区域内城建档案的接收、收集、整理、保管和利用工作，负责从业人员管理工作，并对城建档案的形成、积累、收集、立卷、归档等业务工作进行监督、检查、指导。第四条建设工程档案由建设单位负责收集。建设单位在办理报建手续时，与城建档案管理机构签订《建设工程档案报送责任书》，填写《建设工程档案工作终身责任人登记表》；并从建设工程立项起，对勘察、设计、施工和监理单位提出编制、报送建设工程档案的要求，做到建设工程档案材料的收集、编制与工程建设进度同步，以保证建设工程档案材料的完整、准确、系统与安全。第五条勘察、设计、施工和监理单位应当按照建设单位的要求，认真收集、整理建设项目各个环节的档案材料（包括声像资料），并在工程项目竣工时，分别向建设单位提供完整、准确的建设工程竣工档案材料。第六条建设、施工、监理等单位从事工程建设档案的工作人员应当具备相应的城市建设、档案管理专业知识，并参加城建档案管理岗位培训，取得《大庆市城建档案管理专业资格（培训）证书》方可上岗。第七条建设工程档案人员的从业要求：(一)遵守各有关建设工程档案的法律、法规、规章、规范、办法等规定；(二)定期参加城建档案的继续教育和培训，提高业务能力和水平；(三)工程档案人员对所从事档案工作要认真负责，对工程档案的质量不符合规范标准的，要在限期内改正；(四)工程档案人员应当严格遵守国家有关保密的法律、法规和档案管理制度，不能泄露所从事工程需要保密的事项。第八条建设工程档案人员资格实行定期考核和年检制度。市城建档案馆定期对工程档2案人员进行培训、考核，每年对证书进行年检，证书加盖年检专用章有效。第九条建设工程档案验收时，工程档案人员无《城建档案管理专业资格（培训）证书》或未通过年审，则视为不具备从业资格，对该工程的工程档案不予验收。第十条对取得《大庆市城建档案管理专业资格（培训）证书》的人员（简称城建档案员）实行信用评价管理制度。城建档案管理机构应建立城建档案员数据库，对其实行动态管理，有下列行为之一的，由市城建档案管理处（馆）记不良记录一次：(一)工程文件资料的收集整理与工程进度不同步的。(二)现场抽查发现城建档案员累计两次不在施工现场的。(三)报送的档案资料不符合归档整理规范的，整改三次仍不合格的。(四)代替其他工程管理人员在档案资料上签字的。第十一条有下列情况之一者，由市城建档案管理处（馆）责令其限期改正，情节严重的注销其“城建档案管理专业资格（培训）证书”：(一)两年内无工作业绩的；(二)脱离建设工程档案资料管理业务岗位的；(三)未按规定参加继续教育的，或经继续教育考核不合格的；(四)工程竣工后，工程档案丢失、损毁，甚至涂改、伪造工程档案的；(五)在从业活动中有不良记录超过三次的；(六)发生违法违规行为或违反职业道德的。被吊销上岗证者，两年内不得重新申请专业资格证认证。专业资格(培训)证书每五年更换一次。《大庆市城建档案管理专业资格（培训）证书》丢失者一律不予补发，视为无资格证书，可以报名参加培训，考试合格后登记注册，重新发证。第十二条竣工档案的内容必须真实反映工程建设的全过程，与工程实际相符，不得随意涂改。竣工文件材料的内容详见附件四《大庆市建设工程文件归档内容及排列顺序》，采用新工艺、新技术、新材料的工程按有关规定据实增加。第十三条竣工文件材料依照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）以及《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）进行编目，并做到完整、准确、签证完备。竣工文件材料立卷的原则与方法：(一)立卷应遵循工程文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管与利用。(二)一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。(三)工程文件按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分内容。如果一个建设项目是由多个单位工程组成，工程准备阶段文件按工程项目进行立卷，在本建设项目第一个单位或主要单位工程中，将工程准备阶段文件列入该工程档案中，形成一套完整工程档案。而本建设项目的其他单位工程档案中缺少的这一部分文件可在每个单位工程档案第一卷首页的归档说明中加以说明。监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件应严格按单位工程进行立卷。(四)每套竣工档案应编制索引目录卷作为零零卷，不列入总卷数内。索引目录卷应由编制说明、案卷目录及各卷卷内目录组成。编制说明(见附件一)的内容应包括：建设工程概况；3档案整编情况（含编制组织机构、资料来源、参编人员等）；档案完整性及准确真实性（含原件缺失情况、副本存放地点、档案存在问题及其它需要说明的情况；档案的密级要求（含借阅利用限制等）相关内容，并盖公章。(五)卷内文件的排列顺序要根据卷内文件的构成而定，一般顺序为：封面、目录、文件部分、备考、封底，在每套工程档案第一卷的首页还应填写城建档案归档说明(见附件二)，每一类文件材料的排列应按《大庆市建设工程文件归档内容及排列顺序》（见附件四）进行。(六)文字材料的尺寸规格宜为A4幅面（297mmx210mm），同一卷内同样规格。(七)图纸宜采用国家标准图幅，不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297mmx210mm），图标栏露在外面。整理时要去掉金属物，小于标准尺寸规格的进行托裱，可将几张文件同时托裱在标准尺寸规格的白纸上，文件右边与白纸右边靠齐，托裱时使用化学浆糊。(八)卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。空白页不应标页号；文件托裱的页号应标在原文件上。案卷封面、卷内目录、备考表不编页号，并应采用80g以上白色书写纸制作。(九)归档文件不需要装订，按工程准备阶段文件、竣工验收文件、监理文件、施工文件、竣工图顺序分别装盒。采用一盒一卷，统一使用城建档案馆规定的卷盒，在卷盒脊背空白处用铅笔填写案卷顺序号。较小工程所有材料可以装入一个档案盒时，允许不分开装盒。第十四条竣工图编制应符合下列要求：(一)应在盖有出图章、注册设计师章和设计审核章的蓝图上进行绘制。(二)设计没有变更的，在本条(一)款的图上加盖竣工图章后作为竣工图。(三)局部设计有变更的，在本条(一)款的图上进行修改、补充，并注明修改依据，加盖竣工图章作为竣工图。(四)凡结构、工艺、平面布置有重大变更或变更部分超过图面1/3的，应当根据设计变更文件等重新绘制竣工图。(五)在一个建设项目（工程）内，同一施工单位施工的同一类型的多个单位工程，相同内容的竣工图可只编制其中一个单位工程的竣工图（其他单位工程需在该工程档案第一卷首页的归档说明中加以说明），但不同内容及变更部位必须编制相应的竣工图。第十五条竣工图必须与工程实物相符，与设计变更通知单等有关资料一致，所有修改内容必须修改到位。竣工图的修改、注记方法应符合下列要求：(一)对于少量文字和数字的修改可用杠改法。即用一条实线将被修改的部分划去，在其附近适当的位置填写变更后的内容，并注明修改依据。(二)对于少量图形的修改可采用叉改法。即用“x”将被修改部分划去，在其附近适当位置画上修改后的图形，注明修改内容及修改依据。(三)对较多图形的修改，可采用蓝图粘贴法。即将变更较大的部分进行重新绘制或绘成底图后晒成蓝图剪下，粘贴在变更部分上，吻合相接成竣工图，并注明修改依据。或者按照相关规定重新绘制竣工图。(四)图纸会审纪录、设计变更单、技术核定单、工程业务联系单等设计变更依据性文件，4应注记编号或产生日期。在设计变更依据文件中应包含被修改图的图号等内容。(五)施工图重新绘制的，图纸的图签栏应有变更记录栏，内容包括序号、名称、内容及修改日期。(六)作废图纸可不归档，利用原施工目录归档时，必须在原施工目录上标注，并注明依据。第十六条绘制竣工图必须符合制图规范，做到图样清晰和字迹工整。绘制与注记要用碳素墨水。第十七条竣工图的签证应符合下列规定：(一)竣工图所用的图纸必须符合国家对施工图的使用规定；(二)所有竣工图必须加盖竣工图章，竣工图章应使用不易褪色的红色印泥，应盖在图纸正面设计图签的上方或周围不压盖图形文字的地方；并由施工单位、编制人、审核人、技术负责人签字确认，应经监理单位审核，总监、现场监理签字盖执业章认可。(三)施工图重新绘制的，在设计图图签栏中必须有原设计单位名称和设计人员的签证，图纸应符合设计单位施工图出图用章规定。(四)竣工图章示例如下（单位mm）：第十八条建筑燃气与燃气管网工程归档内容与排列顺序另行规定。第十九条建设工程声像档案资料归档范围按照《关于进一步加强建设工程声像档案资料归档工作的通知》(庆规发〔2011〕8号)执行。第二十条工程声像档案拍摄及归档内容(一)建筑工程1．开工前区域全景原貌（重要建筑(构筑)物、拆迁情况）2．工程项目的立项、可行性研究和方案设计审查等前期活动3．工程地质勘察4．初步设计及施工图设计审查5．图纸会审、技术交底6．工程项目中重要招商引资、签约仪式7．拆迁、移民（包括房屋爆破场景）58．工程奠基、开工仪式9．地基基础施工（土方开挖、土方回填、基础处理、基础施工、桩基施工）10．主体结构（钢筋加工连接焊点、基槽验证、主体钢筋布局、现浇结构、预应力、混凝土浇注、桩、钢结构安装、装饰装修、幕墙等）11．屋面工程（保温层、防水层、细部构造、屋面）12．隐蔽工程验收（地基与基础、钢筋混凝土、防水、现场结构焊接、给排水、暖卫暗管道、暗配电气线路、电梯安装等）13．智能工程（火灾自动报警、自动控水灭火系统、气体灭火系统及消防联动系统、综合布线、通信网络、监控系统、安全防范）14．通风与空调（送排风、防排烟、防尘系统安装、空调系统及空调水系统安装）15．采用的新型建筑材料、新工艺、新技术、新设备施工情况16．室外工程（道路工程、绿化工程、亮化工程及其他配套设施）17．工程项目中重要试验、检测现场情况18．监理对工程施工过程的检查、监督19．工程质量事故处理（事故第一现场、事故指挥和处理措施、结果等重要活动）20．基础、主体工程质量验收21．单位工程竣工验收22．党和国家、省市领导视察工程的活动23．工程建设中重要会议、重大事宜24．竣工后工程全貌(二)市政工程1．开工前区域全景原貌（重要建筑(构筑)物、拆迁情况）2．工程项目的立项、可行性研究和方案设计审查等前期活动3．工程地质勘察4．初步设计及施工图设计审查5．图纸会审、技术交底6．工程项目中重要招商引资、签约仪式7．拆迁、移民（包括房屋爆破场景）8．工程奠基、开工仪式9．路基基础施工（土方开挖、土方回填、基础处理、基础施工、桩基施工、管线工程）10．主体结