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PR14生产性物料采购控制程序版本：A/0第1页共7页生产性物料采购控制程序编制：年月日审核：年月日批准：年月日版本修订日期修订内容描述A/02017-11-1首次发放PR14生产性物料采购控制程序版本：A/0第2页共7页1.0目的本程序旨在规定生产性物料的采购程序，确保所采购的物料满足规定要求。2.0范围本程序适用于集团公司采购部及参与生产性物料的采购、供应商的开发及选择、采购合同的签订、供应商货款的支付等工作的各相关部门，包括：项目部、技术部、物流部、质量部、财务部等。3.0术语与定义3.1生产性采购：生产公司销售产品所需的零部件、原材料、产品辅料的采购。4.0职责4.1采购部分管领导负责确保本程序的贯彻和实施。4.2项目部负责提出新产品开发试制计划。4.3技术部负责制定新产品所需物料的技术标准，并提出新产品开发所需物料采购需求。4.4采购部负责对新产品开发所需物料供应商的定点、定价及签订采购合同。4.5物流部负责制定、实施、追踪已签订量产项目的生产性物料的需求计划，以及生产性物料的入库及库存管理。4.6质量部负责对采购的物料进行质检。4.7财务部负责核定物料成本，为采购部提供物料选点目标价，按采购合同对物料款项进行核对和支付。5.0流程图负责部门流程向潜在供应商询价采购部提供物料选点目标价财务部供应商定点采购部提出新产品试制计划项目部制定、实施物料需求订单物流部提出新产品物料开发（非标件）技术标准技术部签订《采购合同》采购部标准件提出试制需求技术部PR14生产性物料采购控制程序版本：A/0第3页共7页6.0流程说明6.1提出物料采购需求6.1.1需求来源：各新产品项目组根据技术部提供的新产品零件BOM表，通过项目小组会议讨论形成零件开发BOM表。6.1.2生产性物料一次性采购,按《生产性物料一次性采购作业流程》执行。6.2向潜在供应商询价6.2.1开发、确定潜在供应商6.2.1.1以采购和技术为主针对各项目的潜在供应商信息进行收集和整理，并对有承制能力的供应商进行推荐。6.2.1.2若被推荐的供应商为体系外供应商，采购工程师应要求该供应商提交《供应商调查表》。6.2.1.3根据体系外供应商提交的档案和资料，符合我司免审条件的供应商，由采购工程师提交《潜在供应商免评审确认表》，技术及质量会签，采购主管/经理审核、采购部分管领导批准。6.2.1.4不符合免审条件的体系外供应商，由采购组织技术、质量前往考察（执行考评不得少于两个部门）。现场考察以技术部为主导，汇总考评信息并出具《供应商考察评审表》。6.2.1.5采购工程师根据体系内供应商推荐结果和体系外供应商考评结果编制《潜在供应商入围清单》（每种物料的潜在供应商不得少于2家）由技术及质量会签确认，并报采购部负责人审核、采购部分管领导批准。6.2.2询价、议价6.2.2.1由技术部完成消化客户要求、工程规范、技术协议、图纸技术要求、商谈纪要、技术通知、转换成新材料、产品开发的技术标准等，并在允许的情况下提供参考样件。物料入厂质检质量部物料入库储存物流部对账、挂账、付款付款财务部PR14生产性物料采购控制程序版本：A/0第4页共7页6.2.2.2采购工程师在收到技术资料后2个工作日内完成《询价书》的制作，交采购部主管/经理审核、批准后向已核定的新项目潜在供应商发出《询价书》。6.2.2.3在收到潜在供应商返回的报价后，由采购工程师对报价进行分析及对比。如果供应商在规定的报价时间内未全部返回报价或者直接放弃报价的，采购工程师应确认原因，并在《供应商定点审批表》中进行说明。6.2.2.4根据供应商报价分析及对比，与供应商进行议价，要求与供应商签署《谈判记录》明确议价结果。各供应商最终价格编制《报价分析表》作为定点呈报资料。6.3选点目标价6.3.1财务部根据零件BOM表核定物料成本，为采购部提供物料选点目标价。6.4供应商定点6.4.1采购工程师根据与供应商的议价结果编制《供应商定点审批表》进行供应商选点,需《潜在供应商入围清单》、报价单、选定供应商的《供应商考察评审表》或《潜在供应商免评审确认表》、《谈判记录》、《报价分析表》为附件资料一起呈报审批，由采购部分管领导做最终批准。6.4.2供应商的选定原则：①《潜在供应商入围清单》中的供应商；②具有《供应商考察评审表》或《潜在供应商免评审确认表》评审通过的结论；③商务报价最低，具有价格优势。若出现以上任一不符合项，采购选点时必须在《供应商定点审批表》中特别说明选点理由。6.4.3供应商定点前，质量部应与供应商签订《质量协议》，物流部与供应商签订《物流协议》。6.4.4批准选定的供应商，采购工程师拟定《定点供应商通知》，并完成签批手续，发各相关部门。6.5新产品物料开发（适用非标准零件）6.5.1对于非标零件，技术部将负责与供应商签订《产品开发技术协议》。6.5.2非标零件开发成功后，质量部负责收集PPAP文件，签署PSW后，质量部将开发资料（含物料清单、技术标准、作业文件等）归档，转质量部分管领导审批后执行，并将其有针对性的转发各相关部门（采购部：物料清单、技术标准）。6.6采购合同6.6.1对于标准零件，采购部依据定点相关资料与供应商签订《采购合同》；对于非标准零件，在PSW签定后，采购部与供应商签订《采购合同》。PR14生产性物料采购控制程序版本：A/0第5页共7页6.6.2质量部负责与供应商签订《供应商质量协议》。6.6.3采购部编制/更新包含全部量产物料的《合格供应商目录》。6.6.4此后，物料的采购工作进入量产物料采购程序。6.7物料需求订单与执行6.7.1物料采购月预测计划及《生产性物资需求计划》的制定、实施、跟踪由物流部执行。6.7.2在物料采购过程中出现任何风险时，采购工程师应及时协助物流部完成保供工作。6.7.3特殊采购：包含不能按滚动计划每月采购的物料。6.7.4由于质量、物流及其它原因造成采购计划无法实施时，采购部应在1个工作日内组织质量部、技术部、生产部及分管领导召开“特殊物料采购会”，研讨制定特殊物料采购计划，经采购部分管领导审批后执行特殊采购。若审核批准人因故不能即时审批时，则经办人可越级报告寻求快捷解决方法。6.8入厂物料的质检6.8.1质量部对入厂物料的关键特性/尺寸进行检验（抽检/全检），做好《来料检验记录》，判定不合格的物料按《不合格品控制程序》相关规定执行。6.9物料的验收、入库6.9.1物料库管员负责核对送货入库清单，是否与《生产性物资需求计划》的数量，规格型号等是否相符合。如数量、规格、名称不相符，应及时查对，必要时报告采购部及邮件反馈给相关部门。6.9.2对报检合格已经入库的采购物料，物料库管员需在次日将《物料入库单》传递至采购部和财务部。6.9.3采购物料数量的多交、少交的处理6.9.3.1多交处理：交货数量超过物流部《生产性物资需求计划》15%的部分应予以退回，但可考虑供应商运输成本和生产需求情况，采购部在与物流部协调库房存放问题后，对多交部分物料将作延迟1个月挂帐处理，并单独办理入库。6.9.3.2少交处理：交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但少交量在不影响正常生产的情况下经物流部经理同意，可免补交。少交如需补足时，由物流部通知采购工程师联络供应商处理。因供应商少交引起的紧急采购，由供应商承担相关费用。因少交而造成公司停线待产、主机厂停线等损失，由采购部按双方签订的采购合同向供应商索赔。PR14生产性物料采购控制程序版本：A/0第6页共7页6.9.3.3采购物料交期管理：物流部应随时掌握供货商交货是否准时，若因不可抗拒之事故或其它因素导致无法准时交货时应及时通报采购部，采购部应在当天内通知生产部、销售部、项目部、物流部，由采购部主导召开“紧急情况保供会”，制定紧急情况应对措施。6.10物料的对帐、挂账、付款6.10.1对帐6.10.1.1物料数量记帐：物料数量记帐须在物流部、财务部双方记帐物流部：物流计划员必须在验收合格后凭《生产性物资需求计划》、《物料入库单》在当日内记帐；物料库管员必须在当天办理入库手续并记账汇总。财务部：每月凭接收物流部提交的《物料入库单》进行核帐、记帐。质量部：检验员每周将《来料检验记录》分供应商做好分类、装订、归档，以便财务部备查。6.10.1.2物流部每月26日～31日对当月的采购物料入库情况进行统计，同时要求供应商提交对账依据，并在当月26日～次月5日完成对账工作。6.10.2挂账6.10.2.1对账工作核对无误后，各供应商开出发票在此月10日前寄到我司，并在次月10日前交财务部挂帐。若供应商在核对确认过程中，发现与我司帐款不符现象，必须以书面形式或出具原始凭证《生产性物资需求计划》来我司核对，采购部依据原始凭证与财务、物流部三方重新核对挂账。6.10.3付款6.10.3.1每月26日至次月25日，供应商按计划数量交付的且符合技术标准和质量要求的到货，按入库数量票到挂账。未按计划时间、计划数量供货的，按签订的采购合同的条款进行处理。供应商超计划数量多交付的部分作延迟1个月挂帐处理。6.10.3.2未按技术标准和质量要求交付的材料和产品按双方签订的《供应商质量协议》处理，质量处罚和质量索赔的款项从货款中扣除，但所供材料、产品单价不变，发票必须全额开出。6.10.3.3财务部按已签批的挂账申请和付款申请按时付款。6.10.3.4付款方式按采购合同相关规定执行。6.10.3.5未签订合同或未满足合同付款条件的特殊、紧急付款计划，由采购部提交《特殊付款申请单》，经董事长批准后交由财务部紧急支付。PR14生产性物料采购控制程序版本：A/0第7页共7页7.0记录7.1询价书--------------------------------------------------------------------FR14-0017.2潜在供应商入围清单--------------------------------------------------------FR14-0027.3供应商调查表--------------------------------------------------------------FR14-0037.4供应商考察评审表----------------------------------------------------------FR14-0047.5潜在供应商免评审确认表----------------------------------------------------FR14-0057.6谈判记录------------------------------------------------------------------FR14-0067.7报价分析表----------------------------------------------------------------FR14-0077.8供应商定点审批表----------------------------------------------------------FR14-0087.9定点供应商通知------------------------------------------------------------FR14-0097.10采购合同-----------------------------------------------------------------FR14-0107.11合格供应商目录-----------------------------------------------------------FR14-0117.12供应商质量协议-----------------------------------------------------------FR14-0127.13产品开发技术协议---------------------------------------------------------