如何做好工程档案资料管理

如何做好工程档案资料管理水利工程施工阶段工程技术资料主要内容一、项目文件简介（档案定义、组成等）。二、水利施工阶段文件资料。三、工程档案资料管理（主要指施工单位档案形成、收集、整理、归档等）档案的定义档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料，它是基本建设项目管理工作的重要组成部分：建立与加强工程档案管理工作，是项目建设管理工作的需要，也是国家和水利部的共同要求。工程项目达不到规定要求的建设项目不能进行竣工验收。工程档案组成的文件为应归档保存的项目文件项目文件定义指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。项目文件的分类项目文件分类项目前期文件项目竣工文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。项目施工文件项目竣工图项目监理文件项目竣工验收文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件归档文件质量的基本要求1、归档的工程文件应为原件。2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。归档文件质量的基本要求5、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mmx210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。项目施工文件之收集收集范围：反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案。具体到施工单位应当收集的文件资料分为四大类：1、施工过程中形成的往来文件资料（包含施工组方案报审、批复、会议纪要等文件）2、材料检测资料（原材料、中间产品）3、质量评定资料（单元、分部、单位）4、竣工图（包含设计修改及竣工图纸）项目施工文件之收集项目文件归档范围和保管期限表《水利工程建设项目档案管理规定水办[2005]480号》项目施工文件之整理本编所说的整理包含资料辩别、组卷、编目、装订1、资料辩别是指在组卷时要对项目文件进行系统的分析整理、鉴别，确保归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统。齐全是指一份文件材料在形成过程中不同的具有保存价值的版本及其附件要收集全；完整是指反映同一问题或阶段的文件材料收集要全面；（即在整个施工过程中所有的施工行为都能在资料中体现）准确是指文件材料是实际的真实反映，图物相符，文电一致；系统是指同类事物各个时期、各个阶段的文件材料按一定秩序和内在联系组合为一体。项目施工文件之整理（组卷）2、组卷：以在本工程建设过程中形成的全部工程资料为对象，依据资料的类型、内容及载体形态的特点，结合工程建设阶段和工程性质，对全部工程资料进行统一分类，进行组卷，以便系统整理及综合管理。案卷：由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。“案卷”涵义丰富，不仅仅是档案材料本身。案卷不是盒、册等概念。项目施工文件之整理（组卷）2、组卷原则：（1）立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。（2）一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。方法、a、施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；b、竣工图可按单位工程、专业等组卷；c、竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。立卷过程中宜遵循下列要求：a、案卷不宜过厚，一般不超过40mm。b、案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。项目施工文件之整理（组卷）卷内文件的排列a、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。b、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。c、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。项目施工文件之整理（编目）编目内容（编写卷内目录）（一）编写案卷页号；（二）卷内目录的编制；（三）卷内备考表的填写；（四）案卷封面的编制；项目施工文件之整理（编目）编目内容（编写卷内目录）（一）编写案卷页号；（二）卷内目录的编制；（三）卷内备考表的填写；（四）案卷封面的编制；项目施工文件之整理（编目）编目内容（编写卷内目录）（一）编写案卷页号；编写页号：需永久或长期保存的案卷，卷内文件材料以有书写内容的页面编写页号，逐页编号，不得遗漏号或重号。单面书写的文字材料在右下角编写页号；双面书写的文字材料正面在右下角。反面在左下角编写页号。经印刷装订有正式页号的文件材料，归档时可以不打印页号，但需要在卷内备考表中说明，并写明总张数。项目施工文件之整理（编目）编目内容（编写卷内目录）（二）卷内目录的编制；顺序号：用阿拉拍数从1起依次编写。文号：填写文件材料的文号，设计变更通知单编号或图样的图号。责任者：填写形成文件材料的直接编制部门或主要编制部门。题名：填写文件材料的标题的全称。日期：填写文件材料形成的年、月、日。页号：依次填写份文件材料的起止页号。备注：填写文件材料需要说明的问题。项目施工文件之整理（编目）编目内容（编写卷内目录）（三）卷内备考表的填写；卷内备考表要写明案卷内文件材料的页数、图表的张数、需要说明的问题以及立卷人的签名。备考表上的立卷人属名为案卷整理人、技术负责人。若该卷有不完整或尚遗漏或附件重复的，可在备考表上方用简洁的语句说明。项目施工文件之整理（编目）编目内容（编写卷内目录）（四）案卷封面的编制；案卷题名：应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称，案卷题名一般由立卷人拟写。立卷单位：应填写负责文件材料组卷的部门或项目负部门。起止日期：应填写案卷文件材料形成的起止日期保管期限：应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限密级：应依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级。项目施工文件之整理（编目）编目内容（编写卷内目录）（四）案卷封面的编制；案卷题名方法：项目名称+单位+分部（项）工程名称+具体项目名称+具体内容项目施工文件之整理（装订）案卷的装订：案卷采用装订与不装订两种，一般是文字材料要装订，图纸不装订。1．装订的案卷采用A4（或16开）幅面，尺寸不同的要折叠或裱补成统一幅面，无法完全统一的幅面的案卷，至少不装订边(右边)和下边对齐；装订前必须去掉金属物，对破损的文件要进行托裱；装订一般采用“三孔一线”结扣法进行装订，即用白色棉纱线在卷面左边一厘米处、上下分四等（7.5cm）分打三孔装订，结头统一放在案卷背后，要求整齐、美观、结实，不能出现脱页、压字、文件倒置的现象。2．所有竣工图不装订，要求将不同幅面的图纸折叠成A4幅画，并且接装入填好封面的档案盒。项目施工文件之竣工图编制一、施工图与竣工图的区别二、复制图（蓝图）的折叠方法二、竣工图的编制三、竣工图的主要内容四、编制竣工图的要求五、竣工图的修改施工图与竣工图的区别（一）☆区别源于两者是在工程施工的不同阶段产生的。前者是设计阶段绘制的指导工程施工的图纸，是工程建设的依据和条件；后者是根据施工结束后工程实际情况所绘制的图样，是工程建设的记录和反映。施工图是竣工图的基础。施工图与竣工图的区别（二）☆竣工图的编制，注意：⊙责任者为施工单位。（特例：在电力等领域由设计单位编制出图）⊙竣工图章加盖与签署。一、复制图（蓝图）的折叠方法《技术制图复制图的折叠方法》（GB10609.3--1989），1990年1月1日实施。A4图幅、折叠方法一致；图面向里、图标外露、手风琴式；底图不能折叠。二、竣工图的编制为确保竣工图编制的质量，要做到边建设边编制竣工图。一般来说，竣工图绘制与工程交工验收的时间差，应不大于一个单位工程的施工进程。竣工图的签字手续要完备，各有关责任人要在竣工图上签字以求对竣工图的质量负责。监理单位应督促和协助施工单位技术负责人审查竣工图编制是否完整、准确，签字确认，切实保证竣工图的内在质量。竣工图章式样单位：mm编制单位竣工图编制人技术负责人编制日期监理单位名称监理人80604×10713252530三、竣工图的主要内容归档保存的竣工图一般分为综合图部分和单位工程竣工图部分：综合图，包括整个工程项目的总平面布置图、位置图、建筑用地范围内各种地下管线综合图、建筑群体的设计总说明书等。单位工程竣工图，包括单位工程综合图和各专业竣工图。单位工程的综合图包括建筑平面布置图、室外(暖卫、燃气、给水、排水等)，管线综合图、架空线路(电缆)综合图、土建专业及有关专业的设计说明等；各专业竣工图包括建筑竣工图、结构竣工图、暖卫和燃气竣工图、电气竣工图、通风和空调竣工图、电梯安装竣工图、工艺竣工图及标准图等。四、编制竣工图的要求监理和施工项目技术负责人应确保竣工图的完整、准确、规范、标准，对竣工图要逐张予以审核签认。在竣工图的编制过程中，应按下列要求做到：1、在原施工图基础上做的竣工图，应根据设计变更通知单直接在图纸上作相应的图文修改，凡修改处都要标注修改依据；凡设计变更文件中的变更内容，必须在竣工图中全面反映。不得采用另纸修改，再粘贴在竣工图上的做法。竣工图的编制要求2、在施工图基础做的竣工图，应有设计院的出图章、监理单位审查、施工单位的竣工图章。各方盖章必须盖在图纸空白位置，不能覆盖在图文上，以确保图纸今后复印利用的清晰度。3、凡在施工中按图施工没有变更的，在新的原施工图上加盖“竣工图章”并经有关负责人审核签认后，可作为竣工图。竣工图的编制要求4、凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图上用炭素墨水笔对修改部分进行修改，标注修改依据后加盖“竣工图章”并经有关负责人审核签认后，可作为竣工图。5、如虽有设计变更的图纸，但原图没有作废的，应一并归档，在卷内紧跟排列，原图排前，变更排后。竣工图的编制要求6、凡结构形式改变、工艺改变、平面位置改变、项目等重大改变，或因其它原因造成大幅度修改、修改幅面超过三分之一的，按国家建设部规定，应重新绘制改变后的竣工图.7、施工图被取消，包括设计变更或现场未施工的，不需要编制竣工图。但应在原图纸目录对应的备注中注明“取消”，并将取消的依据标注。竣工图的编制要求8、特殊情况下，无正式施工图进行施工的，应按实际施工最终状况，由施工单位绘制竣工图，经设计单位签署确认意见并补充修改（设计变更）依据后，方可用为竣工图。9、施工单位在编制竣工图时，必须把原图封面和目录一并归档（整册图纸作废的除外）。竣工图的编制要求10、设计变更通知单、工程洽商单等按专业编号顺序排列，做出详细的卷内目录。并由施工单位做设计变更通知单汇总表，由设计单位签字盖章确认，一并存档备查。设计变更通知单需连同图纸会审记录、工程洽商单单独组卷。11、设计变更通知单的附图应一并连同归档，附图也应有设计单位的盖章确认。但如附图已编制变更图号，设计单位又没有重发施工图的，施工单位应把此附图编制为竣工图，不要遗漏，以确保竣工图的完整性，并在相应的变更通知单内说明该附图存放在竣工图的卷号。如附图不规范，应由设计单位重出蓝图，交施工单位作为竣工图。竣工图的编制要求12、竣工图必须整洁、美观、字迹清晰。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。凡复印图或受潮、模糊、破损的施工图不能用来编制