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公文种类、格式和拟制中共黔东南州委办公室2012年8月13日2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅发布了《党政机关公文处理工作条例》，从今年7月1日起施行。新《条例》既是对新中国成立60多年来特别是改革开放以来党政机关公文处理工作宝贵经验的总结与升华，又是我国今后一个时期指导公文处理工作的一部经典法规，新《条例》综合了旧《条例》和旧《办法》的内容、既适用于党的机关公文处理工作，又适用于政府部门的公文处理工作，结束了多年来党政机关公文条例分制状况，统一的公文处理规范极大地方便了地方与基层党政机关公文处理工作规范化的开展；•新《条例》对公文、公文处理工作的涵义，以及15种正式主要文种适用范围的界定更加科学明确；新《条例》主要突出强调了公文处理方面的内容，对各文种的确立使用、公文格式的标注、行文规则的要求更加简明，对有关公文管理的要求更加全面、严密、具体。根据中央办公厅、省委办公厅的部署的要求，学习好、贯彻好《党政机关公文处理工作条例》是各级党委、政府办公室的一项重要工作，也是各级党政机关办公室文秘人员义不容辞的责任。一、公文处理概述（一）公文及公文处理的涵义1．公文的定义。所谓公文(即公务文书)，是党政机关、企事业单位和一切社会团体在处理公务时所形成的有现行功用、法定效力和特定体式的文字材料。《党政机关公文处理工作条例》规定：“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布署和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的工具”。公文包括文件、简报、会议材料、申请表、统计表、呈报表等在我国，“文件”有广义和狭义之分。广义的“文件”，是指在工作和政治学习上可以用作依据或参考的书面材料；狭义的“文件”，指的是具有法规性、知照性和特定(固定)版头的公文。公文的本质，是国家统治阶级，在实施领导、管理国家、处理公务时所使用的书面文字工具。党政机关的公文，是传达党和国家的方针、政策，发布党政规章和法规，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告和交流情况的工具。文书与公文、文件的关系是：①用特写版头印制的文件；②用电报传输的公文；1.公务文书③公开发布的公文；④会议上印发的公文；⑤其他文字材料等。文书①信函；②申请书：2.私人文书③报告：④日记：⑤其他文字记录等。2．公文处理涵义。公文处理是一个动态的过程，是指公文收发文单位特定的人员用特定的方法办理公文，使之符合有关规定和收发文单位的要求。它包括公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。收文办理包括公文签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等7个程序；发文办理包括复核、登记、印制、核发等4个程序。公文由文秘部门或者专人统一管理。管理的原则是：即发挥公文效用，又有利于公文保密安全。管理的内容是：传达范围的管理、密级管理、复制（包括翻印、复印和其他手段复制公文）管理，汇编公文管理、秘密文件（包括各种载体文件）管理、公文清理清退销毁和机关合并、撤销时公文管理、新设立机关发文立户管理等。公文归档，根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关领导为兼职的，由兼职机关归档。公文处理程序示意图⑴起草公文拟制⑵审核⑶签发⑴签收⑵登记⑶初审收文办理⑷承办⑸传阅公文处理⑹催办⑺答复公文办理⑴复核⑵登记发文办理⑶印制⑷核发⑴根据档案法律法规、收集齐全整理归档⑵联合行文、主办归档公文管理专门文秘部门或专人管理、密(级)件管理(文件汇编)公文撤销、废止、公文清退、销毁，新设立机关发文立户（二）公文的地位与作用公文是领导机关决策的产物，是领导机关进行领导管理工作的重要工具。公文处理（写作）工作水平代表一个机关（单位）的决策水平、工作水平及整个领导管理水平。在当代的领导和管理工作中，公文具有其他任何工具不可替代的重要作用。公文处理是各级党政机关一项重要的不可或缺的公务行为，是机关之间进行工作联系的纽带与桥梁，在党政机关、行政机构以及人民团体、企事业单位的实际工作中具有不可替代的作用，是提高工作效率，增加上下级、同级之间协调沟通的有效载体。公文以其严格的行为规范和体式要求，同其他工作系统有着紧密的联系，在各级各类的机关业务工作中发挥着重要的枢纽作用。主要有10大作用，即：启示和传达作用、规范作用、请示报告作用、控制作用、传递信息作用、协作作用、联系和知照作用、依据和凭证作用、教育参考作用、记载和备查作用。（三）公文的特点公文是人类社会进行领导、管理和处理公务时所使用的书面文字工具。它具有以下8个特点：1．鲜明的政治性。公文是阶级统治的工具，是管理工作的工具。它的内容反映了统治阶级的意志，代表统治阶级的利益。因此，它的阶级性、政治性非常鲜明。2．法定的权威性。公文是领导机关的实施领导和管理工作的工具，其管辖范围内的所有单位和个人必须不折不扣地贯彻执行，不允许有任何反对地表示。如果对某些条文有不同意见，只能用合法的方式向上级领导机关反映，在上级机关未改变决定之前，必须遵照执行。3．特定的作者、读者和严格的程序。公文写作，是一项严肃的工作。公文有特定的作者、读者，公文办理有特定的程序，均不可逾越。公文的作者，是公文制发机关（单位）。公文的读者，是由领导机关制发文件时规定的，只能按公文制发机关的意见办理，不得随意突破。公文办理有一套严格的程序。公文办理人员，必须严格按规定的程序办理，不得减少和超越规定的程序；必须恪尽职守，不得越权越位。4．文字表述的准确性和语言的生动性。文字表述的准确性，是指公文的语言表达必须做到准确、规范，无歧义，否则，无法贯彻落实或出现执行上的偏差。特别是政策性公文，要清楚明了，操作性要强，便于贯彻和执行。一个规定，只能是一种解释。公文语言的生动性，是指公文语言的运用在确保其准确、鲜明、朴实、简洁的基础上，充分运用我国语言、词汇丰富的特点，在一篇公文中或在局部的段落内，做到句法、构词法一致，句子、词汇新颖，避免重复、累赘。5．内容上的公务性和现实性。内容的公务性，是指公文是机关决策的产物，是机关处理公务活动的工具，必须完全彻底地为公务活动服务，不得把私人的事务写入公文之中。内容的现实性，指公文必须充分全面地反映实际情况，实事求是；必须为现实管理工作服务，具有现行功用和指导性、实践性。6．强烈的时效性和特定的意向性。公文是为一定时期的管理工作服务的，过了一定的时期，就失去了现行功用，变成了档案材料（历史资料）。所以说，公文的时效性很强，必须在规定的时间内起草、审批、发出和产生效用。否则，公文就失去了现行功用。特定的意向性。是指公文的读者即受文对象在起草之前就确定了。不同的受文对象，用不同的公文语言表述。7．严密的逻辑性。公文必须按照人们的思维规律构思、布局、撰写，做到逻辑严密，言简意赅，以其独有的逻辑力量说服读者（执行者），实现其管理作用、处理公务的作用。8．规范的体式。通用公文是法定的，每一个文种的撰写方式、格式都是固定的。公文写作人员必须按规定的体式写作、印制公文，不得违反。（四）公文处理的原则⑴实事求是的原则；⑵准确规范的原则；⑶精简高效的原则；⑷安全保密的原则。（五）公文处理工作的管理机构及职责新条例第7条规定：各级党政机关办公（厅）室主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。（六）文秘人员应当具备的素质素质，本指事物的本来性质，这里是指人们在理论、知识、艺术、思想、能力等方面的素养及所具备的水平。公文写作人员（秘书人员）应当具有较高的政治业务素质，工作积极，作风严谨，遵纪守法，恪尽职守。由于公文处理工作的政治性、知识性、专业性很强，涉及的领域、行业比较广泛，要求秘书人员必须具有较高的政治和业务素质，做到博而专。博，指广博的知识，博大的胸怀、健全的人格与宽广深厚的人文素养；专，指在核文专业方面造诣较深，精通核文业务，成为核文工作的专家。也就是说，既要做通才，又要做专才；在“博”中求“专”，在“专”中求“博”。具体说来，必须具备较高政治素质、业务素质、能力素质、心理素质、品德作风素质等。1．政治素质（1）具有较高的马列主义理论水平；（2）具有坚定的共产主义信念；（3）具有较强的政治敏锐性和政治辨别力；（4）在政治上与党中央保持高度一致。2．业务素质（1）广博的知识修养。必须熟悉社会科学知识、熟悉自然科学知识和熟悉新兴学科、边缘学科知识；必须熟悉政策法律。（2）精湛的业务修养。（3）熟悉情况。包括熟悉世界情况和国内情况。熟悉国情、省情、市情、县情、乡情及本机关本单位的情况等。3．能力素质能力，是指够胜某任某项任务所具备的主观条件。秘书人员应当具有较强的文字处理能力、服务能力、预决策能力、组织管理、沟通协调能力、调研能力、创新能力等等。4．心理品德作风素质（1）良好的心理素质。要能“听得话、受得气、耐得烦、吃得亏。”也就是说，文秘人员必须具备健康的心理，正确观察和处理各类问题，积极稳妥地应对各类问题；既要有宏大的胸怀，能海纳百川，又要有小中见大的自律意识和自我调节意识，处处小心谨慎，有“如临深渊、如履薄冰”的危机感；既要正确对领导人，又要正确对待干部和群众；既要热爱本职工作，又要服从组织安排，兢兢业业，任劳任怨，甘当无名英雄，为党和人民的事业，奉献自己应有的智慧和力量。（2）高尚的品德。必须具有坚定的共产主义信念，忠诚于所从事的事业。遵纪守法，清正廉洁，乐于奉献，模范地遵守公民道德。维护领导机关的形象。（3）严谨的作风。必须做到严谨细致，热情周到，优质高效，廉洁奉公，做到密切联系群众、理论联系实际、批评与自我批评和两个“务必”。二、公文种类新《条例》第八条规定，党政机关公文种类主要有：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定。适用于对重要事项作用决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公报和公告的不同点主要表现在：公告多用于宣布重大消息，内容一般十分简要；而公报的内容一般比较详细、具体地报道某一重要会议或重要事项的内容。6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法8.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。12.批复。适用于答复下级机关请示事项。13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。三、公文格式（一）公文格式概述公文格式是公文内容的表现形式，是公文不可缺少的重要组成部分。它由公文的内容所决定，又服务于公文的内容。1．公文格式的含义公文是人类使用的一种管理工具和交际工具。人们使用公文进行管理和公务交往过程中逐步形成的习惯，并把它确定下来，共同遵守，这就是公文的格式。通俗地说，公文格式就是公文的规格样式，即公文各组成部分在页面上的表现形式，也叫公文的外部组织形式。它是规范化和标准化的格式。它反映了公文的客观需要和内在规律，体现公文的