搜索
excel教学18Excel综合应用简明教程第1章从零开始1.1初识Excel20071.2工作簿和工作表基本操作1.3课堂练习——创建销售报表1.4获取帮助1.1.1启动Excel2007安装好Office2007软件后，单击“开始”按钮，选择“所有程序”“MicrosoftOffice”“MicrosoftOfficeExcel2007”项，即可进入Excel2007的工作界面。1.1初识Excel20071.1.2Excel2007的工作界面启动Excel2007后，呈现在我们面前的就是它美观的工作界面，其主要由标题栏、Office按钮、快速访问工具栏、功能区、编辑栏、工作表编辑区和状态栏组成，如下图所示，各主要组成元素的功能如下。状态栏标题栏Excel程序窗口控制按钮编辑栏工作簿窗口控制按钮工作表编辑区快速访问工具栏Office按钮功能区1．标题栏标题栏位于Excel2007窗口的最顶端，标题栏上显示了当前编辑的文件名称及应用程序的名称，其右侧是3个窗口控制按钮，用于对Excel2007窗口执行最小化、最大化/还原和关闭的操作。文件名称程序名称3个窗口控制按钮2．Office按钮Office按钮位于窗口的左上角。单击该按钮，在展开的列表中选择相应的选项，可执行文件的新建、打开、保存、打印和关闭等操作。单击该按钮可对Excel2007进行一些相关设置单击3．快速访问工具栏默认情况下，该工具栏位于Office按钮的右侧，列出了一些使用频率较高的工具按钮，如“保存”、“撤销”和“恢复”。也可以通过单击其右侧的倒三角按钮，在弹出的列表中选择要显示或隐藏的工具按钮，或改变快速访问工具栏的显示位置。4．功能区Excel2007将用于数据处理的所有命令组织在不同的选项卡中，并显示在功能区。单击不同的选项卡，可切换功能区中显示的工具命令。在每一个选项卡中，命令又被分类放置在不同的组中。组选项卡命令按钮组名称对话框启动器按钮组的右下角通常都会有一个对话框启动器按钮，用于打开与该组命令相关的对话框或任务窗格，以便用户对要进行的操作做更进一步的设置。例如，单击“字体”组右下角的对话框启动器按钮，可打开如下左图所示的“设置单元格格式”对话框，并显示“字体”选项卡内容。单击“剪贴板”组右下角的对话框启动器按钮，可显示“剪贴板”任务窗格，如下右图所示。5．编辑栏编辑栏主要用于输入和修改活动单元格中的数据。当在工作表的某个单元格中输入数据时，编辑栏会同步显示输入的内容。编辑栏中显示相应的内容单击该按钮，可展开编辑栏6．状态栏状态栏位于窗口的底部，用于显示当前操作的相关提示及状态信息。例如，当执行了复制操作后，状态栏左侧显示粘贴数据操作的提示信息。“工作簿视图”按钮“显示比例”调整滑块“缩放级别”按钮又如，一般情况下，状态栏左侧显示“就绪”，在单元格中输入数据时，状态栏左侧则显示“输入”。状态栏右侧依次显示了“工作簿视图”按钮、“缩放级别”按钮和“显示比例”调整滑块。1.1.3退出Excel2007要退出Excel2007，常用方法如下：单击程序窗口右上角（即标题栏右侧）的“关闭”按钮，如下左图所示。单击Office按钮，在展开的列表中单击“退出Excel”按钮，如下右图所示。单击该按钮在退出Excel2007时，打开工作簿文件将一同被关闭。若文件尚未保存，会打开提示用户保存的对话框（详见1.2.2节“关闭工作簿”中的讲述）。1.2工作簿和工作表基本操作工作簿、工作表和单元格是Excel电子表格的基本组成元素，也是我们在学习Excel时经常遇到的概念。下面，我们先对它们做简单了解，然后学习Excel文件的新建、保存、关闭与打开操作。1.2.1认识工作簿、工作表与单元格工作簿：在Excel中生成的文件就叫做工作簿，其扩展名是.xlsx。也就是说，一个Excel文件就是一个工作簿。工作表：是显示在工作簿窗口中由行和列构成的表格。它主要由单元格、行号、列标和工作表标签等组成。行号显示在工作簿窗口的左侧，依次用数字1，2……1048576表示，列标显示在工作簿窗口的上方，依次用字母A、B……XFD表示，如下图所示。默认情况下，一个工作簿包含3个工作表，用户可以根据需要添加或删除工作表。工作表是通过工作表标签来标识的，单击不同的工作表标签可在工作表间进行切换。新建的工作簿，系统自动命名为Book1，Book2……工作表标签行号滚动条活动单元格全选按钮工作簿名称工作表标签滚动按钮插入工作表按钮列标单元格与活动单元格：单元格是Excel工作簿的最小组成单位。工作表编辑区中每一个长方形的小格就是一个单元格，每一个单元格都用其所在的单元格地址来标识，如A1单元格表示位于第A列第1行的单元格。工作表中，被黑色方框包围的单元格称为当前单元格或活动单元格，用户只能对活动单元格进行操作。1.2.2工作簿的新建、保存、关闭与打开工作簿的新建、保存、关闭与打开操作是Excel最基本的操作。1．新建工作簿通常情况下，在启动Excel2007时，系统会自动新建一个名为“Book1”的工作簿。若要再新建工作簿，通常有如下几种方法。新建空白工作簿要新建空白工作簿，操作步骤如下。1单击“Office按钮”，在展开的列表中选择“新建”项，如下左图所示。2打开“新建工作簿”对话框，在左侧的“模板”区中选择“空白文档和最近使用的文档”项，在中间区域单击“空工作簿”项，如下右图所示，单击“创建”按钮。根据模板新建工作簿1打开“新建工作簿”对话框，在左侧的“模板”列表中单击“已安装的模板”项，在中间的“已安装的模板”列表中选择“考勤卡”模板，如下左图所示。2单击“创建”按钮，即可得到根据模板创建的工作簿，如下右图所示，只要往其中输入相应内容即可快速完成制作。2．保存工作簿当对工作簿进行了编辑操作后，为防止数据丢失，需将其保存。保存新工作簿如果工作簿没有保存过，可按如下操作步骤进行保存。1单击“Office按钮”，在展开的列表中选择“保存”。2打开“另存为”对话框，单击“保存位置”右侧的倒三角按钮，在打开的下拉列表中选择工作簿的保存位置，然后在“文件名”编辑框中输入工作簿的名称，最后单击“保存”按钮即可。保存已保存过的工作簿若文件已经保存，再次对其保存的操作与保存新工作簿相同，但此时不再打开“另存为”对话框。保存备份要保存工作簿的备份，则单击“Office按钮”，在展开的列表中选择“另存为”项，在打开的“另存为”对话框中进行相应的设置，保存文件即可。3．关闭工作簿要关闭工作簿，可单击工作簿窗口右上角的“关闭”按钮或单击“Office按钮”，在展开的列表中选择“关闭”项，如下左图所示，若工作簿尚未保存，此时会打开如下右图所示的提示对话框，其中：单击“是”按钮，表示保存对工作簿所做的修改。单击“否”按钮，表示不保存对工作簿所做的修改。单击“取消”按钮，表示放弃当前操作，返回工作簿编辑窗口。4．打开工作簿通过“打开”对话框打开工作簿的操作步骤如下。要对工作簿进行编辑操作，必须先打开它。打开方法通常有如下几种：通过“打开”对话框1单击“Office按钮”，在展开的列表中选择“打开”项，或按【Ctrl+O】组合键。2打开“打开”对话框，在“查找范围”下拉列表中找到工作簿所在的文件夹，然后在列表区选择要打开的工作簿，如下右图所示，最后单击“打开”按钮即可。列表区中列出了该文件夹中包含的工作簿要打开最近曾使用过工作簿，可单击“Office按钮”，在打开的“最近使用的文档”列表中进行选择。打开最近使用过的文件1.3课堂练习——创建销售报表下面通过创建一个如下图所示的“销售报表”工作簿并保存，来熟悉一下工作簿的新建、保存和关闭的方法。1双击桌面上的Excel2007快捷方式图标，启动Excel2007，然后单击“Office按钮”，在展开的列表中选择“新建”项。2在打开的“新建工作簿”对话框的“模板”列表区中单击“已安装的模板”项，在“已安装的模板”列表中选择“销售报表”模板。3单击“创建”按钮，即可得到根据模板创建的工作表。单击快速访问工具栏上的“保存”按钮。4打开“另存为”对话框，选择工作簿的保存位置，然后输入文件名，最后单击“保存”按钮。单击“Office按钮”，在展开的列表中选择“关闭”项，关闭该工作簿。1.4获取帮助在学习Excel的过程中，遇到不懂或不会使用的功能，可以使用Excel2007的帮助功能。方法是：单击功能区右上角的帮助按钮，打开“Excel帮助”窗口，如下图所示，其中列出了一些帮助内容，单击某个主题链接即可打开相关内容进行查看。列出的帮助内容若列表中没有你所需要的内容，可以在“搜索”按钮左侧的编辑框中输入要寻求帮助的具体内容，然后单击“搜索”按钮，即可显示与搜索内容相关的主题，如下图所示。单击某个主题链接，即可打开相关内容进行阅读。