捷顺ERP项目需求分析

第1页深圳捷顺科技实业有限公司ERP需求分析报告一、销售与分销营运需求1、客户资料管理，登记直销客户和分销渠道客户的各种信息，对客户进行分类（一般客户、大客户、集成商、海外客户等），并对不同类别客户有不同的管理要求。2、业务信息管理，业务员登记自己的每一条业务信息，内容包括客户名称、客户联系人、客户需求、信息提供部门、信息提供人等，区域经理和部门经理可对信息进行审核和管理，如业务信息有重叠，则由相应部门经理判单，由谁负责。业务信息必须要由严格的权限控制，业务员只能查询到本人的信息，区域经理只能查阅到本区域的信息，部门经理只能查阅到本部门的信息。销售人员、销售区域、销售订单权限管理（需要开发）3、业务信息跟进管理，业务员记录针对某业务信息的各项跟进信息、客户信息、竞争对手信息以及跟该业务发生的各种相关费用等。CRM管理（也可以定义质量计划）4、直销报价管理，要求在系统中能够按各销售部门建立各自的报价价格库，各销售部门所属销售人员必须要根据业务信息和标准报价产生相应的报价单，在标准报价上输入相应折扣进行客户报价。所有的报价及其报价变更均有历史记录。注：某些产品须设公式，报价时输入相应属性如材质、尺寸再结合公式计算最终价格。各销售人员有最低折扣限制。公司需要使用高级报价5、销售协议管理，对部分大客户或集成商，公司与其签订长期合作协议，要求在系统中能对指定客户做指定价格，对客户报价时或下达订单时，取相应价格协议中的价格。6、销售预算管理，可以比较合同产品报价、产品底价、预估工程费、业务费来进行销售的毛利预算。开发报表7、空白合同管理，发放空白合同时，登记领用部门、领用人、领用的合同号、领用时间等。待合同签订后归档时核销。也可以人为针对某合同终结，如合同遗失。合同领用超期，则自动报警。质量计划8、合同评审，利用工作流机制，登记并审核非标合同的评审过程。评审通过才允许产生销售订单。合同评审在系统外进行9、合同管理，要求把每个合同视为一个项目，记录其客户名称、合同金额、签单部门、签单人、责任部门、责任人，所有的生产订单、研发订单、服务订单、费用归集到合同项目中。要求支持合同的变更处理（增加、减少合同金额、终止合同等）。当合同最终结转时，终结合同，不允许再修改合同内容。10、合同收款条款，记录合同的收款条款，如预付款、保修款分别是多少等。应收模块内容，11、合同执行责任管理，要求支持合同的责任部门、责任人（初始为签单部门、签单人）可以转移给另外一个部门或另外一个人，如原始签单人离职移交或转由经管部门收款组负责收款。，更改收款人第2页12、合同信息，要求支持对合同变更、合同进度、收款、发票、费用等信息能够进行及时跟踪。13、订单配置BOM，根据公司产品要求，部分产品(如停车场)是几种产品和外购物资组合起来销售，同时某些产品的内部功能也是可根据客户要求来配置产生的，要求系统能支持下单所用的配置BOM功能。并能根据配置BOM，选择相应的产品或功能组合，产生不同的价格和产品编号。PTO模式14、销售订单管理，根据合同内容可分批下销售订单，每批销售订单可人为输入销售金额，但同一合同的订单金额累计不能超过合同金额。下达销售订单时，可根据产品配置BOM选择相应的产品组合，同时根据不同的产品组合带出相应的C价、D0价、J价。还可以根据某些产品特性，输入材质、尺寸等属性计算出产品的C价金额、D0价金额、J价金额等。销售订单中每个产品的销售价格=订单金额*(产品D0价金额/订单D0价金额)。注：C价、D0价均为公司标准结算价，J价则根据销售部门的不同有所不同，每个订单的上述价格还会根据保修期限(=2)及合同类别(机电、智能)有不同的上浮比例。15、销售订单要求能够支持多币种；能够按客户所属地区、签单地区、产品安装地区分别统计；分公司或海外直接下单。能够解决外销合同金额与实际收款金额因银行手续费产生的差异。16、订单编号的特殊性，捷顺科技的销售订单的编码方式为a-bb-ccccc-dd，a为订单类别，b为年份，c为顺序号，d为增补单的顺序号，该订单编号关系到公司产品的一些设置，不能轻易放弃。17、非标产品的处理，对于按客户要求特殊定制的产品，能够自动产生产品编号，并引导建立相应BOM及生产工艺。18、包装管理，根据产品及订单要求打印出相应装箱清单和产品标签，订单或产品所用的包装材料要记入相应费用。19、出货管理，要求能根据订单交货期和出货申请单产生出相应的出货计划表和相应的出货通知单，要求一个销售订单可以分批出货或同一合同的几个销售订单可以一批出货。同一出货单也可以分几个仓库出货（如一部分总公司出货、一部分分公司出货）。对客户及业务员进行信用及收款检查，不符合则不允许出货。同时发完一批货便要确定相应货物金额的应收款。20、退/换货管理，可根据同一合同的多个销售订单或多个出货单做同一退/换货单，退/换货后进行检验，并记录退/换货损失、责任人、退货原因。如有索赔，21、运输管理，登记用车申请，通过运输单调度安排车队运输，记录相应费用，登记异常处理。22、发票管理，要求支持一个合同开具多张发票，或针对多个出货单开具一张发票，要求支持开票客户和签单客户可以不一致。23、工程安装预算管理，根据合同建立相应工程预算单，预算相应安装服务费用（根据安装不同产品、数量、区域有不同的服务费用），预算相应安装材料。24、工程安装过程管理，登记合同安装的服务人员、服务实际费用、安装人员工时、服务过程。25、工程验收，登记合同的工程验收情况，结算费用。26、分销商管理，管理分销商档案，能够根据综合指标改变相应合作级别（如经销级别、服务级别、信用级别等），建立相应帐户和信用额度。27、分销商返利，根据经销商年销售额及相应区域系数，在年终计算相应返利。第3页28、售后服务管理，接听售后电话，开具售后任务单，指定相关人员维修，并记录客户名称、合同号、安装地址、产品、维修原因、维修结果、维修费用等。29、维修订单的下达，根据维修需要，下达相应生产、维修、领料等单据。并能够对维修的人员、工时进行记录管理。30、签单统计，订单下达并审核后转到财务，要求按转到财务的时间来进行统计。要求统计报表能按签单部门、产品类别、销售区域等多维进行统计，并能做到数据追溯功能。31、出货统计，出货单开具并产生出库凭证，要求按产生凭证的时间来进行统计。不以开发票来统计。要求统计报表能按签单部门、产品类别、销售区域等多维进行统计，并能做到数据追溯功能。32、销售统计，如某合同收完全款（除保修款外），或验收完成，则才把该合同金额纳入销售统计。要求统计报表能按签单部门、产品类别、销售区域等多维进行统计，并能做到数据追溯功能。33、合同结转，要求当某合同结转时，把该合同的收款、D价成本、税金、工程费、各项其它费用、实际成本、毛利、实际利润都计算出来。34、质量信息反馈，记录客户投诉或反应的各种质量问题以及对问题的跟踪解决情况。35、合同的签单部门、签单金额、签单产品录入错误后怎么弥补。核算需求36、合同的业绩和收入划分，要求支持对同一合同的签单、出货、销售业绩和实际收入按人为设定的一个具体金额或一个比例或某种产品所占金额划分给另一个销售部门或分销商。注：业绩可重复统计，如上海分公司销售折叠门事业部产品，其上海分公司销售、出货业绩包括折叠门类产品、而折叠门事业部的销售、出货业绩也包括上海分公司的折叠门类产品，但相应折叠门类产品的利润则由上海分公司和折叠门事业部按比例分享。37、业务员提成和利润分享，要求根据产品类别的提成系数计算提成，并根据合同利润计算利润分享。38、服务收入和费用确定，售后服务收入划到售后服务部门，收费收入分客户按单维修支付和保修协议（指保修期满后再与客户签订的收费保修协议）两部分组成，免费收入由相应产品成长基金支付。售后成本按实际人工成本、报销费用、领用部件归集。报表需求39、销售及毛利变动趋势图表模块：全公司、各业务部门、各业务组、各业务员、各经销商、各安装城市（含异地签入）、各客户，为纵向，所有产品或分类产品为横向，自动反映《销售及毛利变动趋势图表》。其中，各业务单位和个人的业绩为划分后的业绩。（注：此模块可分为两个模块）40、各业务部门排名模块：分别按公司规定的出货、回款、利润、费用率、验收率等指标，自动计算各业务单位的得分并排名。41、各业务部门绩效指标变动表模块：分别对各业务单位的年薪考核指标，分配到月，按月和年度累计自动统计与核算。对于负差异超过一定比率的项目，则自动报警。42、主要竞争对手情报收集模块：按产品别，分类进行主要竞争对手的主要产品综合特质、通路模式、品牌管理与效应、促销手段、营销人员结构状况、价格策略、工程安装水准、售后服务价格与水第4页平、市场占有率、主要投入城市、近年来的重大项目、下一步的发展策略等，进行综合分析。43、外部行业及政策环境情报收集模块：包括行业标准、市场准入条款、相关的优劣势政策等。44、营销策略分析模块：结合竞争对手情报收集模块，对我方的同类指标进行竞争力对比分析，明确我方的营销策略。深圳捷顺科技实业有限公司ERP需求分析报告二、仓储和采购营运需求1、供应商管理，登记供应商各种信息，对供应商进行分类，不同类的供应商有不同的管理要求，如付款期限，付款条件、开票对象等。要求支持一次性供应商的方便处理。并能按交货期、交货质量进行供应商评估。2、物料编号可由系统自动根据规则编号，物料基本资料需跟供应商结合，支持单位转换和采购批量、采购提前期。3、安全库存管理，要求部分物料能够根据安全库存、最高库存、最低库存、采购批量、采购周期等各种设置自动产生采购计划。4、物料需求计划转采购计划，可自动根据采购设置自动生成，也可以由人为指定。5、请购管理，各部门请购人自行填写请购单，支持工作流审批，并转为相应订购单。6、对于同时存在多个供应商的物料采购，系统在运行MRP时可以自动根据事先定义好的分割百分比产生不同的请购单。7、招投标、询价和物料价格管理，记录物料询价或一段日期内锁定物料价格。8、订购管理，根据物料需求计划或人为请购单产生，可自动产生或人为填写，支持采购部门或其它部门自行采购（如研发部门采购一些元器件，人力资源部门采购一些活动用品等等），支持采购服务。支持协议采购。9、采购订单发出到供应商后，系统应该根据采购交货期自动定期提示采购员，催询供应商确认采购订单及交货期。10、采购合同管理，对采购签署的长期合同进行管理。11、系统能够跟踪采购订单的任何修改；发生修改时，可以打印采购订单修改单，并发给供应商确认。12、材料收货入库管理，根据订购单或采购协议收货，可按物料或供应商不同有不同的收货限制，支持物料订购单位、收货单位、入库单位之间的互相转换，支持分批收货，支持对收货数量的限制或不限制。支持条码批次管理、支持多种计价方式。13、退货管理，检验不可格或其它原因退货，换货均应记录。要求分别支持入库前退货和入库后退货、扣款处理。第5页14、赠品管理，支持赠品管理，并根据需要是分摊成本还是做为收入处理。15、发票管理，要求支持一张发票对应几个订购单、一个订购单对应几张发票或者发票根据月结付款开具，具有发票限期录入报警功能。16、外购质量检验，要求能够对物资按检验要求、重要性进行分类，对外购、外协收货进行检验并记录，要求支持免检和各种检验标准。对检验结果进行记录，并跟供应商评估关联起来。17、支持多地点、多仓库、多货位管理，支持物料条码管理，支持物料在仓库、货位间各种方式的转储功能，支持对原料、产成品、半成品、模具、计量仪器、广告资料、办公用品等不同种类、不同用途的物资的各种管理。18、产成品、半成品入库管理，要求支持条码扫描入库，支持同一型号但不同属性的产品管理（如不同长度的同一型号旗杆），使之能方便按属性查询和统计，最好能支持入库的产品能与订单关联。19、产成品、半成品出库管理，要求支持条码扫描入库，支持同一型号但不同属性的产品管理（如不同长、宽、高的同一型号折叠门），使之能方便按属性查询和统计，最好能支持出库的产品能与订单关联。20、生产领退料管理，要