信息与沟通、内部控制

信息与沟通第五小组案例引入：济南铁路局：信息混乱车毁人亡2008年4月28日凌晨4时48分，山东胶济铁路王村段，限速80公里/时处，时速达131公里的北京—青岛T195次列车，第9-17号车厢突然脱轨，侵入了并行的另一条铁轨。和正常运行的对开5034次列车相撞，造成71人死亡，416人受伤。现已证实，事故线路是一条呈“S”型临时线路，而超速被认为是这起事故的直接原因。但超速的背后是信息传递混乱。行经此段的列车限速一月内竟数次更改，而且令不畅通，规章制度形同虚设。事发前几天济南铁路局曾发文限速，但又迅速取消限速。潜伏巨大危险的临时铁路，儿戏般的调度管理，层层的疏忽与失职，最终导致了中国铁路史上最重大的惨祸之一。事后相关部门总结信息滞漏不畅是造成事故的主要原因。案例引入：济南铁路局：信息混乱车毁人亡4.28事件表明有效的信息与沟通对于企业的成功是至关重要的。企业必须以一定的形式、在一定的时间范围内识别、获取和沟通有关的信息，保证人们履行其职责的形式和时机。信息系统利用内部生成的数据和来自外部渠道的信息，以便为管理风险和制定决策提供信息。沟通是组织内部交换意见的工具，有效的沟通会出现在组织中向下、平行和向上的流动。沟通也是组织与外部环境（例如客户、供应商、监管者和股东之间）联系的桥梁。信息1信息的类型与来源1信息是指信息系统辨识、衡量、处理及报告的标的，来源于企业内部或外部，包括获取的行业、经济、监控，以及内部生产经营管理、财务等方面的信息。（1）财务信息与非财务信息（2）内部信息与外部信息信息的搜集方式2（一）内部信息的搜集方式1.管理信息系统产生的信息（结构化信息）•结构化信息：无须相关人员进行更多地分析，直接根据该信息可以执行某项活动的信息。•例如：管理信息系统自动生成产品库存报告，若低于原先设定的安全库存水平，则订货人员可以直接订货，但是他不能从中了解到存货减少的原因。•常见：有关财务状况、经营成果、现金流等的财务会计信息；有关产品成本、库存、销售等的经营信息；员工档案、考勤记录、岗位变动等人力资源管理信息。信息的搜集方式2（一）内部信息的搜集方式2.内部控制信息的其他搜集方式（1）内部报告•例行报告、综合报告、例外报告、专题报告等（2）调研报告（3）专项会议（4）内部刊物、公司局域网•营运安全、员工健康、环境保护等内部环境信息信息的搜集方式2（二）外部信息的搜集方式1.调查（问卷调查法和访问调查法）2.网络查询（互联网、专业数据库、组织互联系统）3.咨询（社会中介结构、专业协会组织、专家等）4.交换和接收5.采访（个别采访、座谈采访、现场观察、电话采访等）信息系统31.信息系统的定义•按照《企业内部控制应用指引第18号——信息系统》的规定，信息系统是指企业利用计算机和通信技术，对内部控制进行集成、转化和提升所形成的信息化管理平台。•信息系统的实施触发了企业管理模式、生产方式、交易方式、作业流程的变革，企业原有的内部控制越来越不适应企业的业务发展和管理的提升，为管理工作的重心从经营成果的反映向经营过程的控制转移创造了技术条件。信息系统3沃尔玛超市：啤酒加尿布的故事一般看来，啤酒和尿布是顾客群完全不同的商品。但是沃尔玛一年内数据挖掘显示，在居民区中尿布卖得好的店面，啤酒也卖得好。原因很简单，一般太太让先生下楼买尿布的时候，先生们一般都会犒劳自己两听啤酒。因此啤酒和尿布一起购买的机会是最多的。这是一个现代商场智能化信息分析系统发现的秘密，这个故事标志着数据挖掘开始进入商业领域。信息系统32.信息系统的开发方式——自行开发•自行开发是企业依托自身力量完成整个开发过程。•优点：开发人员熟悉企业情况；培养锻炼自己的开发队伍。•缺点：开发周期较长；技术水平和规范程度较难保证；成功率相对较低。•适用条件：企业自身技术力量雄厚，而且市场上没有能够满足企业需求的成熟的商品化软件和解决方案。信息系统3江苏电力：将财务信息化进行到底“江苏省电力公司的信息化历程和实践，是以会计信息化为基础，财务信息化为核心，实现公司全面管理的信息化。”江苏电力总经理费圣英在接受《中国会计报》记者采访时，用精炼的一句话道出了该企业财务信息化的实践论和方法论。江苏电力作为一家拥有上千亿资产的省级电网公司，在全面推进财务信息化、以及财务信息化与企业信息化的全面融合方面已远远地走在了前面。江苏电力1.从会计信息化到财务信息化•“要实现财务对企业管理的统筹作用，就必须要有一套高效的财务管理系统。”费圣英一直认为，财务管理在整个企业管理中处于核心地位，要以信息系统建设为手段强化财务控制，提高经营管理水平。由江苏电力自主研发的FMIS（财务管理信息化系统）就在这样的背景下诞生了。•江苏电力的会计信息化早在1992年就已开始，最初使用的是较为成熟的电算化软件。1995年起，公司系统开始自主研发可在全系统运行的财务软件。•在不断实践中，江苏电力又探索出了“预算管理、内部控制、会计核算三位一体的信息化管理模式”。公司在核算型信息系统的基础上，纳入基于预算管理、流程控制的全面管理，形成全面的财务管理信息系统。江苏电力2.基于FMIS(财务管理信息系统)的财务内部控制•江苏电力有着严格的预算管理，对资金的管理要求非常细化。根据规定，其下辖的市县级公司，20万元以上的资金需求需要提前一个月上报，20万元以内的需要一周以内上报。江苏电力的13个市（地级）供电公司、58个县（区）供电公司等分公司的资金预算管理全部都是通过FMIS实现。基于FMIS平台，公司预算控制、资金管理、财务分析等各方面的财务管理职能都得以在系统中运转实现。•在从核算型系统向管理型系统逐步延伸的过程中，FMIS将内部控制管理规定中的部门职责、标准流程、政策法规、权限金额等一系列内容全部“固化”在系统程序中，从而达到内部控制标准对各项经济业务约束的“自动”实现。江苏电力3.各系统的和谐相融•江苏电力整个信息系统包括了公司财务会计、生产、物流、营销、人力资源等21个子系统，各部门可以即时、方便地调取各个系统的资料。这得益于江苏电力自主探索实践的“集中集成”的信息化之路。•“企业信息化必须将财务管理系统与企业其他管理系统整合在一个平台上，实现信息互通，资源共享，江苏电力是通过‘集中集成’实现这一目标的。”费圣英告诉《中国会计报》。•“我们的目标是，在不久的将来借助信息化的手段让企业的全部信息都实现阳光化透明化，最终接受整个社会的监督。”信息系统33.信息系统的开发方式——外购调试•外购调式的基本做法是企业购买成熟的商品化软件，通过参数配置和二次开发满足企业需求。•优点：开发建设周期短；成功率较高；成熟的商品化软件质量稳定，可靠性高；专业的软件提供商实施经验丰富。•缺点：系统的后期升级进度受制于商品化软件供应商产品更新换代的速度，企业自主权不强，较为被动。•适用条件：企业的特殊需求较少，市场上已有成熟的商品化软件和系统实施方案。信息系统34.信息系统的开发方式——业务外包•信息系统的业务外包是指委托其他单位开发信息系统。•优点：充分利用专业公司的专业优势；节约了人力资源成本。•缺点：沟通成本高；要求企业必须加大对外包项目的监督力度。•适用条件：市场上没有能够满足企业需求的成熟的商品化软件和解决方案，企业自身技术力量薄弱或出于成本效益原则考虑不愿意维持庞大的开发队伍。信息技术过程控制体系4•国际信息系统审计与控制协会（ISACA）提出《信息和相关技术的控制目标》（COBIT）。•COBIT是一个基于IT治理概念的、面向IT建设过程中的IT治理实现指南和审计标准，被认为是COSO框架的补充框架。•COBIT的目标是为信息系统设计提供具有高度可靠性和可操作性的、公认的信息安全和控制评价标准。信息技术过程控制体系4日本瑞穗证券公司因错误操作损失300亿日元•2005年12月8日东京股票市场上，日本四大金融集团之一的瑞穗金融集团下属瑞穗证券公司因错误操作嘉克姆公司股票造成公司损失约300亿日元(120日元约合1美元)。•瑞穗证券公司操盘手当天将“以61万日元的价格出售1股股票”操作为“以1日元的价格出售61万股股票”，这时操作屏上市场价格栏中出现了输入有误的警告，但由于这一警告经常出现，操盘手忽视警告继续操作。沟通2沟通的内涵1•沟通是把信息提供给适当的人员，以便他们能够履行与经营、财务报告和合规相关的职责。•沟通是技术性的，已经在管理工作中得到广泛的应用，但比技术更有意义的是企业组织内外部的有效交流。•信息沟通按沟通的对象可以分为内部信息沟通和外部信息沟通。内部沟通方式2•电子沟通（互联网、电子邮件、电话传真）方便快捷、但不太安全•书面沟通（内部报告、员工手册、内部刊物、教育培训资料）规范、准确、但成本高•口头沟通（会议、讲座）迅速、灵活，但易失真•要针对不同的信息类型采取不同的沟通方式内部沟通方式2•向上沟通一般员工——部门主管管理层——董事会特殊渠道：一般员工——高管•向下沟通•平行沟通IBM集团内部的员工沟通方式IBM内部的人事沟通渠道可分为三类：•员工――直属经理；•员工――越级管理阶层；•其他渠道。IBM集团内部的员工沟通方式员工――直属经理•“员工――直属经理”的沟通是很重要的一条沟通渠道，其主要形式是：每年由员工向直属经理提交工作目标，直属经理定期考核检查，并把考评结果作为员工的加薪依据。IBM集团内部的员工沟通方式员工――越级管理阶层•“员工――越级管理阶层”的沟通有四种形态：•一是“越级谈话”，这是员工与越级管理者一对一的个别谈话；•二是人事部安排，每次由10名左右的员工与总经理面谈；•三是高层主管的座谈；•四是IBM最重视的“员工意见调查”，即每年由人事部要求员工填写不署名的意见调查表，管理幅度在7人以上的主管都会收到最终的调查结果，公司要求这些主管必须每3个月向总经理禀报调查结果的改进情况。IBM集团内部的员工沟通方式其他沟通渠道•其他沟通渠道包括“公告栏”、“内部刊物”、“有话直说”和“申诉制度”等。•IBM的“有话直说”是鼓励员工对公司制度、措施多提意见的一种沟通形式（一般通过书面的形式进行），员工的建议书会专门有人搜集、整理，并要求当事部门在10天内给予回复。•IBM的“内部刊物”的主要功能是把公司年度目标清楚地告诉员工。•IBM的“申诉制度”是指在工作中，员工如果觉得委屈，他可以写信给任何主管（包括总经理），在完成调查前，公司注意不让被调查者的名誉受损，不大张旗鼓地调查以免当事人难堪。内部沟通应当重点关注31.明确的职责和有效的控制•明确责任不能光停留在口头上，也不能满足于列出岗位描述，必须要在出现新问题时及时更新责任的界定和任务的分配，在布置工作时应当更细致到位。所有信息的沟通都应该在下一步的工作流程中，明确为什么而沟通信息。信息发给不需要的人是没有意义的。2.内部沟通与交流：•对待不同的人要采取不同的模式E某的烦恼•E某刚从日本来到中国，担任某日资企业的制造部经理，他发现工作现场的数据很难及时反馈上来，于是借鉴日本母公司的经验开始改造生产报表，改造后的生产报表非常完美，可以看出生产中的任何一个细节。每天早上所有的生产数据都会及时放在E某的办公桌上。可是没过几天就出了一次大的生产事故，但报表上根本没有反映出来。E某才知道报表上的很多数据都是随意填上去的。后来E某多次找工人开会强调报表的重要性，可是效果一直不好。•后来E某将生产报表与业绩奖金挂钩，并要求干部经常检查，工人们才意识到填写报表与切身利益有关系，才开始重视。•总结：要用别人听得懂的“语言”与别人沟通外部沟通方式4有效的外部沟通既可以扩大企业的影响力，又可以是企业获得很多有效内部控制的重要信息。外部沟通方式41．与投资者和债权人的沟通投资者和债权人是企业资本的提供者，也是企业风险的主要承担者。因此，企业有必要向他们及时报告企业的战略规划、垒营方针、投融资计划、年度预算、经营成果、财务状况、利润分配方案以及重大担保、合并分立、资产重组等方面的信息。外部沟通方式4沃尔玛的成功与沟通沃尔玛公司的股东大会是全美最大的股东大会，每