新编计算机办公自动化基础教程

新编计算机办公自动化基础教程第五章Excel2003/2007电子表格制作第一节Excel2003使用入门第二节创建工作簿第三节编辑工作表第四节编辑单元格第五节格式化工作表第六节公式与函数第七节管理数据清单第八节使用图表第九节认识Excel2007第十节上机练习——制作销售业绩分析表本章小结习题五新编计算机办公自动化基础教程第一节Excel2003使用入门Excel2003是一个操作简单、使用方便、功能强大的电子表格软件，它主要用于对数据的处理、统计分析与计算。了解Excel2003的基本知识是学好该软件的前提，下面将详细介绍Excel2003的基础知识。一、启动Excel2003启动Excel2003有多种方法，下面简单介绍常用的3种方法。新编计算机办公自动化基础教程（1）在Windows的桌面上双击快捷图标，即可启动Excel2003。（2）选择“开始”→“所有程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficeExcel2003”命令，即可启动Excel2003。（3）选择“开始”→“运行”命令，即可弹出“运行”对话框。在“打开”文本框中输入“Excel.exe”，单击“确定”按钮，即可启动Excel2003应用程序，如图5.1.1所示。新编计算机办公自动化基础教程Excel2003工作界面除了具有与Word2003相同的标题栏、菜单栏、工具栏等组成部分外，还具有其特有的组成部分。下面分别进行介绍。图5.1.1Excel2003工作界面新编计算机办公自动化基础教程1．名称框名称框位于工具栏的下方，用于显示工作表中光标所在单元格的名称。2．编辑栏编辑栏用于显示活动单元格的数据和公式。3．工作表工作表是用来存放数据的表格。新编计算机办公自动化基础教程4．工作表标签工作表标签用来标识工作簿中不同的工作表。单击工作表标签，即可迅速切换至相应的工作表中。二、工作簿、工作表和单元格使用Excel2003之前，首先介绍一些基本概念，如工作簿、工作表、单元格及它们之间的区别。新编计算机办公自动化基础教程1．工作簿Excel2003工作簿是计算和存储数据的文件，每一个工作簿都由多张工作表组成，用户可以在单个文件中管理各种不同类型的信息，默认情况下，一个工作簿包含3张工作表，分别为Sheet1，Sheet2和Sheet3。新编计算机办公自动化基础教程2．工作表用户利用工作表可以对数据进行组织和分析，也可以同时在多张工作表中输入或编辑数据，还可以对不同工作表中的数据进行汇总计算。工作表由单元格组成，横向为行，分别以数字命名，如1，2，3，4…；纵向为列，分别以字母命名，如A，B，C，D…。新编计算机办公自动化基础教程3．单元格Excel2003工作簿最基本的核心就是单元格，它也是Excel工作簿的最小组成单位。单元格可以记录简单的字符或数据，从Excel2000版本起，就可以记录多达32000个字符的信息。一个单元格记录数据信息的长短，可以根据用户的需要进行改变。单元格是由行号和列号标识的，如A1，B3，D8，F5等。新编计算机办公自动化基础教程三、退出Excel2003退出Excel2003常用以下3种方法：（1）选择“文件”→“退出”命令。（2）单击标题栏右侧的“关闭”按钮。（3）双击“控制菜单”按钮。新编计算机办公自动化基础教程第二节创建工作簿启动Excel2003后，就可以在其中输入各种数据。默认情况下，新创建的工作簿中包含3个工作表，用户还可以根据需要创建其他工作表。一、新建工作簿当启动Excel2003时，系统会自动创建一个新的工作簿Book1.xls，并在新建的工作簿中创建3个空的工作表Sheet1，Sheet2和Sheet3。如果要创建新的工作簿，可以采用以下几种方法：新编计算机办公自动化基础教程（1）选择“文件”→“新建”命令，弹出“新建工作簿”任务窗格，在任务窗格的“新建”选区中单击“空白工作簿”超链接。（2）单击“常用”工具栏中的“新建”按钮。（3）如果想利用模板创建一个工作簿，可以在“新建工作簿”任务窗格的“新建”选区中单击“本机上的模板”超链接，弹出如图5.2.1所示的“模板”对话框。打开“电子方案表格”选项卡，在其列表框中选择需要的模板，然后单击“确定”按钮。新编计算机办公自动化基础教程二、选中单元格对单元格进行各种编辑操作前，必须先将目标单元格选中，然后才能进行操作。在Excel2003中，用户可以使用以下8种方法选中目标单元格。图5.2.1“模板”对话框新编计算机办公自动化基础教程（1）用鼠标单击目标单元格，即可将其选中。（2）单击某个单元格，按住鼠标左键拖动鼠标到另一个单元格后释放鼠标，即可选中以这两个单元格为对角线的矩形区域。（3）按住“Ctrl”键的同时依次单击多个不相邻的单元格或矩形区域，即可选中多个不相邻的单元格或矩形区域。（4）单击某个单元格，按住“Shift”键的同时单击另一个单元格，即可选中以这两个单元格为对角线的矩形区域。新编计算机办公自动化基础教程（5）单击工作表左侧的行号标签可以选中某一行。（6）单击工作表上方的列号标签可以选中某一列。（7）选中某行或某列后按住鼠标左键并进行拖动，即可选中相邻的多行或多列。（8）单击工作表左上角的“全选”按钮可以选中整个工作表。三、输入数据数据类型不同，其相应的输入方法也不同。Excel2003中包含有4种类型的数据，下面将分别介绍其输入方法。新编计算机办公自动化基础教程1．输入文本文本包括汉字、英文字母、数字、空格以及其他键盘能输入的符号，可在单元格中输入32000个字符，且字符型数据通常不参与计算。输入文本型数据时，只要将单元格选中，直接在其中输入文本，按回车键即可。如果用户输入的文本内容超过单元格的列宽，则该数据就要占用相邻的单元格。如果相邻的单元格中有数据，则该单元格中的内容就会截断显示。新编计算机办公自动化基础教程如果用户输入的数据全部由数字组成，在输入时必须先输入“’”，然后再输入数字，这样，系统才会将输入的数字当作文本，并使它们在单元格中左对齐。2．输入数值型数据数值型数据是指包括0，1，2…，以及正号（+）、负号（－）、小数点（.）、分号（;）、百分号（%）等在内的数据，这类数据能以整数、小数、分数、百分数以及科学记数形式输入到单元格中。输入数值型数据时，要注意以下事项：新编计算机办公自动化基础教程（1）如果要输入分数，如3/5，应先输入“0”和一个空格，然后再输入“3/5”，否则系统会将该数据作为日期处理。（2）输入负数时，可分别用“－”或“（）”来表示。例如，－8可以用“－8”或“（－8）”来表示。（3）如果用户输入的数字其有效位超过单元格列宽，在单元格中无法全部显示时，Excel将自动显示出若干个＃号，用户可通过调整列宽以将所有数据显示出来。新编计算机办公自动化基础教程3．输入日期日期也是数字，但它们有特定的格式，输入时必须按照特定的格式才能正确输入。输入日期时，应按照MM/DD/YY的格式输入，即先输入月份，再输入日期，最后输入年份，如10/12/2006。如果用户要输入当前日期，按“Ctrl+；”组合键即可。新编计算机办公自动化基础教程4．输入时间输入时间时，小时、分、秒之间用冒号分开，如10:30:25。如果输入时间后不输入AM或PM，Excel会认为使用的是24小时制，且输入时要在时间和AM/PM标记之间输入一个空格。如果用户要输入当前的时间，按“Ctrl+Shift+；”组合键即可。新编计算机办公自动化基础教程四、输入批量数据在制作电子表格时，通常要在其中输入批量数据。如果一个一个地输入，这将十分麻烦且浪费时间，因此，用户可采取特定的方法来输入大批量的数据，以提高工作效率。1．输入相同数据如果要输入批量相同数据，可按照以下操作步骤进行。（1）在某个单元格中输入初始数据。（2）选中包括该初始数据在内的一个单元格区域。新编计算机办公自动化基础教程（3）激活编辑区，按“Ctrl+Enter”快捷键即可。2．输入可扩充数据序列Excel2003中提供了一些可扩展序列，相邻单元格中的数据将按序列递增的方法进行填充，具体操作步骤如下：（1）在某个单元格中输入序列的初始值。（2）按住“Ctrl”键的同时用鼠标指针单击该单元格右下角的填充柄并沿着水平或垂直方向进行拖动。（3）到达目标位置后释放鼠标左键，被鼠标拖过的区域将会自动按递增的方式进行填充。新编计算机办公自动化基础教程3．输入等差序列等差序列是指单元格中相邻数据之间差值相等的数据序列。在Excel2003中，输入等差序列的具体操作步骤如下：（1）在两个单元格中输入等差序列的前两个数。（2）选中包括这两个数在内的单元格区域。（3）单击并拖动其右下角的填充柄沿着水平或垂直方向拖动，到达目标位置后释放鼠标左键，被鼠标拖过的区域将会按照前两个数的差值自动进行填充。新编计算机办公自动化基础教程4．输入等比序列等比序列是指单元格中相邻数据之间比值相等的数据序列。在Excel2003中，输入等比序列的具体操作步骤如下：（1）在单元格中输入等比序列的初始值。（2）选择“编辑”→“填充”→“序列”命令，弹出“序列”对话框。新编计算机办公自动化基础教程（3）在“序列产生在”选项区中选择序列产生的位置；在“类型”选项区中选中“等比序列”单选按钮；在“步长值：”文本框中输入等比序列的步长；在“终止值”文本框中输入等比序列的终止值。（4）设置完成后，单击“确定”按钮即可。新编计算机办公自动化基础教程5．自定义填充序列如果用户经常要使用一个序列，而该序列又不是系统自带的可扩展序列，用户可以将此序列自定义为自动填充序列，具体操作步骤如下：（1）选中要作为自动填充序列的单元格区域。（2）选择“工具”→“选项”命令，弹出“选项”对话框。单击“自定义序列”标签，打开“自定义序列”选项卡。新编计算机办公自动化基础教程（3）单击“导入”按钮，即可将选中的序列导入到“自定义序列”列表中。除此之外，用户还可以在“自定义序列”选项卡中输入一个新的序列。只要在“输入序列”文本框中输入自定义的序列项，单击“添加”按钮即可。新编计算机办公自动化基础教程第三节编辑工作表创建好工作表后，往往还要对工作表进行重命名、复制、移动、删除等操作，以使其符合用户的需求，下面将对这些常见的编辑操作进行介绍。一、重命名工作表当工作表比较多时，根据需要可对工作表进行重新命名。常用以下两种方法：新编计算机办公自动化基础教程（1）选中要重命名的工作表。选择“格式”→“工作表”→“重命名”命令，直接输入新的工作表名称并按回车键即可。（2）在要重命名的工作表标签上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令即可。二、选中工作表对工作表进行各种编辑操作前，必须先将目标工作表选中，然后才能进行其他相关操作。在Excel2003中，用户可以使用以下4种方法选中工作表。新编计算机办公自动化基础教程（1）单击工作表标签，即可选中该标签对应的工作表。（2）按住“Shift”键的同时单击两个工作表标签，可选中这两个工作表之间的所有工作表。（3）按住“Ctrl”键的同时依次单击多个工作表标签，可选中多个不连续的工作表。（4）在工作表标签上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令，即可选中工作簿中的所有工作表。新编计算机办公自动化基础教程三、复制和移动工作表在Excel2003中，用户既可以在同一个工作簿中复制和移动工作表，也可以在不同的工作簿之间复制和移动工作表。1．在同一个工作簿中复制和移动在同一个工作簿中复制和移动工作表的具体操作步骤如下：（1）用鼠标左键单击要移动工作表的标签，按住鼠标左键并拖动鼠标，即可移动该工作表的位置。（2）按住“Ctrl”键的同时移动工作表，即可在移动工作表的同时复制该工作表。新编计算机办公自动化基础教程2．在不同工作簿间复制和移动在不同工作簿间复制和移动工作表的具体操作步骤如下：（1）用鼠标右键单击要复制或移动的工作表，在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制工作