如何编制流程图

如何编制流程图？模块1为什么要编制流程？模块2什么是流程？模块3流程设计的原则模块4什么是流程图？模块5流程图分类模块6如何编制流程？模块7流程管理(BPM)简介模块1为什么要编制流程图？“图－表－文字”的关系图胜于表，表胜于文字。图表简洁，流程图是共同的语言。先有流程，后有制度。制度是流程的详细说明。制作流程图的好处所有流程一目了然，能掌握全局；更換人手時，按图索驥，容易上手；绘制流程时，易发现疏失之处，可适时予以调整，使各项作业更为严谨。目的经营服务的需要－实现良性循环规范化管理的需要－制度建设持续改进的需要－增强竞争力模块2什么是流程？什么是流程？定义：流程就是一组能够一起为客户创造价值的相互关联的活动进程（跨越部门的业务行程）。ISO9000：流程就是一组将输入转化为输出的活动进程。首先，流程是一组活动，而非一个单独的活动。其次，流程是一组能够创造价值的活动。客户包含内部客户和外部客户。流程六要素输入的资源/信息活动活动的相互作用（结构）输出的结果顾客价值输出结果若干活动我满意，因为流程为我创造了价值输入企业的作业流程核心作业流程1、各项作业活动：包括识别顾客需求、满足这些需求、接受订单、评估信用、设计产品、采购物料、制作加工、包装发运、结帐、产品保修等等。2、管理活动：包括计划、组织、用人、协调、监控、预算和汇报，以确保作业流程以最小成本及时准确地运行。3、信息系统：通过提供必要的信息技术以确保作业活动和管理活动的完成。支持作业流程包括设施、人员、培训、后勤、资金等，以支持和保证核心流程。营运流程管理支持流程信息技术管理行政事务管理财务管理固定资产管理人力资源管理预算管理品质管理研发管理采购管理库存管理专业制造总装管理营销管理公司级流程跨部门流程部门内部/岗位流程流程是信息之路员工是驾驶员制度是交通规则管理者是交通警察流程提供了行动指南，避免了每次动作前都要重新考虑步骤所浪费的精力；流程允许集中时间和资源在目标和结果上，而不是为了实现目标而进行的每一个操作步骤上；流程提供给员工一种参考，允许方便地使临时员工迅速融入项目和操作流程中；流程通过提高生产率和锁定目标来降低生产成本。模块3流程设计的原则BizSystem分析研究开发采购制造物流Marketing销售服务制造业的BusinessSystem客户价值流ValueChain与主要部门之间的差别化要素基层结构（infrastructure）人力资源管理技术开发供应入库(质量!)运营-生产等-(运用效率性多样性)出库(缩短配送／订购时间)市场/销售（品牌形象，评价管理）服务（客户管理，维护信赖度)有效／迅速的信息系统的构筑与灵活运用以最佳客户服务为目标的人员培训及管理通过迅速开发独特的新产品，强化竞争优势灵活运用其它竞争公司无法效仿的本企业特有的差别化要素推进充分考虑ValueChain相关的各部门间联系的差别化战略利用差别化的费用利用差别化后获得的超额收益支援活动主要活动新产品开发：产品Concept开发、产品上市适当性评估、制定产品价格、指定上市时间及流通方式、产品设计开发、开发预算选定及投资计划、开发日程及流程管理、确保开发必要的资金来源、开发样品及促销品、需求预测品牌管理：竞争品牌分析、品牌定位分析、BLC分析、品牌成果分析、目标设定、品牌运营计划、品牌开发活动、产品群影响度／收益性分析、产品革新、品牌portfolio分析、市场调查、客户需求分析、潜在市场分析、营业业绩分析、产品群收益性分析IMC运营:市场分析、Target设定、产品Concept定义及竞争品牌分析、广告目标协议、广告Concept设定、广告制作及评价、广告预算设定及MediaPlan、DataStoring、广告执行及效果测定、促销／活动企划及管理、效果分析及事后监控销售、利润增加新产品开发提高BrandEquity维持BrandIdentity增加M/S(MarketShare)缩短产品开发时间节俭产品ConceptCost有效使用Marketing费用提高广告CreativeQuality有效使用广告费用销售利润M/S(MarketShare)BPI(BrandPowerIndex)广告满意度Marketing费用的使用效率商标认知度Brand偏好度企业管理/业务支持营业Marketing物流生产采购R&D业务流程新产品开发主要业务活动主要业务目标主要成果指标新产品开发品牌管理IMC运营基础调查市场分析产品企划产品上市上市管理市场分析客户分析BLC分析*品牌企划／运营品牌成果分析广告、促销企划广告、促销执行广告、促销评估成果分析市场分析品牌管理广告促销IMC运营**IMC:IntegratedMarketingCommunication*BLC:BrandLifeCycle例:BIZ分析与ValueChain分析流程设计应遵循的原则1要从工作的目标而非工作的过程出发，定义岗位职责工作目标是可衡量的只有达到预期的工作目标，工作过程才是有意义的。如果只考虑工作过程中的活动，最多只能简化现有的过程。剔除对内部客户和外部客户不增值的活动使企业对内部和外部客户反应速度加快在工作的过程当中设置质量检查机制质量控制是工作过程的一个部分，只有工作的成果符合质量标准，工作才告完成。对于任何工作，在工作过程中发现质量问题比在工作完成后的返工成本要低得多。高质量的产品是做出来的，而不是检验出来的。流程设计应遵循的原则2使决策点尽可能靠近需进行决策的地点做出在决策点和实际工作点之间的时间延迟会导致工作进程的停止，造成成本增加。部门之间的沟通、决策和问题的解决应在直接参与作业的层面进行凡事汇报给部门领导，由部门的领导进行沟通和解决问题的方式导致时间浪费和企业成本增加。部门领导对具体问题的了解比基层人员少；部门领导应该利用其经验给出适当的建议，而不是替基层人员做出决定；反复的上下沟通可能会带来信息的失真；流程设计应遵循的原则3尽可能使同一个人完成一项完整的工作（职责完整性原则）完整的工作增加员工的工作积极性和成就感；完整的工作使得对员工的绩效评价有可衡量的依据；由一个人完成一项完整的工作减少了交接和重复工作；在工作过程中尽量减少交接的次数工作过程中的交接对工作的结果不增加价值；大多数的工作过程中的问题是由交接引起的；大多数的工作交接引起扯皮的现象，导致时间延迟。流程设计应遵循的原则4在工作过程中建立绩效考核机制对工作效果的评价和反馈以及必要的纠正是工作的一部分，不是另外的工作；建立工作过程的内在激励机制不能单纯依赖外在的激励机制，内在的激励机制更有效果；内在的激励机制可以减少外在的对工作过程的监控；流程设计应遵循的原则5尽可能将组织的目标分解到基层将工作结果尽可能量化，以增强员工的时间和成本观念；对基层员工授权，以增强员工的责任感。减少工作过程中的非工作时间工作过程的等待时间是一种浪费；流程设计应遵循的原则6识别不增值的工作过程不增值的工作并非不重要的工作；对不增值的工作过程进行判断；设计有效的手段，尽可能将企业的资源从不增值的工作中解放出来。明确定义职责、相互关系和工作的协作关系流程的特点目标性——有明确的输出（目标或任务）相关性——流程的活动是互相关联的动态性——流程中的活动具有时序关系层次性——活动中又有子流程机构性——有串联、并链、反馈等结构模块4何谓流程图？流程图flowdiagram依据各步骤之间的顺序及相互作用以图解的方式进行系统性表达。按照性质分类管理流程图工艺流程图符号名称意义准备作业（Start）流程图开始处理（Process）处理程序決策（Decision）不同方案选择終止（END）流程图終止路径（Path）指示路径方向文件（Document）输入或输出文件已定义处理（PredefinedProcess）使用某一已定义的处理程序连接（Connector）流程图向另一流程图之出口；或从另一地方之入口注解(Comment)表示附注说明之用管理流程图工艺流程图模块5流程图分类流程图分类直线式事件过程型即以某一事件的“开始—过程—结束”来编制。矩阵式结构岗位型即设别某一事件所涉及到的部门或岗位，按照事件办理的先后顺序对应相关部门或岗位的方式来编制。直线式1血源科动员招募健康体检是否合格不献血否合格采集全血并留标本筛选检验是否合格不献血否全血入库合格血液成分制备血液成分入库发血案例：生产企业物料管理运作图订单销售计划生产计划用料计划用料标准采购计划存量管理基准购备时机进料验收作业仓储管理出、入库作业（控制）直线式2部门/岗位部门/岗位部门/岗位部门/岗位工作内容工作内容工作内容工作内容直线式3产销协调方式流程图客户销售部门生管部门制造部门⑴⑵⑶⑷⑸⑹⑺⑻⑴订单下达⑵交期回复⑶订单通知⑷交货期确认/通知⑸交期变更通知⑹交期变更协调/确认⑺制造命令⑻生产变更通知直线式4作业流程作业说明需求单位填写三联式请购单，请填写品号需求原因及需求日期依用料品请购审核权限进行料品核准作业请购单转交采购单位进行询比议价作业填写申请单核准采购询价直线式5作业流程部门标准记录填写申请单核准采购询价矩阵式1时间岗位/部门1岗位/部门2岗位/部门3岗位/部门4岗位/部门5阶段1阶段2阶段3见另页参考图矩阵式2时间岗位岗位1岗位2岗位3岗位4用人单位总经理集团总裁人事行政部出差单出差当事人填写部长签审副总签审终审出差单出差单当事人工作交代科长签审终审出差单出差单存档出差管理流程图说明：*终审依据出差核决权限，见附表。*出差必须采取事先申请并填写出差申请单，经核准后，才能出差。*因特殊事件来不及事先申请的，在出差返回后，立即补签出差申请单。模块6如何编制流程图？前期准备工作各部门主要业务职责及岗位设置各项业务流程的总体框架及其层次划分业务流程所涉及到的部门及岗位完成各项业务流程的时间顺序表单/文档的形成及传递描述思路找出核心业务和主要活动点在流程中突现问题点-部门内、外之间的衔接-工作繁琐、反复-成本高、效率低、时间长-任务转手次数多理清流程层次——总、分式树状结构搭建框架—列出清单—界定流程的范围和层次流程描述的格式流程描述主体业务流程部门/岗位时间顺序辅助说明必要的文字补充流程相关问题分析文档信息流程编号版本信息流程描述的相关注意事项针对现状进行描述对关键业务进行描述，突出核心根据岗位同一性原则，整合各岗位业务活动，同一岗位在同一张业务流程图中原则上只出现一次部门岗位表述“与”的关系：A1、A2“或”的关系：B1/B2业务流程应为“总-分”式的树状结构，各级总流程下是可再分的子流程和不可再分的活动。仔细考虑流程的层次分解与合并，做到每项流程不跨多页。注意体现时间概念由上至下由左及右注意“判断”符号的使用，其本身也是一个活动。对于“必要的文字补充说明”、“流程相关问题分析”应引起注意，请详细填写。编制要求部门岗位描述当与顾客有关联时必须有顾客一栏尽可能描述岗位而不是部门，特别是审核、批准类。文字描述要求：框图内用活动来描述采用如申请、审核、批准、文件编制、记录保存、归档不能采用如顾客文件、表格、奖惩措施、改进方法语言简练，字数不超过8个典型如根据培训需求编制年度计划应为编制年度计划理想流程图的三个特点快捷规范低成本流程图的起始和终止标志-1以图表的方式说明过程和程序识别关键活动和需要作出的选择显示下述事项的逻辑顺序:关键活动选择（对选择）作出的决定开始和结束点流程图的起始和终止标志-1标准的流程图符号，例如：符号可以向使用者表明步骤的类型过程决定起止决定流程图的关键控制点（CCP）如果回答为“是”，这就是一个关键控制点。如果回答为“否”，检查这是否是一个必不可少的步