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第二：采购管理操作手册第一章．系统概述《采购管理》是用友ERP－U8供应链的重要产品，《采购管理》帮助用户对采购业务的全部流程进行管理，提供请购、采购订货、采购到货、采购入库、采购发票、采购结算的完整采购流程，用户可根据自身实际情况进行采购流程的定制。《采购管理》可以分为以下主要功能：设置：录入期初单据并进行期初记账，设置《采购管理》的系统选项。供应商管理：用户可以对供应商资质、供应商供货的准入进行管理，也可以对供应商存货对照表、供应商存货价格表进行设置，并可按照供应商进行相关业务的查询和分析。业务：进行采购业务的日常操作，包括请购、采购订货、采购到货、采购入库、采购发票、采购结算等业务，用户可以根据业务需要选用不同的业务单据、定义不同的业务流程，月末进行《采购管理》的结账操作。用户可以查询《库存管理》的现存量，可以使用【远程应用】功能。报表：提供采购统计表、采购账簿、采购分析表等统计分析的报表。《采购管理》可以参照合同状态为生效态、性质为采购类、标的来源为存货的合同生成采购订单；提供同时参照多个合同生成采购订单功能，提供拆分合同记录生成采购订单功能，在采购订单及其后续关联的业务单据中记载并显示相应的合同号及合同标的编码等信息。采购订单在参照合同生成时，订单的数量、单价、金额根据合同中的控制类型进行控制，具体控制参见《合同管理》。采购订单参照采购合同生成，在采购合同中，可以联查采购订单库存管理－采购管理《库存管理》可以参照《采购管理》的采购订单、采购到货单生成采购入库单，并将入库情况反馈到《采购管理》。《采购管理》可以参照《库存管理》的ROP计划生成采购请购单、采购订单。《采购管理》可以参照《库存管理》的ROP计划通过配额生成采购订单。《采购管理》可以参照《库存管理》的采购入库单生成发票。《采购管理》根据《库存管理》的采购入库单和《采购管理》的发票进行采购结算。《采购管理》可以参照《库存管理》的出、入库单生成代管挂账确认单，同时代管挂账确认单可和发票进行结算。销售管理－采购管理可参照销售订单生成采购订单。可参照直运销售订单生成直运采购订单。直运销售发票与直运采购发票可互相参照。可以参照销售订单进行齐套采购。应付款管理－采购管理采购发票录入后，在《应付款管理》对采购发票进行审核登记应付明细账，进行制单生成凭证。已审核的发票与付款单进行付款核销，并回写采购发票有关付款核销信息。存货核算－采购管理直运采购发票在《存货核算》进行记账登记存货明细账、制单生成凭证。采购结算单可以在《存货核算》进行制单生成凭证。《存货核算》根据《采购管理》结算的代管挂账确认单进行记账和制单；没有结算的进行暂估处理。质量管理－采购管理采购到货单报检生成来料报检单。来料不良品处理单的退货数量回写到货单，根据到货单生成到货拒收单。来料检验单、来料不良品处理单回写到货单的合格数量、不合格数量、拒收数量第一章：系统概述用户可以对产品有整体的了解与认识。第二章：应用准备用户启用产品时，需要进行初始设置，包括基础档案、系统选项、期初单据的维护，以及月末结账、结转上年。第三章：常用操作用户在使用产品时，需要了解的常用操作。第四章：业务模式与应用用户可以设置企业类型、采购业务类型，对采购流程进行配置。第五章：采购管理专题包括价格管理、多计量单位应用、批次管理、保质期管理、自定义/自由项管理等内容。第六章：供应商管理用户可以设置供应商存货对照表、供应商存货价格表，按照供应商进行查询和分析。第七章：日常业务用户进行日常业务操作，包括请购、采购订货、采购到货、采购入库、采购发票、采购结算，可使用采购远程。第八章：采购报表用户查询采购报表，包括统计表、采购账簿、采购分析表。第二章．应用准备应用准备包括以下工作：系统启用：在新建账套后，系统提示是否要进行系统启用的设置，只有设置了系统启用，才能使用相应的系统。权限管理：用户可以对操作员的权限进行管理，包括功能权限、数据权限、单价金额权限。单据设置：用户可以对《采购管理》的所有单据进行格式设置、编号设置。采购选项：用户可以设置采购选项，系统选项的设置将决定用户使用系统的业务模式、业务流程、数据流向。期初数据：用户在初次使用《采购管理》时，应输入期初数据，包括期初暂估入库、期初代管挂账确认单、期初在途存货、期初受托代销商品。月末结账：每月底进行月末结账。结转上年：将上年的数据结转到本年度账套中。2.1系统启用在使用《采购管理》系统之前，首先要启用《采购管理》，只有启用了相应的系统。才能使用，请参见《企业应用平台手册》。【菜单路径】企业应用平台－基础设置－基本信息－系统启用【启用顺序】为避免启用后续系统时的麻烦，建议用户在启用系统时：库存与存货在同一月份启用。采购与存货、库存在同一月份启用。应付与采购在同一月份启用。【业务规则】库存未启用时，销售、采购、存货都不维护现存量表。此时用户只需要开票系统，购销互不关联。应付启用，如下月启用《采购管理》，则《应付款管理》不可录入下月及以后月份的发票，否则需删除。存货启用，如下月启用《采购管理》，则《存货核算》不可录入下月及以后月份的采购入库单，否则需删除。2.2权限管理操作员的权限管理包括功能权限、数据权限。功能权限是指操作员能进行哪些业务单据的操作权限。数据权限指操作员在进行业务单据操作时，可以对单据或单据中的记录、字段进行操作。【操作流程】功能权限：在用友ERP-U8－系统服务－系统管理中进行设置。操作员只有具有了相应系统的功能权限，才能进入系统。数据权限：数据权限分为纪录级权限和字段级权限。这两种权限均在用友ERP-U8—企业应用平台—工具的“数据权限”里进行设置。对于记录级权限控制，在系统管理里设置了哪些纪录级项目需要进行权限控制后，还可以在采购系统对操作员的权限进行设置，包括：存货、供应商、业务员、操作员、部门、订单金额几种数据权限的控制，其设置方法如下：先在企业应用平台－基础设置－数据权限设置中设置要进行的数据权限。具体方法参见《企业应用平台手册》。在《采购管理》的设置－选项中的“权限控制”选中，选中后，系统可以实现数据权限的检查。权限如果没有在【数据权限设置】中进行设置，则相应的选项置灰，不可选择。检查存货权限：打勾选择。如检查，查询时只能显示有查询权限的存货及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的存货。检查部门权限：打勾选择。如检查，查询时只能显示有查询权限的部门及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的部门。检查操作员权限：打勾选择。如控制，则查询、修改、删除、审核、关闭单据时，只能对单据制单人有权限的单据进行操作；弃审对单据审核人有权限的单据进行操作；打开对单据关闭人有权限的单据进行操作；变更不控制操作员数据权限，仅判断当前操作员是否有变更功能权限和其他几项数据的录入权限。检查供应商权限：打勾选择。如检查，查询时只能显示有查询权限的供应商及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的供应商。检查业务员权限：打勾选择。如检查，查询时只能显示有查询权限的业务员及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的业务员。检查金额审核权限：打勾选择。如检查，则订单审核时检查当前订单总金额与当前操作员采购限额，在【企业应用平台－基础设置－数据权限－金额分配权限－采购订单级别】设置当前操作员的采购限额。订单金额≤采购限额保存成功，将当前操作员信息写入订单，订单状态变为已审核。订单金额＞采购限额，提示“对不起，您的订单审核上限为××××元，您不能审核XXX号单据。”【业务规则】单据查询（查询、定位）：功能权限＋数据权限，单据上任一数据无权限则整张单据不能查询。单据编辑（录入、修改）：功能权限＋数据权限，只能参照有录入权限的档案。单据编辑（变更）：功能权限＋数据权限（不含操作员数据权限），只能参照有录入权限的档案。单据列表查询：功能权限＋数据权限，表头任一数据无权限则整张单据不显示；表体无权限的存货不显示，有权限的显示。报表查询：功能权限＋数据权限，过滤时无查询权的数据不能参照、录入，表头任一数据无权限则整张单据不显示、统计；表体无权限的存货不显示、统计。远程导出基础档案时，系统自动清除档案上的权限组信息，保证导入方对该档案可操作。2.3单据设置用户可以对《采购管理》的所有单据进行格式设置、编号设置。【菜单路径】格式设置：企业应用平台－基础设置－单据设置－单据格式设置【功能说明】在系统中，已经默认设置了比较常用的单据格式。如果用户对某些单据需要自己定义格式，则可以在单据格式设置中，进行单据显示模板、打印模板的设置，设置完成后，在填制单据时，可以选择自己设置的单据模板，打印时也可以选择自己设置的打印模板。在系统中，提供对单据设置权限的功能，即可以设置多张单据模板，然后对一些操作员进行模板权限的控制，如果对一个操作员设置其允许查看的模板，设置完成后，操作员在查询单据的时候，只能看到自己有权限的单据模板，对于没有权限的单据模板，不能查看。在进行单据模板设置时，单据中对应的档案在模板中只显示了一部分，比如：存货档案中只显示了存货最常用的一些项目，一些不常用的项目没有显示，如果设置这些项目，在单据模板设置时，可以关联相应的档案，就可以选择档案中需要显示的项目。根据用户的选择，将选中的项目自动增加到模板数据中。单据显示格式单据打印格式单据编号设置企业应用平台－基础设置－单据设置－单据编号设置2.4采购选项系统选项也称系统参数、业务处理控制参数，是指在企业业务处理过程中所使用的各种控制参数，系统参数的设置将决定用户使用系统的业务流程、业务模式、数据流向。用户在进行选项设置之前，一定要详细了解选项开关对业务处理流程的影响，并结合企业的实际业务需要进行设置。由于有些选项在日常业务开始后不能随意更改，用户最好在业务开始前进行全盘考虑，尤其一些对其他系统有影响的选项设置更要考虑清楚。该选项设置将对采购管理的所有操作员和客户端的操作生效，故要慎重设定或修改。【菜单路径】设置－采购选项－业务及权限控制设置－采购选项－公共及参照控制设置－采购选项－采购预警和报警2.4.1业务及权限控制业务选项普通业务必有订单：打勾选择，以订单为中心的普通采购业务。参见“必有订单业务模式”。直运业务必有订单：显示《销售管理》选项，不可修改。在《销售管理》的【设置－销售选项－业务控制－是否有直运销售业务】、【设置－销售选项－直运销售必有订单】进行设置。受托代销业务必有订单：打勾选择，可随时修改。参见“受托代销业务”。只有在建立账套时选择企业类型为“商业”、“医药流通”的账套，而且在【设置－选项－业务及权限控制－启用受托代销】设置有受托代销业务时，才能选择此项。退货必有订单：该选项仅在必有订单模式下使用。如果选择，则在退货时，到货退回单必须参照订单才能生成；如果不选择，则退货单可以手工增加。启用受托代销：打勾选择。参见“受托代销业务”。启用表示企业有受托代销业务，采购系统菜单中会出现有关受托代销的单据、受托代销结算功能、受托代销统计报表。用户可以在《采购管理》设置，也可以在《库存管理》设置，在其中一个系统的设置，同时改变在另一个系统的选项。是否允许超订单到货及入库：打勾选择，可随时修改。如不允许，则参照订单生成到货单、入库单时，不可超订单数量。如允许，可超订单数量，但不能超过订单数量入库上限，即订单数量*（1+入库超额上限），入库上限在存货档案中设置。是否允许超计划订货：打勾选择，可随时修改。供应商供货控制：有三种选择，默认为“不检查”，可随时修改。选择“不检查”时：单据在录入和保存时不检查供应商与存货是否在供应商存货对照表中。选择“检查提示”时：在录入单据和保存单据时要检查供应商与存货的对应关系，给出提示，让用户来决定“是否继续”，系统不严格控制。选择“严格控制”时：在录入和保存单据时，要检查供应商与存货的对应关系，如果不符合供应商与存货对应关系，则单据严格控制不允许保存。价格选项入库单是否自动带入单价：单选，可随时更改。只有在《采购管理》不与《库存管理》集成使用，即采购入库单在《采购管理》填制时可设置。参见“取价方式”。手工录