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心理档案的建立与管理主讲：邓稳根（博士、副教授）单位：赣南师范大学E-Mail:dwengen@163.com内容概要•什么是心理档案？•为什么要建立心理档案？•心理档案要包括哪些内容？•心理档案如何建立？•心理档案建立后如何使用和管理？•心理档案建立和管理中会出现的哪些问题？•如何改进心理档案的建立与管理工作？一、什么是心理档案•心理档案是指对个体心理发展变化特点、心理测验结果、学校心理咨询与辅导记录等材料的集中保存,这些资料按照一定的程序排列,组成一个有内在联系的体系,如实反映学生的心理状况。二、为什么要建中小学生心理档案•对学校领导的好处•对班主任的好处•对任课老师的好处•对心理辅导老师的好处•对学生本人的好处（一）对学校领导的好处•通过为学生建立心理档案，能及时准确地掌握和了解全校学生的心理发展规律、特点及现状，从而为学校的科学管理提供心理学依据。•学校面对极端事件时能明晰责任。•能深入贯彻落实国家有关政策。（二）对班主任的好处•能更好地开展德育工作。•有利于班级管理工作的开展。–班干部的选拔。（三）对任课老师的好处•有利于因材施教。–如对于性格外向的学生,要尽量增强其对外界刺激的适应能力,克服心理浮躁、粗心大意的缺点;对于性格内向的学生,要鼓励他们,增强其自信心,要针对其心理敏感的特点,尽量多多增加其表现的机会,避免在公共场合指出其错误,以免其产生自卑心理。（二）对心理辅导老师的好处•心理健康教育的依据•及早发现学生心理问题。•找到学生心理问题产生的原因。•开展科学研究（四）对学生本人的好处•从某种意义上讲,学校心理健康教育的目标就是促进学生的自我完善,形成健全的人格。中小学生的人格尚处于由不成熟向基本成熟发展的过程中,其间所产生的种种问题,往往与他们不能正确认识自己有关,特别是中学生在自我意识迅速发展的过程中,往往会因“主我”与“客我”的矛盾出现失调,从而带来诸多适应性问题和其他心理问题。因此,帮助他们正确认识自己,增进自我了解,对于他们消除自我失调,解决适应不良,完善人格具有重要意义。•心理档案的建立将为学生提供客观、正确、丰富的资料,可以促进他们在不断正确认识自己的过程中,增强独立自主性和自我调控水平,不断完善自我。三、心理档案要包含哪些内容•基本资料•心理发展特点资料•心理健康状态资料•心理咨询与辅导记录（一）基本资料•个人简介–主要包括姓名、性别、出生年月、籍贯、民族、政治面貌、年级、家庭住址、爱好特长等。•身体状况–主要包括血型、一般健康状况、身体发育状况、生理缺陷、个人病史等。•家庭生活环境–主要包括家庭成员的工作性质及职务、文化程度、家庭的组织结构、家庭的居住环境、家庭的经济状况、家庭气氛、家长的教育方式与态度、亲子关系、是否独生子女、家中排行等。•学校学习生活情况–主要包括学生的学习成绩、学习态度、学习习惯、思想品德、行为习惯、体育运动、交际水平（含师生关系、同伴关系）、担任班干部情况、获奖情况等。•对学生个人生活有影响的重大社会生活事件–如家庭成员的死亡、父母离异、与教师同学关系紧张、生活条件改变、影响生活的重大挫折等。（二）学生心理发展特点资料•学生的能力特点资料–主要是指学生的智力水平、智力特点如何，怎样进行有针对性的智力训练；学生的言语智能和数学智能水平如何，言语概括、言语推理、数学概括、数学推理、解决问题的能力分别处于哪个等级；能力倾向鉴定及创造力测量等。•学生的人格特点资料–主要是指学生的性格类型及特征、气质类型及特征，个性心理特征，怎样进行教育，学生的兴趣、态度、人际关系及品德的特点等。•学习心理分析资料–主要是指学生的学习态度、学习方法、学习动机、学习意志力、考试心理、学习困难的诊断，学习认知因素分析、学习动力状况分析、学习社会因素分析，怎样优化学生的学习心理等。•职业能力倾向类型资料–主要是指学生的职业兴趣、职业能力的诊断，分析其适合从事哪一类工作，从而为学生作升学就业指导。（三）心理健康状态资料•主要是指学生的心理健康水平鉴定，有无心理问题或心理障碍，程度如何。（四）心理咨询与辅导资料•主要包括咨询的时间、地点、咨询员、主诉及症状、诊断分析、结果、处理意见及措施、辅导效果。•有时候,还会补充辅导老师通过学生班主任、家长、同学等其他渠道获得的有关资料。四、如何建心理档案•心理档案的初次建立•心理档案获取资料的方法•心理档案建立的原则•心理档案的形式（一）心理档案的初建•建立学生心理健康档案的时间一般在新生入学军训结束后开始进行。在学生进行心理测试前,应安排有关的心理学知识教育活动,使学生懂得建立心理健康档案是了解自身、获得心理帮助的有效途径。测试过程的组织要严谨,包括场地布置、时间安排、指导语标准化、组织秩序等方面（二）获取资料的方法•观察法–定义：指有目的、有计划、系统地获取处于自然条件下学生资料的方法。–资料记录方法：（1）评等法：心理辅导教师对所观察的特质或行为评定等级，比如学生对某种事物可以是不喜欢、不太喜欢、一般、有点喜欢、很喜欢，教师可以在预先印好的表格上按级画圈。–（2）记录出现频率法。心理辅导教师将规定好要观察的学生的项目预先打印在纸上，凡出现了某种现象，就在这个现象的框上画一个“√”号。–（3）轶事记录。轶事记录是指教师把观察到的学生情况，以叙述性文字所做的一种简明的记录，包含学生的姓名、性别、年级、观察时间、观察事实及其发生情境的描述、教师的解释与建议等。•问卷法–这是心理辅导教师运用统一设计好的问卷向学生了解情况和征询意见的方法。采用自编的问卷调查，如用书面问题、表格让学生回答、填写，可了解学生的一些基本情况，了解他们的心理活动。•作品分析法–作品分析法是指借助学校的各种评定和记录以及学生的作品来获取信息的方法。如通过对学生的学习心得、笔记、作文、自传、各种作业、试卷、模型和其他创作作品等的分析，可了解学生的心理活动。–其中，自传分为主题式自传和综合式自传。主题式自传的内容限于个人生活的某一方面，如“我的家庭生活”、“我的学校生活”等。在对学生自传进行分析和解释时，要考虑以下问题：自传反映了学生什么样的情绪基调？自传中提及哪些重要经历和背景资料？在按时间顺序记载个人经历时有无明显的时间中断？有无逃避敏感问题的意向？等等。•谈话法–指心理辅导教师与学生或其较亲近的人通过直接谈话的方式来了解和研究学生心理的一种方法。通过谈话法，可了解学生真实的心理背景等。•心理测验法–这是建立心理档案中最主要和最为常用的方法，其关键是选择合适的测评工具进行测验。在选择合适的测评工具时，首先要考虑选择标准化测验，其次要明确测验的目的、功用及适用范围。（三）心理档案建立的原则•客观性原则•系统性原则•教育性原则•保密性原则•适用性原则1、客观性原则（科学性原则）•定义：–是指搜集的资料必须符合事实,准确可靠,不加搜集者的主观臆测、成见和缺乏事实根据的评价,更不能主观演绎生造。•注意事项–要多方位地综合测评–选择合适的心理测验量表。(1)尽量选用我国自己编制的专用于实施心理健康教育的心理测验量表,或经过专家修订的中国化的心理量表。(2)选择效度和信度高的测验作为测评工具。(3)注意常模的时效性,应尽量选择有近期常模的量表。–方法适当,使用正确。2、系统性原则•定义：–是指在建立心理档案的过程中,要以系统的观点保证所搜集资料的完整性和有序性。•注意事项–以目标为导向,规范有序地搜集资料。–资料应尽可能完整。–心理档案的资料要随时补充、调整和更新,反映学生心理的变化。–使用的测评工具尽可能前后一致。3、教育性原则•定义：–是指在建立学生心理档案时,要有利于学生心理的健康发展,有利于提高学校的教育教学质量,有效地为实现学校的教育目标服务。•注意事项–在建立和使用心理档案的过程中都不允许给学生留下任何心理创伤。–要提出教育培养建议。4、保密性原则•对学生的个人心理资料严格保密,是心理辅导人员职业道德的要求。坚持保密性原则应贯穿于心理档案的建立、保管和使用整个过程之中。只要是学生不愿意公开的、不利于学生心理健康发展的、违反心理咨询工作原则的心理档案内容,必须严格保密,不能公开,不能给学校领导、老师、家长或其他人阅读和评价。如果领导、老师或家长确实需要了解心理档案的内容或使用心理档案,则必须经过专门的培训,或者由心理辅导老师向其讲清楚使用原则及可能带来的负面影响,并对里面的内容进行适当的加工和重新编制,例如只提供测验的解释而不告诉测验的具体分数。5、适用性原则•定义：–就是要在建立学生心理档案的过程中,力求以最少的人力、物力、财力和时间,获得较好的效果。•注意事项–精心筛选心理档案的内容。–采用电脑操作。–尽量选用团体测验。–采取分类建档的办法。（四）心理档案的形式•传统的文本形式•基于微机的单机版形式•基于网络的形式1、文本形式•文本形式包括档案袋和专项卡片形式。目前以档案袋形式居多。•文本形式的缺点：–建立心理档案的时间成本过高，使用效率低。–心理档案的使用主体有所偏差。一般只为心理老师一人使用。2、单机版形式•设计方便，操作简单。–操作者只需根据界面的提示，直接点击，即可获取所需内容，非常实用、方便。•可以随时导入、增加新的信息。•缺点是不利于大规模团体施测。3、网络形式•计算机网络软件建立心理档案与传统方式相比,具有及时反馈、安全稳定、自动统计、检索和管理方便等优势。计算机网络软件建立心理档案是顺应时代发展趋势的必然选择。五、如何使用和管理心理档案•心理档案的使用•心理档案的管理（一）心理档案的使用•根据学生心理档案反映出来的不同年级的能力、人格、心理健康等方面的特点来进行分班、分组，选拔学生干部，制定教学计划，开展心理教育活动，从而保障教育教学效果。•根据学生心理档案中所提出的教育培养建议，积极地有针对性地做好个别辅导工作。•根据学生心理档案所提供的信息，进行教育科学研究工作。（二）心理档案的管理•明确档案管理机构–设于学校医院内,由校医院负责管理;–设于学校的心理咨询中心,由心理咨询室负责管理;（目前以这种方式为主）–设于学校综合档案室作为一个专门档案进行管理；–有条件的学校也可以设立专门的心理健康档案管理机构。•建立健全的档案管理制度–“心理档案岗位工作制度”,即对心理档案的分工、收集、整理、查阅、保管等工作都要有明确的规定,使整个工作有章可循;–“心理档案保密制度”,即对学生的隐私不受侵犯要作出明文规定;–“重点预防和监测制度”,为了保证学生的健康状况被随时得到关注和监控,有必要对特殊个体实行重点预防和监测。•构建合理的档案信息反馈机制–首先,应由心理学专业的教师进行信息反馈;其次,使用准确、恰当、易明白的语言给予反馈;–再次,要为有心理问题的学生保密,最好是私下进行咨询辅导,促使学生心理良性转化。–特殊群体的学生,比如严重的抑郁症、强迫症或者反社会型人格障碍等,这些学生的心理档案信息在必要时也要反馈给其家长、班主任。•设立合理的心理档案查阅制度。–学校要根据自身情况和学生心理特征确定心理档案的保密类别和保密等级,同时要有一定的灵活性。–在危机状况下,即当学生的现状危及其个人身心健康、生命安全,他人人身、财产安全,以及可能造成严重的社会危害时,其个人心理档案资料允许向有关个人(如法定监护人,临床医生等)或组织(如学校、医院、公安机关等)提供。•提高建档人员的综合水平–建档人员除了具备心理学、心理测量等方面的专门知识外,也应懂得一定的档案学专业知识。只有如此,才能形成真实、全面、科学性强的丰富的档案材料。六、心理档案的建立、使用与管理中存在的主要问题•形式化•低专业化•简单化（一）形式化•重视心理档案的建立，但不重视心理档案的使用。•重视心理测试的组织，但不重视数据的统计分析。•重视新生入学心理普查，但不重视动态跟踪记录。（二）低专业化•建档工具的选择–随意选择科普杂志上刊登的或自编的、未经信效度检验的问卷作为心理建档的工具；–将只适用于中学生的量表用来测试小学生的心理；–将只适合于个别施测的问卷用于团体施测等。•施测过程的组织–目前通常由班主任、任课老师等协助实施