工程建设行业的变更管理最佳实践

Oracle白皮书2009年4月工程建设行业的变更管理最佳实践工程建设行业的变更管理最佳实践1简介...................................................................................................................2理解项目变更....................................................................................................3指示性变更...................................................................................................3建设性变更...................................................................................................3重大变更......................................................................................................3变更管理流程....................................................................................................4第一步：明确合同要求..................................................................................4第二步：确定潜在变更并创建潜在变更指令..................................................7第三步：确定权利，评估变更影响，以及计算变更指令的费用.................13第四步：协商和执行变更指令以及避免争议................................................16第五步：维护所执行变更的完整记录...........................................................17结论.................................................................................................................20附录：术语表....................................................................................................21工程建设行业的变更管理最佳实践2简介建筑合同与大多数法律协议的不同之处在于它们有变更预期和计划。本白皮书将着重探讨建筑项目可能发生的变更的识别和管理最佳实践，并提供一个有效管理建筑项目变更的流程。本白皮书不保证面面俱到或完整，但它涵盖了可行且经过验证的变更处理流程的基本要素。虽然使用的术语和引用的合同文件是针对采用传统设计-招标-建造模式的公共改造项目的，但介绍的流程和原则也适用于其他类型的交付方法或项目。由于介绍的变更管理流程并不是针对某一特定合同或项目的，因此强烈建议读者仔细研读书中所述的程序并通过寻求适当的帮助来使其适合于自己的项目或建设项目群。如果您对此变更管理流程、其各项要求的意图、其实施、针对您的建设项目群对其进行的定制有疑问，或者存在任何与您的项目或建设项目群的变更管理系统的开发与实施有关的其他问题，请与Oracle顾问咨询部联系。工程建设行业的变更管理最佳实践3理解项目变更变更通常被理解为当事人原始协议中所陈述的合同要求（通常是在投标时确定）与此协议之后强加的要求（通常是在项目的实际施工期间确定）之间的差异。施工期间出现的变更可能由业主、承包商甚至是与合同有某种联系的第三方发起。虽然合同明确规定了哪些因素构成变更，但一些典型的变更例子包括，但不限于，合同文件中歧义、冲突、错误或遗漏问题的解决；由批准机构、铁路和公用事业公司等第三方强加的新要求或预料外的要求；不可预见的环境问题；设计变更；材料短缺（在某些情况下）；价值工程；与安全相关的变更；以及各项工程的工期或顺序的改动。变更可分为指示性变更和建设性变更，对此本白皮书将作进一步说明。不过，重大变更会构成对合同的违反，因此通常是不允许的，承包商也没有义务来执行。指示性变更指示性变更是指业主指示的变更，因此业主将其理解为对合同的变更。指示性变更始终服从于合同的具体要求，例子包括：●增减工作●修改材料规格●修改项目阶段划分●变更工地进出规定或工作时间●变更合同期建设性变更建设性变更通常是由业主的作为或不作为所致，并且业主通常都不将其视为变更。建设性变更服从于合同的具体要求，可能包括●未披露重要信息（极具价值的信息）●按照设计施工是不可能或不切实际的（可施工性）●完工前强行联合占用或使用项目●信息提交和请求的周转速度慢●检查不合时宜与指令性变更相比，建设性变更通常较难认定，因此经常引发争议，而最坏的情况是引发正式索赔。重大变更重大变更是指可使要实施的工程从根本上不同于合同投标和裁定时各当事方达成一致意见的工作的变更。重大变更的一个例子可能是在合同文件确认没有石棉或其他有害物质并且没有规定将其移走的情况下业主要求移走项目中发现的这类物质。虽然本白皮书不是探讨该主题的法律专著，但重大变更通常都被视为业主违反合同，并且即使业主要求承包商进行重大变更，承包商也没有责任这样做。工程建设行业的变更管理最佳实践4变更管理流程建筑合同的独特性在于，它们通常都为业主提供了既不废止合同又能修改合同文件的权利。因此，有效管理变更需要成功完成本节中所述的几个关键活动。再次重申，尽管此流程并非面面俱到，但也明确了下面的几个基本步骤：第一步，明确合同要求。第二步，确定潜在变更并创建潜在变更指令文件。第三步，确定权利，评估变更影响，以及计算变更费用。第四步，协商和执行变更指令。第五步，维护所执行变更的完整记录。第一步：明确合同要求合同文件要明确项目范围、进度和预算方面的要求。必须首先明确合同要求，这样才能确认任何的偏离（即变更），因为变更基本上是偏离合同文件规定要求的要求。合同文件通常包括以下几个部分：●合同。附录、协议、特殊条款以及所有类似或相关的条款和参考资料。●规范。总则、技术规范、补充条文或规范以及其他参考标准。●图纸。项目设计图、标准设计图、标准详图、钻探记录或用于描述建筑工程或施工前工地情况的其他信息。审查合同文件时应用合同解释的一般规则很重要。这意味着在解释合同文件的各个部分时要将合同视为一个整体，并且要遵守优先次序规定。例如，优先次序规定可能指示，如有冲突，规范优先于图纸。业主和承包商还应特别注意与通知和变更相关的合同条款，因为这些条款是确定和管理变更的逻辑起点。1.变更条款变更条款可能是建筑合同中最重要的条款，因为它明确规定，业主可以更改工作量或进行它认为是完成工作（范围）所必需的其他改动，这可能影响合同时间（进度）或费用（预算）。另一方面，如果承包商能够依据某一机制在费用和时间方面得到补偿，那么按照变更条款规定，承包商有责任按照业主的指示执行工作变更。变更包括更改工作量或工作条件，以及暂停、增减合同范围内的工作。建筑合同中使用的变更条款类型很多，以下列举了这些条款的许多极其重要的特征：●在合同履行过程中，业主有权根据需要书面更改工作量或进行其他改动以完成工作。●这种工作量的更改或其他改动既不会造成合同失效，也不会解除担保。●对于需要更长时间来完成工作的变更，合同时间将被调整[插入适当的合同时间延长条款参考内容]。工程建设行业的变更管理最佳实践5●[插入适当的合同支付条款参考内容]规定变更的费用支付事宜。●在开始变更所涉及的工作之前，要对合同调整的依据达成一致。如果不能达成一致，业主可以根据[插入适当的工时和材料亦或计工条款参考内容]的工时和材料（亦或“计工”）条款要求工作继续进行。请注意，上例中的变更条款首先涉及的是变更可能对范围、进度和预算造成的影响，然后才提及关于付款和延期的相应合同条款。实际情况可能是这个样子：影响项目“关键路径”的变更可能要求延期，而相关的具体要求在该条款所提及的另一合同条款中有述。另外，该变更条款还涉及了有关所变更工作的付款要求的规定。对于影响单价工作项目的合同变更，首选的做法通常是使用现有的合同单价对所变更工作进行定价。如果没有适用于所变更工作的合同单价，则可议定新的单价、工作总价，或者按实际费用向承包商支付，并进行适当上浮（有或没有为此变更确定的上限）。无论哪种情况，有关所变更工作支付的规定都要明确说明所变更工作的付款方法。2.承包商通知条款在进行受影响的工作之前，承包商通常有责任通知业主可能出现变更的任何情况。通知通常必须采用书面形式，但有些合同可能也允许口头通知。合同通常将“通知”定义为在确定变更后的特定时间内（通常不超过一周左右）提供的书面通知。通知条款很重要，因为它可防止承包商损害业主及时调查、减缓和记录变更（如果机会存在）的权利。换言之，通知条款使业主能够在任何工作进行或额外费用产生之前确定适当的行动方案，并在变更的工作执行时将其记录下来。通知条款通常都是可执行的，如果承包商未能在指定的时间内通知业主，则可能丧失所有获得额外补偿或额外时间的权利。通知条款不仅鼓励或强制各方进行有效沟通，还可促进项目参与者执行必要的协作流程来解决变更问题。下面是对美国怀俄明州2003年道路与桥梁施工标准规范的摘录，其中包含了一个很好的通知条款示例：104.2.7承包商-工程师通知104.2.7.1总则只有在遵守本小节所规定的通知程序的情况下，业主才会考虑合同修改请求。如果不遵守这些程序，业主将不考虑请求。只有通过承包商和业主共同签署书面协议的形式，才能对指定的时限予以延长。自始至终，业主都要力求以令人满意的方式及时解决引发通知的根本问题。104.2.7.2承包商的首次通知一旦发现合同需要修改，则要立即口头通知业主。未经业主授权，不要开始或继续那些需要为其修改合同的活动或工作项目。104.2.7.3承包商的书面通知如果业主的答复令人难以接受或未作出答复，要在首次通知后的五个工作日内提供书面通知。内容包括：工程建设行业的变更管理最佳实践6●情况说明；●首次发现此情况的时间和日期；●如可能提供情况的发生地；●有关此情况为何需要更改合同的清晰说明，包括对合同相关部分的精确提及；●认为需要就合同价格、交付时间表、阶段划分、时间等方面进行的修改的陈述。由于具有预测性，业主承认这些信息是估算出来的；●业主必须作出答复的截止时间估计，目的是将费用、延期或中断降到最低限度；●有助于及时解决的任何其他内容。（美国怀俄明州2003年道路与桥梁施工标准规范，dot.state.wy.us/Default.jsp?sCode=infsp）如本例所示，首次合同通知可以口头而非书面形式提供，这样可以节省时间，并且对业主和承包商都有利。如果业主的答复没有达到预期，或者未作出答复，承包商还需在五日内提供书面通知。相反，如果业主同意与承包商就合同作出变更，则可开始后面的变更记录和管理步骤。总之，通知条款应是能够满足业主、承包商和项目需要的公平且可行的变更管理流程的一部分。3.合同歧义、冲突、错误和遗漏任何一套图纸和规范都不可能完全没有错误，因此有必要了解合同错误及其导致项目变更的可能性。合同缺陷可分为错误和遗漏，如下所述：●错误。错误是指合同文件中可能影响项目施工的任何错误或不准确。合同错误可能是简单的数值或语法错误，也可能是不同合同文件中包含的歧义和冲突内容。错误可能导致重