搜索
辦公室自動化淡江大學資訊化特刊292本校發展辦公室自動化的目的為將辦公室內、外的公文抄寫、圖表繪製、文件傳遞等各項人工作業，改由各種自動化的軟、硬體設備代為處理，讓辦公室工作同仁能有更多時間發揮腦力活動，提昇創新及決策層次，提高學校整體行政作業品質。進行的方向為：(一)提供辦公室內常用的工具軟體供同仁使用，例如Word、Excel等。(二)發展辦公室自動化系統，包含公文處理自動化及各單位承辦之業務表單電子化。(三)配合新業務推動由資訊中心統籌配置各單位所需相關電腦設備。（四）各單位配合既有業務適時更新同仁用電腦設備。(五)資訊中心舉辦各種資訊化訓練課程，提昇辦公室工作同仁運用電腦技能。本校張創辦人建邦博士及校長、副校長一直十分重視各單位的行政績效及制度的檢討，由校長主導推動的決行權責下放即是一例，除每年定期由各單位檢視分層負責明細表進行流程檢討外，平時遇到新業務亦隨時增加新流程，而進行公文及表單處理自動化與電子化的同時，更可以由規劃團隊對各種公文流程作一次總體檢。一、現況本校辦公室自動化發展現況可以分成電腦設備、軟體設備、現行辦公室自動化系統作業項目、新一代公文系統、資訊化教育訓練以及各單位資訊化作業項目幾方面來看。近日配合行政院研考會函頒於九十四年元旦起全面實施公文書橫式書寫，本校各單位於九十三年十一月全面將公文書格式改為橫式。(一)電腦設備本校辦公室工作同仁電腦設備配置早為一人一機，印表設備則多採網路方式分享資源，各單位設備配置情形詳見玖、「電腦資源」。近年來本校考量經費運用，未再定期大批更新各單位行政用電腦設備，改由各單位依需要申請更新。除各辦公室配置之個人電腦外，尚有下列電腦主機用於辦公室自動化系統。(1)IBMRS/6000SP2平行伺服主機一部辦公室自動化系統作業用。(2)IBMeServerx345雙CPU伺服主機二部「安控平台」管理系統用。辦公室自動化淡江大學資訊化特刊293(3)IBMeServerx345雙CPU伺服主機一部辦公室自動化系統開發用。(4)IBMeServerx4454*CPU伺服主機一部新一代公文系統開發用。(5)IBMeServerx345雙CPU伺服主機三部新一代公文系統開發用。(二)軟體設備1.IBMAIX作業系統（電腦主機用）2.Windows2000/2003Server作業系統（電腦主機用）3.LOTUSNotesDominoServer辦公室自動化伺服端系統（電腦主機用）4.LOTUSNotesMail電子信箱（電腦主機用）5.SQL資料庫系統（電腦主機用）6.VisualStudio.Net程式語言（電腦主機用）7.ProjectServer專案管理軟體（電腦主機用）8.Windows作業系統（個人電腦用）9.LOTUSNotesClients辦公室自動化使用端系統（個人電腦用）10.IE瀏覽器（個人電腦用）11.Office套裝工具軟體（個人電腦用）12.Frontpage網頁製作軟體（個人電腦用）13.Project專案管理軟體（個人電腦用）14.Visio繪圖軟體（個人電腦用）15.PhotoImpact影像編輯軟體（個人電腦用）16.PhotoExplorer看圖軟體（個人電腦用）17.華康金蝶字型（個人電腦用）18.中文手寫輸入板及蒙恬語音輸入法（個人電腦用）19.Dr.eye譯點通翻譯軟體（個人電腦用）20.Symantec防毒軟體（個人電腦用）辦公室自動化淡江大學資訊化特刊29421.Symantec防火牆軟體（個人電腦用）22.SymantecNorton工具軟體（個人電腦用）23.Acrobat可攜式文件PDF製作軟體（個人電腦用）24.自然輸入法（個人電腦用）(三)現行辦公室自動化系統作業項目本節摘錄的是目前全校使用的共通性業務，其程式設計與資料維護均由資訊中心負責。1.電子郵遞作業本校各單位在辦公室自動化系統上都有一個專屬的電子信箱，由單位指定專人負責處理其中的各種來文。此電子郵遞作業除能傳送本身製作的電子文件外，也可以傳送以其他工具軟體（如Word、Excel）製作的檔案。早自七十八年開始本校一般性的公文作業即大量使用此功能，之後為加速訊息的傳遞，更與教職員個人信箱連結，凡與同仁相關的即直接送至同仁信箱。2.總收發文作業本校總收發文作業由總務處文書組負責，利用此功能將外來公文資料登錄、掛文號、進行分文處理，再結合「公文送收文記錄」功能，由承（會）辦單位直接在電腦上簽收；發文時亦利用此功能將發文資料登錄、掛文號，若為外來文覆文時，系統會自動勾稽收發文。此外，文書人員進行公文稽催、歸檔作業、公文註銷、製作各類統計報表等均可透過「總收發文作業」完成。辦公室自動化淡江大學資訊化特刊2953.簡便行文作業本校公文處理凡不涉及簽核的，如各類函件、通知以及人事命令的發佈等等，均已利用此功能來製作及傳送。涉及簽核的部份，則於開發中的新一代公文系統中規劃設計，目前暫時仍採紙本作業。4.分層負責明細表查詢本校為簡化工作及提高行政效率，多年前即由秘書室彙整各單位工作項目及決行權責層次，編制決行權責明細表，陳校長核定後公布使用，各業務承辦人員於簽辦公文時需先正確標示決行權責，方便公文的傳遞與處理，如有需要可利用此功能能查知決行權責層次。分層負責明細表內容的更新，由秘書室負責。5.離職手續作業離職手續是早在七十八年即在「淡江大學辦公室自動化系統」上運作的業務之一。各單位於離職人員的公文核准後，即以電子郵遞送出離職通知單，通知人事室、會計室、圖書館、總務處、總務處出納組、資訊中心專案發展組、資訊中心網路管理組、教務處教學科技組等單位，進行離職相關手續的處理，人事室再根據各單位的核辦註記情形簽發離職證明等文件。辦公室自動化淡江大學資訊化特刊2966.公文送收文與稽催本校目前正在開發新一代公文處理系統，未來配合已建置之電子簽章及認證機制，即可於線上進行公文的簽核。現階段在公文處理上使用的是公文的送收文與稽催的部份。校內公文由簽辦單位製好紙本公文後，在辦公室自動化系統中建立該份公文的送文單。送文單上除記載文號等基本資料外，同時記錄公文的送文流程。收文單位於收到紙本公文後在電腦上加以簽收，公文處理完畢時再於電腦上將送文單傳到下一個單位。在處理的過程中會辦單位可以配合需要增加新的會辦單位。至於校外來文則於文書組收到公文後，先在總收發文系統中登錄總收文及承辦單位，系統會自動產生此份公文的送文單，承辦單位於收到來文後，依前述方式簽收。利用這項功能，送文單位可以追蹤公文，稽核單位也可以進行稽催的工作。7.會議室申請與管理此項功能提供線上申請與簡易線上簽核的電子化作業。申請單位在電腦上查詢會議場所的空檔時間，再填寫申請單並送出，申請單即依事先設定的作業流程送往核定單位，核定單位在電腦上加以核示。核准的借用時間系統會自動予以登錄，同時將申請支援事項通知支援單位，如總務處事務組或總務組、教務處教學科技組等。目前納入本系統管理的會議室計有國際會議廳、中正紀念堂、校友會館，及中小型會議室等共十餘個場地。提出申請使用場地的時間最早是四個月前，最遲是三個工作天前。辦公室自動化淡江大學資訊化特刊2978.修繕申請為改善傳統紙本修繕單作業的缺失，資訊中心與總務處營繕組於九十年共同開發了『修繕申請電子表單』作業，不但加快申請作業的處理速度，申請者還可以隨時追蹤查詢申請案件的下落，充分瞭解整個修繕作業的進度。藉由此系統，業務承辦人員能更有效率的安排處理各項修繕案件，業務單位主管亦可充分了解及監督業務承辦人員的工作效率。修繕完成後，業務單位透過此系統可快速的通知申請單位進行驗收。9.會文館貴賓室借住申請與管理為方便各單位替遠到貴賓安排住宿，資訊中心與總務處事務組於九十年共同開發了『會文館貴賓室借住申請與管理系統』，提供各單位線上查詢會文館可供借住房間的相關資訊、時段，以及線上申請借住、取消借住等功能，同時也提供業務主管單位線上核准、分配、調整、取消房間等功能，大大簡化了管理單位的作業程序。10.資訊化訓練課程報名作業本校資訊中心每年均對教職員舉辦各種資訊化訓練課程，藉以提昇同仁資訊技能，為方便同仁特於辦公室自動化系統中提供查詢資訊中心舉辦之各項資訊化訓練課程資料，以及網路選課與報名功能。辦公室自動化淡江大學資訊化特刊29811.法規彙編檢索為方便同仁查閱相關法規，提供共有文書檢索功能，將本校各類法令、規章、辦法等公用資訊建成共有文書。法規變動時由文書組於秘書室公布後七日內更新，並註明所依據之法源，以保持法規的完整及正確。目前存放於法規彙編檔案中的有淡江大學組織規程、辦事規章、文書處理規則、學術研究及交流、人事規章、教務規章、學務規章、總務規章、會計規章、圖書規章、資訊規章、體育規章以及其他相關法規等。12.日程表作業利用此功能，各單位的秘書或助理可以將主管的日程登錄在系統中，需要時也可以印出下一週的日程供主管使用。只要主管們的日程都能建入系統中，則系統還能根據主管的空檔時間自動安排開會的時間。13.通訊錄管理由資訊中心將全校所有OA使用者帳號建立成公用通訊錄，再利用公用通訊錄建立校內常用的收文單位群組簡稱，如“本校各一、二級單位”、“各教學一、二級單位”、”全校教職員”等，以方便送文時指定收件人使用，至於個人常用之收件人帳號則可建成個人通訊錄。(四)新一代公文系統1.建立數位簽章與認證機制在公文處理電子化中，簽核方式的改變是最最具挑戰的一種轉變，也是最關鍵的項目，缺少了線上簽核也就無法完成公文處理的再造工程。本校在公文辦公室自動化淡江大學資訊化特刊299訊息的傳送與接收上早已做到電子化的程度，然而需要簽核的業務，目前暫時還是維持傳統的方式。由於傳統的紙本簽核方式不易被篡改，因此一套可以防止偽造、冒名、篡改的系統，就成為能否改變簽核方式的關鍵。「公開金鑰基礎建設」機制(PKI)提供相當安全及可信賴的數位簽章與認證機制，內政部「自然人憑證」IC卡即採用此技術，本校亦決定採用內政部「自然人憑證」IC卡作為新一代公文系統身份認證及線上簽核的依據。目前全校教職員多已申請「自然人憑證」IC卡，PKI相關「安控平台」管理系統資訊中心亦已建置完成。2.開發公文處理系統一個好的電子化公文處理系統，需是從總收文開始到分文、退文、改分以及創簽稿、會辦、陳核、決行、發文、檔管、調卷、查詢作業等全都納入電腦管理、追蹤與稽核的系統，承辦單位(人員)利用此系統可以很方便的掌握公文的流向，稽核單位利用此系統可以很清楚的瞭解公文處理的效率，在設計時只要規範好每種公文的處理時限，系統可以自動檢視逾期文件，發送公文稽催通知單。目前本校的總收發文登記已採電腦處理，承(會)辦的送收文記錄也以電腦來管理，承辦單位(人員)已能掌握公文的流向，目前進行的工作是(1)結合自然人憑證與電子簽章技術，開發新一代的公文簽核功能。(2)將現有送收文記錄系統與總收發文系統使用經驗，結合本校特有的分層負責明細表，建立正確的公文流程。(3)由秘書室訂定校內各種公文的處理時限。(4)配合教育部公文電子交換系統，結合校內收發文作業，使電子交換作業一氣呵成。本校在開發此新一代公文處理系統時，還由相關單位秘書及行政同仁計二十二位，於「公文自動化規劃小組」下成立「OA任務小組」，就本校公文實務運作情況提供作業需求，由資訊中心及委外之廠商共同進行系統分析等開發事宜，目前此系統正由資訊中心測試當中。3.開發表單作業系統辦公室裡除簽、稿等公文外，最常處理的就是表單類的格式化公文了，因此將表單導入電子化作業，同時結合數位簽章與認證機制，亦是提昇辦公室行政效率不可缺少的一環。之前已開發使用的有「會議室申請與管理」、「修繕申請」、「會文館貴賓室借住申請與管理」、「離職手續」等電子表單，進行中的則為「請假單作業」。規劃的內容除一般的請假時間、請假事由、假別外，還包括代理人機制、自動審查請假時數及數位簽章之線上簽核等功能，希望藉由此類作業的推廣使用，能讓每位同仁熟習電子作業，進而落實公文處理電子化目標。辦公室自動化淡江大學資訊化特刊300(五)資訊化教育訓練為提昇辦公室工作同仁運用電腦技能