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道路工程资料整理归档办法第一章案卷的整理、移交、保管和利用一组合和排列竣工文件中每卷内容的编排顺序仅作为每册竣工资料编排顺序的参考。在具体编制中，建设、监理、监督、设计单位编制的各册内容，按类属、重要性或时间要素进行编排。施工单位编制的各册内容，竣工图表部分原则上应按设计文件图表排序进行编排。施工资料部分应按资料的形成规律，以树形结构按合同工程总体竣工资料、逐个单位工程、所含分部工程、所含分项工程施工资料并结合工程管理模式中对资料的形成要求进行编排，并应保证资料的内部有机联系和成套性特点。对划分工程单元中含多个构造物部分，应避免对其相同部位施工资料进行平行编排，以保持各构造物竣工资料的相对集中完整性。二案卷格式一个案卷完整的格式依次为1.封面（图表一）2.总目录（包括竣工文件封面）（图表二）3.卷内目录（图表三）4.文件材料5.卷内备考表（图表四）6.封底具体做法如下：1.封面封面有封面、封底连体式封皮和单面式封面两种（见图表一），前者用于装订卷，后者用于不装订以盒为卷的案卷，执行标准为GB/T11822-2000，使用无酸纸做，由业主统一向许可生产单位订购。栏目填写标准为：档号：××·××—×××（见分类大纲说明）案卷题名：写明项目名称或代字，代号及其结构、阶段的名称和材料品种名称。例：×××服务区综合楼供电系统竣工图×××工程设计任务书×××公路K35+000处钢筋混凝土拱桥基础处理质检表文字填写在封面“案卷题名”四字下15mm至“立卷单位”四字上20mm的版心范围内（如图表一所示虚线框中）。起止日期：填写文件材料的起止日期，用手写体阿拉伯数字书写。例：2008.5-2008.12保管期限:统一填写“永久”，用档案专用章盒中“永久”章以红色元子印油盖制，位置居中。密级栏:不填。整理中，如果利用设计院原发成册的有塑封表面的图纸做竣工图，可以不拆原封面，不再加装档案专用封面，只在扉页右上角加盖科技档案档号章（见图表九），填写档号栏，填写方法和封面档号栏填法相同。序号栏空白。以上封面中所填内容除“保管期限”栏外，均使用书法钢笔，用碳素墨水书写，要求整洁美观。也可使用计算机直接打印在卷皮上，但不能打印后粘贴在封面上。2.总目录（包括竣工文件封面）（格式见图表二）填法依表格所示为准。总目录是高速公路系统所特有，其名称和档案系统的总目录用法不同，在此不述，各单位在填写时依交通部规定做。3.卷内目录（即本册目录）卷内目录和本册目录合并为一个目录格式，为保持系统和地方标准的协调性，在打印卷内目录时请保持“卷内目录（本册目录）”的格式（见图表三）。卷内目录的填制方法为：⑴顺序号用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序。⑵文件编号填写文件的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。⑶责任者填写文件材料的形成部门或主要责任者。即中标合同中所用法人单位名称。⑷文件材料题名亦称文件标题，填写文件材料标题的全称，视具体内容，反映相关文件材料的排序位置，便于查找。⑸日期填写文件材料编制的年、月、日例：20080508或20080508⑹页次填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件材料为首页至尾页。例：75-80。卷内目录填写，全部使用计算机，字号见图表三所示。不换封面的图纸类案卷可以继续使用本册目录，不再加卷内目录，只在做检索工具时将本册目录转换成本规定中卷内目录的格式。4.文件材料每一个卷的内部文件排列规定以单一事由为佳，切忌案卷过厚，形成杂卷。文字性材料不得超过15毫米，图纸材料不能超过50毫米，但不宜以此为标准组织案卷。文件材料在有效信息的页面编页码，正面在右下角，背面在左下角。使用铅笔用阿拉伯数字从1开始编写。页码已是独立体系的原始本（册）材料，组卷时可独立成卷，不必重编页码号。不装订卷（除图纸外）需在每件右上角盖档号章，以件为单位编写页码号。文件材料装订前需将金属物取出，用工程线采用三孔一线法（图表六）装订，不装订卷（除图纸外）应以件为单位缝纫机装订。图样材料应依有关规定做竣工处理后归档，除设计院重新出的竣工图外竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章样式见图表八，在本规定发布前已加盖好竣工图章的图纸不必更换竣工图章。图纸类档案原始本（册）超过200张时，应拆分重整。蓝图和不装订卷装入档案袋（格式见图表一）5.卷内备考表备考表中应填写有关文件材料的完整性、有效性的内容，应由立卷人和检查人签字或盖章（使用方形章）。三案卷外观规范案卷统一装入档案盒，档案盒由业主统一向许可生产单位定制。执行标准为GB/T11822-2000，使用无酸材料。纸版厚度为2.5毫米，A4幅面，厚度为50毫米和60毫米两种。盒子正面（格式见图表一）各栏目暂时空白，脊背栏目中只填“档号”一栏，填法照图表五。字号使用档案专用章盒中的4号数码（字体12×4毫米）。照片档案盒由业主统一定制，依内附栏目填写，标准（略）。录音、录像带统一加制“带卡”并填写栏目内容。四编目（编制检索工具）每一套档案移交时均需另带一套目录。一套目录有两种，一种是分类目录，将案卷目录逐条登记即可（格式见图表七），另一种是卷内目录，即将卷内目录合订而成。两种目录均用通用目录夹装订，封面和脊背写明类目号和目录名称（即“分类目录”或“卷内目录”），用WORD小一黑体竖排打印。目录扉页上注明类目号、目录名称、起止卷号、责任者，同时向业主提供一套软盘目录，软盘外写明档号和目录名称。案卷目录和卷内目录全部使用计算机打印。表头如图表三所示，内容部分字号使用WORD宋体小四或五号。五移交各类材料准备份数见附表。资料移交方向为：1.业主：档案一套，包括附表中第一、二、三、四卷全部。手工检索目录一套，包括分类目录和卷内目录，电子检索目录一套，用WORD或EXCEL平台。2.质监站档案一套，包括附表中第一、二、三卷内容。手工检索目录一套，包括分类目录和卷内目录。3.档案馆档案一套，包括附表中第一、二、三卷内容。手工检索目录一套，包括分类目录和卷内目录。六保管和利用业主在工程建设期间，配备相应档案人员。在工程验收前建立合格的档案库房、档案查阅室、档案人员办公室。档案库房应当有足够的面积（以50m2/万卷预计），完善的安全设施，应当配备密集架、目录柜、计算机、光盘机、档案管理软件以及其它工作所需要的设施设备。档案柜架标识做到清晰、准确；档案分类大纲做成图版上墙。两种目录全部输入计算机，完全实现计算机管理，实现原文再现功能，具备原文档案永久性电子存储的能力。竣工文件编制数量及报送方向一览表附表：竣工文件名称份数编制单位报送（存）单位备注第一卷综合文件3业主、档案馆、质监站全线资料由业主单位统一汇总第一册竣工验收文件业主、各施工单位第二册工程总结第一分册施工总结各施工单位第二分册监理总结各监理单位第三分册设计总结设计单位第四分册建设管理总结业主第五分册质量监督工作总结省公路工程质监站第三册征地拆迁资料业主、各施工单位第四册上级批准文件及有关指示业主、设计单位第五册施工承发包合同、协议书、招标、投标文件第一分册施工承发包合同、协议书业主、各施工单位第二分册招标文件业主第三分册投标文件各施工单位第六册技术、设计文件第一分册技术、设计文件设计单位第二分册设计基础资料设计单位第三分册工程变更设计文件设计单位、各施工、监理单位第七册工程监理服务合同书业主第八册工程质量监督申请书及通知书业主第九册涉外文件业主第十册工程交接表业主、各施工、监理单位第十一册工程缺陷责任期终止证书业主、各施工、监理单位第二卷竣工决算3业主、各施工单位第三卷竣工图表3竣工文件编制数量及报送方向一览表（续表）附表：竣工文件名称份数编制单位报送（存）单位备注第一册各项竣工表各施工、监理单位业主、档案馆、质监站全线资料由业主单位统一汇总第二册定线数据竣工图各施工单位第三册平面总体竣工图各施工单位第四册路线纵断面竣工图各施工单位第五册路基、路面竣工图各施工单位第六册涵洞、小桥竣工图各施工单位第一分册涵洞竣工图各施工单位第二分册小桥竣工图各施工单位第七册中桥、大桥、特大桥竣工图各施工单位第八册隧道竣工图各施工单位第九册管道、通道、天桥、分离式立交竣工图各施工单位第十册互通式立交竣工图各施工单位第十一册沿线设施竣工图各施工单位第一分册安全设施竣工图各施工单位第二分册监控和通讯设施竣工图各施工单位第三分册收费、供电设施竣工图各施工单位第四分册服务区和房屋建筑竣工图各施工单位第四卷施工文件1第一册工程质量控制文件各施工单位第一分册工程施工质量自检记录第二分册工程试验记录、报告第二册工程进度控制文件各施工单位第三册工程投资控制文件各施工单位第四册监理资料各施工单位第五册工程照片册各施工、监理单位第六卷其它施工原始记录各施工单位第二章档案分类大纲（一）一级类目二级类目基本范围类目号类号名称类号名称01党群工作公元纪年号年度党务工作：党委综合性工作，党员代表大会或党委有关会议，党委办公室事务性工作等。组织工作：组织建设，整党建党，党员和党员干部管理，党费管理等。宣传工作：理论教育，各种工作活动宣传，政治思想工作与精神文明建设等。统战工作：民主党派工作，无党派人士工作，港澳台工作，华侨工作，民族事务，宗教事务等。纪检工作：党风治理，党纪检查，案件审理，信访工作等。工会工作：职工代表大会，职工民主管理，劳动竞赛，劳保福利，女工工作，职工文化艺术和体育活动等。共青团工作：组织建设，政治思想教育，团员大会，团费管理，青少年工作等。协会工作：各专业协（学）会工作，各种学术性群众团体活动等。例如：2008年党群工作档案类目号为01·2008档案分类大纲（二）一级类目二级类目基本范围类目号类号名称类号名称02行政管理公元纪年号年度行政事务：综合性行政事务工作，行政会议，办公室工作，文秘工作，保密工作等。公安保卫：社会治安，武装保卫，枪支弹药管理，民兵工作，消防交通管理，刑事案件管理，人防工作等。监察审计：法律事务，政纪监察，违纪案件审理，各专项审计工作活动等。人事管理：干部管理，工人招聘，录用，调配工作，工资，劳务出口工作等。教育工作：普通教育，中专和职业教育，高等教育，职工在职培训，幼儿教育等。医疗卫生：卫生监督与管理，职工防病治病，计划生育工作等。后勤福利：职工生活福利，食堂，商店，幼儿园，农牧副业，职工住房，第三产业等。外事工作：涉外活动。例如：2008年行政管理档案类目号为02·2008档案分类大纲（三）一级类目二级类目基本范围类目号类号名称类号名称03经营管理公元纪年号年度经营决策：企业改革，重大经营战略性决策，总体发展规划，方针目标管理等。股份制管理：董事会各类会议记录、决议、股息红利分配方案、公司收益报告、法人股东、个人股东档案。计划工作：中、长期计划，年（季）度计划，各项专业发展计划，全面计划管理工作等。统计工作：各项统计报表，综合性统计分析工作等。财务管理：资金管理，价格管理，会计管理，资产评估，资金流通等。物资管理：物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等。产品销售：市场分析，用户调查，产品销售，商标，合同，协议，洽谈记录，货票，销售统计，广告宣传，售后服务工作等。企业管理：企业普查，企业整顿和企业升级，经济责任制管理，企业管理现代化工作，评优达标评奖活动等。例如：2008年经营管理档案类目号为03·2008档案分类大纲（四）一级类目二级类目基本范围类目号类号名称类号名称04生产技术管理公元纪年号年度生产调度：生产组织，调度指挥工作等。质量管理：企业全面质量管理，产品质量检测和质量控制工作等。劳动管理：劳动定额、定员，劳动组织，劳动保护等。能源管理：能源消耗定额管理，节能降耗工作等。安全管理：安全生产，工伤事故处理，职工安全教育等。科技管理：新产品开发科技成果管理，技术引进，技术革新、技术改造等方面综合性文件材料，合理化建议等。环境保护：环境保护检测控制，污染治理等。计量工作：各种计量检测工作。标准工作：企业标准化管理工作，各种标准。信息管理：企业档案工作，各类数据管理，电子计算机系统，情报工作，图书、资料工作等。例如：2008年生产技术管理档案类目号为04·