合同评审和合同管理规定

洛阳永宁金铅冶炼有限公司文件名称：合同评审和合同管理规定编号：QW-FD-002版本：A/0页次：1/11编写：审核：批准/日期：★高效管理、安全环保、诚信经营、创新发展★1．目的规范公司各类合同和协议、责任书的管理，加强和完善合同立项、评审、签订、实施、保管的程序，防范合同风险，确保公司各项经营工作正常有序地进行，特制定本制度。2．适用范围适用于公司所有的合同、协议、各种责任书的签订、评审和管理。3．定义3.1合同、协议：合同又称为契约、协议，是两个或是两个以上平等的当事人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。公司合同大致为以下几种：A、采购合同：己方采购方作为甲方，销售方作为乙方全部统称为采购合同。具有法律效力。（包含原材料采购、辅料采购、备品备件采购、办公用品采购、劳保用品采购、设备采购、外协采购、技改合同、基建合同等）B、销售合同：己方销售方作为甲方，采购方作为乙方全部统称为采购合同。具备法律效力。C、技术合同：无论己方是合同的甲方或是乙方，技术买卖之间的合同统称为技术合同，具备法律效力。D、框架协议：框架协议没有合同的具体内容，只是一种签订具体合同或其他合作的意向，不具有合同的效力，违反框架协议只负缔约过失责任。E、协议：公司和个人签订的某方面的协议，一般公司作为甲方。具备法律效力。比如：外协培训协议书、保密协议等3.2责任书：是公司或是上级和公司之下属责任人、团体签署的一种具有法律责任的责任状。如：安全生产责任书、设备管理责任书、绩效考核责任书等。4．职责4.1合同评审小组：★高效管理、安全环保、诚信经营、创新发展★洛阳永宁金铅冶炼有限公司文件名称：合同评审和合同管理规定编号：QW-FD-001版本：A0页次：2/11A、组长：董事长或总经理；B、组员：分管副总、总工（总监）、财务总监、法务负责人、采购部负责人、质管部负责人、市场部负责人、项目工程部负责人及承办部门（当事部门）负责人C、全面评审合同所有项目和细节，确保所签订的合同对公司不存在法律风险。4.2采购部：负责主料、辅料、备品备件、办公用品采购合同的立项、起草、询价，召集相关部门评审、签订、实施之具体的操作。4.3市场部：负责销售合同、销售协议、代理商协议、售后服务协议的立项、起草，召集相关部门评审、签订、实施之具体的操作。4.4设备管理部:负责设备买卖合同方面的立项、起草，召集相关部门评审、签订、实施之具体的操作。4.5综合部：A、公司作为甲方和下属公司成员签订具备法律效力的劳动合同、责任书和协议方面的立项、起草，召集相关部门评审、签订、实施之具体的操作。B、网络管理员:对各部门电脑、打印机等办公设备立项、起草，召集相关部门评审、签订、实施之具体的操作。4.6财务部:A、财务合作方面具备法律效力的合同和协议方面的立项、起草、召集相关部门评审、签订、实施之具体的操作。B、参与公司所有合同的评审，并负责合同的正本文件的存档和档案管理。C、评审付款、收款与结算方式的合理性和可行性，以及确认成本及利润指标等。4.7法务负责人：负责公司所有合同的评审、签订及履行过程中所签订的一切书面文件的合法合规性审查，并对可能产生的法律风险提出防范意见，规避合同的法律风险。4.8总工办：负责技术买卖合同、技改合同方面的立项、起草，召集相关部门评审、签订、实施之具体的操作。4.9质管部：A、负责检测、化验、测量仪器设备方面的采购立项申请B、负责参与评审合同有关质量方面事宜的评审。4.10其他部门：作为合同主体的责任部门参加合同的立项、起草，召集相关部门评审、签订、实施之具体的操作。★高效管理、安全环保、诚信经营、创新发展★洛阳永宁金铅冶炼有限公司文件名称：合同评审和合同管理规定编号：QW-FD-001版本：A0页次：3/115．合同的编号5.1合同编号的责任部门A、采购部：负责原材料采购、辅料采购、备品备件采购、办公用品采购、劳保用品采购、设备采购、外协采购、运输外包合同等方面合同的编号B、市场部：负责销售合同、销售协议、代理商协议、售后服务协议方面的编号C、总工办：负责技术买卖合同、技改合同、基建合同方面的编号D、综合部：负责具备法律效力的劳动合同、管理责任书和协议方面的编号E、财务部：负责具备法律效力的财务融资、贷款等方面的合同和协议书编号5.2合同编码规则为：公司（字母）---部门分类（字母）---年月+顺序号（见下图）YN--XX--XXXXXXXX年月+编号：如：201601001采购部：POD；市场部：MSD；总工办：GEO；综合部：HDR；财务部：FD永宁公司名称拼音缩写如：YN-POD-201601001，表示采购部2016年1月001号采购合同5.3责任书、公司上级和下级部门签署的协议可以不必要编号。比如：安全生产责任书、劳动合同、公司单独和个别员工签署的薪资福利合同等。6.合同的保存和保管6.1综合部负责保存和保管：劳动合同、安全责任书、设备管理责任书、绩效考核责任书、公司和个人签署的避险协议以及与此性质相关的一些协议。6.2文控中心（档案室）负责保存和保管：技术合作方面的合同和协议。6.3财务部：负责保管A、采购合同：包含原材料采购、辅料采购、备品备件采购、办公用品采购、劳保用品采购、设备采购、外协采购等相关类型的采购。B、销售合同：产品的销售合同、销售提成协议、代理商协议、特殊的销售提成协议等相关类型的合同。C、技术合同：发生费用的技术买卖合同、技改合同、基建合同相关类型的合同。D、机密级别的合同：薪资合同、融资合同、贷款合同等。6.4合同的存档方式：★高效管理、安全环保、诚信经营、创新发展★洛阳永宁金铅冶炼有限公司文件名称：合同评审和合同管理规定编号：QW-FD-001版本：A0页次：4/11A、合同的保管由专门的文件夹存放，一个文件夹存放一个部门的合同文件。B、合同文件夹必须要有目录表、文件去向登记表等，文件的存档方式按照《文件管理程序》、《文件管理规范》中的相关条款执行。C、文件夹中的合同文件，整理时间每个季度，整理一次，将已经执行完毕、没有后遗症的合同文件，另外标示封存，封存的格式，按照未封存之前的格式一样叠放，文件夹中仅仅存放目前正在执行的，尚未结算完成的文件。7.各种采购性质合同的形成方式：7.1各种生产性主/辅料、耗材、备品备件、低值易耗品；办公用品方面的采购合同7.1.1各部门依据生产计划和适时需求，填写《材料计划表》，经部门部长审核，分管副总的审批，总经理和董事长批准之后，将审批完毕的《材料计划表》转移到采购部。7.1.2采购部接到经过审批之后的《材料计划表》：A、先在公司供应商优选库中寻找合格的、已经供过货的供应商，进行谈判。B、如果优选库中无供应商，则重新寻找供应商，至少3家，实施报价、对比价格具体《采购控制程序》、《采购管理固定》执行。7.1.3采购在边寻找供应商的同时，边起草相关的采购合同，以便确定好价格之后，可以签署采购合同和协议7.1.4待采购责任人确定好各种因素和条件，认为条件成熟之后，则将采购合同递交到采购委员会进行合同评审。7.2项目制合同7.2.1技改合同、基建合同等属于项目制采购合同。7.2.2项目制的采购合同，必须由总工办先立项，并做详细的技术分析，具体参照《设计控制程序》相关条款进行7.2.3立项的项目书必须事先经过公司董事会或是公司企业管理委员会几天讨论通过之后，进入项目技术标书的设计阶段7.2.4发布技术标书，进行招标、评标；选定中标供应商，进入合同的起草阶段。7.2.5合同起草之后，将进行合同评审阶段。8.其它方面合同形成方式所有合同先由合同主体的责任部门立项、起草，起草完毕之后，依据实际情况和相关要求决定是否开始实施合同评审。★高效管理、安全环保、诚信经营、创新发展★洛阳永宁金铅冶炼有限公司文件名称：合同评审和合同管理规定编号：QW-FD-001版本：A0页次：5/119.合同评审内容9.1建设工程（土建）合同A、审核施工单位的资质、业绩及信誉度；B、审核费用是否合理。主要测算直接材料费用、直接人工费用、其他费用、间接费用及取费标准、定额选用、交（竣）工日期等；C、审核质量与技术条款；D、审核服务与承诺条款；E、审核合同价款、付款方式、开票方式是否明确且符合公司规定；F、审核违约责任、质量索赔条款；G、审核质量保证及质量保障体系是否满足要求9.2买卖合同（包含采购合同和销售合同）A、审核供应商的选择情况；B、审核比价核价、优质优价（性价比）情况；C、审核备品配件、随机配件的供应条款；D、审核交付周期、质保期、售后服务与承诺条款；E、审核合同价款、结算方式等是否明确且符合公司要求和规定；F、审核违约责任、质量索赔条款；G、审核质量保证及质量保障体系是否满足要求；9.3加工承揽（技改、维修）合同A、审核承揽方的资质、业绩及信誉度B、审核比价核价（性价比）及加工费用标准是否合理；C、审核质量与技术条款；D、审核交付周期、质保期、售后服务与承诺条款；E、审核合同价款、结算方式是否明确且符合公司规定；F、审核违约责任、质量索赔条款；G、质量保证及质量保障体系是否满足要求。9.4运输合同A、审核运输单位的资质、业绩及信誉度B、评审运输费用标准（性价比）是否合理；C、审核合同价款、结算方式是否明确且符合公司规定；D、评审服务与承诺条款；E、评审运输过程中货物毁损、灭失应承担损害赔偿责任条款；F、审查有无违约责任的条款，是否符合《合同法》的有关规定。★高效管理、安全环保、诚信经营、创新发展★洛阳永宁金铅冶炼有限公司文件名称：合同评审和合同管理规定编号：QW-FD-001版本：A0页次：6/119.5商务合同（包含财务和技术合作、设备采购等）商务合同是指：公司与有关合作伙伴商定并准备签订的设备技术引进合同、国际贸易代理合同、谈判备忘录、补偿贸易合同、专项协议书、销售确认书等。A、审核合作伙伴单位的资质、业绩及信誉度；B、审核费用、责任是否合理。主要测算取费标准、间接费用，审核双方的责任、权利、利益的对等关系的条款等；C、审核质量与技术条款；D、审核服务质量与承诺条款；E、审核合同价款、付款方式是否明确且符合公司规定；F、审核违约责任、质量索赔条款；G、审核质量保证及质量保障体系是否满足要求。9.6其它一般责任书、协议则不必专门组织合同评审小组评审，一边评审一边审批，直至走到审批结束10.评审程序10.1合同评审采取召开专题会议的形式。专题会议由合同承办部门负责召集。10.2合同评审工作开始前，先由合同承办部门和其他有关部门起草合同文件，合同文件应优先采用示范合同文本；如无合同示范文本，则可结合实际情况起草或与合同对方共同起草合同文本。10.3合同评审组织部门（合同承办部门）原则上应至少提前1个工作日将须评审的合同文件及供应商的选择、核价比价、服务与承诺等相关资料送交各评审参加部门。10.4合同评审专题会议应做好以下工作：A、认真听取合同承办部门关于询价比价、平等协商、厂家选择等情况的介绍；B、审查要约（询价函）、承诺（报价函）的内容；C、评审合同的条款。重点评审合同价款、质量、交货期、服务与承诺、违约责任、损失赔偿等条款；D、对被评审的合同提出结论性意见。参会人员均应在合同评审记录上签字。10.5合同评审的人员范围：A、合同金额在5万元内（含5万），由各部门部长评审后，分管副总审批，总经理批准；B、合同金额在5万以上，由分管副总召集各部门评审后，总经理审批，董事长批准；★高效管理、安全环保、诚信经营、创新发展★洛阳永宁金铅冶炼有限公司文件名称：合同评审和合同管理规定编号：QW-FD-001版本：A0页次：7/1110.6合同评审通过后，合同承办部门将合同文件和汇总后的评审意见送交财务部审核，后分别报分管副总和财务总监审查，最终报请公司总经理和董事长审批。10.6如果合同文件未得到审核人或审批人同意，则合同承办部门应根据审批（核）意见继续完善合同内容，并与合同对方进一步协商后形成修订后的合同文件，再次报请审（核）批人审（核）批。10.7审批人批准签订合同文件后，合同承办部门负责依照经批准的合同文件与合