市政基础设施工程档案编制指南

1东莞市市政基础设施工程档案编制指南（试行）东莞市档案馆2目录市政基础设施工程档案编制指南…………………………………………1附录A市政基础设施工程档案移交内容一览表………………9附录B卷内目录样式（空白目录）……………………………………32附录C卷内备考表样式………………………………………………33附录D案卷封面样式…………………………………………………34附录E卷盒脊背样式…………………………………………………35附录F市政基础设施工程档案概况表样式…………………………36附录G市政基础设施工程档案移交书…………………………………37附录H工程竣工档案移交目录样式…………………………………38附录I设计变更通知单汇总表样式…………………………………39关于印发大朗镇城市建设档案管理暂行规定的通知（朗府2007年52号）……………………………………………………………………………401市政基础设施工程档案编制指南（试行）一、工程文件的归档范围（一）对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。（二）市政工程文件的具体归档范围符合本规定附录A。二、市政基础设施工程竣工档案编制方法（一）工程文件归档的质量要求1、归档的工程文件应为原件。因特殊情况只能提供副本或复制件的，须注明原件存放地点，并加盖存放单位公章。2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。4、监理、施工、竣工验收所用表格，均必须按《广东省市政基础设施工程施工质量技术资料统一用表》的要求编制，不得使用自制的表格编制（因工程情况特殊《广东省市政基础设施工程施工质量技术资料统一用表》没有的表格除外）。5、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。6、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完2备。不得使用复印件、电子签名和电子图章。7、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4（297mm×210mm），小于A4的应用A4纸衬托，不得擅自用复印纸或其他有字纸张裱贴。图纸应采用国家标准图幅。8、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张（70g以上打印纸）。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。9、归档照片统一采用4R规格，要求冲晒质量好、图像清晰、画面完整、照片上无划痕、污渍和磨损。数码照片要求400万像素以上，光学照片另需提交底片。10、归档用光盘要求光盘质量良好，刻录文字、图形、画面清晰、稳定，声音清楚，光盘没有磨损、刮花、变形和断裂。11、各种不同类别电子文件的存储应采用通用格式。电子文本材料可采用XML、DOC、TXT、RTF格式、电子竣工图采用DWG格式，照片采用JPG格式。（二）竣工图的编制要求所有竣工图均应加盖竣工图章和设计出图专用章。1、竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图尺寸为：50mm×80mm。竣工图章应使用不褪色的红印泥，加盖在蓝图右下角设计图标的上方或周围不压盖图形文字的地方。32、竣工图示例如下：（单位：mm）80竣工图15施工单位7编制人审核人750技术负责人编制日期7监理单位7总监现场监理7202020203、施工图没有变动的，在原施工图上加盖“竣工图章”后作为竣工图。4、重新绘制竣工图的在图签栏中必须有原设计单位的设计人员的签证。5、施工图有局部变更的，在原施工图上进行修改、补充，并加盖“竣工图章”后作为竣工图。利用施工图改绘竣工图，必须以变更图章标明变更修改依据，变更图章尺寸为35mm×15mm。变更图章可以采用以下几种形式：见变更设计通知单年第号条见年月日设计图纸会审记录第条见工程洽商单第条6、凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图，并在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。7、对发生设计变更的工程项目，要求编制设计变更通知单汇总表4（见附录I）。8、不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏露在外面（按《技术制图复制图的折叠方法》）（GB/10609.3－89）。（三）工程文件立卷原则与编制方法1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。2、一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。3、建设工程文件按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像档案六部分。（1）工程准备阶段文件按建设项目的建设程序、专业、形成单位等立卷。（2）监理文件按单位工程、子单位工程、分部工程、专业立卷。（3）施工文件按单位工程、子单位工程、分部工程、专业立卷。（4）竣工图按单位工程、子单位工程、专业立卷。（5）竣工验收文件按单位工程立卷。（6）声像档案可按建设项目或单位工程立卷。4、卷内文件的排列：卷内文件必须按本规定附录A的类别和顺序排列，图纸按专业图纸目录顺序排列。5、案卷的规格：文字材料一般不超过1.5厘米，图纸不超过3厘米。印刷成册的工程文件保持原状。5（四）案卷的编目1、卷内文件页号的编制（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。（2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。（3）印刷成册的科技文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。（4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。2、卷内目录的编制（1）卷内目录排列在卷内文件首页之前，样式应符合附录B。（2）序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。（3）文件按照卷内目录的顺序排列，如果在施工中不产生的文件，在卷内目录上不用打印出来。（4）责任者：填写文件的直接形成单位，有多个责任者时，选择一个主要责任者，其余用“等”代替。（5）文件编号：填写工程文件的文号、施工用表或图号。（6）文件题名：填写文件标题的全称。（7）日期：填写文件形成的日期或起止日期（竣工图填写竣工图章上的日期）（8）页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。63、卷内备考表的编制（1）卷内备考表排列在卷内文件尾页之后，样式应符合附录C。（2）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明，如文件的变更和参照情况。4、案卷封面的编制（1）案卷封面样式应符合附录D。（2）档号、档案馆（室）号和缩微号由大朗镇档案馆填写。（3）案卷题名：应简明准确地揭示卷内文件内容，由①建设单位名称、②工程地址、③工程名称、④分部工程或专业名称、⑤卷内文件内容三部分构成，其中⑤卷内文件内容必须符合《东莞市市政基础设施工程档案移交内容一览表》（附录A）中所列案卷内容（标题）的要求。且最多不得超出40个汉字。（4）当同一类文件数量较多，可以组成多卷时，这些案卷的题名相同，题名后面加上括号，括号内以简短文字概括本卷内容。（5）编制单位：填写卷内文件的形成单位或主要责任者，有多个形成单位时，选择其中一个主要的，其余用“等”代替。（6）编制日期：填写案卷内全部文件形成的起止日期。（7）卷内目录、卷内备考表、案卷封面必须采用打印件，不得用手写。（8）委托境外设计、施工的建设工程，其卷内目录和案卷封面必须采用中文和外文两种文字。5、案卷装订：案卷可采用装订和不装订两种形式。文字材料必须7装订，装订前要去除文件上的金属物，用白色棉纱线在卷面左边一厘米处、上下分四等份打三孔装订，结头统一放在案卷背后，要求整齐、美观、结实。图纸不装订，须采用牛皮纸打印内置封面。6、案卷的装盒：工程档案移交时必须按案卷顺序装盒，案卷较薄时，可多卷装入一盒（不超过5卷），卷盒样式符合附录D、E，质量符合镇档案馆的要求。7、卷盒的填写：卷盒封面无须填写，只须在卷盒脊背的“档号”栏用铅笔填写本盒内案卷的起止号，“案卷题名”栏填写工程名称。（针对由建设单位移交的新竣工工程）（五）声像档案的编制声像档案是指在城市规划建设管理过程中形成的有保存价值的以照片（包括底片）、录像带、影片、唱片、录音带、光盘等方式记录信息的载体，并辅以文字说明的历史记录。建设工程声像档案，是竣工档案的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片和录像档案。1、工程照片要求图像清晰，对同一拍摄对象要有不同角度（阶段）的照片。照片为相纸冲晒光面照片，光学照片应附底片，数码相片应配光盘，每张照片都应有文字说明，说明包括工程名称、标段、里程、施工阶段、隐蔽部位、拍摄时间、拍摄地点、摄影者等内容，并整理成册。使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工。2、工程录像要求图像清晰，有字幕或解说。解说与画面、字幕要8同步和准确，录像带规格为广播级专业带，同时附有文字说明，内容包括工程名称、设计单位、施工单位、工程地点、开工日期、竣工日期、建筑面积、结构、层数、道路（或桥梁）长度和宽度、录制日期、录制人等。3、声像档案的编制、整理具体见编制指南的目录。根据实际情况，可自行编制，也可委托施工单位或监理单位代为编制。（六）工程竣工档案移交目录卷的编制（须装订成册）1、每套竣工档案，应当编制索引目录卷，为零零卷，不列入总卷数内。2、索引目录卷组成内容：工程竣工档案移交目录（样式见附录H）；市政基础设施工程档案概况表（样式见附录F）；市政基础设施工程档案移交书（样式见附录G）；全部案卷的卷内目录（样式见附录B）。附录A市政基础设施工程档案移交内容一览表附录B卷内目录样式（空白目录）附录C卷内备考表样式附录D案卷封面样式附录E卷盒脊背样式附录F市政基础设施工程档案概况表样式附录G市政基础设施工程档案移交书附录H工程竣工档案移交目录样式附录I设计变更通知单汇总表样式9附录A市政基础设施工程档案移交内容一览表分工案卷内容（标题）《卷内目录》表格编号由建设单位汇总交大朗档案馆由建设单位按项目立卷工程准备阶段文件准备文件3-1~3-3由监理单位按项目立卷监理文件监理文件2-1~2-2由施工单位按单位工程施工技术文件施工及验收记录施工组织管理记录管理2-1~2-2出厂合格证证明2-1~2-2试验与检验报告试验5-1~5-5施工记录施工3-1~3-3质量检查记录检查8-1~8-8竣工图由建设单位按单位工程立卷竣工验收备案文件备案2-1~2-2由建设、施工单位按单位工程立卷声像、电子档案（照片、录音、录象、光盘、磁盘）照片2-1~2-210建设单位立卷卷内目录卷号共页第页序号文件编号责任者文件题名日期页次备注工程准备阶段文件一、立项文件1立项申请报告及批复2可行性研究报告及批复3环境影响报告书或环境影响报告表或环境影响登记表二、建设用地、征地、拆迁文件4建设用地批准书5国有土地使用证及附图6拆迁补偿安置协议7建设用地规划许可证及红线图三、勘察、测绘、设计文件8工程地质勘察报告9水文地质勘察报告10建设工程测量记录11规划设计条件12初步设计图纸和说明另立卷13技术设计图纸和说明另立卷14有关行政主管部门（人防、环保、消防、文物等）批准文件或协议11卷内目录卷号共页第页序号文件编号责任者文件题名日期页次备注15施工图设计文件审查意见四、招投标、合同文件16勘察设计承包合同及中标通知书17施工承包合同及中标通知书18监理委托合同及中标通知书五、开工审批文件19建设工程规划许可证20建设工程报建审核书21建设工程施工许可证22工程质量安全监督登记表六、建设、施工、监理机构及负责人名单23工程项目管理机构（项目经理）及负责人名单24工程项目监理机构（项目经理部）及负责人名单25工程项目施工管理机构（项目经理部）及负责人