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广州市市政基础设施工程档案编制指南(试行)(内部资料)广州市城市建设档案馆2009年8月版广州市市政基础设施工程文件的整理及档案移交规定第一章总则第一条为加强市政基础设施工程档案的收集、整理工作，统一市政基础设施工程档案的验收标准，保证市政基础设施工程档案完整、准确、及时地归档和移交，实现工程档案管理的规范化、标准化，根据《建设工程质量管理条例》(国务院279号令)、《城市建设档案管理规定》(建设部90号令)、《建筑工程施工质量验收统一标准》(GB50300－2001)、《城市建设档案著录规范》(GB/T50323－2001)、关于印发《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》的通知（建城[2002]221号）和关于印发《广东省市政基础设施工程竣工验收技术资料统一用表》的通知（粤建建函[2002]394号），特制定本规定。第二条本规定所称的市政基础设施工程，是指城市范围内道路、桥梁、广场、隧道、公共交通、排水、供水、供气、供热、污水、垃圾处理处置等工程。第三条本规定适用与本城市规划区内的各项新建、改建、扩建、续建和重要部位维修的市政基础设施工程。第二章建设工程文件的整理第四条工程文件的归档范围（一）对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。（二）广州市市政设施工程文件的具体归档范围应符合本规定附录A第五条工程文件归档的质量要求（一）归档的工程文件应为原件。（二）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。（三）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。（四）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。（五）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。（六）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4(297mm×210mm)，图纸应采用国家标准图幅。（七）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。（八）所有竣工图均应加盖竣工图章和设计出图专用章。1、竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图尺寸为50mm×80mm。竣工图章就使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。2、竣工图示例如下：（九）利用施工图改绘竣工图，必须以变更图章标明变更修改依据，变更图章尺寸为35MM×15MM。变更图章可以采用以下几种形式：（十）凡施工图结构、工艺、平面布局等有重大改变、或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图，并在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。（十一）对发生变更的工程项目，要求编制设计变更汇总表，该汇总表组卷时应放在所有变更通知单之前。（十二）不同幅面的工程图纸应统一折叠面A4幅面(297mm×210mm)，横向按手风琴或折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏露在外面(按《技术制图复制图的折叠方法》)(GB/10609.3－89)。第六条工程文件归档的时间、套数要求（一）归档的时间：1．根据建设程序和工程特点、归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过验收后进行。2．勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。3．勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据广竣工图80施工单位编制人审核人技术负责人编制日期施工单位技术负责人编制日期50202020201577777见变更设计通知单年第号条见年月日设计图纸会审记录第条见工程洽商单第条州市城市建设档案馆（以下简称市城建档案馆）的要求对文件完整、准确、系统情况进行审查。审查合格后向建设单位移交。（二）归档的套数1．工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套(原件)移交市城建档案馆。2．勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交换。3．凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定单独立卷归档。第七条工程文件立卷的原则与规格（一）工程文件立卷的原则与方法：1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。2、一个工程项目由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。3、建设工程文件按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收文件及声像、电子档案五部分。工程准备阶段文件按建设项目的建设程序、专业、形成单位等立卷，监理文件按单位工程立卷，施工技术文件按单位工程、分部、子分部工程立卷，竣工验收文件按单位工程立卷，声像、电子档案按单位工程立卷。（声像、电子档案的归档参见有关规定）（二）卷内文件的排列：卷内文件必须按本规定附录A的类别和顺序排列，图纸按专业图纸目录顺序排列。（三）案卷的规格：文字材料厚度不超过3厘米，图纸厚度不超过4厘米。印刷成册的工程文件保持原状。第八条案卷的编目（一）卷内文件页号的编制：1.卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。2.页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左上角。折叠后的图纸一律在右下角。3.印刷成册的科技文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。4.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。（二）卷内目录的编制：1.卷内目录排列在卷内文件首页之前，样式应符合附录B。2.序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。3.文件按照卷内目录的顺序排列，如果在施工中不产生的文件，在卷内目录上不用打印出来。4.责任者：填写文件的直接形成单位，有多个责任者时，选择一个主要责任者，其余用“等”代替。5.文件编号：填写文件的文号、施工用表编号或图号。6.文件题名：填写文件标题的全称。7.日期：填写文件形成的日期或起止日期。8.页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。（三）卷内备考表的编制：1.卷内备考表排列在卷内文件页尾之后，样式符合附录C。2.卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)，以及立卷单位对案卷情况的说明。（四）案卷封面的编制：1.案卷封面应符合附录D2.档号、档案馆(室)号和缩微号待移交市城建档案馆时统一填写。3.案卷题名：应简明准确地揭示卷内文件内容，由①工程名称、②分部工程或专业名称或里程、③卷内文件内容三部分构成，基中③卷内文件内容必须符合《广州市市政基础设施工程档案移交一览表》（附录A）中所列的案卷内容(标题)的要求。4.当同一类文件数量较多，可以组成多卷时，这些案卷的题名相同，题名后面加上括号，括号内以简短文字概括本卷内容。5.编制单位：填写卷内文件的形成单位或主要责任者，有多个形成单位时，选择其中一个主要的，其余用“等”代替。6.编制日期：填写案卷内全部文件形成的起止日期。7.卷内目录、卷内备考表、案卷封面必须采用计算机打印。8.委托境外设计、施工的建设工程，其卷内目录和案卷封面必须采用中文和外文两种文字。第九条案卷装订与装盒（一）案卷装订：文字材料必须装订，装订应采用线四等分打三孔左侧装订，要整齐、牢固，便于保管和利用；图纸不装订。（二）案卷的装盒：工程档案移交时必须按案卷顺序装盒，案卷较薄时，可多卷装入一盒（至多不超过4卷），卷盒样式符合附录D、E。（三）卷盒的填写：卷盒封面无须填写，只须在卷盒脊背的“档号”栏填写本盒内案卷的卷号，“案卷题名”栏填写工程名称。第三章市政基础设施工程档案的预验收第十条建设单位在组织工程竣工验收前，须提请市城建档案馆对工程档案进行预验收，具体按《广州市建设工程档案预验收规定》(穗建档[2002]15号)执行。第十一条建设单位在取得市城建档案馆出具的《建设工程竣工验收档案认可书》后，方可组织工程竣工验收。第四章市政基础设施工程档案的移交第十二条市城建档案馆接收范围的市政基础设施工程为本城市规划区内的各项市政基础设施工程。凡列入市城建档案馆接收范围的工程，必须向市城建档案馆移交一套符合的工程档案（原件）。第十三条停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管。第十四条工程文件立卷装盒后，由建设单位汇齐全部建设工程档案，送市城建档案馆检查审核，符合规定的办理移交。不符合规定的，整改合格后，再办理移交。建设单位向市城建档案馆移交建设工程档案时，应办理移交手续，提交《城建档案移交目录》一式二份(附电子文件)，一份交市城建档案馆，一份存移交单位。双方签字、盖章后交接。第十五条《城建档案移交目录》必须装订成册（移交目录封面样式见附录I），由以下内容组成：1.市政基础设施工程档案概况表(样式见附录F1)2.城建档案移交书(样式见附录G)3.案卷目录(样式见附录H)4.全部案卷的卷内目录(样式见附录B)第十六条本规定由市城建档案馆负责解释。第十七条本规定自2006年3月1日起实施。附件：1.附录A广州市市政基础设施工程档案移交内容一览表（附卷内目录）2.附录B卷内目录样式（空白目录）3.附录C卷内备考表样式4.附录D案卷封面样式5.附录E案卷脊背样式6.附录F1市政基础设施工程档案概况表样式7.附录F2建设工程档案概况表样式（通用表）8.附录G城建档案移交书9.附录H案卷目录样式10.附件I城建档案移交目录封面样式附录A广州市市政基础设施工程档案移交内容一览表分工案卷内容（标题）卷内目录表格编号由建设单位汇总交城建档案馆由建设单位按项目立卷工程准备阶段文件准备文件3-1~3-3由监理单位按项目立卷监理文件监理文件2-1~2-2由施工单位按单位工程立卷施工技术文件施工及验收记录施工组织管理记录管理2-1~2-2出厂合格证证明2-1~2-2试验与检验报告试验5-1~5-5施工记录施工3-1~3-3质量检查记录检查8-1~8-8竣工图由建设单位按单位工程立卷竣工验收文件验收文件1-1由建设、施工单位按单位工程立卷声像、电子档案（照片、录音、录像、光盘、磁盘）附：《广州市市政基础设施工程档案卷内目录》广州市城市建设档案馆2009年8月序号文件编号责任人文件题名日期页次备注工程准备阶段文件一、立项文件1立项申请报告及批复2可行性研究报告及批复3环境质量报告及批复二、建设用地、征地、拆迁文件4建设用地批准书5国有土地使用证及附图6拆迁补偿安置协议7建设用地规划许可证及附图三、勘察、测绘、设计文件8工程地质勘察报告9水文地质勘察报告10建设工程测量记录册11规划设计条件12初步设计图纸和说明单独立卷13技术设计图纸和说明单独立卷14有关行政主管部门（人防、环保、消防、文物等）批准文件或协议15施工图设计文件审查意见四、招投标、合同文件16勘察设计承包合同及中标通知书17施工承包合同及中标通知书18监理委托合同及中标通知书五、开工审批文件19建设工程规划许可证20建设工程报建审核意见书21建设工程施工许可证22工程质量安全监督注册（登记）表六、建设、施工、监理机构及负责名单23工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单24工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单25工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单序号文件编号责任人文件题名日期页次备注监理文件1市政监-23.1监理规划2市政监-23.2监理细则3监理月报中的有关质量问题4监理会议纪要中有关质量问题5市政监-1工程开工/复工报审表6市政施管-1开工报告7市政施管-3复工报告8市政监-12工程暂停令9市政监-11监理工程师通知单10市政监-15质量缺陷/隐患处理表11市政监-14质量事故报告12市政施管-15质量事故调查处理表13市政监-25竣工结算审核意见书14市政监-7工程临时延期申请表15市政监-14工程临时延期审批表16市政监-21工程最终延期审批表17合同争议、违约报告及处理意见18合同变更材料19工程监理竣工总结20市政监-26质量评估