希赛软件工程专家网

希赛软件工程专家网，软件过程改进/CMM/CMMI评估平台，项目管理/软件测试资源站点版权声明：本文版权归希赛网软件工程频道所有，未经许可，任何媒体均不得改变其形式进行转载或摘录，违者必究！监理工程师的文档能力培养倪兴摘要：作为一名合格的监理工程师，良好的文字表达能力和文档管理能力是必不可少的，但对于刚刚进入监理行业的新人来说，文档能力不足却是最常见的通病。作者在多年软件监理团队的管理工作中，积累了一些文档能力培训方面的经验，本文就是这些经验的分享。正文：文档能力可以说是监理人员最重要的一项基本技能。在信息化工程监理服务的全过程中，涉及各种不同类型的文档，如会议纪要、项目备忘录、工作联系单、监理周报、月报等，监理服务的质量和成效最终还是要通过监理文档来体现（显化），因此每一个监理人员都应具备熟练写作每一种文档的能力。另外，项目文档管理也是非常重要的，如果监理人员自己都不能在文档编制和管理上严格要求自己，又如何去有效监督承建方的文档管理质量呢？文档能力不是一两周的短期培训就可以快速提升的，必须循序渐进地结合多种方式的培养来逐步提高。循序渐进地培养写作能力我们把文档写作能力定义为三个层次（台阶）：1——可以根据监理文档模板（会议纪要、备忘录、监理常用表格），独立编制出完整并通顺无误的文档。这个阶段，监理人员可能还会犯一些低级的错误，如文档属性、页眉页脚、文档编号没有更新等等，但事不过三，要求监理人员养成严谨的文字表达习惯。一般通过1个月的实际写作可以达到这个层次。2——可独立完成复杂监理文挡（如月报等）的编制，遣词造句流畅、简明精练（非流水帐），文档的逻辑性强，富有层次，可独立完成阶段监理文档的汇编和装订工作。一般需要2～4个月的实践才能达到这个层次。3——文档表达能力、文档质量、编制速度都进一步提高。如会议纪要等文档能现场编制完成，能编制新的监理文档模板（DOC、EXCEL），通过结合图表使文档具有更好的易读性等等。这个层次更多的是通过自我修炼来提高。招聘环节注重对文档能力的考查－把好源头希赛网信息化频道（）0731-8873047-8000，[e-mail]第1页希赛软件工程专家网，软件过程改进/CMM/CMMI评估平台，项目管理/软件测试资源站点首先通过Email往来，考查应聘者的邮件书写是否规范、是否懂得基本的文书礼仪，再通过简历初步判断文字功底、排版、是否注重细节，然后要求提交一份《监理行业及个人的SWOT分析》，考查资源收集与汇编能力、理解能力、编排能力。基本通过后，进行面试，要求就面试的过程写一份会议纪要。还可以出一些允许自由发挥的命题作文，如《我生活过的城市》，考查应聘者的原创写作能力。通过招聘环节对文档能力的考查，也便于入职后对每个人有针对性地进行培训。试用期间的强化训练－动笔动笔再动笔在试用期当中，我们会给每个新人安排一个固定的项目总监来负责进行全程的指导。如新人写好一篇会议纪要后，总监提出修改意见（保留修改痕迹，让新人知其然，并知其所以然），新人按意见修改后再次提交，刚开始时，可能需要反复多次才能合格。以下是一个会议纪要的修改实例：修改前修改后五一前期，Pj的第一次需求评审会议已结束。大家总结第一次的评审成果，从第一次评审中吸取经验教训，经过了一周的准备，第二次评审正式开始了。为了使第二次需求评审取得更好的效果，特组织了此次需求评审的启动会议。五一之前，进行了Pj项目的第一次需求评审。在总结经验教训的基础上，经过一周的准备，第二次正式评审将于2005年5月16日～5月20日进行。为了使评审取得更好的效果，特召开此次需求评审的启动会议。除了文档点评之外，我们还根据学习进度安排一些集中的文档规范培训，使用公司内部的《文档管理规范》作为培训教材，结合新人在实际中出现的问题进行讲解。建议让新人多参与项目实践（多个项目），接触尽可能多的文档类型，不同的文档对编制要求有所不同，通过实际编制，才能更好地理解规范要求。除了文档编制，还应安排新人参与阶段监理文档的汇编和装订，其中有很多细节需要注意，不动手操作是完全学不到的。锻炼写作能力的其他手段除了通过文档修改以及集中的文档规范培训外，还可以采用以下一些方法来提高写作能力：BBS＋BLOG在公司网站上开设BBS，要求写工作日志和项目备忘录。工作日志要求每个人对自己日常工作的情况作简要汇报(When、Who、What三样即可)，并列出第二天的计划；项目备忘录记录的是那些不需要形成正式文档的内容，如与客户的非正式沟通记录，项目背景资料和相关信息等等。希赛网信息化频道（）0731-8873047-8000，[e-mail]第2页希赛软件工程专家网，软件过程改进/CMM/CMMI评估平台，项目管理/软件测试资源站点BBS适宜进行项目文档记录并进行团队内部的沟通，而通过Blog则有助于培养个人的写作能力，想说就说，想写就写，坚持一段时间可养成用文字表达思想的习惯。思维导图英国的托尼•巴赞发明了一种创新性的笔记方法，叫做“思维导图”，它看上去像一个人的神经网络图，这套方法对于逻辑思维和创造性思维有巨大的帮助。思维导图和传统的记笔记方法相比有较大的优势，它通过使用关键字强迫我们在做笔记的时候就要思考句子的要点到底是什么，这使我们可以积极地倾听讲话者。用于文档编制，思维导图方法可以强化对文章要点的提炼，并提升层次化表达的能力。如下图就是本文脉络的一个初稿。B独立、准确、有主次A通顺无误三级标准是基本素质要求影响团队效率监理工作显性化学校教育的缺失新人的文档能力分阶段培训培训方式进一步提高的方式面试：简历、出韪、SWOT、Email、产品选型、试用期：实操，点评，达到B标准先记下再整理\录音笔及时整理，避免日久遗忘手写记录图表（说服力）思维导图新闻写作互查模板演讲网上日记通读细节C精确、专业、到位学习新闻写作技巧新闻的标题贵在醒目、得体、生动形象，能够吸引读者，起到画龙点睛的作用。平常上网、看报时，多学习新闻写作技巧，亦有助于我们针对不同性质的项目文书，以不同的标题和结构来突出主题。还可以通过写文摘的方式，来锻炼精练表达的能力。新闻报道应尊重事实，尽量不介入个人的理解或评论，这也是会议纪要、调研报告等文档的编制要求。演讲通过演讲训练也可以提高文字表达能力，包括PPT文档的制作、讲演，突出要点和层次。对新人，我们每周都会安排1～2次的15分钟演讲，来锻炼新人的语言表达能力。方案比选如选购一款合适的手机，如何从众多的商品中按用户的实际需求进行选择或推荐，可以锻炼资料收集、指标比对、综合分析的能力，这对于提高报告类文档的编制能力很有帮助。OFFICE技巧培训熟练的OFFICE技巧，可以加快文档制作速度，美观的排版也将为文档增色。希赛网信息化频道（）0731-8873047-8000，[e-mail]第3页希赛软件工程专家网，软件过程改进/CMM/CMMI评估平台，项目管理/软件测试资源站点提高文档质量的要点下面是一些有助于提高文档质量和文档能力的要点，供大家参考：!会议纪要、备忘录等文档尽量在当日整理，趁着对现场细节还有充分印象的时候进行编制，或者最好在现场进行编制，以确保不会遗漏要点；!记录的时候，先记录再理解（先动笔再动脑），不要等完全理解了再记录，否则很容易遗漏要点，尤其是当你对项目不熟悉的时候；会前多阅读背景资料，做足准备，也是提高记录速度和准确性的方法；对项目不熟悉的时候，多使用录音笔；!以图形、列表、数字来加强文档的表达能力，如调研报告中使用新流程和旧流程的图形进行对照，非常直观，可谓一图胜千言；!尽量用规范化的模板进行文档编制，可最大限度的减少低级错误，如页面页脚、字体字号等；!重视文档的细节，如金额大写使用“域”，既保证金额无误，又防止他人篡改；如日期的格式需要统一等；!文档完稿后全文通读一遍，看行文是否流畅；!互相检查完稿文档，学习别人的长处，纠正别人的短处，在互相学习中促进自己的成长。大学本科教育往往注重纯理论的知识传授，而忽视了职业化训练，如文档能力。监理工作需要完成大量的文档，有志加入监理行业的人员，包括准备从程序员转入的，建议从现在就开始有意识地主动培养自己的文档表达能力。本文介绍了一些通过实践总结出来的有效方法，希望对大家有所启发。正如文章前面提到的，文档能力的培养需要日积月累，不是一蹴而就的，而团队中一名成员的文档能力不过关，都会影响整个团队的工作绩效。因此培养文档能力，关键要及早开始，有组织、有针对、有重点、分阶段地加以培训，个人要注重文档细节的把握，养成严谨的工作态度。文档管理方面有很多的细节需要注意，欢迎有兴趣的朋友给我来信作进一步交流。（[e-mail]）作者简介：从事软件开发7年之后，于2000年进入监理业，现就职于一家（部级）信息系统工程监理公司，在广州及北京两地负责过10多个应用软件开发项目的监理，有丰富的实战经验。希赛网信息化频道（）0731-8873047-8000，[e-mail]第4页