物料编码申请与分配流程操作文件

1/6深圳市新格林耐特通信技术有限公司文件标题物料编码申请与分配流程操作文件文件编号WI-YF-01-08生效日期版本修改摘要编制审核批准2016.3.1A首次发布，之前的物料编码申请与分配没有制作正式文件。与之前流程相比，主要启用了物料子类基础信息自动获取，减少了相关审核环节，提高了效率与准确率。黄小春刘伟张生东2/61.目的为规范公司物料编码申请流程，提高编码分配效率，特制定本文件。2.适用范围公司所有物料，包括自研成品、外购成品、生产物料、生产辅料等的编码分配与管理均需严格遵从本文件。3.定义ERP：企业资源计划或称企业资源规划简称ERP（EnterpriseResourcePlanning），ERP是一种利用信息技术作为辅助手段的资源管理系统，它集成各物料、资金、生产设备及人员等生产过程中涉及到的信息资源，并加以处理，为生产管理者提供正确、及时的决策信息。物料编码：是唯一标识物料的代码，也叫P/N(PARTNUMBER)。物料编码分配就是对生产过程中涉及到的原料、半成品、成品等物料进行归类编定、系统命名，每个物料的所有信息用一个唯一的简单数据表示出来，作为计算机识别处理的关键字，同时便于我们输入输出及检索查询。BOM即物料清单（BillOfMaterial），是描述公司产品组成的技术文件，用于表达产品的物料构成关系，BOM在某种意义上也反映了产品由原材料到半成品、再到成品的加工装配过程，是指导生产、计划、商务、采购、成本核算及技术管理的基础数据，其源头来自研发，是ERP系统的核心主导文件。4.职责1)各部门均可提出物料编码申请流程，物料编码申请流程需由提出的部门经理和公共资源部门经理批准；2)各部门需要修改《物料编码分类汇总表V1.0.xlsx》信息时，提出工作联络单，由公共资源部负责核实并修改；3)所有物料编码申请必须由本人填写物料编码申请流程，由研发文控工程师给出新编码，研发文控工程师给导入到K3系统及OA系统中的物料查询库中，并通过流程告知申请人；4)在申请编码之前必须与系统物料进行核对，若出现重复编码或错误分类编码现象，申请人和研发文控工程师均应承担责任；5)填写物料编码申请表时，申请人必须按《物料编码分配与管理规范》填写部门、姓名、申请时间、申请理由、所属类别、物料名称、型号规格、品牌/生产厂家、器件资料；6)若申请的物料为PCB板，则要提供PCB制作的工艺要求；7)若申请物料有替代料，则要把替代关系和替代料的物料代码描述清楚；8)物料编码申请表所有信息必须填写完整，对未填写完整的申请流程，研发文控工程师可以拒绝接受；3/69)如果申请编码的物料属于外购件，需要采购部门根据实际情况填写物料的采购信息（包括但不限于固定提前期、批量增量、最小包装量、供应商、采购难易程度等）；10)申请物料的所属分类依据本公司的《物料编码分类汇总表V1.0.xlsx》。5.流程操作文件5.1流程图物料编码申请与分配流程公共资源部门采购部门申请部门部门经理审核流程开始填写编码申请信息系统数据检查数据导入系统文控预分配部门经理审核流程结束填写物料外购信息Y有外购物料全部是非外购物料YYNNNNNN5.2流程操作程序文件5.2.1物料编码申请申请人员创建“物料编码申请流程”，每个流程至多可以申请五个物料编码；申请人根据《物料编码分配与管理规范》和《物料编码分类汇总表V1.0.xlsx》正确填写申请流程；4/6申请人选定物料分类时，系统查询“物料分类基础信息”（由《物料编码分类汇总表V1.0.xlsx》导入生成的），自动完善各物料的基础信息，无需各部门手工填写；申请物料编码时，必须正确填写物料信息：申请理由、所属类别、物料名称、型号规格、品牌/生产厂家、器件资料等；通常情况下，研发文控工程师是按顺序来分配物料编码，如果对物料编码有特殊要求，请务必注明；填写申请时，申请人需要点击“检查相似物料”进行重复物料检查，尽量避免申请重复编码；点击“检查相似物料”后，系统根据各项申请物料的物料名称在“物料编码查询库”中查找，把所有相似物料罗列出来，供申请人参考处理。5.2.2申请部门经理审核申请部门经理审核每项物料的所有信息，确保申请的必要性及规范性；物料编码申请填写不规范或没有必要申请，退回提交人。5.2.3物料编码预分配研发文控工程师首先核对申请信息的正确性及完整性，如果填写错误或不完整，退回申请人重新填写；申请信息准确无误后，研发文控工程师为每项物料预分配物料编码，分配原则为：按该类物料从小到大的顺序分配，中间不允许有断号，如有断号，后续分配时需要优先使用断号；研发文控工程师预分配物料编码后，系统需要自动判断是否存在重复编码，如果该编码已存在，则提示“该物料编码已存在，物料名称为：（实际物料编码的物料名称）！”，流程不能提交到下一步；系统自动判断申请物料中是否存在“外购”件，如果存在，则只能提交给采购部经理处理，如果不存在，则只能提交给公共资源部经理处理；申请单据提交给公共资源部经理处理时，同时发送邮件给采购部、计划生产部门、仓储部、品质部、财务部等相关部门经理、部门副经理，邮件主题为“请确认物料编码分配信息是否正确，如有问题，请立即反馈给研发文控工程师”。5.2.4填写物料采购信息在为属性为“外购”的物料分配编码时，需要采购部根据物料实际情况填写采购信息（包括但不限于固定提前期、批量增量、最小包装量、供应商、采购难易程度等）；采购部填写物料采购信息时，需要与供应商核实，确保物料的交期（固定提前期）、批量增量、最小包装量、采购难易程度等符合公司的供应要求，对于比较难把握的物料，可与计划生产部、销售部沟5/6通确认。5.2.5公共资源经理审核公共资源部门经理审核每项物料的所有信息，确保物料分配的正确性及规范性；物料编码分配不正确或不规划，退回到“物料编码预分配”阶段；公共资源经理审核通过时，系统自动为每一个“外购”物料创建一个“物料认证流程”。5.2.6物料编码导入研发文控工程师点击按钮“导入查询库及K3编码格式文件”后，系统自动把每项物料信息导入到OA系统的物料编码查询库，并根据K3导入文件格式（模板文件附在电子流中）为所有物料导出生成excel文件；研发文控工程师然后在OA系统的物料编码查询库中检查物料信息，确保申请流程中所有物料信息都正确导入到OA系统的物料编码查询库中；研发文控工程师把导出生成的excel文件导入到K3系统中，并附上该excel文件，然后提交流程到下一步。5.2.7系统数据检查试制工程师检查K3系统中是否正确导入申请的物料编码，并验证编码的可用性；检查不通过，则与研发文控工程师沟通处理，如果无法处理，找IT部协助处理；检查通过后，关闭流程，系统自动发送邮件给申请人，同时抄送给流程中所有相关人员。6.相关、支持文件与记录6.1相关文件《物料编码分配与管理规范》6.2支持文件（无）6.3质量记录物料编码申请表（电子表格，参见附件一）物料编码查询表（电子表格，参见目前流程中的表单）物料编码K3导入表（电子表格，按K3的物料表格）6/67.附件附件一：物料编码申请表