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集团OA系统深度应用分析报告部门：企业管理与发展总部汇报人：季明渊时间：2009年9月24日项目概述大纲应用现状现状分析推广方案领导支持与决策项目概述08年8月~10月系统选型–招标–三轮评选–考察08年11月~12月项目准备与启动–系统需求调研–系统安装–系统资料的录入–系统测试–用户培训08百年12月~09年3月项目一期：集团公司–系统需求调研–系统管理员培训–用户培训09年7月~10月项目三期：子公司–子公司系统管理员培训–子公司系统搭建–子公司系统操作培训–子公司系统运行1234509年4月~6月项目二期：在汉公司–前期准备–项目启动大会目前集团公司和在汉公司OA每日登陆人数、在线人数不断增加，但流程发起数量增长率、知识文档发布数量增长缓慢，其他一些功能模块的使用也不如预期，因此特对OA使用现状进行深入分析，并提出解决方案，以期改变现有状况，真正达到高效九州通的目标。应用现状--每日登陆情况OA关键指标335383439522612728973955944105212411357156378738585961261543180200400600800100012001400160018005月1号-15号5月16号-31号6月1号-15号6月16号-30号7月1号-15号7月16号-31号8月1号-15号时间数量登陆人数（平均值）登陆总数（平均值）11点在线人数（平均值）从上图可知，目前OA11点在线人数为150人左右，单日登入总人数保持在700人左右，单日登入总次数在1500次左右；与已分配OA账户的人数4000人左右相比，OA的登陆率较低。应用现状--流程模块（1）流程使用情况010002000300040005000600070005月10日5月17日6月14日6月21日7月12日7月19日8月16日8月23日时间数量发起流程归档流程集团公司共配置56个流程，46个流程正式上线使用，3个延期使用，7个，试行后，不符合集团需求而停用。1）一期，上线20个流程；2）二期，企管部调研，上线10个流程；项目组协调上线11个流程；3）三期，上线5个流程。应用现状--流程模块（2）流程归档情况表65.00%70.00%75.00%80.00%85.00%90.00%95.00%5月10日5月17日6月14日6月21日7月12日7月19日8月16日8月23日时间有效率流程效率自7月21日，集团OA项目三期启动以来，项目组专注子公司OA项目实施，在汉公司OA系统应用督导力度减弱。虽然流程发起数量持续增长，但流程归档率明显下降。应用现状--流程模块（3）其中使用最广泛的是信息服务站、集团请假申请、会议室申请及集团公文制发流程。流程使用次数1234,32%888,23%711,19%324,9%226,6%165,4%134,4%125,3%信息服务站集团请假申请（部长级以下）集团会议室申请集团公文制发流程集团投影仪借用申请在汉公司加班申请流程集团数据仓库（集团时空）账号及系统需求申请集团广告设计申请应用现状--流程模块（4）应用现状—知识模块（1）应用现状--知识模块（2）OA知识使用跟踪表42763695313912163050010001500200025004月23日5月23日6月23日7月23日8月23日时间知识数量自主上传数量截止到8月23日，OA办公系统中总共有3080条知识记录。其中，除去公司制度与流程、九州通集团公文、协作区附件目录、部分工作流程附件等，员工自主上传知识文档仅2163条，与现有OA账号的员工4000人相比，人均上传文档不足一条。应用现状—日程模块OA日程使用跟踪表人力资源总部1物流管理总部0财务部0信息技术总部1资金管理总部1/2技术研发总部0信用管理总部0电子商务总部1/2采购管理总部0投资管理总部0营销管理总部1/2基建管理总部0原料管理总部0质量管理总部1/2医疗器械总部1法务管理总部0大药房连锁公司0审计总部0企业管理与发展总部1行政管理总部1/2文化与品牌发展总部0注：0表示未使用，1表示已使用,1/2表示部分使用；截止到8月23日，集团公司21个部门，只有人力资源总部、医疗器械总部、企业管理与发展总部、信息技术总部4个部门全员使用OA日程管理，实现上级查看下级工作日志，层层查看、督导，以方便中高层领导及时掌握部门工作进度。除了上述4个部门，还有资金管理总部、营销管理总部、电子商务总部、质量管理总部、行政管理总部5个部门的部分员工使用OA日程模块，计划并跟踪自己的工作。应用现状—会议模块“我的会议”模块使用情况较好，会议室基本通过OA在线申请，在线批复。应用现状—协助模块本模块处于基本无人使用状态，权限限制太多，一般用户无权建立我的协助。应用现状—项目管理模块本模块处于基本无人使用状态，项目管理还没有形成使用的习惯。可要求项目在OA实现管理。现状分析（1）根据以上各模块使用情况进行深入分析，造成OA使用情况不理想的主要原因有以下几点：一、功能方面：1“我的流程”、“我的日程”模块许多部门并未强制要求使用；2“我的协助”、“我的项目”由于权限规定，普通员工无法使用该功能；同时，拥有使用权限的人员也尚未形成使用此功能进行工作交流和对项目实施在线管控的习惯；3“我的知识”模块一方面督导力度较弱，责任部门未按要求执行相关的信息发布责任；另一方面未建立起相应的知识分享激励办法，未能在集团内部形成知识共享的企业文化，因而上传者积极性不高。现状分析（2）二、其他方面1OA目前所提供的信息单调，与大多数员工的切身利益无关，不具备足够的吸引力吸引员工上OA；2OA操作界面不够友好，用户操作时会出现很多细节问题，致使用户对OA耐心不足，使用意愿降低；3OA模块各项工作没有纳入到各相关责任部门的日常工作中去，也没有建立相应的督导与服务机制。推广方案（一）OA集团门户改革方案1.实施时间：2009年10月1日——2009年10月30日2.实施责任人：企管总部、信息总部3.实施简介：（1）开放“通知与公告”权限，提供给各部门发布正式信息使用；（2）“活动剪影”的内容合并到“公司新闻”；（3）原“活动剪影”更名为“员工服务”，供各部门发布与工作无关的相关信息；（4）行政总部严格履行其信息发布责任；（5）调整门户各元素排列顺序。推广方案4.提交成果：集团门户完成全面改革，部门信息发布不再通过AM进行发布。5.领导决策与支持：（1）集团发文禁止在AM上发布相关部门的群发信息；（2）企管总部每周对利用AM群发信息和不履行信息发布责任的部门进行全集团通报。推广方案（二）知识管理项目方案1.实施时间：2009年11月1日——2009年11月30日2.实施责任人：企管总部、集团各总部3.实施简介：（1）制定《知识文档共享激励办法》，每月评选三名OA之星，对上传文档量最多的员工、单篇文章综合打分最高的员工、单篇文章回复最多的员工进行奖励，奖金为100元；（2）各部门对部门所拥有的知识文档进行整理后上传到OA，并制作知识地图，以方便其他员工获取文档。推广方案4.成果提交：（1）自主上传文档数量出现明显增长；（2）集团“虚拟图书馆”建立，跨部门、跨公司实现知识共享。5.领导决策与支持：对激励金额的确定推广方案（三）功能模块推广方案1.实施时间：2009年10月1日——2009年11月31日2.实施责任人：企管总部3.实施简介：（1）《我的日志》推广所有员工包括中高层必须每日填写工作日志，企管总部实行每日通报；推广方案（2）《我的流程》推广上述18个流程，前8个流程在5月19日强制线上申请以来，效果良好，也得到用户一直好评。其他10个流程是各部门调研后，建议可强制线上申请的流程，这18个流程可以实现全面强制上线，企管总部以集团名义发文，全面废除纸单，18个流程必须通过OA申请，不再认可纸单的有效性。推广方案推广方案（3）功能模块培训1企管总部制作OA操作考核试题，在人力资源总部组织的新员工培训上进行OA培训，并进行操作考试，分数计入综合成绩；2每周随机挑选一个部门，进行员工OA操作抽查，对达不到操作标准的员工和部门进行通报，并要求兼职管理岗组织全员再培训；3向提出特定培训需求的部门或人员提供培训。推广方案4.提交成果：（1）集团全体员工使用OA安排每日工作（2）18个上线流程全面废止纸单，提高流程效率（3）所有员工和管理者具备熟练使用OA的操作技能5.领导决策与支持：（1）所有中高层必须使用《我的日志》安排每日工作，企管部有权执行监督责任，对不履行责任的相关人员进行通报；（2）所有部门必须废止纸单，使用18个上线流程，企管总部有权对还存在纸单申请的部门进行监督和通报；（3）企管总部有权对员工OA操作达不到标准的部门和员工进行通报。推广方案（四）“我的项目”推广方案1.实施时间：2009年10月1日——2.实施责任人：企管总部、文品总部3.实施简介：（1）企管总部及物流总部作为定点试用部门，在经过培训后，开始使用“我的项目”，试用期为三个月；（2）试验期结束后，企管总部和物流总部组织开展“我的项目”使用经验交流和总结；（3）企管总部对各部门进行集中培训；（4）文品总部制作宣传短片、宣传折页和使用手册进行宣传；（5）企管总部每周检查各部门的“我的项目”使用情况和解决问题，并提供再培训服务。推广方案4.提交成果：所有部门的项目工作均采用《我的项目》实现项目启动、计划、执行、控制和结束全程监控，项目人员充分交流，项目资料实现共享、项目经验得到总结等多种功能。5.领导决策与支持：宣传方式推广方案（五）流程OA上线及优化机制1.开始时间：2009年11月1日——2.责任部门：企管总部3.实施简介：（1）企管总部通过调研或是接受别的部门申请配置新流程，新流程试用期一个月，试用通过后实现正式上线。（2）企管总部制定流程节点耗时标准，对现有上线的流程进行效率监控，每周进行通报；（3）企管总部每月收集流程运行情况，对出现问题最多的流程进行审查，并实行优化配置；（4）企管总部每月对上线流程进行梳理，及时废止不再使用的流程；推广方案4.提交成果：流程OA上线及优化机制建立5.领导决策与支持：企管总部有权对超过流程耗时标准的审批人员进行通报。（六）OA日常督导及服务机制1.开始时间：2009年10月1日——2.责任人：企管总部、信息总部3.机制简介：推广方案推广方案（1）督导1企管总部每周对利用AM群发信息和不履行信息发布责任的部门进行全集团通报；2企管总部每月评选三名OA之星，发放奖金；3企管总部对《我的日志》使用情况执行监督责任，对不履行责任的相关人员进行通报；4企管总部对各部门使用强制上线流程的情况进行监督和通报；5企管总部对员工OA操作达不到标准的部门和人员进行通报，并督导兼职管理岗组织培训；6企管总部每周检查各部门的“我的项目”使用情况并解决问题；7企管总部每周对超过流程耗时标准的审批人员进行通报。推广方案（2）服务1信息总部收集OA日常问题及解决方式，编制解决手册，并进行分发；2企管总部根据各部门需要，协助配置部门OA门户；3企管总部根据各部门所提需求，联合信息总部对OA应用进行二次开发；4企管总部根据需求提供特定培训服务。4.提交成果：（1）集团OA日常督导及服务机制（2）《OA系统运行管理办法》推广方案