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公文写作规范性浅谈—格式规则结构语言公文是一个组织的喉舌，是一个组织的代言者。公文是一个组织履行职能、实施管理、处理公务的重要工具，反映一个组织的基本职能与核心价值；是一个组织有效运转的原始记录。公文传递正能量，是一个组织向心力、凝聚力和公信力的体现。它所传递的信息，最准确、最真实，最诚信，价值含量最高。因此，公文质量的高低，直接关系党的意志和国家意志传达贯彻的成效；直接关系一个组织的生产、工作的前途与发展；直接关系一个组织的公信力；也直接反映一个组织领导者的思想深度、政策水平和对重大问题的分析能力与掌控能力；很显然，公文立意是否正确、格式是否标准，结构是否合理，语言是否规范，对于公文的合法性、有效性、权威性，具有至关重要的作用。公文写作是秘书的“核心”能力之一，他的基本功能就是“受领导之命，为组织立言”，是“代言作者”，在“以文辅助”方面肩负着重要责任。口公文写作规范性浅谈／导语·1严守格式标准遵循行文规则善谋结构方式把握语言规范GW·《公文写作规范性浅谈》讨论框架第一节严守格式标准■公文因事而成文，以应用为目的，是表达意志，传递政令，依法管理和开展公务活动的重要工具。因此，公文格式都是相对固定的。它是公文程式化、规范化最直接的一种体现。■所谓公文格式标准，是指在行文过程中，必须严格按照《条例》所规定的行文规则行文和“国标”所规定的编排方法，正确标注公文构成的每一个要素，以实现公文体式规范化的要求。■它对于保证公文的合法性、有效性、权威性和外观形式的美感性起着重要规范的作用。■本节以介绍《条例》和“国标”为切入点，来说明正确标注公文构成各要素，对于实现公文格式标准化和公文写作规范化的必要性和重要性。口严守格式标准化/导语GW·xiez公文用纸及版式的规范性要求公文写作规范性的指导依据——党政机关公文处理工作条例简介公文写作外观形式的标准——党政机关公文格式简介GW.本节讨论要点公文通用格式要素编排规则公文特定格式要素编排规则其他类型公文格式的编排规则一、《党政机关公文处理工作条例》简介（一）党政机关公文处理工作条例——1■为了适应中国共产党机关和国家行政机关工作需要，推进公文处理工作的科学化、制度化、规范化，◆2012年4月16日，中办、国办联合印发了《党政机关公文处理工作条例》（简称《条例》），同年7月1日起施行。◆2000年8月国务院发部的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称原《办法》）和1996年5月中办印发的《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称原《条例》）停止执行。◆《条例》是实现公文写作规范化的重要指导依据。GW·xiez口党政机关公文处理工作条例／简介口本题要点《条例》的主要变化公文种类和适用范围口《党政机关公文处工作条例》简介（一）新《条例》的主要变化（一）新《条例》的主要变化《条例》与原《办法》、原《条例》相比较的主要变化是：党政合一，统一实行公文工作的规定、规则和标准；调整了公文种类;调整了公文格式要素;行文规则增加了一些具体规定;公文拟制更加强调程序的规范性；简化了公文办理的环节；公文管理更加注重安全保密。GW·xiez口严守格式标准／指导依据·条例／简介·1·（二）《条例》的主要变化1、党政合一，统一实行公文工作的规定、规则和标准■原《党的机关公文处理工作条例》仅适用于党的机关；原《国家行政机关公文处理办法》仅适用于国家行政机关和相关领域。■在公文种类和公文格式要素以及公文处理工作的某些环节上，两个文件也不尽相同。■新《条例》党政合一，原《条例》和原《办法》停止执行，制定了新的《党政机关公文处理工作条例》；原《行政机关公文格式》修订为《党政机关公文格式》。扩大了两个文件的适用范围。口严守格式标准／指导依据·条例／简介·2·GW·xiez（一）新《条例》的主要变化2、调整了公文种类—1■原《办法》所规定的行政公文文种有13种；■原《条例》所规定的党的公文文种有14种。■两个文件的文种相加共有27种次。■如果除去一方与另一方所重复的公文文种，再加上双方各有的特定文种，■那么，我们平时所说的原法定公文共有18种（如下表）。口党政机关公文处理工作条例/主要变化本页1（二）新《条例》的主要变化2、调整了公文种类——1■原《办法》所规定的行政公文有13种；■原《条例》所规定的党的公文有14种。■两个文件的文种相加共有27种次。■其中，两个文件有9个文种名称相同，如果以任何一个文件为基础，再加上另一个文件所具有的特定文种，■那么，原来平时所说原法定公文共有18种（如下表）。口党政机关公文处理工作条例/主要变化本页1中国共产党机关公文处理条例国家行政机关公文处理办法14种：决议、决定、指示意见、通知、通报公报、报告、请示批复、条例、规定函、会议纪要13种：命令（令）、决定公告、通告、通知通报、议案、报告请示、批复、意见函、会议纪要□党政机关原有公文文种（停止执行）口党政机关公文处理工作条例／原法定公文（一）《条例》的主要特点2、调整了公文种类—2■如果将新《条例》与原《办法》规定的公文文种相比，■那么，现行法定文种共有15种，■与《办法》相比增加了“决议”和“公报”；原《条例》中“指示”“条例”、“规定”本次未被吸入。■同时将“会议纪要”改称“纪要”。■其他13个文种的适用范围与《办法》规定基本相同。口党政机关公文处理工作条例/主要变化续页2决议决定命令（令）意见通知通报公报报告请示批复函纪要□党政机关公文种类，即现行法定文种（《条例》第二章）口党政机关公文处理工作条例/公文种类公告通告议案党政机关公文种类共15种续页3（一）《条例》的主要变化3、调整了公文格式要素■与《办法》比较其主要变化是：第一，原《办法》只要求对绝密、机密公文标注份号；《条例》规定，凡涉密公文都应当标注份号。第二，原《办法》规定紧急程度标注为“特急”“急件”，《条例》改为“持急”和“加急”。第三，联合下行文发文机关标志可以单独使用主办机关名称。第四，明确规定公文标题应标注发文机关，三个要素应齐全；《办法》未作强制性要求。第五，落款处增加了发文机关署名。第六，有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。第七，撤销了“主题词”。口严守格式标准／指导依据／条例／简介·7·（一）《条例》的主要变化4、行文规则增加了一些具体规定，主要有：◆上行文“原则上主送一个上级机关”（《办法》只对请示作此规定)；◆“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权”；◆“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关”；◆“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”；◆“属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文”。口党政机关公文处理工作条例/主要变化（一）《条例》的主要变化5、更加强化公文拟制的规范性■在“起草”环节强调，“一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行”；■“深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见”；■“机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作”。■在“审核”环节强调，“需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅(室)进行初核。”■在“签发”环节强调，“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”《办法》只对上行文作此规定；■“党委、政府的办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。”口党政机关公文处理工作条例/主要变化（一）《条例》的主要变化6、简化了公文办理的环节■在“收文办理”中，将“审核”改为“初审”，将“拟办”、“批办”并入“承办”，并增加了“传阅”、“答复”2个环节。■“发文办理”环节由8个减少为4个，其中，“起草”、“审核”、“签发”三个环节列入“公文拟制”，“用印”并入“印制”。■《条例》将发文办理的“分发”改为“核发”，规定：“公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。”口党政机关公文处理工作条例/主要变化GW·xiez（一）《条例》的主要变化7、公文管理更加注重安全保密■《条例》在第七章“公文管理”中着重强调了有关保密规定，提出了设立保密室和阅文室的要求，■对公文定密和解密、密级文件的复制和汇编、公文的销毁和移交等做出了明确规定。■新设立单位的应向本级党、政办公厅或办公室提出发文立户申请■翻印文件，应注明翻印机关名称和日期等作出具体规定。口党政机关公文处理工作条例/主要变化GW·xiez（二）公文文种和适用范围（二）公文文种的适用范围1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3、命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。口党政机关公文处理工作条例/公文种类（二）公文文种的适用范围9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。12、批复。适用于答复下级机关请示事项。13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。口党政机关公文处理条例/公文种类■综上所述，《党政机关公文处理工作条例》◆对公文的相关概念，公文文种的适用范围，公文格式的标注要素，都作出了明确的界定。◆对行文规则、公文拟制、公文办理和公文管理，也都作出了具体的规定。◆具有毋庸置疑指导性、执行性和很强的操作性。◆因而，《条例》是实现公文写作规范化重要指导依据。口党政机关公文处理工作条例／结语GW·xiez二、党政机关公文格式（国标）二、党政机关公文格式■根据《党政机关公文处理工作条例》第三章所规定的公文格式，国家质量监督局、国家标准化管理委员会于2012年6日29日发布的（GB/T9704—2012）《党政机关公文格式》（简称新“国标”）同年7月1日起施行。■以此代替GB/T9704—1999《国家行政机关公文格式》（简称原“国标”）。口严守格式标准化/“国标”简介□本标准适用范围口《党政机关公文格式》简介口本题要点□公文格式的类型□公文格式的主要变化二、党政机关公文格式（一）本标准适用范围1、规定了党政机关公文通用的纸张要求；2、规定了公文格式各要素的编排规则及其在页面上的标注位置；3、承载公文的纸介质，主要包括纸张的开本、规格、排版、印刷、装订等要求；4、公文数据的表现形式，主要包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用规范。5、本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。GW·gshi口严守格式标准化/“国标”简介二、党政机关公文格式（二）公文格式的主要变化1、改变了标准名称。原标准名称为《国家行政机关公文格式》，现修订为《党政机关公文格式》，适用范围扩展到党政机关制发的公文。2、新标准根据新《条例》所制定，因此，格式的某些变化与《条例》的某些变化相同。主要表现为：■版头：眉首改称“版头”；份号固定用6位阿拉伯数字标注；发文机关标识改称“标志”；红色反线改称“红色分隔线”；密级和保密期限、急缓程度，由右上角顶格标注改为左上角顶格标注；联合上行文每行并列可标注两个签发人；版头上留白上下行文均相同。■主体：标题强调完整型的“三要素”式；增加了发文机关署名；成文日期由汉字改为阿拉伯数字。■版记：撤销了主题词，“抄送机关”三号仿宋字改用四号仿宋字；也没有强调印刷份数。口严守格式标准/“国标”简介二、党