工程电子及声像档案归档管理办法

附件七、工程电子及声像档案归档管理办法为进一步加强公司档案管理，规范公司电子文件和音像档案的整理，特制定本办法，本办法依据《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2014、《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T117-2007、《城建档案业务管理规范》CJJ/T158-2011编制而成。一、电子档案（一）工程建设过程中电子档案归档范围、保管期限应按照公司《工程监理档案资料管理办法》中附件三建设工程监理竣工归档资料附件、四建设工程项目竣工资料明细表、附件五设备工程监理竣工归档资料中归档范围、保管期限的有关规定执行。建设电子文件元数据的保管期限应与内容信息的保管期限一致。监理合同停止或工程竣工一月内应完成电子资料归档。(二)电子文件的类别代码标识如下表:文件类别代码文本(表格)件(Text)T图像文件(Image)I图形文件(Graphics)G影像文件(Video)V声音文件(Audio)A程序文件(Program)P数据文件(Data)D(三)项目监理机构应对每份建设电子文件进行登记，电子文件登记表(见附表一)应与电子文件同时保存。（四）项目监理机构归档的建设工程电子文件应采用下表所列开放式文件格式或通用格式进行存储。专用软件产生的非通用格式的电子文件应转换成通用格式。文件类别通用格式文本(表格)文件PDF、XML、TXT、RTF、DOC表格文件XLS、ET图像文件JPEG、TIFF图形文件DWG、PDF、SVG影像文件MPEG2、MPEG4、AVI声音文件MP3、WAV（五）归档的建设工程电子文件应采用电子签名手段，所载内容应真实和可靠。（六）归档的工程电子文件的内容必须与其纸质档案一致。（七）离线归档的建设工程电子档案载体，应采用一次性写入光盘。光盘不应有磨损、划伤。（八）存储移交电子档案的载体应经过检测，应无病毒、无数据读写故障，并应确保接收方能通过适当的设备读出数据。（九）电子档案整理归档时要填写建设电子文件（档案）载体封面。（详见附表二）二、声像档案（一）工程建设活动的声像档案收集范围，应包括下列内容：1、反映工程原址、原貌及周边状况的声像档案；2、记录工程建设活动的重大活动、重大事件，如拆迁情况、招商引资、签约仪式、工程招标与投标、奠基仪式等的声像档案；3、记录基础施工过程中工程测量、放线、打桩、基槽开挖、桩基处理等关键工序的声像档案；4、记录主体工程施工过程中施工现场整体情况，钢筋、模板、混凝土施工，隐蔽工程施工，内处装修装饰的声像档案；5、反映工程采用的各种新技术、新材料、新工艺的声像档案；6、记录工程重大事故第一现场、事故指挥和处理措施、处理结果等情况的声像档案；7、记录工程验收情况、竣工典礼的声像档案；8、反映竣工后的工程面貌的声像档案。(二)照片档案收集与归档要求1、照片宜洗印成5英寸～7英寸的彩色照片。2、数码照片的采集应使用RAW、JPEG或TIFF格式，其分辨率不得小于500万有效像素。3、数码照片的的归档保存应选用一次性写入光盘作为载体，载体材料不能有磨损、划伤。（三）数码照片的整理要求1、数码照片的整理可按专题—年度、事项—年度、工程项目—年度，或按年度—专题、年度—事项、年度—工程项目等建立分类方案，设置文件夹；每个文件夹下可以按具体的需要设置多级文件夹，最低一级文件内存放一组联系密切的数码照片。2、数码照片归档时按年度刻光盘，每张光盘中应编制文件夹目录、文件夹内照片目录、光盘说明文件。光盘说明文件应说明本光盘保存的内容、照片数量、密级、制作日期、制作者、光盘类型（CD-R、DVD）、光盘编号等。三、文件归档编号代码说明1、文件类别代码：T-文本文件，I-图像文件，G-图形文件，V-影像文件，A-声音文件，P-程序文件，D-数据文件，O-其他2、载体编号：年度+部门名称（3个字母拼音缩写）+载体流水号(一个项目一个流水号，自01开始，按顺序排)例：2015GDB01，表示2015年轨道部01号项目2015GDB02，表示2015年轨道部02号项目3、文件编号文件编号是指在载体中的目录存储结构号下，可以便于查找检索。用载体编号+文件流水号(3位)表示。例：2015GDB01001，表示2015年轨道部01号项目001号文件2015GDB01002，表示2015年轨道部01号项目002号文件4、文件名：指单个文件，直接用文件名称。例：XXX项目监理规划5、保管期限用长期，短期表示。6、形成时间指文件归档时间，用年月日表示。例：20150101，表示文件形成时间为2015年1月1日。本办法自发布之日起执行，由管理运营中心负责解释、修订和补充。附表一建设电子文件（档案）文件级登记表文件编号文件名文件类别代码形成时间载体编号保管期限备注附表二建设电子文件（档案）载体封面载体编号：档号：（由公司填写）工程名称：地址：编制部门：编制日期：保管期限：文件格式：（写明是什么文件，如文本文件、表格文件、图像文件、影像文件等）软硬件平台说明：（说明资料是纸质载体的电子版，还是资料形成是由资料管理软件系统编制）