《建设项目档案管理规范》解读

《建设项目档案管理规范》解读钱淑仪2019年5月•2018年4月8日，国家档案局发布行业标准《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018），代替2002年发布的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）。•《规范》共分10章和附录。•主要修改内容：•1.适用范围由“国家重大建设项目档案”调整为“建设项目档案”；•2.对建设项目档案工作机制、参建各方的项目档案工作职责进行了进一步的梳理归纳；•3.增加了项目电子文件归档与电子档案管理内容；•4.增加调整了附录的内容，包括图章式样、归档范围。•对建设项目档案的质量要求：完整、准确、系统。•本标准的关键词是“管理”，而不是“整理”，着重表述通过管理，达到建设项目档案质量要求的技术规范，其中包括了整理的原则性要求。一、完整性要求及达到要求的路径•（一）完整性要求•以一个建设项目为对象衡量档案的完整性。对照附录B《建设项目归档范围和保管期限表》。•一个建设项目的档案由建设单位，以及参建的勘察、设计、施工、总承包、监理、设备制造、第三方检测等单位在建设的各阶段形成。••项目建设的主要阶段：•项目依法依规建设报审、勘察设计、施工、试运行（试生产）、竣工验收。•附录B将建设项目在各阶段形成的应归档文件材料，结合形成的来源，分为十二类。•附录B是归档范围的内容，可参照进行分类，不是直接的分类表。立项文件招标投标、合同协议文件勘察、设计文件征地、拆迁、移民文件项目管理文件施工文件信息系统开发文件设备文件监理文件设备监造文件科研项目文件生产技术准备、试运行文件竣工验收文件•（二）达到完整性要求的路径•建立建设项目档案工作机制，明确参建各方的职责。•总体原则•1.建设单位对项目档案工作负总责，实行统一管理、统一制度、统一标准。业务上接受档案行政管理部门和上级主管部门的监督和指导。•2.建设单位与参建单位应加强项目档案管理，配备项目档案工作所需人员、经费、设施设备等各项管理资源。•3.项目档案工作应融入项目建设，与项目建设管理同步，纳入项目建设计划、质量保证体系、项目管理程序、合同管理和岗位责任制。•4.建设单位及各参建单位应加强项目文件过程管理，通过节点控制强化项目文件管理，实现从项目文件形成、流转到归档管理的全过程控制。•5.项目档案应完整、准确、系统、规范和安全，满足项目建设、管理、监督、运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。项目档案工作的组织•1.建设单位应明确项目档案工作的分管领导，设立或明确与项目建设管理相适应的档案管理机构，配备满足项目档案工作需要的档案人员，在项目建设期间应保持档案人员的稳定。•2.项目档案人员应具备档案专业知识和技能，掌握一定的项目管理和相关工程技术专业知识，经过项目档案管理培训。•3.建设单位工程管理相关部门、各参建单位应配备专人或指定人员负责项目文件管理工作，在项目建设期间不得随意更换。•4.建设单位应建立以档案管理机构为核心，工程管理相关部门和参建单位参与的项目档案管理工作网络，并建立沟通协调机制。例：某单位建设项目档案工作网络建设项目参建各方的档案工作职责任务1建设单位2建设单位档案管理机构3建设单位工程管理相关部门4参建单位1.建设单位职责（管理方面）•（1）制定、完善项目文件管理和档案管理的制度、规范、程序，并组织协调工程管理相关部门和参建单位实施。•（2）与参建单位签订合同、协议时应设立专门章节或条款，明确项目文件管理责任。对参建单位进行合同履约考核时，应对项目文件管理条款的履行情况做出评价，并将项目文件是否按要求管理和归档作为合同款支付的前提条件。•（3）项目开工前制定项目档案工作方案，对参建单位进行项目文件管理和归档交底。•（4）建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成、积累和归档情况等进行考核。•（5）将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设，统筹规划，同步实施。•（6）按档案行政管理部门和主管部门相关规定，进行项目档案管理登记，做好项目档案验收的准备和整改工作。2.建设单位档案管理机构（管理方面）•（1）监督、指导本单位工程管理相关部门及参建单位项目文件的形成、收集、整理和归档工作，审查参建单位制定的针对该项目的文件管理和归档制度、规范。•（2）组织项目管理相关人员和档案人员档案业务培训。•（3）参加项目建设的重要会议、重大活动、阶段性检查验收、竣工验收。•（4）负责审查项目文件归档的完整性和整理的规范性、系统性。•（5）负责项目档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用和移交工作。3.建设单位工程管理相关部门（项目档案工作的具体职责）•（1）对工程技术文件的规范性提出要求，组织对勘察、设计、监理、施工、总承包、检测、供货等单位归档文件的完整性、准确性、有效性和规范性进行审查。•（2）对本部门形成的项目文件进行收发、登记、积累和收集、整理、归档。•（3）机构和人员变动时，及时清点交接项目文件，办理交接手续。4.参建单位（项目档案工作的具体职责）•（1）建立符合建设单位要求的文件管理制度，报建设单位确认。•（2）负责所承担工程的文件收集、整理和归档工作。•（3）监理单位负责对所监理项目的归档文件的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性进行审查。•（4）实行总承包的项目，总承包单位负责项目总承包范围内项目文件的收集、整理和归档工作的组织协调。并按规定建立总承包范围内的项目档案工作组织，履行项目档案管理职责任务。各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理，提交总承包单位审核，总承包单位应签署审查意见。•（5）配备满足工作需要、符合安全保管要求的设施设备，采取措施确保项目文件的安全。二、规范性、准确性要求及实现路径•（一）规范性要求（适用于各参建单位）•通过制度建设制定规范化要求。•项目文件管理业务规范应包括但不限于下列内容：•1.项目文件管理流程（审签）、文件格式、编号、归档要求等；•2.竣工图的编制单位、编制要求、审查流程和责任等；•3.照片和音视频摄录的责任主体、阶段、节点、部位、内容、技术参数、归档要求等。建设单位档案管理业务规范应包括但不限于下列内容：1.项目档案管理办法；2.档案分类方案；3.归档范围和保管期限表；4.整理编目细则。自选动作：项目开工后，制定《建设项目档案工作规划》。•建设单位在项目管理相关制度、规范中应提出档案管理的要求。•参建单位（施工、监理项目部、设计单位工地代表等）项目部应制定与建设单位的要求相适应的项目文件管理制度和业务规范。例如文件、图纸、表单的制发、编号、审签、用印及制成材料等。•签名、用印应与报审内容一致。•（二）准确性要求•1.竣工图编制要求：•(1)工程竣工时应编制竣工图，竣工图一般由施工单位编制。•（2）竣工图应完整、准确、规范、清晰、修改到位，真实反映工程竣工时的实际情况。•（3）应将设计变更、工程联系单、技术核定单、洽商单、材料变更、会议纪要、备忘录、施工及质检记录等涉及变更的全部文件汇总后经总监理工程师审核，作为竣工图编制的依据。•(4)竣工图应依据工程技术规范编制，并配有竣工图编制说明和图纸目录。•竣工图编制说明的内容应包括：竣工图涉及的工程概况、编制单位、编制人员、编制时间、编制依据、编制方法、变更情况、竣工图张数和套数等。•（5）按施工图施工没有变更的，由竣工图编制单位在新的施工图上逐张加盖并签署竣工图章。•（6）凡一般性图纸变更且能在原施工图上修改补充的，可直接在原图上修改，并加盖竣工图章。在修改处应注明修改依据文件的名称、编号和条款号，无法用图形、数据表达清楚的，应在图框内用文字说明。•（7）有下列情形之一的均应重新绘制竣工图：•a)涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变；•b)图面变更面积超过20%；•c)合同约定对所有变更或变更面积超过合同约定比例。竣工图章式样•2.重新绘制竣工图的要求：•（1）重新绘制竣工图的图幅、比例和文字大小及字体应与原图一致。图号的构成应有体现竣工阶段的代号或代字，或在新图标栏内注明“竣工阶段”。•（2）竣工图审核章的使用。•施工单位重新绘制的竣工图，标题栏应包含施工单位名称、图纸名称、编制人、审核人、图号、比例尺、编制日期等标识项、并逐张加盖监理单位相关负责人审核签字的竣工图审核章。•行业规定设计单位编制或建设单位委托设计单位编制竣工图，应在竣工图编制说明、图纸目录上和竣工图上逐张加盖并签署竣工图审核章。竣工图审核章式样•3.编制项目总平面图和综合管线图的要求：建设单位应负责组织或委托有资质的单位编制。•4.编制竣工图的其他规定：用施工图编制竣工图的，应使用新图纸，不得使用复印的白图编制竣工图。竣工图章、竣工图审核章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。•5.竣工图的审核和签署•（1）竣工图编制完成后，监理单位应对竣工图编制的完整、准确、系统和规范情况进行审核。•（2）竣工图章、竣工图审核章中的内容应填写齐全、清楚，应由相关负责人签字，不得代签；经建设单位同意，可盖执业资格印章代替签字。•（3）涉外项目，外方提供的竣工图应由外方相关负责人签字确认。•6.落实项目归档文件审查制度•（1）施工文件组卷完毕后经施工单位自查后（实行总承包的项目，分包单位应先提交总承包单位进行审查），依次由监理单位、建设单位工程部门、建设单位档案管理机构进行审查。•（2）信息系统文件组卷完毕后提交监理单位、建设单位信息化管理部门、档案管理机构进行审查。•（3）监理文件和第三方检测文件组卷完毕并自查后，依次由建设单位工程管理部门和档案管理机构进行审查。•（4）建设单位各部门形成的文件组卷完毕，经部门负责人审查合格后，再向建设单位档案管理机构归档。•主要从文字内容、数据是否符合技术规范要求，是否符合实际情况，以及时间顺序是否符合逻辑等方面进行审查。••每个审查环节均应形成记录和整改闭环。三、项目文件的收集与整理•（一）收集•1.项目建设过程中形成的、具有查考利用价值的各种形式和载体的项目文件均应收集齐全。•2.建设单位应依据附录B的归档范围和保管期限表，结合项目建设内容、行业特点、管理模式等特征制定符合项目实际的归档范围和保管期限表。•3.项目文件在办理完毕后应及时收集，并实行预立卷制度。••建设单位制定的项目档案归档范围，可对应归档条目，明确有归档责任的本单位业务部门、参建单位。••各参建单位也可根据项目部设立的情况，对照参建应归档范围，往下再分解归档责任。•（二）整理（由项目文件形成部门负责）•1.整理内容：包括项目文件鉴定、分类、组卷、排列、编目、装订等内容。••2.整理原则：应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理，便于保管和利用。••3.整理步骤：•（1）对照归档范围判断应否归档。•（2）分类。按照形成阶段、专业、内容等特征进行分类。•（3）组卷。•（4）案卷排列。•（5）案卷编目（编制卷内目录、档号、案卷封面、案卷目录）。•（6）案卷装订、卷盒。••组卷要求：•a)项目前期文件、项目管理文件按事由结合时间顺序组卷，其中招标投标、合同文件按招标的标段、合同组卷，勘察设计文件按阶段、专业组卷；•b)施工技术文件按单位工程、分部工程、或装置、阶段、结构、专业组卷；•c)信息系统开发文件按应用系统组卷;•d)设备文件按专业、系统、台套组卷；•e)监理（监造）文件按监理的合同标段、事由结合文种组卷•f)科研项目文件按科研项目（课题）组卷；•g)生产准备、试运行、竣工验收文件按工程阶段、事由结合时间顺序组卷。建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。单位工程：指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。分部工程：指单位工程中按工程的部位、结构形式的不同划分的工程。•卷内文件排列要求：•卷内文件一般印件在前，定稿在后；正件在前、附件在后；复文在前，来文在后；文字在前，图样在后。•项目案卷排列要求：•a)项目前期文件、项目管理性文件按主题、事由排列